PAGE公共衛(wèi)生檔案室制度一、總則（一）目的為加強公共衛(wèi)生檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公共衛(wèi)生工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及公共衛(wèi)生相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案管理工作，包括但不限于疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、健康教育、婦幼保健、基層醫(yī)療衛(wèi)生等方面形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公共衛(wèi)生檔案室負(fù)責(zé)集中管理本公司/組織內(nèi)公共衛(wèi)生相關(guān)檔案，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映公共衛(wèi)生工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定和完善公共衛(wèi)生檔案室的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公共衛(wèi)生檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公共衛(wèi)生決策、業(yè)務(wù)工作和社會公眾提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對本公司/組織內(nèi)各部門公共衛(wèi)生檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公共衛(wèi)生檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理的要求，定期將本部門形成的公共衛(wèi)生檔案移交檔案室集中管理。3.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。負(fù)責(zé)本部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理的法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，保守檔案機密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，熟悉檔案管理信息系統(tǒng)的操作，提高檔案管理工作效率。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公共衛(wèi)生工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。5.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.疾病預(yù)防控制檔案包括傳染病報告卡、疫情監(jiān)測資料、疫苗接種記錄、消毒監(jiān)測報告、病媒生物監(jiān)測數(shù)據(jù)等。2.衛(wèi)生監(jiān)督檔案涵蓋衛(wèi)生許可證發(fā)放檔案、監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書、抽檢報告等。3.健康教育檔案有健康教育計劃、宣傳資料、活動記錄、效果評估報告等。4.婦幼保健檔案包含孕產(chǎn)婦保健手冊、兒童保健手冊、出生醫(yī)學(xué)證明存根、婚前醫(yī)學(xué)檢查記錄等。5.基層醫(yī)療衛(wèi)生檔案如居民健康檔案、家庭醫(yī)生簽約服務(wù)記錄、基本公共衛(wèi)生服務(wù)項目實施資料等。6.其他與公共衛(wèi)生相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進行保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、類別、保管期限進行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照公共衛(wèi)生檔案的類別，分為疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、健康教育、婦幼保健、基層醫(yī)療衛(wèi)生等大類，再根據(jù)具體內(nèi)容進行二級、三級分類。2.編號為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的公共衛(wèi)生檔案整理完畢，移交檔案室歸檔。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室應(yīng)對接收的檔案進行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案應(yīng)及時退回原部門補充完善。（二）保管期限1.永久保管涉及重大公共衛(wèi)生事件、具有重要歷史價值和憑證作用的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對紙質(zhì)檔案進行分類存放。庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。2.電子檔案采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，應(yīng)制定電子檔案的遷移和轉(zhuǎn)換計劃，防止因技術(shù)更新等原因?qū)е码娮訖n案無法讀取。（四）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)進行登記。3.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案的保密工作，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)制和傳播。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案的安全和保密。2.優(yōu)先滿足公共衛(wèi)生工作的實際需要，為決策、業(yè)務(wù)開展和社會服務(wù)提供支持。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)工作人員因工作需要查閱公共衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。檔案室應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱外單位因工作需要借閱本公司/組織公共衛(wèi)生檔案的，應(yīng)提前向檔案室提交借閱申請函，說明借閱理由、檔案內(nèi)容和借閱期限等。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自銷毀檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制公共衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案室應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱和復(fù)制情況進行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用內(nèi)容、歸還時間等信息，以便對檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對公共衛(wèi)生檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值與保管成本相適應(yīng)，對失去保存價值的檔案及時進行銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估。2.查閱檔案的形成背景、內(nèi)容、歷史作用等，判斷檔案是否仍具有保存價值。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，了解檔案在實際工作中的利用情況。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案進行登記，注明銷毀時間、地點、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公共衛(wèi)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的快速錄入，支持批量錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，并確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，對借閱過程進行全程跟蹤和管理。4.統(tǒng)計分析能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全保密具備完善的安全保密機制，對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和非法訪問。（三）數(shù)據(jù)管理1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)