OA審批流程管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)審批流程的管理，提高審批效率，確保審批行為的合規(guī)性、嚴(yán)肅性與可追溯性，優(yōu)化內(nèi)部管理流程，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的有序開展，依據(jù)公司相關(guān)管理制度及信息化建設(shè)規(guī)劃，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)所有通過OA系統(tǒng)發(fā)起的各類審批事項(xiàng)及其流程管理活動(dòng)。全體員工在使用OA系統(tǒng)進(jìn)行審批操作時(shí)，均須遵守本辦法的規(guī)定。第三條基本原則OA審批流程管理遵循以下原則：1.統(tǒng)一規(guī)范原則：審批流程的設(shè)計(jì)、發(fā)起、流轉(zhuǎn)、歸檔等環(huán)節(jié)均應(yīng)遵循本辦法及公司相關(guān)制度的統(tǒng)一規(guī)定。2.效率優(yōu)先原則：在保證規(guī)范的前提下，力求流程簡(jiǎn)潔、節(jié)點(diǎn)明確、時(shí)限清晰，最大限度提升審批效率。3.權(quán)責(zé)清晰原則：明確各審批節(jié)點(diǎn)的職責(zé)權(quán)限，確保審批人能夠依據(jù)職責(zé)和授權(quán)進(jìn)行獨(dú)立判斷與決策。4.安全合規(guī)原則：審批流程應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度要求，保障信息安全與數(shù)據(jù)保密。5.持續(xù)優(yōu)化原則：定期對(duì)OA審批流程的運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)估與分析，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整與優(yōu)化。第二章審批流程設(shè)計(jì)與管理第四條流程設(shè)計(jì)規(guī)范OA審批流程的設(shè)計(jì)應(yīng)基于公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門牽頭，會(huì)同OA系統(tǒng)管理部門（通常為信息技術(shù)部或行政部）共同完成。流程設(shè)計(jì)應(yīng)包含以下要素：1.流程名稱：簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確反映審批事項(xiàng)的性質(zhì)。2.發(fā)起部門/人：明確哪些部門或崗位有權(quán)發(fā)起該流程。3.審批節(jié)點(diǎn)：根據(jù)權(quán)責(zé)劃分和管理需要，設(shè)定必要的審批環(huán)節(jié)和審批人。審批人應(yīng)為本事項(xiàng)的直接負(fù)責(zé)人或具有相應(yīng)審批權(quán)限的管理者。4.審批權(quán)限：明確各審批節(jié)點(diǎn)的審批范圍、決策權(quán)限及可執(zhí)行的操作（如批準(zhǔn)、否決、退回、轉(zhuǎn)辦等）。5.時(shí)限要求：對(duì)各審批節(jié)點(diǎn)的處理時(shí)限進(jìn)行合理設(shè)定，保障審批效率。6.表單內(nèi)容：根據(jù)審批事項(xiàng)的需要，設(shè)計(jì)規(guī)范、完整的電子表單，明確所需填寫的字段和附件要求。7.流轉(zhuǎn)條件：對(duì)于復(fù)雜流程，可根據(jù)預(yù)設(shè)條件（如金額、事項(xiàng)類型等）設(shè)置分支流轉(zhuǎn)規(guī)則。8.歸檔要求：明確審批完成后電子文件的歸檔責(zé)任、路徑及保存期限。第五條流程發(fā)布與變更1.新審批流程設(shè)計(jì)完成后，須經(jīng)流程所屬部門負(fù)責(zé)人審核、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)OA系統(tǒng)管理部門備案后方可正式發(fā)布啟用。重要或核心業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)與變更，需履行更高級(jí)別的審批程序。2.已發(fā)布的審批流程，因業(yè)務(wù)調(diào)整、管理優(yōu)化或法律法規(guī)變化等原因確需變更的，應(yīng)由原流程設(shè)計(jì)部門或相關(guān)需求部門提出變更申請(qǐng)，說明變更理由、內(nèi)容及影響，按照與新流程設(shè)計(jì)相同的審批程序報(bào)批后，由OA系統(tǒng)管理部門協(xié)助進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)通知相關(guān)用戶。3.流程變更或廢止后，原有的歷史審批數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，確?？勺匪菪?。第三章審批流程發(fā)起與規(guī)范第六條申請(qǐng)發(fā)起1.員工在發(fā)起OA審批時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確選擇對(duì)應(yīng)的審批流程模板。2.發(fā)起人須仔細(xì)閱讀表單填寫說明，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫各項(xiàng)信息，清晰闡述申請(qǐng)事由、依據(jù)、方案等核心內(nèi)容，并按要求上傳必要的電子附件（如合同掃描件、費(fèi)用明細(xì)、會(huì)議紀(jì)要等）。