（2025年版）行政管理低值易耗品管理質(zhì)量體系要素指南目的行政管理低值易耗品管理質(zhì)量體系要素指南旨在為組織提供一套系統(tǒng)、科學、規(guī)范的低值易耗品管理方法，確保低值易耗品的采購、使用、保管和處置等環(huán)節(jié)得到有效控制，提高資源利用效率，降低管理成本，保障組織各項工作的正常開展。通過建立和完善該質(zhì)量體系，使組織能夠更好地滿足內(nèi)部管理需求，提升整體管理水平。前置條件組織架構與人員配置1.成立低值易耗品管理小組，明確小組成員的職責和分工。小組成員應包括采購人員、倉庫管理人員、財務人員以及各使用部門的代表。2.對相關人員進行專業(yè)培訓，使其熟悉低值易耗品管理的流程和要求，掌握必要的管理技能和方法。制度與流程建設1.制定完善的低值易耗品管理制度，明確采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、使用、盤點和處置等各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和工作流程。2.建立健全的審批機制，對低值易耗品的采購計劃、使用申請、報廢處理等進行嚴格審批，確保各項工作符合規(guī)定?；A設施與設備1.設立專門的低值易耗品倉庫，配備必要的倉儲設備，如貨架、貨柜、搬運工具等，確保低值易耗品能夠得到妥善保管。2.建立低值易耗品管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對低值易耗品的信息化管理，提高管理效率和準確性。詳細步驟采購管理1.需求分析與計劃制定各使用部門根據(jù)工作實際需要，定期（如每月或每季度）提交低值易耗品需求申請表，詳細說明所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計使用時間等信息。采購人員對各部門提交的需求申請表進行匯總和分析，結合庫存情況和歷史采購數(shù)據(jù)，制定低值易耗品采購計劃。采購計劃應包括采購物品的明細、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并報相關領導審批。2.供應商選擇與評估建立合格供應商名單，對供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估。評估方式可以包括實地考察、查閱資料、與供應商溝通等。定期對供應商進行重新評估，淘汰不符合要求的供應商，補充新的優(yōu)質(zhì)供應商。一般每年至少進行一次全面評估。3.采購實施與合同簽訂根據(jù)審批通過的采購計劃，采購人員選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應嚴格按照規(guī)定的價格、質(zhì)量和交貨期等要求與供應商進行洽談。對于一定金額以上（如5000元）的采購項目，應簽訂采購合同。合同中應明確雙方的權利和義務，包括物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等內(nèi)容。4.采購驗收低值易耗品到貨后，倉庫管理人員應會同使用部門人員和采購人員共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同和采購計劃一致。對于需要檢驗的物品，應按照相關標準和規(guī)定進行檢驗。如發(fā)現(xiàn)物品存在質(zhì)量問題或與合同不符，應及時與供應商聯(lián)系，要求退換貨或采取其他補救措施。驗收合格后，倉庫管理人員應填寫驗收單，相關人員簽字確認。入庫管理1.入庫登記倉庫管理人員根據(jù)驗收單，將低值易耗品的相關信息錄入低值易耗品管理信息系統(tǒng)，包括物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、入庫時間、供應商等。同時，在倉庫的實物賬上進行登記，確保賬物相符。2.分類存放根據(jù)低值易耗品的性質(zhì)、用途、規(guī)格等進行分類存放，便于管理和查找。例如，可以將低值易耗品分為辦公用品、勞保用品、工具器具等幾大類，每類再細分若干小類。對不同類別的低值易耗品應設置明顯的標識牌，標明物品的名稱、規(guī)格、存放位置等信息。3.庫存盤點定期（如每月或每季度）對低值易耗品進行庫存盤點，確保賬物相符。盤點內(nèi)容包括物品的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等。盤點結束后，應編制庫存盤點報告，對盤點結果進行分析。如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應查明原因，并及時進行調(diào)整。保管管理1.保管環(huán)境要求低值易耗品倉庫應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度應符合物品的保管要求。對于一些特殊的低值易耗品，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，應按照相關規(guī)定進行專門存放，并采取相應的安全防護措施。倉庫內(nèi)應設置防火、防盜、防潮、防蟲等設施，確保物品的安全。2.物品保護措施對于易損、易碎的低值易耗品，應采取相應的保護措施，如包裝、墊襯等，防止物品損壞。定期對低值易耗品進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理物品存在的問題。