（2025年版）行政管理報關報檢管理質量體系要素指南一、指南目的本指南旨在為從事行政管理報關報檢管理工作的人員，尤其是初學者，提供一套全面、詳細且易于操作的質量體系要素管理指導。通過遵循本指南，能夠確保報關報檢管理工作的規(guī)范化、標準化，提高工作效率和質量，降低錯誤率，滿足相關法律法規(guī)和企業(yè)內部管理的要求，增強企業(yè)在國際貿易中的競爭力。二、前置條件（一）人員要求1.具備基本的行政管理知識和技能，熟悉企業(yè)的組織架構和工作流程。2.了解報關報檢相關的法律法規(guī)和政策，如《中華人民共和國海關法》《中華人民共和國進出口商品檢驗法》等。3.掌握一定的國際貿易知識，包括貿易術語、進出口流程等。4.具備良好的溝通協(xié)調能力和團隊合作精神，能夠與海關、檢驗檢疫機構、貨代等相關部門和企業(yè)有效溝通。5.接受過報關報檢專業(yè)培訓，獲得報關員、報檢員資格證書或相關職業(yè)技能證書。（二）硬件設施1.配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、掃描儀等，確保設備性能穩(wěn)定，能夠滿足日常工作需求。2.建立安全可靠的網絡環(huán)境，保障數據傳輸的及時性和準確性，防止數據泄露和網絡攻擊。3.擁有專門的文件存儲和管理區(qū)域，配備文件柜、書架等設備，用于存放報關報檢相關的文件和資料。（三）軟件系統(tǒng)1.安裝正版的報關報檢軟件，如單一窗口系統(tǒng)、報關申報系統(tǒng)、報檢申報系統(tǒng)等，確保軟件版本更新及時，功能完善。2.建立企業(yè)內部的管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)報關報檢數據的電子化管理和共享，提高工作效率和管理水平。3.配置必要的殺毒軟件和防火墻，保障計算機系統(tǒng)和網絡的安全。三、詳細步驟（一）報關報檢管理前期準備1.企業(yè)注冊備案根據海關和檢驗檢疫機構的要求，準備企業(yè)注冊備案所需的材料，包括營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構代碼證、稅務登記證等。登錄海關和檢驗檢疫機構指定的網站，按照系統(tǒng)提示進行注冊登記，填寫企業(yè)基本信息、經營范圍、人員情況等內容，并上傳相關材料。提交注冊申請后，等待海關和檢驗檢疫機構的審核。審核通過后，領取企業(yè)注冊備案證書或相關電子憑證。2.商品歸類和編碼確定對進出口商品進行詳細的了解和分析，包括商品的名稱、規(guī)格、型號、用途、成分等信息。根據《中華人民共和國海關進出口稅則》和相關歸類規(guī)則，確定商品的正確歸類和編碼。對于復雜或難以歸類的商品，可以咨詢海關歸類部門或專業(yè)的歸類咨詢機構，確保商品歸類的準確性。3.單證準備根據進出口貿易方式和商品的特點，準備所需的報關報檢單證，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、合同、原產地證書等。確保單證內容真實、準確、完整，與實際貨物相符。單證的格式和填寫要求應符合海關和檢驗檢疫機構的規(guī)定。對單證進行分類整理和編號，建立單證檔案，便于管理和查詢。（二）報關申報流程1.數據錄入登錄報關申報系統(tǒng)，選擇相應的申報項目和報關單類型。根據準備好的單證內容，準確錄入報關單數據，包括收發(fā)貨人信息、商品信息、運輸信息、貿易方式等。錄入完成后，對數據進行仔細核對，確保數據的準確性和完整性。2.數據審核和提交報關申報系統(tǒng)對錄入的數據進行邏輯審核，檢查數據是否符合海關的規(guī)定和要求。如發(fā)現(xiàn)錯誤或異常，系統(tǒng)會提示修改。對審核通過的數據進行確認，生成正式的報關單電子數據，并向海關發(fā)送申報信息。記錄報關單號和申報時間，以便后續(xù)查詢和跟蹤。3.海關審單和查驗海關收到報關申報信息后，對報關單數據進行審核。審核方式包括電子審核和人工審核。