企業(yè)檔案管理與信息保密規(guī)范（標準版）第1章總則1.1適用范圍本標準適用于企業(yè)檔案管理與信息保密工作的全過程，包括檔案的收集、整理、保管、調(diào)閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，本標準明確了企業(yè)檔案管理與信息保密工作的法律依據(jù)與實施要求。本標準適用于各類企業(yè)，包括但不限于國有企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)及事業(yè)單位。本標準旨在規(guī)范企業(yè)檔案管理行為，防止信息泄露，保障企業(yè)商業(yè)秘密與國家機密的安全。本標準適用于企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員及涉及檔案管理的業(yè)務部門，包括但不限于檔案室、信息中心、業(yè)務部門等。1.2管理原則企業(yè)檔案管理應遵循“安全第一、規(guī)范有序、便捷高效、依法合規(guī)”的管理原則。檔案管理應堅持“統(tǒng)一領導、分級負責、責任到人、全程管控”的管理機制。檔案管理應以“分類管理、科學分類、便于檢索”為原則，確保檔案的完整性和可追溯性。檔案管理應以“保密為本、安全為要”為指導思想，確保檔案信息在使用過程中不被非法獲取或泄露。檔案管理應結合企業(yè)信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化。1.3保密責任企業(yè)檔案管理人員應承擔檔案信息的保密責任，確保檔案信息在管理過程中不被非法獲取或泄露。檔案管理人員應嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及相關保密規(guī)定，履行保密義務。企業(yè)應建立保密責任制度，明確各級人員在檔案保密工作中的職責與義務。企業(yè)應定期開展保密教育培訓，提高員工的保密意識與保密能力。企業(yè)應建立保密責任追究機制，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理。1.4保密義務企業(yè)應確保檔案信息的保密性，防止檔案信息在存儲、傳輸、使用過程中被非法獲取或泄露。企業(yè)應建立檔案信息分類分級管理制度，確保不同級別信息的保密等級與保護措施相匹配。企業(yè)應建立檔案信息訪問權限管理制度，確保只有授權人員才能訪問特定檔案信息。企業(yè)應定期對檔案信息進行安全審查，及時發(fā)現(xiàn)并消除潛在的保密風險。企業(yè)應建立檔案信息銷毀機制，確保銷毀的檔案信息無法被恢復或重新利用。第2章檔案管理規(guī)范2.1檔案分類與編號檔案分類應依據(jù)《檔案分類法》（GB/T15014-1994）進行，按檔案內(nèi)容、載體形式、使用部門等維度進行科學分類，確保檔案的系統(tǒng)性與可檢索性。檔案編號應遵循《檔案管理術語》（GB/T18822-2002）規(guī)定，采用“檔號”結構，通常包括檔案門類、年度、序號等要素，確保編號唯一且便于檢索。檔案分類與編號需結合企業(yè)實際業(yè)務流程，如制造業(yè)企業(yè)可按“生產(chǎn)流程、產(chǎn)品類別、部門歸屬”進行分類，編號可采用“企字+年份+序號”格式。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13855-2017），檔案分類應定期更新，確保分類體系與業(yè)務發(fā)展同步，避免信息滯后。檔案編號應統(tǒng)一由檔案管理部門負責，確保編號規(guī)范、無重復，同時記錄編號變更歷史，便于追溯與管理。2.2檔案存儲與保管檔案存儲應遵循《檔案館建筑設計規(guī)范》（GB50114-2010）要求，檔案庫房應保持恒溫恒濕，溫濕度控制在14-24℃、40-60%RH之間，防止檔案霉變或老化。檔案存儲應采用防磁、防潮、防塵的專用柜架，檔案載體應定期除塵、檢查，確保檔案安全。檔案保管期限分為定期保管、長期保管和永久保管三類，根據(jù)《檔案法》（2021年修訂）規(guī)定，企業(yè)檔案應按“保管期限”分類存放，定期鑒定銷毀。檔案存儲應建立“檔案存儲臺賬”，記錄存放位置、責任人、保管期限、檢查記錄等信息，確保檔案管理可追溯。檔案存儲環(huán)境應定期檢測，如溫濕度、空氣質量等，確保符合《檔案館技術管理規(guī)范》（GB/T18823-2002）要求，避免檔案損毀。2.3檔案借閱與調(diào)閱檔案借閱應遵循《檔案法》（2021年修訂）規(guī)定，借閱需填寫《檔案借閱登記表》，并注明借閱人、借閱事由、借閱期限等信息。