附件應(yīng)清晰、規(guī)范，確保審批人能夠有效審閱。3.對(duì)于涉及金額、數(shù)量等關(guān)鍵數(shù)據(jù)的填寫，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，確保無誤。4.發(fā)起人在提交審批前，應(yīng)再次檢查所填信息及附件的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后提交。第七條表單填寫規(guī)范1.電子表單中的必填項(xiàng)必須填寫，非必填項(xiàng)如與申請(qǐng)事項(xiàng)相關(guān)也應(yīng)盡量填寫完整。2.填寫內(nèi)容應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)練、條理清晰，避免模糊不清或易產(chǎn)生歧義的表述。3.涉及附件的，應(yīng)確保附件名稱與內(nèi)容相符，并按順序排列。如附件較多，可考慮打包壓縮后上傳（如有系統(tǒng)支持）。4.對(duì)于需要事前溝通或協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，發(fā)起人應(yīng)在發(fā)起OA審批前完成必要的溝通，避免因信息不對(duì)稱導(dǎo)致審批延誤或退回。第四章審批流程處理與流轉(zhuǎn)第八條審批人職責(zé)1.審批人在收到審批任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)登錄OA系統(tǒng)查看。對(duì)于有明確時(shí)限要求的審批事項(xiàng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成處理；對(duì)于無明確時(shí)限要求的，也應(yīng)盡快處理，避免積壓。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審閱表單內(nèi)容及附件材料，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合規(guī)性、合理性及可行性進(jìn)行審慎判斷。必要時(shí)，可向發(fā)起人或相關(guān)人員進(jìn)行詢問核實(shí)。3.審批人應(yīng)依據(jù)其職責(zé)權(quán)限和公司相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行審批決策，對(duì)其審批行為的合規(guī)性和審慎性負(fù)責(zé)。4.審批人在審批時(shí)，應(yīng)給出明確的審批意見。同意的，可簡(jiǎn)述理由或直接同意；不同意的，應(yīng)清晰說明不同意的具體理由和依據(jù)；需修改補(bǔ)充的，應(yīng)明確指出需修改補(bǔ)充的內(nèi)容。5.審批人不得無故退回或擱置審批任務(wù)。如遇特殊情況無法及時(shí)處理，應(yīng)提前安排授權(quán)代理人（如有系統(tǒng)支持）或與相關(guān)人員溝通說明。6.審批人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露審批過程中的敏感信息。第九條流程流轉(zhuǎn)規(guī)則1.OA審批流程一般按照預(yù)設(shè)的節(jié)點(diǎn)順序依次流轉(zhuǎn)。當(dāng)前審批人完成審批后，系統(tǒng)自動(dòng)將任務(wù)推送至下一審批節(jié)點(diǎn)。2.退回處理：審批人如認(rèn)為申請(qǐng)材料不完整、信息不準(zhǔn)確或不符合要求，可將審批任務(wù)退回給發(fā)起人或上一審批人，并注明退回理由。發(fā)起人收到退回后，應(yīng)根據(jù)退回意見進(jìn)行修改完善，確認(rèn)無誤后可重新提交。3.轉(zhuǎn)辦處理：在特殊情況下，經(jīng)授權(quán)的審批人可將審批任務(wù)轉(zhuǎn)辦給其他具有相應(yīng)審批權(quán)限的人員處理，但需注明轉(zhuǎn)辦原因。轉(zhuǎn)辦后，被轉(zhuǎn)辦人成為當(dāng)前審批人。4.會(huì)簽處理：對(duì)于需要多個(gè)部門或人員同時(shí)審批的事項(xiàng)，可設(shè)置會(huì)簽節(jié)點(diǎn)。會(huì)簽人員應(yīng)分別獨(dú)立出具審批意見，具體生效規(guī)則（如全部同意方可通過，或多數(shù)同意即可通過）應(yīng)在流程設(shè)計(jì)時(shí)明確。5.加簽處理：審批人在審批過程中，如認(rèn)為需要其他相關(guān)人員提供意見或參與審批，可在系統(tǒng)支持的情況下發(fā)起加簽請(qǐng)求，將任務(wù)臨時(shí)提交給指定人員。加簽人員的意見作為當(dāng)前審批人的決策參考。6.撤回處理：在審批流程未完成前，發(fā)起人因特殊原因（如信息填寫錯(cuò)誤、事項(xiàng)取消等）需要撤回審批的，可在OA系統(tǒng)中提交撤回申請(qǐng)。撤回申請(qǐng)需經(jīng)已審批節(jié)點(diǎn)的審批人同意（具體規(guī)則依系統(tǒng)設(shè)置）或在特定條件下（如僅發(fā)起人本人未流轉(zhuǎn)）方可成功撤回。撤回后，流程終止。第十條審批意見規(guī)范審批意見應(yīng)具有明確性和可追溯性。審批人應(yīng)使用規(guī)范的措辭表達(dá)審批意圖，避免使用模棱兩可的語(yǔ)言。例如：*同意：“同意此項(xiàng)申請(qǐng)?！被颉巴?，請(qǐng)按計(jì)劃執(zhí)行?！?不同意：“不同意，理由：[具體說明]?！?修改后重報(bào)：“請(qǐng)補(bǔ)充[具體材料/信息]后重新提交?！