根據審核結果，海關可能會要求企業(yè)提供補充單證或進行說明。企業(yè)應及時響應海關的要求，提供所需的資料和信息。海關根據風險評估和監(jiān)管需要，可能會對貨物進行查驗。企業(yè)應配合海關的查驗工作，提供必要的協(xié)助和便利。4.繳納稅費海關審核通過報關單后，確定應繳納的稅費金額，并向企業(yè)發(fā)送稅費繳款通知書。企業(yè)在規(guī)定的時間內，通過銀行柜臺、網上支付等方式繳納稅費。繳納稅費后，及時獲取海關出具的完稅證明或相關電子憑證。5.放行提貨企業(yè)繳納稅費后，海關對貨物進行放行處理。企業(yè)憑海關放行通知書或相關電子信息，到港口、機場等貨物存放地點辦理提貨手續(xù)。提貨時，應檢查貨物的數量、質量和包裝是否與單證相符，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與相關方溝通解決。（三）報檢申報流程1.報檢信息錄入登錄報檢申報系統(tǒng)，選擇相應的報檢項目和報檢單類型。按照報檢單的要求，準確錄入報檢信息，包括報檢人信息、貨物信息、發(fā)貨人信息、收貨人信息等。錄入完成后，對報檢信息進行審核和確認。2.報檢資料提交將報檢單和相關的隨附單證（如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、合同、質量證明文件等）以電子或紙質形式提交給檢驗檢疫機構。確保提交的資料真實、準確、完整，符合檢驗檢疫機構的要求。3.檢驗檢疫機構審核檢驗檢疫機構收到報檢信息和資料后，對其進行審核。審核內容包括報檢資格、報檢信息的準確性、隨附單證的完整性等。如審核發(fā)現(xiàn)問題，檢驗檢疫機構會及時通知企業(yè)進行修改或補充。4.檢驗檢疫實施根據商品的種類和檢驗檢疫要求，檢驗檢疫機構可能會對貨物進行不同形式的檢驗檢疫，如抽樣檢驗、現(xiàn)場查驗、實驗室檢測等。企業(yè)應配合檢驗檢疫機構的工作，提供必要的檢驗檢疫條件和協(xié)助。5.出證放行檢驗檢疫合格的貨物，檢驗檢疫機構出具相關的檢驗檢疫證書或放行單。企業(yè)憑檢驗檢疫證書或放行單辦理后續(xù)的通關、結匯、退稅等手續(xù)。（四）報關報檢后續(xù)管理1.單證歸檔和保管報關報檢業(yè)務完成后，及時將相關的單證進行整理和歸檔。歸檔內容包括報關單、報檢單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、合同、原產地證書、檢驗檢疫證書等。建立完善的單證檔案管理制度，明確檔案的保管期限、保管方式和查閱權限。定期對單證檔案進行盤點和清理，確保檔案的完整性和準確性。2.數據統(tǒng)計和分析對報關報檢業(yè)務數據進行統(tǒng)計和分析，包括進出口貨物的數量、金額、品種、貿易方式、原產地等信息。通過數據分析，了解企業(yè)的進出口業(yè)務狀況和發(fā)展趨勢，發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在的風險。根據數據分析結果，制定相應的改進措施和營銷策略，提高企業(yè)的經濟效益和管理水平。3.風險評估和控制建立報關報檢風險管理體系，對報關報檢業(yè)務中的各種風險進行識別、評估和控制。風險識別主要包括政策法規(guī)風險、市場風險、信用風險、操作風險等。風險評估采用定性和定量相結合的方法，確定風險的等級和影響程度。針對不同的風險，制定相應的風險應對措施，如加強政策法規(guī)學習、優(yōu)化業(yè)務流程、建立信用評估機制、加強內部審計等。4.與相關部門的溝通和協(xié)調保持與海關、檢驗檢疫機構、貨代、船代等相關部門和企業(yè)的密切溝通和聯(lián)系。及時了解國家政策法規(guī)的變化和調整，以及海關和檢驗檢疫機構的監(jiān)管要求和工作動態(tài)。積極配合相關部門的工作，遇到問題及時溝通解決，共同營造良好的貿易環(huán)境。四、質量體系要素管理（一）文件控制1.建立文件管理制度，明確文件的起草、審核、批準、發(fā)布、修訂、廢止等流程和權限。