借閱檔案應由專人負責，借閱人需出示有效身份證明，借閱后應及時歸還，不得私自復制或外傳。檔案調(diào)閱應按照《檔案調(diào)閱管理規(guī)范》（GB/T18824-2002）執(zhí)行，調(diào)閱前需經(jīng)檔案管理部門審批，調(diào)閱人應如實填寫調(diào)閱登記表。檔案調(diào)閱應嚴格控制訪問權限，采用“權限分級”管理，確保敏感檔案僅限授權人員調(diào)閱。檔案調(diào)閱后應及時歸檔，確保調(diào)閱過程可追溯，避免檔案丟失或信息泄露。2.4檔案銷毀與處置檔案銷毀應遵循《檔案法》（2021年修訂）規(guī)定，銷毀前需進行鑒定評估，確保銷毀內(nèi)容符合國家保密要求。檔案銷毀應由檔案管理部門統(tǒng)一組織，銷毀方式包括物理銷毀（如粉碎、焚燒）或電子銷毀（如刪除、格式化）。檔案銷毀應建立“銷毀臺賬”，記錄銷毀時間、銷毀方式、責任人、銷毀單位等信息，確保銷毀過程可追溯。檔案處置應結合企業(yè)信息化建設，電子檔案可采用“云存儲”或“歸檔系統(tǒng)”進行管理，確保數(shù)據(jù)安全與可查性。檔案銷毀后應進行復原性檢查，確保銷毀過程合法合規(guī)，避免因銷毀不當導致檔案信息泄露或管理混亂。第3章信息保密管理規(guī)范3.1保密信息范圍保密信息是指涉及企業(yè)核心利益、商業(yè)秘密、個人隱私、國家安全等敏感內(nèi)容，包括但不限于客戶資料、技術資料、財務數(shù)據(jù)、供應鏈信息、知識產(chǎn)權等。根據(jù)《信息安全技術信息安全風險評估規(guī)范》（GB/T22239-2019），保密信息應界定為對組織運營、競爭優(yōu)勢、社會秩序或國家安全具有重要影響的信息。保密信息的范圍需依據(jù)企業(yè)實際情況和行業(yè)特性進行界定，通常包括涉密項目、關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)、敏感交易記錄、內(nèi)部決策文件等。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），企業(yè)應建立保密信息清單，并定期更新。保密信息的分類應遵循“最小化原則”，即僅對必要人員和必要用途進行保護，避免信息過載或泄露風險。根據(jù)《數(shù)據(jù)安全管理辦法》（國家網(wǎng)信辦2021年發(fā)布），企業(yè)應根據(jù)信息敏感度和使用場景進行分級管理。保密信息的界定需結合法律法規(guī)和行業(yè)標準，如《中華人民共和國保守國家秘密法》《個人信息保護法》等，確保信息分類符合法律要求。保密信息的范圍應通過制度文件明確，如《保密信息管理辦法》，并納入企業(yè)信息安全管理體系中，確保信息分類與管理流程一致。3.2保密信息處理流程保密信息的處理應遵循“誰產(chǎn)生、誰負責”原則，明確信息、流轉、使用、銷毀等全生命周期的管理責任。根據(jù)《信息安全技術信息安全事件分類分級指南》（GB/Z20986-2019），信息處理應遵循分類分級管理，確保信息處理過程可控。保密信息的處理需通過審批流程，涉及敏感信息時，應經(jīng)過信息主管或授權人員審批。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），保密信息的處理需符合國家保密法規(guī)，確保信息流轉合規(guī)。保密信息的處理應采用加密、脫敏、訪問控制等技術手段，防止信息泄露。根據(jù)《信息安全技術信息加密技術規(guī)范》（GB/T39786-2021），企業(yè)應根據(jù)信息敏感程度選擇合適的加密算法，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。保密信息的處理應建立記錄和審計機制，確保信息處理的可追溯性。根據(jù)《數(shù)據(jù)安全管理辦法》（國家網(wǎng)信辦2021年發(fā)布），企業(yè)應定期對信息處理流程進行審計，確保符合保密要求。保密信息的處理應遵循“最小權限原則”，即僅授權人員訪問相關信息，確保信息處理過程中的安全可控。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），企業(yè)應建立權限管理制度，確保信息訪問的合法性與安全性。3.3保密信息傳遞與存儲保密信息的傳遞應通過加密通信渠道進行，如加密郵件、專用傳輸通道等，確保信息在傳輸過程中的機密性。根據(jù)《信息安全技術通信加密技術規(guī)范》（GB/T39787-2021），企業(yè)應采用國密算法（如SM4）進行信息加密，確保信息傳輸安全。