被颉敖ㄗh[具體修改意見]，修改后再報(bào)?！钡谖逭聦徟鞒探Y(jié)束與歸檔第十一條流程結(jié)束審批流程在以下情況之一時(shí)結(jié)束：1.所有預(yù)設(shè)審批節(jié)點(diǎn)均已完成審批，且最終審批結(jié)果為“同意”。2.任一審批節(jié)點(diǎn)審批結(jié)果為“不同意”，流程自動(dòng)終止。3.發(fā)起人成功撤回審批申請(qǐng)。4.因特殊情況（如長(zhǎng)期未處理導(dǎo)致超時(shí)作廢，具體依系統(tǒng)設(shè)置）由系統(tǒng)自動(dòng)終止。第十二條結(jié)果執(zhí)行與反饋1.審批流程最終獲得“同意”后，相關(guān)責(zé)任部門或人員應(yīng)按照審批結(jié)果及公司規(guī)定及時(shí)組織執(zhí)行。2.對(duì)于需要后續(xù)跟蹤或結(jié)果反饋的審批事項(xiàng)，可在流程設(shè)計(jì)中設(shè)置相應(yīng)的反饋節(jié)點(diǎn)或由相關(guān)部門負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)。第十三條歸檔管理1.OA系統(tǒng)中完成的審批流程及相關(guān)電子表單、附件，均屬于公司重要的電子檔案資料。2.OA系統(tǒng)管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)保障審批數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和定期備份，確保數(shù)據(jù)不丟失、不損壞。3.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人（或兼職人員）負(fù)責(zé)本部門相關(guān)審批文件的整理和查閱（如系統(tǒng)支持按部門或事項(xiàng)分類歸檔）。4.電子檔案的保存期限應(yīng)參照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，滿足法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理的要求。第六章職責(zé)分工第十四條公司管理層公司管理層負(fù)責(zé)審批流程管理辦法的審定，對(duì)公司級(jí)重要審批流程的設(shè)計(jì)、變更進(jìn)行決策，保障審批流程管理工作的有效推行。第十五條OA系統(tǒng)管理部門（如信息技術(shù)部或行政部）1.負(fù)責(zé)本辦法的擬定、解釋、修訂及宣傳培訓(xùn)工作。2.負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)平臺(tái)的日常維護(hù)、技術(shù)支持與安全保障，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。3.協(xié)助各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審批流程的設(shè)計(jì)、配置、測(cè)試與發(fā)布。4.負(fù)責(zé)審批流程運(yùn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，為流程優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。5.受理用戶關(guān)于OA審批流程的咨詢、投訴與建議。第十六條各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門相關(guān)審批流程的需求提出、設(shè)計(jì)初稿編制及變更申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門員工OA審批流程操作的指導(dǎo)與培訓(xùn)，確保員工理解并遵守相關(guān)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)本部門發(fā)起的審批事項(xiàng)的真實(shí)性、合規(guī)性審核，以及審批流程的跟蹤督促。4.配合OA系統(tǒng)管理部門進(jìn)行流程優(yōu)化和問題排查。第十七條全體員工1.學(xué)習(xí)并遵守本辦法及OA系統(tǒng)相關(guān)操作規(guī)范。2.按要求發(fā)起和處理OA審批事項(xiàng)，對(duì)所提供信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。3.積極參與審批流程優(yōu)化的建議和反饋。第七章保障與監(jiān)督第十八條系統(tǒng)保障OA系統(tǒng)管理部門應(yīng)持續(xù)關(guān)注系統(tǒng)功能的完善與升級(jí)，根據(jù)公司發(fā)展需求引入新的技術(shù)或工具，提升審批效率和用戶體驗(yàn)。第十九條培訓(xùn)與宣貫公司應(yīng)定期組織OA審批流程管理辦法及系統(tǒng)操作的培訓(xùn)，確保員工熟悉相關(guān)規(guī)定和操作技能。新員工入職培訓(xùn)中應(yīng)包含OA審批流程的相關(guān)內(nèi)容。第二十條監(jiān)督與考核1.OA系統(tǒng)管理部門及公司相關(guān)監(jiān)督部門（如審計(jì)部、企管部）可對(duì)審批流程的執(zhí)行情況進(jìn)行不定期檢查或抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)通報(bào)并督促整改。2.將審批流程的規(guī)范執(zhí)行情況、審批效率等納入相關(guān)部門和人員的績(jī)效考核范疇（具體可結(jié)合公司現(xiàn)有考核體系），激勵(lì)員工積極履行