2.對報關報檢管理相關的文件進行分類管理，如法律法規(guī)、政策文件、企業(yè)內部規(guī)章制度、操作規(guī)程、單證模板等。3.定期對文件進行評審和更新，確保文件的有效性和適用性。4.對文件的發(fā)放、借閱、回收等進行嚴格的登記和管理，防止文件的丟失和濫用。（二）記錄管理1.設計科學合理的記錄表格，用于記錄報關報檢業(yè)務的各個環(huán)節(jié)和重要信息，如報關單錄入記錄、報檢單審核記錄、稅費繳納記錄、查驗記錄、檢驗檢疫結果記錄等。2.要求員工及時、準確、完整地填寫記錄，確保記錄的真實性和可追溯性。3.對記錄進行分類整理和歸檔，建立記錄檔案，便于查詢和使用。4.按照規(guī)定的期限保存記錄，期滿后按照相關程序進行銷毀處理。（三）人員培訓和能力提升1.制定員工培訓計劃，定期組織報關報檢業(yè)務培訓，培訓內容包括法律法規(guī)、政策解讀、業(yè)務流程、系統(tǒng)操作等。2.鼓勵員工參加行業(yè)內的培訓課程和學術交流活動，拓寬知識面和視野。3.建立員工能力評估機制，定期對員工的業(yè)務能力和工作績效進行考核和評價。4.根據員工的能力和發(fā)展需求，為員工提供晉升機會和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。（四）內部審核和管理評審1.定期開展內部審核工作，對報關報檢管理質量體系的運行情況進行全面檢查和評估。2.內部審核的內容包括文件執(zhí)行情況、記錄完整性、業(yè)務流程合規(guī)性、風險控制措施有效性等。3.對內部審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時制定整改措施，明確責任人和整改期限，跟蹤整改效果。4.每年至少開展一次管理評審，由企業(yè)高層管理人員對質量體系的適宜性、充分性和有效性進行評審。5.根據管理評審的結果，對質量體系進行調整和改進，確保質量體系持續(xù)滿足企業(yè)發(fā)展的需要。五、常見問題與排錯提示（一）報關報檢數據錄入錯誤1.問題表現(xiàn)：報關單或報檢單數據錄入錯誤，如商品編碼、數量、金額、收發(fā)貨人信息等填寫錯誤。2.排錯提示：在數據錄入前，仔細核對單證內容，確保數據的準確性。錄入完成后，認真進行審核和檢查。如發(fā)現(xiàn)錯誤，及時在系統(tǒng)中進行修改，并重新提交申報信息。3.預防措施：加強員工的業(yè)務培訓，提高數據錄入的準確性和規(guī)范性。建立數據審核機制，對錄入的數據進行二級審核，確保數據質量。（二）單證提交不完整或不符合要求1.問題表現(xiàn)：提交的報關報檢單證不完整，缺少必要的文件或資料；單證內容不符合海關和檢驗檢疫機構的規(guī)定和要求。2.排錯提示：在提交單證前，認真查閱海關和檢驗檢疫機構的相關規(guī)定和要求，清單式核對所需的單證和資料。如發(fā)現(xiàn)單證不完整或不符合要求，及時補充或修改。3.預防措施：建立單證管理制度，明確單證的準備和提交要求。定期對單證進行檢查和整理，確保單證的完整性和合規(guī)性。（三）海關或檢驗檢疫機構退單1.問題表現(xiàn)：海關或檢驗檢疫機構對報關報檢申報信息進行審核后，認為存在問題，將申報信息退回企業(yè)要求修改。2.排錯提示：收到退單通知后，仔細閱讀退單原因和要求，按照要求及時修改申報信息。修改完成后，重新提交申報信息。3.預防措施：加強對報關報檢業(yè)務的管理和審核，確保申報信息的準確性和完整性。及時關注海關和檢驗檢疫機構的政策法規(guī)變化和審核標準調整，避免因不符合要求而被退單。（四）貨物查驗不通過1.問題表現(xiàn)：海關或檢驗檢疫機構對貨物進行查驗后，發(fā)現(xiàn)貨物存在質量問題、數量不符、規(guī)格不符等情況，導致查驗不通過。2.排錯提示：如貨物查驗不通過，應積極配合海關或檢驗檢疫機構的工作，了解問題所在，并按照要求進行整改。如需要，提供相關的證明材料和解決方案。3.預防措施：加強對貨物的質量控制和管理，確