采購申請審批流程模板規(guī)范采購行為與成本控制一、適用范圍與典型應用場景日常辦公物資采購：如文具、耗材、辦公設備等常規(guī)性需求；生產(chǎn)原材料采購：用于產(chǎn)品制造或服務提供的各類原材料、零部件；固定資產(chǎn)采購：如電腦、machinery（機械設備）、辦公家具等單價較高、使用周期長的資產(chǎn)；項目專項采購：為特定項目實施采購的專用設備、服務或材料；委外服務采購：如設計、維修、咨詢等外部服務采購。二、采購申請審批全流程操作指南步驟1：采購需求發(fā)起與申請表填寫責任主體：采購需求部門申請人（如部門專員*）；操作內(nèi)容：申請人確認采購需求的必要性（如“現(xiàn)有設備損壞需更換”“新增崗位配置辦公設備”等），避免重復采購或過度采購；填寫《采購申請審批表》（詳見模板表格），詳細填寫采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總價、用途說明、預算科目及資金來源等信息；附件準備：根據(jù)采購類型補充必要材料，如固定資產(chǎn)采購需提供《固定資產(chǎn)采購需求評估表》，生產(chǎn)原材料采購需提供《物料需求計劃》，委外服務采購需提供《服務需求說明書》。注意事項：預估單價需參考歷史采購價格、市場行情或至少3家供應商的初步報價，保證價格合理性；用途說明需清晰、具體，避免模糊表述（如“辦公用品”需細化至“A4紙500張，70g”）。步驟2：部門負責人審核（必要性及需求合理性）責任主體：需求部門負責人（如部門經(jīng)理*）；操作內(nèi)容：審核采購需求的必要性：結合部門工作計劃、現(xiàn)有物資配置，判斷是否為必需采購（如“是否可內(nèi)部調(diào)配”“是否可延遲采購”）；審核需求合理性：核對采購物品/服務的規(guī)格、數(shù)量是否符合實際工作需要，避免超量采購或過高配置（如“普通崗位是否需配置高端電腦”）；審核預算匹配度：確認申請金額是否在部門年度預算額度內(nèi)，超預算需注明原因并附《預算調(diào)整申請表》。注意事項：審核不通過時需注明退回理由并反饋給申請人，要求修改后重新提交；緊急采購（如生產(chǎn)設備突發(fā)故障）可先口頭溝通，24小時內(nèi)補全書面審批。步驟3：財務部門審核（預算及成本控制）責任主體：財務部門審核人（如財務主管*）；操作內(nèi)容：審核預算合規(guī)性：核對采購項目是否納入年度預算，預算科目使用是否正確（如“辦公費”不得用于“生產(chǎn)原材料”）；審核成本經(jīng)濟性：對比歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格信息，判斷預估單價是否合理，對價格異常（如高于市場均價20%）的項目要求申請人補充比價依據(jù)；審核資金安排：確認采購資金是否落實，避免因資金不足導致采購延誤或違規(guī)墊付。注意事項：對于大額采購（如單筆超過5萬元），財務部門可要求提供《供應商比價表》或《成本分析報告》；對于可共享的物資（如部門間通用設備），需提示申請人優(yōu)先考慮內(nèi)部調(diào)配。步驟4：管理層審批（權限分級與最終決策）責任主體：根據(jù)采購金額及重要性分級審批，如：金額≤5000元：需求部門負責人審批（步驟2完成后生效）；5000元＜金額≤2萬元：分管副總（如運營副總*）審批；金額＞2萬元：總經(jīng)理（如總經(jīng)理*）審批；重大采購（如單筆＞10萬元或涉及核心生產(chǎn)設備）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。操作內(nèi)容：審批人根據(jù)前序環(huán)節(jié)審核意見，重點判斷采購項目的戰(zhàn)略匹配度、投入產(chǎn)出比及風險可控性；審批通過后，在《采購申請審批表》中簽署意見并注明生效日期；審批不通過時，需明確原因并退回至需求部門。注意事項：緊急采購（如影響安全生產(chǎn)或客戶交付的緊急物資）可啟動“綠色審批通道”，由需求部門負責人、財務負責人、分管副總口頭溝通一致后，先執(zhí)行采購并在3個工作日內(nèi)補全書面審批手續(xù)。