PAGE衛(wèi)生院兩票制存放制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院藥品采購(gòu)管理，規(guī)范藥品“兩票制”票據(jù)及相關(guān)資料的存放，確保藥品采購(gòu)渠道合法、票據(jù)真實(shí)有效、可追溯，保障醫(yī)療用藥安全，依據(jù)國(guó)家藥品管理相關(guān)法律法規(guī)及“兩票制”政策要求，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院所有藥品采購(gòu)活動(dòng)中涉及“兩票制”票據(jù)及相關(guān)資料的存放管理。3.定義“兩票制”是指藥品生產(chǎn)企業(yè)到流通企業(yè)開一次發(fā)票，流通企業(yè)到醫(yī)療機(jī)構(gòu)開一次發(fā)票。本制度所涉及的存放資料包括藥品生產(chǎn)企業(yè)提供的隨貨同行單（票）、發(fā)票、藥品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，以及流通企業(yè)開具的發(fā)票、配送清單等。二、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)藥品采購(gòu)過(guò)程中“兩票制”票據(jù)及相關(guān)資料的收集、初步審核，并及時(shí)移交至專門的存放管理部門。確保所采購(gòu)藥品的“兩票”信息與采購(gòu)合同一致，票據(jù)內(nèi)容完整、真實(shí)、有效。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)“兩票制”票據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保票據(jù)符合財(cái)務(wù)制度及稅務(wù)規(guī)定。協(xié)助存放管理部門對(duì)票據(jù)進(jìn)行分類整理，并在財(cái)務(wù)核算時(shí)確保相關(guān)票據(jù)作為合法有效的記賬憑證。3.專門存放管理部門設(shè)立專門的檔案存放區(qū)域，負(fù)責(zé)“兩票制”票據(jù)及相關(guān)資料的統(tǒng)一存放、保管、查閱和銷毀等工作。建立完善的存放管理制度，確保資料存放安全、有序，便于查詢和追溯。4.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對(duì)“兩票制”票據(jù)中涉及的藥品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等資料進(jìn)行審核，確保所采購(gòu)藥品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。協(xié)助存放管理部門對(duì)質(zhì)量相關(guān)資料進(jìn)行分類存放，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱和追溯。三、票據(jù)及資料收集1.隨貨同行單（票）藥品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)按照藥品配送要求，提供加蓋企業(yè)公章原印章的隨貨同行單（票），隨貨同行單（票）應(yīng)包括藥品通用名稱、劑型、規(guī)格、批號(hào)、數(shù)量、收貨單位、發(fā)貨日期等內(nèi)容，并與藥品實(shí)物相符。采購(gòu)部門在藥品到貨驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)隨貨同行單（票）信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤后進(jìn)行簽收。2.藥品生產(chǎn)企業(yè)發(fā)票藥品生產(chǎn)企業(yè)開具的發(fā)票應(yīng)為增值稅專用發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率、稅額等信息，且與隨貨同行單（票）和采購(gòu)合同一致。發(fā)票應(yīng)加蓋企業(yè)發(fā)票專用章原印章，采購(gòu)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保發(fā)票的真實(shí)性和合法性。3.藥品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告藥品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)提供每批次藥品的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)由具備資質(zhì)的藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)涵蓋藥品的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)檢驗(yàn)結(jié)果。采購(gòu)部門在收集藥品時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并移交至質(zhì)量控制部門進(jìn)行審核。質(zhì)量控制部門審核通過(guò)后，將報(bào)告移交至專門存放管理部門進(jìn)行存放。4.流通企業(yè)發(fā)票及配送清單流通企業(yè)開具的發(fā)票應(yīng)為增值稅專用發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)符合稅務(wù)規(guī)定，并與藥品采購(gòu)金額、品種、數(shù)量等一致。同時(shí)，流通企業(yè)應(yīng)提供加蓋企業(yè)公章原印章的配送清單，配送清單應(yīng)詳細(xì)記錄藥品的配送情況，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨單位、發(fā)貨日期、運(yùn)輸方式等信息。采購(gòu)部門在收到流通企業(yè)發(fā)票及配送清單后，進(jìn)行審核并移交至專門存放管理部門。四、存放要求1.存放地點(diǎn)設(shè)立專門的檔案存放庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保存放環(huán)境安全可靠。庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放藥品生產(chǎn)企業(yè)相關(guān)資料、流通企業(yè)相關(guān)資料以及不同時(shí)間段的票據(jù)資料等，便于分類管理和查找。2.存放方式采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存放。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年份、月份、類別進(jìn)行分類裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)應(yīng)編制目錄，注明所含票據(jù)及資料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息。電子檔案應(yīng)按照相同的分類方式進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子索引，便于快速查詢。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.標(biāo)識(shí)管理對(duì)存放的每?jī)?cè)紙質(zhì)檔案和每個(gè)電子文件夾應(yīng)進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)，注明年份、月份、藥品類別、供應(yīng)商名稱等信息。在檔案存放架上應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明不同區(qū)域存放的資料類別，以便于快速定位和查找。五、查閱管理1.查閱權(quán)限衛(wèi)生院內(nèi)部因工作需要查閱“兩票制”票據(jù)及相關(guān)資料的人員，應(yīng)經(jīng)過(guò)相應(yīng)的審批流程。采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員因業(yè)務(wù)工作需要查閱的，由部門負(fù)責(zé)人審批；其他人員因特殊原因需要查閱的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.查閱流程查閱人員應(yīng)填寫《“兩票制”票據(jù)及資料查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)審批通過(guò)后，查閱人員方可到專門存放管理部門進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中，存放管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定查閱，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制或損壞資料。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。3.查閱記錄專門存放管理部門應(yīng)建立《“兩票制”票據(jù)及資料查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的、審批情況等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和追溯。六、保管期限1.藥品生產(chǎn)企業(yè)資料藥品生產(chǎn)企業(yè)提供的隨貨同行單（票）、發(fā)票、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等資料，應(yīng)自藥品采購(gòu)入庫(kù)之日起至少保存5年。2.流通企業(yè)資料流通企業(yè)開具的發(fā)票、配送清單等資料，應(yīng)自藥品采購(gòu)入庫(kù)之日起至少保存3年。3.特殊情況處理對(duì)于涉及藥品質(zhì)量問(wèn)題、糾紛或其他特殊情況的“兩票制”票據(jù)及相關(guān)資料，應(yīng)按照法律法規(guī)要求延長(zhǎng)保管期限，直至問(wèn)題處理完畢。七、銷毀管理1.銷毀條件超過(guò)保管期限的“兩票制”票據(jù)及相關(guān)資料，經(jīng)專門存放管理部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)不再具有保存價(jià)值后，可進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀流程專門存放管理部門應(yīng)制定《“兩票制”票據(jù)及資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀資料的名稱、年份、數(shù)量、銷毀原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由專門存放管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀方式采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式進(jìn)行銷毀，確保資料無(wú)法恢復(fù)和再利用。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋處理，防止數(shù)據(jù)泄露。八、監(jiān)督檢查1.定期檢查衛(wèi)生院應(yīng)定期對(duì)“兩票制”票據(jù)及相關(guān)資料的存放管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括存放環(huán)境、資料完整性、查閱登記、保管期限等方面。檢查周期為每季度一次，由專門存放管理部門牽頭，采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員參與。2.專項(xiàng)檢查針對(duì)藥品采購(gòu)重點(diǎn)環(huán)節(jié)、重大藥品質(zhì)量問(wèn)題或群眾舉報(bào)等情況，應(yīng)及時(shí)開展專項(xiàng)檢查，對(duì)“兩票制”票據(jù)及相關(guān)資料進(jìn)行全面審查，確保制度執(zhí)行到位。3.問(wèn)題整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確