檔案目錄格式規(guī)范一、前言檔案目錄作為檔案管理與利用的關(guān)鍵工具，其規(guī)范性直接影響檔案檢索的效率與準(zhǔn)確性，亦是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。為確保檔案資源的系統(tǒng)性、可識(shí)別性與可追溯性，促進(jìn)信息共享與業(yè)務(wù)協(xié)同，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為各類(lèi)檔案目錄的編制提供統(tǒng)一指導(dǎo)，適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及各類(lèi)組織的檔案管理工作。二、基本原則（一）客觀性原則目錄信息應(yīng)忠實(shí)反映檔案的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，避免主觀臆斷或模糊表述。檔案的題名、責(zé)任者、日期等核心要素需與檔案原件保持一致。（二）系統(tǒng)性原則目錄編制應(yīng)遵循檔案形成的自然規(guī)律與內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案之間的有機(jī)銜接。不同層級(jí)、不同類(lèi)型的檔案目錄應(yīng)形成統(tǒng)一體系，便于整體管理與宏觀查閱。（三）規(guī)范性原則目錄的項(xiàng)目設(shè)置、著錄規(guī)則、編排順序及格式表達(dá)等應(yīng)符合本規(guī)范要求，力求統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)，確保目錄的嚴(yán)肅性與權(quán)威性。（四）易用性原則目錄應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于理解和使用。檢索標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰醒目，著錄文字應(yīng)規(guī)范易懂，便于各類(lèi)用戶快速定位所需檔案信息。（五）擴(kuò)展性原則在滿足當(dāng)前檔案管理需求的基礎(chǔ)上，目錄格式應(yīng)具備一定的靈活性與擴(kuò)展性，以適應(yīng)未來(lái)檔案管理模式的發(fā)展和新技術(shù)應(yīng)用的要求。三、目錄基本結(jié)構(gòu)與內(nèi)容規(guī)范檔案目錄通常包含案卷級(jí)目錄與文件級(jí)目錄兩個(gè)主要層級(jí)。根據(jù)管理需求，可酌情增設(shè)全宗目錄、分類(lèi)目錄等。（一）案卷級(jí)目錄案卷級(jí)目錄用以揭示一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件集合（即案卷）的基本信息。其核心著錄項(xiàng)目包括：1.案卷號(hào)：賦予案卷的唯一順序編號(hào)，應(yīng)反映案卷在全宗內(nèi)或分類(lèi)體系中的位置。編號(hào)規(guī)則應(yīng)統(tǒng)一，便于排序與查找。2.案卷題名：對(duì)卷內(nèi)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確概括與精煉表述。應(yīng)包含制發(fā)單位、問(wèn)題、文種等核心要素，如“XX公司關(guān)于2023年度人事調(diào)動(dòng)的通知與批復(fù)”。3.責(zé)任者：案卷內(nèi)文件的形成單位或個(gè)人。若為多個(gè)責(zé)任者，可選擇主要責(zé)任者，并注明“等”。4.起止日期：案卷內(nèi)文件形成的最早日期與最晚日期。日期表述應(yīng)采用規(guī)范的年月日格式。5.保管期限：根據(jù)檔案價(jià)值劃定的保管期限，如永久、定期（長(zhǎng)期、短期）等，需與檔案保管期限表一致。6.卷內(nèi)文件數(shù)量：卷內(nèi)包含的文件總份數(shù)，以“件”或“頁(yè)”為單位，需注明單位。7.備注：用以記錄案卷需要說(shuō)明的特殊情況，如缺損、復(fù)制件、密級(jí)等。若無(wú)需說(shuō)明，此項(xiàng)可空置或標(biāo)注“無(wú)”。（二）文件級(jí)目錄文件級(jí)目錄是對(duì)案卷內(nèi)每份文件的詳細(xì)著錄，是精準(zhǔn)檢索的基礎(chǔ)。其核心著錄項(xiàng)目包括：1.順序號(hào)/件號(hào)：文件在所屬案卷內(nèi)的排列順序號(hào)，通常從“1”開(kāi)始依次編排。2.文件題名/標(biāo)題：文件的正式名稱，應(yīng)完整、準(zhǔn)確。