例如，對于工具器具類物品，應定期進行清潔、校準和保養(yǎng)。發(fā)放管理1.使用申請各使用部門需要領用低值易耗品時，應填寫低值易耗品領用申請表，注明領用物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批。對于一些貴重或限量供應的低值易耗品，還需要報相關領導進行二次審批。2.發(fā)放審批倉庫管理人員收到領用申請表后，應根據(jù)審批權限進行審核。審核內(nèi)容包括領用申請是否符合規(guī)定、庫存是否充足等。對于符合要求的領用申請，倉庫管理人員應及時辦理發(fā)放手續(xù)；對于不符合要求的領用申請，應及時與申請部門溝通，說明原因。3.物品發(fā)放倉庫管理人員按照領用申請表上的信息，從庫存中取出相應的低值易耗品，并與領用人員當面核對物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等。領用人員確認無誤后，在發(fā)放登記表上簽字確認。倉庫管理人員應及時更新庫存信息，確保賬物相符。使用管理1.使用培訓與指導各使用部門應組織對員工進行低值易耗品使用方法和注意事項的培訓，使員工能夠正確使用和維護低值易耗品。對于一些復雜的工具器具或設備，應安排專業(yè)人員進行操作指導。2.使用監(jiān)督與考核建立低值易耗品使用監(jiān)督機制，定期對各部門和員工使用低值易耗品的情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括物品的使用是否合理、是否存在浪費現(xiàn)象、是否按照規(guī)定進行維護和保養(yǎng)等。將低值易耗品的使用情況納入部門和員工的績效考核體系，對使用合理、節(jié)約資源的部門和員工進行獎勵，對浪費嚴重、違規(guī)使用的部門和員工進行處罰。處置管理1.報廢鑒定當?shù)椭狄缀钠烦霈F(xiàn)損壞、老化、過期等情況，無法繼續(xù)使用時，使用部門應填寫低值易耗品報廢申請表，注明報廢物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并組織相關人員進行鑒定。鑒定人員應根據(jù)物品的實際情況，判斷是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的物品，應在報廢申請表上簽字確認。2.報廢審批報廢申請表經(jīng)使用部門負責人審批后，報相關領導進行二次審批。對于一些價值較高或批量報廢的低值易耗品，還需要經(jīng)過財務部門和審計部門的審核。3.報廢處理經(jīng)審批同意報廢的低值易耗品，應按照相關規(guī)定進行處理。對于一些可回收利用的物品，應進行回收處理；對于一些無法回收利用的物品，應按照環(huán)保要求進行妥善處置。倉庫管理人員應及時辦理報廢物品的出庫手續(xù)，并更新庫存信息。常見問題與排錯提示采購環(huán)節(jié)1.問題：供應商交貨延遲。排錯提示：在采購合同中明確交貨期和違約責任，對于延遲交貨的供應商按照合同進行處罰。提前與供應商溝通，了解生產(chǎn)進度和交貨情況，及時協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。2.問題：采購物品質(zhì)量不符。排錯提示：加強對供應商的評估和管理，選擇信譽好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應商。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方式，到貨后嚴格按照標準進行驗收。對于質(zhì)量不符的物品，及時與供應商聯(lián)系退換貨或采取其他補救措施。入庫環(huán)節(jié)1.問題：入庫信息錄入錯誤。排錯提示：加強對倉庫管理人員的培訓，提高其業(yè)務水平和責任心。建立錄入信息審核機制，對錄入的信息進行二次審核，確保信息的準確性。2.問題：賬物不符。排錯提示：定期進行庫存盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬物不符的問題。對盤點結果進行分析，查找原因，如是否存在入庫、出庫未及時記賬，物品被盜、損壞等情況，并采取相應的措施進行調(diào)整。發(fā)放環(huán)節(jié)1.問題：領用申請審核不嚴格。排錯提示：完善領用申請審核制度，明確審核標準和審批權限。加強對審核人員的培訓，提高其審核能力和責任心。對違規(guī)審批的行為進行嚴肅處理。2.問題：發(fā)放數(shù)量與申請數(shù)量不符。排錯提示：倉庫管理人員在發(fā)放物品時，應認真核對領用申請表上的信息，確保發(fā)放數(shù)量與申請數(shù)量一致。如因庫存不足等原因需要調(diào)整發(fā)放數(shù)量，應及時與申請部門溝通并取得同意。使用環(huán)節(jié)1.問題：員工浪費低值易耗品。排錯提示：加強對員工的教育和培訓，提高其節(jié)約意識。建立低值易耗品使用定額制度，對各部門和員工的使用量進行考核和控制。對浪費嚴重的行為進行曝光和處罰。2.問題：物品使用不當導致?lián)p壞。排錯提示：加強對員工的使用培訓和指導，使員工掌握正確的使用方法和注意事項。建立物品使用監(jiān)督機制，及時發(fā)現(xiàn)和糾正員工的不當使用行為。對因使用不當導致物品損壞的員工，要求其承擔相應的賠償責任。處置環(huán)節(jié)1.問題：報廢鑒定不規(guī)范。排錯提示