銷售業(yè)務(wù)合同標(biāo)準(zhǔn)化簽訂流程工具指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本流程適用于企業(yè)銷售部門與外部客戶簽訂各類產(chǎn)品銷售或服務(wù)合同時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)操作，涵蓋新客戶開(kāi)發(fā)合作、老客戶續(xù)簽合同、訂單金額分級(jí)（常規(guī)合同、大額合同）等場(chǎng)景。無(wú)論是線下實(shí)體交易還是線上服務(wù)交付，均可通過(guò)此流程保證合同簽訂的規(guī)范性、合規(guī)性及高效性，降低合同履約風(fēng)險(xiǎn)，保障雙方合法權(quán)益。二、標(biāo)準(zhǔn)化簽訂操作步驟步驟一：業(yè)務(wù)需求發(fā)起與客戶信息收集需求發(fā)起：銷售代表根據(jù)客戶溝通結(jié)果，確認(rèn)合作意向（產(chǎn)品型號(hào)、服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、初步價(jià)格等），填寫《合同需求申請(qǐng)表》，注明客戶基本信息、合作需求明細(xì)及特殊要求（如交付周期、定制化需求等）。客戶信息核實(shí)：收集客戶主體資格證明材料，包括：企業(yè)客戶：營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人證件號(hào)碼明、如為授權(quán)簽署需提供《授權(quán)委托書》（注明授權(quán)范圍、期限）；個(gè)人客戶：證件號(hào)碼復(fù)印件、聯(lián)系方式及地址確認(rèn)書。注：客戶信息需與證件原件一致，避免虛假或過(guò)期信息導(dǎo)致的合同風(fēng)險(xiǎn)。步驟二：合同文本起草模板選擇：根據(jù)業(yè)務(wù)類型（如產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)合同、框架協(xié)議+訂單附件等），選擇公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板（由法務(wù)部統(tǒng)一制定），不得使用非標(biāo)模板或客戶提供的模板（除非法務(wù)部審核通過(guò)）。條款填寫：嚴(yán)格按照客戶需求及公司政策填寫核心條款，保證以下信息準(zhǔn)確無(wú)誤：合同主體：甲方（公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系方式）、乙方（客戶全稱、證件編號(hào)、地址、聯(lián)系方式）；標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容：產(chǎn)品名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)格與支付：?jiǎn)蝺r(jià)、總價(jià)（大寫+小寫）、幣種、付款方式（如預(yù)付款比例、到款期限、賬戶信息）；交付與驗(yàn)收：交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收流程及標(biāo)準(zhǔn)；違約責(zé)任：明確違約情形、違約金計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決方式（如仲裁/訴訟管轄地）；其他約定：保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同生效條件、份數(shù)等。內(nèi)部預(yù)審：起草完成后，銷售代表需自行核對(duì)條款邏輯性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，保證無(wú)遺漏或矛盾。步驟三：內(nèi)部多級(jí)審核合同需通過(guò)以下環(huán)節(jié)審核，每環(huán)節(jié)審核人需在《合同審批表》簽署意見(jiàn)并記錄時(shí)間：銷售主管審核：重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)條款合理性，包括價(jià)格是否符合銷售政策、交付周期是否可行、客戶需求是否滿足等；法務(wù)部審核：重點(diǎn)審核法律條款合規(guī)性，包括主體資格、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任合法性、爭(zhēng)議解決方式等，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提出修改意見(jiàn)；財(cái)務(wù)部審核：重點(diǎn)審核財(cái)務(wù)條款，包括付款方式與公司現(xiàn)金流匹配、開(kāi)票信息（如稅率、類型）準(zhǔn)確、應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)控制等；總經(jīng)理/授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)最終合同版本進(jìn)行審批，確認(rèn)合同內(nèi)容符合公司戰(zhàn)略及利益，審批通過(guò)后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。注：審核不通過(guò)時(shí)，由銷售代表根據(jù)意見(jiàn)修改后重新提交，直至全部環(huán)節(jié)審核通過(guò)。