會議紀要編寫規(guī)范及執(zhí)行記錄表應用指南一、適用場景與核心價值本規(guī)范及記錄表適用于各類企業(yè)內部會議，包括但不限于項目啟動會、周/月度例會、跨部門協(xié)調會、專題研討會、決策評審會等。通過標準化會議紀要的編寫與執(zhí)行跟蹤，可實現(xiàn)會議成果的可視化、責任分配的明確化及后續(xù)行動的可追溯化，避免“議而不決、決而不行”的問題，提升會議效率與組織執(zhí)行力。二、會議紀要標準化操作流程（一）會前：信息準備與框架搭建明確會議核心目標會議發(fā)起人需提前明確會議主題、預期成果（如決策事項、需解決的問題、需輸出的行動計劃），并通知參會人員。收集基礎信息并預發(fā)資料會議組織者提前收集會議基本信息（時間、地點、參會人、議程），并將相關背景資料、議題說明等發(fā)送至參會人，保證與會者提前熟悉內容。準備記錄工具根據(jù)會議重要性選擇記錄方式：常規(guī)會議可使用本規(guī)范模板電子版；重要決策會議建議同步錄音（需提前告知參會人），便于后續(xù)核對關鍵信息。（二）會中：精準記錄核心要素記錄基本信息會議名稱：需體現(xiàn)會議主題（如“項目Q3進度協(xié)調會”）；時間：起止時間（精確到分鐘，如“2023年10月26日14:00-16:30”）；地點：線下會議室編號/線上會議平臺名稱；主持人、記錄人：姓名用“”代替（如“主持人：經(jīng)理”“記錄人：*專員”）；參會人員：列出所有參會人（含部門/職務，如“開發(fā)部：工程師”“市場部：主管”），標注請假人員（注明原因）。聚焦議題與討論要點按議程順序記錄每個議題的討論過程，重點記錄：不同觀點的摘要（避免逐字記錄，提煉核心分歧與共識）；關鍵數(shù)據(jù)、引用的文件或案例（如“根據(jù)《項目可行性報告》第三條數(shù)據(jù)…”）；未達成一致的爭議點（需明確標注“待進一步討論”）。鎖定決議與待辦事項決議事項：清晰記錄最終結論（如“同意采用A方案，預算控制在10萬元以內”）；待辦事項：需包含“任務描述、負責人、截止時間、交付成果”四要素（如“完成用戶調研報告——負責人：*專員，截止時間：2023年11月5日，交付成果：PDF版調研報告”）。（三）會后：整理、審核與分發(fā)24小時內完成初稿記錄人根據(jù)會議記錄及錄音（如有），在24小時內整理紀要初稿，保證信息準確、語言簡潔，重點突出決議與待辦事項。審核與確認初稿完成后提交主持人審核，重點核對決議準確性、待辦事項完整性；涉及多部門待辦的，需發(fā)送至相關負責人確認，避免責任模糊。正式分發(fā)與存檔審核通過后，在1個工作日內將紀要發(fā)送至所有參會人及相關部門抄送人，并同步更新至公司共享文檔平臺（如OA系統(tǒng)、企業(yè)云文檔），注明“會議紀要-最終版”及存檔路徑。（四）執(zhí)行：跟蹤與閉環(huán)管理同步更新執(zhí)行記錄表在分發(fā)會議紀要的同時將待辦事項錄入《會議執(zhí)行記錄表》（見模板），明確“負責人、當前狀態(tài)（進行中/已完成/延期）、完成時間、實際交付成果”。定期跟進與提醒記錄人每周對照執(zhí)行記錄表，對未完成的待辦事項進行口頭/書面提醒；負責人需在截止時間前1天反饋進度，若需延期，需提前說明原因并更新截止時間。閉環(huán)確認與復盤待辦事項完成后，負責人提交交付成果至記錄人，記錄人在執(zhí)行記錄表中標注“已完成”及完成日期；對于未按時完成的任務，需在下次會議中復盤原因，明確改進措施。三、會議紀要模板及執(zhí)行記錄表示例表1：會議紀要模板會議名稱項目Q3進度協(xié)調會會議時間2023年10月26日14:00-16:30會議地點線下3號會議室/騰訊會議主持人*經(jīng)理（項目總監(jiān)）記錄人*專員（項目組）參會人員主管（開發(fā)部）、專員（測試部）、*助理（市場部）等請假人員*工（技術部，因出差）會議議程討論要點決議事項待辦事項1.Q2項目進度回顧主管匯報：Q2完成前端開發(fā)60%，測試部發(fā)覺3個核心bug，需優(yōu)化。專員補充：市場部反饋用戶對界面交互提出5條建議。無優(yōu)化前端交互邏輯——負責人：*主管，截止時間：11月10日，交付成果：優(yōu)化版前端代碼2.Q3里程碑計劃討論經(jīng)理提出：Q3需完成開發(fā)100%并上線測試。主管建議：增加2名開發(fā)人員，否則可能延期2周。同意增加2名開發(fā)人員，預算由*經(jīng)理審批?！獩Q議：Q3里程碑時間節(jié)點不變，11月30日前完成全部開發(fā)。①提交人員增補申請——負責人：經(jīng)理，截止時間：11月1日，交付成果：OA審批記錄②制定Q3詳細排期表——負責人：主管，截止時間：11月5日，交付成果：Excel版排期表3.上線前宣傳方案*助理建議：11月中旬通過公眾號、社群預熱，需設計宣傳素材。同意宣傳方案，預算控制在5000元內?！獩Q議設計3套宣傳海報——負責人：*助理，截止時間：11月15日，交付成果：JPG海報素材備注|1.下次會議時間：2023年11月9日14:00，同步Q3進度；2.會議資料已至共享文件夾“項目會議/20231026”。|表2：會議執(zhí)行記錄表會議名稱待辦事項負責人計劃完成時間當前狀態(tài)實際完成時間交付成果/備注項目Q3進度協(xié)調會優(yōu)化前端交互邏輯*主管2023-11-10進行中-待提交測試部驗證提交人員增補申請*經(jīng)理2023-11-01已完成2023-10-28OA審批通過截圖制定Q3詳細排期表*主管2023-11-05已完成2023-11-03Excel版排期表（見共享文件夾）設計3套宣傳海報*助理2023-11-15進行中-初稿已完成，待內部評審四、關鍵注意事項與常見問題規(guī)避信息準確性優(yōu)先人名、職務、時間、數(shù)據(jù)等關鍵信息需反復核對，避免模糊表述（如“盡快”“大概”）；爭議性內容需標注“未達成一致”，并明確后續(xù)處理方式（如“下次會議專題討論”）。簡潔性與聚焦性紀要需剔除冗余討論，聚焦“決議”與“行動”，避免寫成流水賬；每個議題的記錄建議控制在300字以內，重點信息可加粗或編號。時效性與責任明確紀要需在會后24小時內發(fā)出，保證待辦事項及時啟動；待辦事項必須明確“唯一負責人”，避免多人負責導致推諉。保密與合規(guī)涉及敏感信息（如未公開決策、財務數(shù)據(jù)）的會議，需在紀要首頁標注“內部保密”