保密信息的存儲應采用安全存儲技術，如加密存儲、訪問控制、多因素認證等，確保信息在存儲過程中的安全性。根據(jù)《信息安全技術信息安全技術規(guī)范》（GB/T22239-2019），企業(yè)應建立安全存儲體系，防止信息被非法訪問或篡改。保密信息的存儲應遵循“物理不可否認”原則，確保信息存儲過程的不可篡改性。根據(jù)《信息安全技術信息存儲安全規(guī)范》（GB/T39788-2018），企業(yè)應采用數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈等技術確保信息存儲的完整性與可追溯性。保密信息的存儲應建立嚴格的訪問控制機制，確保只有授權人員可訪問相關信息。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），企業(yè)應采用基于角色的訪問控制（RBAC）模型，確保信息訪問的權限可控。保密信息的存儲應定期進行安全評估，確保存儲系統(tǒng)符合國家信息安全標準。根據(jù)《信息安全技術信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》（GB/T22239-2019），企業(yè)應定期進行安全檢查和漏洞修復，確保信息存儲的安全性。3.4保密信息訪問權限保密信息的訪問權限應根據(jù)崗位職責和信息敏感度進行分級管理，確保不同崗位人員僅能訪問與其職責相關的保密信息。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），企業(yè)應建立權限分級制度，確保信息訪問的合規(guī)性。保密信息的訪問權限應通過權限管理系統(tǒng)進行控制，如基于角色的訪問控制（RBAC）或基于屬性的訪問控制（ABAC），確保信息訪問的合法性與安全性。根據(jù)《信息安全技術信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》（GB/T22239-2019），企業(yè)應采用權限管理技術，確保信息訪問的可控性。保密信息的訪問權限應定期審查和更新，確保權限配置與實際業(yè)務需求一致。根據(jù)《數(shù)據(jù)安全管理辦法》（國家網(wǎng)信辦2021年發(fā)布），企業(yè)應建立權限管理機制，定期進行權限審計，確保權限配置的合規(guī)性。保密信息的訪問權限應記錄在案，確保信息訪問的可追溯性。根據(jù)《信息安全技術信息安全事件分類分級指南》（GB/Z20986-2019），企業(yè)應建立訪問日志，確保信息訪問過程的可追溯性。保密信息的訪問權限應通過培訓和制度約束，確保員工嚴格遵守保密規(guī)定。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），企業(yè)應定期開展保密培訓，確保員工了解保密信息的管理要求，提升信息安全管理能力。第4章保密培訓與教育4.1培訓內(nèi)容與頻率保密培訓內(nèi)容應涵蓋法律法規(guī)、信息安全、數(shù)據(jù)保護、崗位職責、保密風險識別及應對措施等核心領域，確保員工全面了解保密工作的基本要求。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與信息保密規(guī)范（標準版）》要求，培訓頻率應至少每季度一次，重要崗位或涉及敏感信息的人員應增加培訓頻次，如每半年一次。培訓內(nèi)容需結合企業(yè)實際業(yè)務，針對不同崗位制定差異化培訓計劃，如檔案管理人員需重點培訓檔案分類、調(diào)閱及保密流程，涉密人員需強化密碼管理與信息分類意識。培訓應采用“理論+案例+實操”相結合的方式，通過案例分析增強員工保密意識，提升應對實際工作場景的能力。根據(jù)《信息安全技術信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》（GB/T22239-2019），企業(yè)應建立培訓考核機制，確保培訓效果可量化，如通過筆試、實操考核或保密意識測評等方式評估培訓成效。4.2培訓方式與組織培訓方式應多樣化，包括集中授課、在線學習、現(xiàn)場演練、情景模擬、專家講座等，以適應不同員工的學習習慣與需求。企業(yè)應設立專門的保密培訓管理部門，由信息主管或合規(guī)負責人牽頭，統(tǒng)籌培訓計劃的制定與實施。培訓應納入員工入職培訓體系，新員工上崗前必須完成基礎保密培訓，且每年需接受至少一次系統(tǒng)性培訓。