步驟四：客戶確認(rèn)與溝通合同發(fā)送：將審核通過(guò)后的合同文本（加蓋公司騎縫章的PDF版本）通過(guò)郵件、官方簽約平臺(tái)等方式發(fā)送給客戶聯(lián)系人，注明“請(qǐng)確認(rèn)合同條款，如有異議請(qǐng)于X個(gè)工作日內(nèi)反饋”。客戶反饋處理：客戶無(wú)異議：確認(rèn)簽署人信息（姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式），約定簽署方式（電子簽/紙質(zhì)簽）；客戶提出修改：對(duì)修改條款進(jìn)行評(píng)估，如需調(diào)整內(nèi)部政策，需重新啟動(dòng)內(nèi)部審核流程；如僅文字表述優(yōu)化，可在法務(wù)部確認(rèn)后直接修改，無(wú)需重新審核。簽署授權(quán)確認(rèn)：如客戶為授權(quán)簽署，需要求其提供《授權(quán)委托書》原件或掃描件，核實(shí)授權(quán)范圍與簽署內(nèi)容一致。步驟五：合同簽署與蓋章簽署方式選擇：電子簽：通過(guò)公司合作的電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）發(fā)起流程，合同文本，添加客戶簽署方信息，客戶通過(guò)短信完成簽署，系統(tǒng)自動(dòng)帶電子簽章的合同；紙質(zhì)簽：由銷售代表領(lǐng)取公司蓋章版合同（一式X份，根據(jù)份數(shù)需求確定），與客戶當(dāng)面簽署或郵寄簽署（需客戶寄回原件），保證雙方簽字/蓋章清晰、完整（騎縫章必須覆蓋合同頁(yè)縫）。蓋章規(guī)范：公司公章需加蓋在合同首頁(yè)、尾頁(yè)及簽署頁(yè)，騎縫章需覆蓋所有合同頁(yè)面，保證拆分后無(wú)法篡改；公章由行政部統(tǒng)一保管，簽署前需填寫《用印申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后方可蓋章。步驟六：合同歸檔與履行跟蹤歸檔管理：電子簽合同：由行政部在簽約平臺(tái)歸檔，同步至公司OA系統(tǒng)，命名規(guī)則為“合同編號(hào)-客戶名稱-簽訂日期”；紙質(zhì)簽合同：銷售代表在收到客戶簽署原件后，3個(gè)工作日內(nèi)提交行政部，行政部完成掃描、編號(hào)、存檔（電子+紙質(zhì)原件），更新《合同臺(tái)賬》（包含合同編號(hào)、雙方信息、簽訂日期、金額、履行狀態(tài)、歸檔日期等）。履行跟蹤：銷售部門根據(jù)合同約定履行交付/服務(wù)義務(wù)，財(cái)務(wù)部門跟進(jìn)收款情況，定期（如每月末）向銷售主管反饋合同履行進(jìn)度，對(duì)逾期未履行或未收款的情況及時(shí)預(yù)警并處理。三、常用模板參考表1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門銷售部申請(qǐng)人*客戶名稱*有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼*客戶聯(lián)系人*聯(lián)系方式*合同標(biāo)的產(chǎn)品名稱：型號(hào)服務(wù)內(nèi)容：*數(shù)量/服務(wù)規(guī)模*預(yù)計(jì)金額元（大寫：）交付時(shí)間年月*日前客戶特殊需求（如定制化要求、交付地點(diǎn)等）附件清單□報(bào)價(jià)單□需求確認(rèn)函□客戶資質(zhì)材料□其他：*申請(qǐng)日期年月*日銷售主管意見(jiàn)簽字：*日期：*表2：合同審批表合同編號(hào)XS2024001合同名稱產(chǎn)品銷售合同申請(qǐng)人*客戶名稱*有限公司審核環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)審核人審核日期銷售主管業(yè)務(wù)條款合理，同意提交法務(wù)審核*年月*日法務(wù)部法律條款合規(guī)，無(wú)重大風(fēng)險(xiǎn)*年月*日財(cái)務(wù)部付款方式符合政策，開(kāi)票信息準(zhǔn)確*年月*日總經(jīng)理審批最終版本審批通過(guò)，同意簽署*年月*日四、關(guān)鍵事項(xiàng)提示客戶主體風(fēng)險(xiǎn)：簽約前務(wù)必核實(shí)客戶主體資格，避免與無(wú)民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約，企業(yè)客戶需查驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期及經(jīng)營(yíng)范圍，個(gè)人客戶需核對(duì)證件號(hào)碼有效性。條款嚴(yán)謹(jǐn)性：合同條款需明確、具體，避免使用“大概”“盡快”等模糊表述，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、違約責(zé)任等核心內(nèi)容需量化或可執(zhí)行，防止后續(xù)爭(zhēng)議。修改流程控制：客戶提出的合同修改，無(wú)論大小均需記錄在案并重新審核（僅文字表述優(yōu)化除外），未經(jīng)審核直接簽署可能導(dǎo)致條款無(wú)效或公司利益受損。簽署權(quán)限管理：客戶簽署人需為法定代表人或持有有效《授權(quán)委托書》的授權(quán)代表，簽署前需核對(duì)授權(quán)范圍（如是否包含簽署本合同、是否在授權(quán)期限內(nèi)），越權(quán)簽署可