步驟5：采購執(zhí)行與進度跟蹤責任主體：采購部門專員（如采購員*）；操作內(nèi)容：接收審批通過的《采購申請審批表》，核對采購需求明細，制定采購計劃；根據(jù)采購金額選擇采購方式：小額采購（≤5000元）可從合格供應商庫中比價選擇，大額采購（＞5000元）需組織至少3家供應商比價或公開招標；與供應商簽訂采購合同（明確規(guī)格、價格、交貨期、驗收標準、違約責任等），跟蹤生產(chǎn)/備貨進度，保證按時交付；采購完成后，將供應商信息、合同副本、送貨單等材料反饋給需求部門及財務部門。注意事項：嚴禁未經(jīng)審批擅自采購或變更采購需求（如增減數(shù)量、更換規(guī)格）；供應商需為經(jīng)企業(yè)認定的合格供應商（需在《合格供應商名錄》內(nèi)）。步驟6：驗收與付款結算責任主體：需求部門驗收人（如部門專員）、財務部門付款專員（如會計）；操作內(nèi)容：需求部門收到貨物/服務后，對照《采購申請審批表》及合同要求進行驗收（如數(shù)量清點、質量檢測、功能測試等），填寫《驗收合格單》；驗收不合格的，需在2個工作日內(nèi)書面反饋給采購部門，由采購部門與供應商協(xié)商退換貨或索賠；財務部門憑《采購申請審批表》《驗收合格單》、供應商發(fā)票、合同等單據(jù)辦理付款手續(xù)，通過銀行轉賬支付（禁止現(xiàn)金交易）。注意事項：驗收需由需求部門與使用部門共同參與（如固定資產(chǎn)需由IT部門檢測技術參數(shù)），保證驗收結果客觀；發(fā)票抬頭、稅號等信息需與企業(yè)信息一致，避免因發(fā)票問題影響付款。步驟7：資料歸檔責任主體：采購部門專員（如采購檔案管理員*）；操作內(nèi)容：將《采購申請審批表》《驗收合格單》《采購合同》《供應商送貨單》《發(fā)票》等資料整理成冊，標注采購編號（如“CG-2024-001”）；按采購時間、部門分類歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務器，保存期限不少于5年（固定資產(chǎn)采購檔案保存期限不少于10年）。注意事項：歸檔資料需保證完整、清晰，關鍵信息（如審批意見、驗收結果）不得涂改；如需查閱檔案，需經(jīng)部門負責人及檔案管理員簽字同意。三、采購申請審批表示例采購申請審批表采購基本信息申請單號CG-2024-X（由采購部門自動）申請人*（需求部門專員）聯(lián)系方式*（內(nèi)部辦公電話）申請部門*（如：行政部/生產(chǎn)部）申請日期年月*日預計到貨日期年月*日采購類型□日常辦公物資□生產(chǎn)原材料□固定資產(chǎn)□項目專項□委外服務采購明細清單序號物品/服務名稱1*（如：A4紙）2*（如：筆記本電腦）合計金額（大寫）*（如：人民幣貳萬叁仟伍佰元整）預算科目*（如：行政費用-辦公費/管理費用-固定資產(chǎn)）資金來源□年度預算□專項預算□其他（請注明：*）審批流程記錄審核環(huán)節(jié)審核人部門負責人審核*（部門經(jīng)理）財務部門審核*（財務主管）分管副總審批*（運營副總）總經(jīng)理審批*（總經(jīng)理）附件清單|□《需求說明書》□《比價表》□《合同》□《技術參數(shù)表》□其他：*|

驗收結果|驗收人：*|驗收日期：年月日|□合格□不合格（不合格原因：）|四、使用過程中的關鍵要點提示預算剛性約束：嚴格執(zhí)行“無預算不采購、超預算不審批”原則，確需超預算的，需提前履行預算調(diào)整流程，避免預算外支出。審批權限清晰：按采購金額及重要性分級審批，嚴禁越權審批或合并審批（如將大額采購拆分為小額采購規(guī)避審批）。供應商管理規(guī)范：優(yōu)先從《合格供應商名錄》中選擇供應商，新供應商引入需經(jīng)資質審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書）及樣品測試，保證供應商履約能力。信息真實準確：申請人需對采購信息的真實性、完整性負責，嚴禁虛報、瞞報采購需求（如“以辦公物資名義采購個人用品”）。緊急采購特殊處理：僅限“影響生產(chǎn)、安全或客戶交付”的緊急情況啟動綠色通道，事后需在3個工作日內(nèi)補全審批手續(xù)，并提交《緊急采購情況說明》。成本持續(xù)優(yōu)