員工身份識別卡管理規(guī)范與操作流程一、總則為進(jìn)一步規(guī)范公司內(nèi)部管理，保障公司財產(chǎn)與信息安全，明確員工身份識別卡（以下簡稱“識別卡”）的申領(lǐng)、使用、保管及回收等環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)，確保識別卡在公司運營中發(fā)揮其應(yīng)有作用，特制定本規(guī)范與操作流程。本規(guī)范適用于公司全體在職員工、實習(xí)人員及其他經(jīng)公司批準(zhǔn)需長期或臨時在公司區(qū)域內(nèi)活動的人員。所有與識別卡相關(guān)的管理活動，均須遵循本規(guī)范的規(guī)定。二、管理職責(zé)（一）行政部作為識別卡管理的歸口部門，行政部負(fù)責(zé)識別卡管理制度的制定、修訂與解釋；統(tǒng)籌識別卡的設(shè)計、制作、發(fā)放、回收、注銷及相關(guān)信息的維護(hù)工作；監(jiān)督各部門對本規(guī)范的執(zhí)行情況；處理識別卡相關(guān)的異常事件及投訴。（二）各業(yè)務(wù)部門各部門負(fù)責(zé)人為本部門識別卡管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)傳達(dá)并督促本部門人員遵守識別卡管理規(guī)范；及時向行政部報送本部門人員變動信息（如入職、離職、調(diào)動、晉升等），確保識別卡信息的準(zhǔn)確性與時效性；協(xié)助行政部處理本部門員工識別卡遺失、損壞等事宜。（三）安保部安保部負(fù)責(zé)在公司各出入口及指定區(qū)域?qū)T工識別卡的佩戴與出示進(jìn)行查驗；對未按規(guī)定佩戴或使用識別卡的行為進(jìn)行勸阻與記錄，并及時反饋至行政部；協(xié)助追查遺失識別卡的下落，防范冒用風(fēng)險。三、識別卡的申領(lǐng)與制作（一）新員工申領(lǐng)新員工入職時，應(yīng)由人力資源部統(tǒng)一向行政部提交《員工識別卡申領(lǐng)表》，并附員工近期一寸免冠彩色照片（電子版）及身份信息核對材料。行政部在收到完整申請材料后的規(guī)定工作日內(nèi)完成識別卡的制作。（二）卡面信息識別卡正面信息應(yīng)包含員工姓名、工號、所屬部門、職務(wù)及本人照片；背面可印制公司標(biāo)識、緊急聯(lián)系方式及使用須知等。所有信息須清晰、準(zhǔn)確，與員工檔案信息一致。（三）制作規(guī)范識別卡制作應(yīng)采用耐用、防偽的材質(zhì)，確保信息不易磨損、涂改。行政部應(yīng)建立識別卡制作登記臺賬，詳細(xì)記錄每張識別卡的制作時間、領(lǐng)用人信息等。四、識別卡的使用與佩戴（一）佩戴要求全體員工在公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)廠區(qū)及其他指定場所內(nèi)，應(yīng)按規(guī)定佩戴識別卡。佩戴時應(yīng)將識別卡正面朝外，置于胸前或其他易于辨識的位置。生產(chǎn)一線員工可根據(jù)崗位實際情況，在確保身份可辨識的前提下，靈活選擇佩戴方式，但不得影響操作安全。（二）使用規(guī)范識別卡是員工在公司內(nèi)身份的唯一有效證明，僅限本人使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、復(fù)制、涂改、偽造。員工應(yīng)妥善保管識別卡，避免折疊、污損、遺失。在公司范圍內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來、出入特定區(qū)域（如檔案室、機(jī)房、倉庫等）時，應(yīng)主動出示識別卡，配合相關(guān)人員查驗。（三）外來訪客外來訪客需在公司前臺登記，由被訪部門人員陪同，并按規(guī)定申領(lǐng)和佩戴臨時訪客識別卡。臨時識別卡的使用期限不得超過其訪問事由所需的合理時間，使用完畢后須立即交回前臺。