若無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)或補(bǔ)充，并在備注中說(shuō)明。3.責(zé)任者：文件的形成單位或個(gè)人，著錄要求同案卷級(jí)目錄。4.文號(hào)/編號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)賦予的發(fā)文編號(hào)，如“X辦發(fā)〔2023〕X號(hào)”。若無(wú)文號(hào)，此項(xiàng)可空置。5.日期：文件的成文日期或收文日期，以文件標(biāo)注日期為準(zhǔn)，采用規(guī)范的年月日格式。6.所在頁(yè)碼：文件在案卷中的起始頁(yè)碼和終止頁(yè)碼，便于快速定位。7.備注：記錄文件的特殊狀態(tài)，如附件數(shù)量、是否為原件、修改情況等。四、目錄編排與格式要求（一）整體編排1.層級(jí)關(guān)系：案卷級(jí)目錄與文件級(jí)目錄應(yīng)明確對(duì)應(yīng)，文件級(jí)目錄通常緊隨其所屬案卷級(jí)目錄之后，或通過(guò)索引方式關(guān)聯(lián)。2.排序規(guī)則：目錄應(yīng)按照一定邏輯順序排列，如年度、組織機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、文號(hào)、時(shí)間等，排序依據(jù)需在目錄說(shuō)明中注明。（二）項(xiàng)目格式1.項(xiàng)目名稱：應(yīng)采用規(guī)范、統(tǒng)一的名稱，如“案卷號(hào)”、“文件題名”等，避免使用俗稱或簡(jiǎn)稱。2.信息表達(dá)：*文字：應(yīng)使用規(guī)范漢字，避免錯(cuò)別字、異體字（除特定歷史文獻(xiàn)外）。*數(shù)字：日期、數(shù)量、編號(hào)等數(shù)字的表達(dá)應(yīng)統(tǒng)一，日期采用“YYYY年MM月DD日”格式（如“2023年05月10日”），數(shù)量使用阿拉伯?dāng)?shù)字。*標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保持一致性。3.表格形式：目錄推薦采用表格形式編制，清晰列示各著錄項(xiàng)目。表格應(yīng)設(shè)置合理的列寬，確保內(nèi)容完整顯示。表頭應(yīng)明確各列對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目名稱。4.字體與字號(hào)：為保證可讀性，目錄編制應(yīng)選用清晰易辨的字體（如宋體、仿宋）和適當(dāng)字號(hào)，正文與標(biāo)題字號(hào)應(yīng)有區(qū)分。一般而言，標(biāo)題字號(hào)略大于正文。5.行距與間距：行間距、段間距應(yīng)設(shè)置合理，避免過(guò)密或過(guò)疏，以視覺(jué)舒適為宜。（三）目錄封面與備考表（可選）1.目錄封面：若為裝訂成冊(cè)的紙質(zhì)目錄，封面應(yīng)包含目錄名稱（如“XX單位XX年度文書(shū)檔案案卷目錄”）、編制單位、編制日期等信息。2.備考表：置于目錄末尾，用于說(shuō)明目錄編制、修改、補(bǔ)充等情況，包括編制人、審核人、編制日期及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。五、編制與管理建議1.統(tǒng)一性：同一單位或系統(tǒng)內(nèi)，檔案目錄的格式規(guī)范應(yīng)保持一致，確保信息交流無(wú)障礙。2.準(zhǔn)確性：著錄過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案原件，確保目錄信息與檔案內(nèi)容相符。3.完整性：目錄項(xiàng)目應(yīng)盡可能完整，避免關(guān)鍵信息缺失，以滿足不同利用需求。4.規(guī)范化工具：鼓勵(lì)使用專業(yè)的檔案管理軟件或辦公自動(dòng)化工具進(jìn)行目錄編制，以提高效率并確保格式統(tǒng)一。對(duì)于電子目錄，應(yīng)注意數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)化與兼容性。5.動(dòng)態(tài)更新：檔案目錄應(yīng)根據(jù)檔案的增減、變動(dòng)情況及時(shí)更新，保持其時(shí)效性與準(zhǔn)確性。6.備份與保管：電子目錄應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；紙質(zhì)目錄應(yīng)妥善保管，防止污損、霉變。六、結(jié)語(yǔ)