項目采購管理制度一、總則（一）目的與意義為規(guī)范項目采購行為，提高采購效率與資金使用效益，保障項目質(zhì)量與進(jìn)度，降低采購風(fēng)險，確保采購過程的公開、公平、公正，特制定本制度。本制度旨在為項目采購活動提供明確的行為準(zhǔn)則和操作指引，促進(jìn)項目目標(biāo)的順利實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于公司所有立項項目的貨物、工程和服務(wù)采購活動。凡涉及項目所需資源的獲取，不論金額大小、采購方式如何，均應(yīng)遵循本制度的規(guī)定。對于特殊或緊急采購，需按本制度規(guī)定的特殊流程報批后執(zhí)行。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則：采購信息應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)充分披露，對所有符合條件的供應(yīng)商一視同仁，采購過程標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、程序規(guī)范、結(jié)果透明。3.經(jīng)濟(jì)性與效率原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，力求以最合理的成本獲取所需資源，優(yōu)化采購流程，縮短采購周期，提高采購效率。4.質(zhì)量保障原則：采購的貨物、工程和服務(wù)必須符合項目規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，杜絕不合格產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)入項目。5.權(quán)責(zé)對等原則：明確各部門及相關(guān)人員在采購活動中的職責(zé)與權(quán)限，確保采購責(zé)任落實到人，獎懲分明。二、組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立項目采購領(lǐng)導(dǎo)小組（或指定相應(yīng)決策部門），作為采購活動的最高決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審批重大采購計劃、采購方式、招標(biāo)結(jié)果（如適用）及采購過程中的重大爭議事項。（二）采購管理部門采購部（或指定的專職采購管理部門）是項目采購的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：1.組織制定和修訂項目采購管理制度及相關(guān)細(xì)則；2.組織編制和審核項目年度及專項采購計劃；3.組織實施具體采購活動，包括但不限于供應(yīng)商尋源、招標(biāo)（詢價、談判）組織、合同擬定與管理等；4.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理與評估，建立和維護(hù)合格供應(yīng)商庫；5.監(jiān)督檢查采購制度的執(zhí)行情況，處理采購?fù)对V與爭議；6.負(fù)責(zé)采購檔案的整理、歸檔與保管。（三）項目實施部門項目組（或需求部門）是采購需求的提出者和最終使用者，主要職責(zé)包括：1.根據(jù)項目計劃和實際需求，提出詳細(xì)、準(zhǔn)確的采購需求，包括技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交付時間等；2.參與供應(yīng)商的技術(shù)評審和選型過程；3.參與采購合同的技術(shù)條款審核；4.負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的到貨驗收、安裝調(diào)試（如需要）及使用過程中的反饋；5.配合采購部門完成供應(yīng)商評估及其他與采購相關(guān)的工作。（四）其他相關(guān)部門1.財務(wù)部：負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核、資金安排、付款審批及相關(guān)的財務(wù)核算與監(jiān)督。2.法務(wù)部/合規(guī)部：負(fù)責(zé)采購合同的法律合規(guī)性審核，提供法律支持，處理采購活動中的法律糾紛。3.審計部（如設(shè)有）：負(fù)責(zé)對采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行內(nèi)部審計監(jiān)督。三、采購流程管理（一）采購需求與計劃1.需求提出：項目實施部門根據(jù)項目進(jìn)展和實際需要，填寫《采購需求申請表》，明確采購標(biāo)的、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間、預(yù)算金額、用途說明等要素，并附必要的技術(shù)文件或圖紙。2.需求審核：采購需求需經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核，必要時組織技術(shù)評審，確保需求的合理性、準(zhǔn)確性和完整性。涉及大額或關(guān)鍵物資/服務(wù)的采購需求，需報相關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計劃編制與審批：采購管理部門匯總各項目采購需求，結(jié)合公司資金狀況和項目優(yōu)先級，編制項目采購計劃，報采購決策機(jī)構(gòu)或其授權(quán)人審批。采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購方式、預(yù)算、預(yù)計采購時間等。（二）采購方式選擇與確定根據(jù)采購物資/服務(wù)的特性、金額、市場競爭程度及項目緊急程度等因素，選擇適宜的采購方式，主要包括但不限于公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。各類采購方式的適用條件和審批權(quán)限應(yīng)在制度中予以明確。1.公開招標(biāo)：適用于采購金額達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、市場競爭充分的主要物資或服務(wù)。2.邀請招標(biāo)：適用于符合公開招標(biāo)條件，但因技術(shù)復(fù)雜或特殊原因只能從有限幾家供應(yīng)商處采購的情形。3.競爭性談判/詢價：適用于采購金額較小、市場價格透明或時間緊急的采購項目。4.單一來源采購：僅適用于法律法規(guī)規(guī)定的特殊情形，如只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況且不能從其他供應(yīng)商處采購等，需提供充分理由并經(jīng)嚴(yán)格審批。