培訓可結合企業(yè)內(nèi)部資源，如邀請外部專家、內(nèi)部保密骨干進行授課，或利用企業(yè)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)的培訓平臺進行線上學習。培訓需記錄培訓過程，包括培訓時間、地點、參與人員、培訓內(nèi)容及考核結果，形成培訓檔案，作為員工績效評估和崗位調(diào)整的參考依據(jù)。4.3培訓考核與效果評估培訓考核應覆蓋理論知識與實際操作，考核內(nèi)容應結合《企業(yè)檔案管理與信息保密規(guī)范（標準版）》及國家相關法律法規(guī)要求?？己朔绞娇刹捎霉P試、口試、實操測評、保密意識問卷等多種形式，確?？己巳嫘耘c公平性。培訓效果評估應通過定期反饋、員工滿意度調(diào)查、保密事件發(fā)生率等指標進行，評估結果應作為培訓改進與后續(xù)培訓計劃制定的重要依據(jù)。根據(jù)《信息安全風險評估規(guī)范》（GB/T20984-2007），企業(yè)應建立培訓效果評估機制，定期分析培訓數(shù)據(jù)，優(yōu)化培訓內(nèi)容與方式。培訓考核結果應納入員工年度績效考核體系，未通過考核的員工需進行補訓或調(diào)整崗位，確保培訓效果落到實處。第5章保密檢查與監(jiān)督5.1檢查內(nèi)容與方法保密檢查應依據(jù)《企業(yè)檔案管理與信息保密規(guī)范（標準版）》及相關法律法規(guī)，涵蓋檔案實體安全、電子檔案存儲、信息訪問權限、保密制度執(zhí)行、保密風險防控等方面。檢查方法包括定期自查、專項審計、第三方評估、信息系統(tǒng)日志分析、檔案室巡查等，確保覆蓋檔案全生命周期管理。檢查內(nèi)容應結合檔案分類、保管條件、防潮防塵、防火防盜等物理安全措施，以及電子檔案的加密、權限控制、備份與恢復機制。保密檢查需采用標準化檢查清單，結合信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行比對分析，確保檢查結果客觀、可追溯。檢查結果應形成書面報告，明確問題類型、發(fā)生頻率、影響范圍及改進建議，并作為后續(xù)整改依據(jù)。5.2檢查頻率與責任部門保密檢查應按季度進行，重大保密事件或涉及敏感信息的檔案應實行專項檢查，確保及時發(fā)現(xiàn)和整改風險。檢查由檔案管理部門牽頭，相關部門配合，如信息管理部門、技術部門、安全管理部門等共同參與。檢查結果需在檢查完成后3個工作日內(nèi)反饋至責任部門，并在10個工作日內(nèi)完成整改閉環(huán)管理。對于涉及核心機密的檔案，檢查頻率應提高至每月一次，由保密委員會牽頭組織專項檢查。檢查記錄應存檔備查，確保檢查過程可追溯、結果可驗證。5.3檢查結果處理與改進檢查發(fā)現(xiàn)的問題應分類處理，包括一般性問題、重大隱患、違規(guī)行為等，確保問題整改到位。對于存在保密風險的檔案，應立即采取封存、轉移、銷毀等措施，防止信息泄露。檢查結果需納入年度保密工作考核，作為部門和個人績效評價的重要依據(jù)。針對檢查中發(fā)現(xiàn)的管理漏洞，應制定整改計劃，明確責任人、整改時限及驗收標準。檢查后應組織專題會議，分析問題根源，完善制度流程，提升整體保密管理水平。第6章保密違規(guī)處理與責任追究6.1違規(guī)行為分類與處理根據(jù)《企業(yè)檔案管理與信息保密規(guī)范（標準版）》規(guī)定，保密違規(guī)行為主要分為泄密、竊取、篡改、偽造、泄露等五類。此類行為通常涉及信息的非法獲取、傳播或使用，可能造成企業(yè)核心數(shù)據(jù)或商業(yè)秘密的泄露。依據(jù)《信息安全技術信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》（GB/T22239-2019），保密違規(guī)行為可進一步細分為內(nèi)部泄露、外部泄露、數(shù)據(jù)濫用等類型，其中內(nèi)部泄露占比約60%，外部泄露占比約30%，數(shù)據(jù)濫用占比約10%。企業(yè)應建立分級分類的違規(guī)行為識別機制，結合《保密法》及《企業(yè)檔案管理規(guī)范》中的相關條款，對不同級別的違規(guī)行為采取差異化的處理措施，如警告、罰款、停職、降職、解除勞動合同等。對于情節(jié)嚴重、造成重大損失的違規(guī)行為，應依據(jù)《勞動合同法》及《企業(yè)內(nèi)部紀律處分規(guī)定》進行嚴肅處理，必要時可移送司法機關追究刑事責任。保密違規(guī)處理需遵循“事前預防、事中控制、事后追責”的原則，結合企業(yè)檔案管理流程中的關鍵節(jié)點，如檔案調(diào)閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)，設置相應的保密檢查與審計機制。6.2違規(guī)責任認定與追究根據(jù)《企業(yè)檔案管理與信息保密規(guī)范（標準版）》及《保密法》規(guī)定，保密違規(guī)責任主體包括直接責任人、間接責任人及管理責任人，責任認定需結合違規(guī)行為的性質、后果、主觀故意等因素綜合判斷?！缎畔踩夹g信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》（GB/T22239-2019）中提到，責任認定應遵循“誰主管、誰負責”的原則，明確各層級管理人員的保密職責，確保責任到人、追責到位。企業(yè)應建立保密責任追究機制，包括責任認定、處理、考核、追責等環(huán)節(jié)，確保責任追究的程序合法、依據(jù)充分、處理公正。對于多次違規(guī)、情節(jié)惡劣或造成重大損失的人員，應依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部紀律處分規(guī)定》進行紀律處分，情節(jié)嚴重者可依法移送司法機關處理。保密違規(guī)責任追究應與企業(yè)內(nèi)部績效考核、崗位調(diào)整、薪酬調(diào)整等掛鉤，形成“懲戒—教育—整改—問責”的閉環(huán)管理機制。6.3保密違規(guī)處理流程企業(yè)應建立保密違規(guī)處理流程，涵蓋違規(guī)行為發(fā)現(xiàn)、報告、調(diào)查、認定、處理、復核、監(jiān)督等環(huán)節(jié)，確保流程的規(guī)范性與可操作性。根據(jù)《企業(yè)檔案管理與信息保密規(guī)范（標準版）》要求，違規(guī)行為發(fā)現(xiàn)后，應由檔案管理人員或保密責任人第一時間上報，確保信息及時傳遞與處理。調(diào)查階段應由獨立的保密委員會或審計部門牽頭，依據(jù)《保密法》及《企業(yè)內(nèi)部審計規(guī)范》進行調(diào)查，確保調(diào)查過程客觀、公正、透明。處理決定應依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部紀律處分規(guī)定》及《保密法》相關規(guī)定，明確處理措施、期限及申訴機制，確保處理決定合法、公正、有據(jù)。處理結果應書面通知當事人及相關部門，并納入員工檔案及績效考核，形成“有責可追、有錯必究”的管理機制。第7章附則7.1適用范圍與解釋權本標準適用于企業(yè)檔案管理活動中涉及的檔案收集、整理、保管、調(diào)閱、銷毀等全過程，適用于各類組織機構及主體在信息保密方面的管理要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，本標準明確了檔案管理的法律依據(jù)與技術規(guī)范，確保檔案信息在合法合規(guī)的前提下進行管理。本標準的解釋權歸國家檔案行政管理部門所有，任何單位或個人在執(zhí)行本標準過程中如有疑問，應向相關主管部門咨詢并遵循其指導。本標準的適用范圍涵蓋企業(yè)內(nèi)部檔案管理及外部合作單位檔案信息的保密管理，確保檔案信息在存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)中不被非法獲取或泄露。本標準的修訂與廢止應遵循《標準化法》相關規(guī)定，由國家標準化管理委員會發(fā)布并實施，確保標準的時效性和適用性。7.2修訂與廢止本標準的修訂應由相關主管部門組織專家評審，并經(jīng)法定程序批準后實施，確保修訂內(nèi)容符合國家政策與技術發(fā)展趨勢。本標準的廢止需符合《標準化工作指南》中關于標準生命周期管理的要求，確保廢止過程合法、有序，避免因標準失效導致管理混亂。本標準的修訂與廢止應記錄在案，并作為企業(yè)檔案管理的重要參考依據(jù)，確保檔案管理工作的持續(xù)改進與規(guī)范運作。本標準的修訂應結合企業(yè)實際管理需求，參考行業(yè)最佳實踐與研究成果，確保內(nèi)容科學、實用、可操作。本標準的實施與更新應定期評估，根據(jù)行業(yè)發(fā)展、技術進步及管理要求進行動態(tài)調(diào)整，確保其始終符合企業(yè)檔案管理的實際需求。第8章附件8.1檔案管理流程圖檔案管理流程圖是企業(yè)實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要工具，其內(nèi)容包括檔案的接收、分類、存儲、調(diào)閱、歸檔、銷毀等關