（三）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商尋源：采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，確保有足夠的競爭。2.供應(yīng)商資格審查：對潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、財務(wù)狀況、質(zhì)量體系、商業(yè)信譽(yù)、售后服務(wù)能力等進(jìn)行審查，符合要求的方可進(jìn)入后續(xù)采購環(huán)節(jié)。3.合格供應(yīng)商庫：建立并動態(tài)維護(hù)合格供應(yīng)商庫，對入庫供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。4.供應(yīng)商評估：定期或不定期對供應(yīng)商的履約情況、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、價格競爭力、合作態(tài)度等進(jìn)行綜合評估，評估結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。（四）采購實施1.招標(biāo)文件（或詢價文件、談判文件）編制：采購部門會同項目實施部門根據(jù)經(jīng)審批的采購需求編制采購文件，明確采購標(biāo)的、技術(shù)要求、商務(wù)條款、評審標(biāo)準(zhǔn)、合同主要條款等。2.采購信息發(fā)布：根據(jù)采購方式，通過適當(dāng)渠道（如指定媒體、公司官網(wǎng)、行業(yè)平臺或直接邀請）發(fā)布采購信息或邀請。3.響應(yīng)文件接收與開啟：在規(guī)定時間內(nèi)接收供應(yīng)商的投標(biāo)（報價、響應(yīng)）文件，并按規(guī)定程序組織開啟。4.評審與確定：組建評審小組（一般由采購、技術(shù)、財務(wù)等相關(guān)人員組成），按照采購文件規(guī)定的評審標(biāo)準(zhǔn)和方法對響應(yīng)文件進(jìn)行獨立、客觀評審，提出評審意見和推薦中標(biāo)（成交）候選人，報采購決策機(jī)構(gòu)審批后確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商。5.結(jié)果公示與通知：對依法依規(guī)或制度規(guī)定需要公示的采購結(jié)果，應(yīng)進(jìn)行公示。公示無異議后，向中標(biāo)（成交）供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)（成交）通知書，并通知未中標(biāo)（成交）供應(yīng)商。（五）合同管理1.合同談判與擬定：采購部門根據(jù)采購結(jié)果及評審意見，與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商進(jìn)行合同細(xì)節(jié)談判，依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本（如有）擬定采購合同。2.合同審核與審批：采購合同需經(jīng)過法務(wù)部（合規(guī)部）、財務(wù)部及其他相關(guān)部門審核，并按公司合同審批權(quán)限逐級報批。3.合同簽訂：合同經(jīng)各方審核批準(zhǔn)后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽署，并加蓋公司合同專用章。4.合同履行跟蹤：采購部門與項目實施部門共同負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，確保供應(yīng)商按合同約定提供產(chǎn)品或服務(wù)，包括交付、安裝、調(diào)試等環(huán)節(jié)。（六）驗收與付款1.到貨/服務(wù)驗收：項目實施部門（或成立專門的驗收小組）根據(jù)合同約定和技術(shù)要求，對采購的貨物或服務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格驗收，出具驗收報告。對于大型或復(fù)雜設(shè)備，可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)參與驗收。驗收不合格的，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。2.付款申請與審批：驗收合格后，采購部門（或項目實施部門）根據(jù)合同約定和驗收報告，辦理付款申請手續(xù)，經(jīng)財務(wù)部門審核及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部按合同約定支付款項。（七）采購檔案管理采購全過程形成的文件資料，包括采購需求、計劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評審記錄、中標(biāo)通知書、合同文本、驗收報告、付款憑證等，均應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定整理、歸檔，確保采購過程的可追溯性。四、采購監(jiān)督與責(zé)任（一）內(nèi)部監(jiān)督采購管理部門及公司審計部門（如設(shè)有）應(yīng)定期或不定期對項目采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購效率與效益等。（二）責(zé)任追究對于在采購活動中違反本制度規(guī)定，造成公司損失或不良影響的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理，包括但不限于通報批評、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分等；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。（三）異議與投訴處理供應(yīng)商或公司內(nèi)部人員對采購過程或結(jié)果有異議的，可在規(guī)定時限內(nèi)向采購管理部門或公司指定的監(jiān)督部門提出書面異議或投訴。相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)予以調(diào)查處理并反饋結(jié)果。五、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由公司采購部（或指定