五、識別卡的變更、掛失與注銷（一）信息變更當(dāng)員工個人信息（如姓名、部門、職務(wù)等）發(fā)生變動時，所在部門應(yīng)及時通知行政部，行政部核實后安排識別卡信息的更新或重新制作。員工應(yīng)在信息變更后規(guī)定時間內(nèi)交回舊卡，領(lǐng)取新卡。（二）遺失與補辦員工如不慎遺失識別卡，應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報告，并在24小時內(nèi)到行政部辦理掛失手續(xù)，填寫《識別卡遺失補辦申請表》。行政部接到掛失申請后，應(yīng)及時在公司內(nèi)部公告欄或相關(guān)通訊群組發(fā)布遺失公告，聲明原卡作廢。補辦識別卡需繳納一定的工本費，具體標(biāo)準(zhǔn)由行政部另行制定。（三）損壞處理識別卡因自然磨損或意外損壞導(dǎo)致無法正常使用的，員工可憑舊卡到行政部申請更換新卡，行政部視損壞情況決定是否收取工本費。（四）離職與注銷員工離職、調(diào)動（調(diào)離本公司）或退休時，必須在辦理離職手續(xù)時將識別卡交回行政部。行政部在確認(rèn)識別卡收回后，方可辦理后續(xù)離職結(jié)算等手續(xù)。對于逾期未交回的識別卡，行政部有權(quán)進(jìn)行注銷處理，并保留追究相關(guān)人員責(zé)任的權(quán)利。注銷后的識別卡，由行政部統(tǒng)一登記、銷毀。六、安全管理與違規(guī)處理（一）安全管理行政部應(yīng)定期對識別卡的發(fā)放、使用、回收情況進(jìn)行清查核對，確保臺賬記錄與實際情況相符。對于報廢、注銷的識別卡，應(yīng)采取粉碎等方式進(jìn)行銷毀，防止信息泄露或被非法利用。（二）違規(guī)處理對于違反本規(guī)范的行為，行政部將視情節(jié)輕重予以處理：1.首次未按規(guī)定佩戴識別卡者，由安保部或行政部予以口頭提醒和教育。2.多次未按規(guī)定佩戴或故意不配合查驗者，將在部門內(nèi)通報批評。3.轉(zhuǎn)借、涂改識別卡者，將給予警告處分，并責(zé)令限期整改。4.偽造、冒用他人識別卡，或利用識別卡從事違規(guī)違紀(jì)活動者，一經(jīng)查實，將依據(jù)公司相關(guān)獎懲制度給予嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重者將追究其法律責(zé)任。5.因個人原因遺失識別卡后未及時掛失，導(dǎo)致公司財產(chǎn)損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任由個人承擔(dān)。七、附則本規(guī)范由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。各子公司、各部門可根據(jù)本規(guī)范，結(jié)合自身實際情況制定相應(yīng)的實施細(xì)則，但不得與本規(guī)范的基本原則相抵觸。本規(guī)范自發(fā)布之日起正式施行。原有相關(guān)規(guī)定與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準(zhǔn)。---操作流程詳解（一）新員工識別卡申領(lǐng)與發(fā)放流程1.入職通知：人力資源部向新員工發(fā)出入職通知，明確告知識別卡申領(lǐng)事宜。2.材料提交：新員工入職當(dāng)日，提交一寸免冠照片（電子版）至人力資源部。3.表單填寫：人力資源部指導(dǎo)新員工填寫《員工識別卡申領(lǐng)表》，并核對身份信息。4.信息匯總：人力資源部每日（或定期）將匯總的新員工申領(lǐng)信息及照片提交至行政部。5.卡片制作：行政部在收到材料后，于3個工作日內(nèi)完成識別卡制作。6.領(lǐng)取登記：新員工通過人力資源部或直接到行政部指定地點領(lǐng)取識別卡，并在《識別卡發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。（二）識別卡遺失/損壞補辦流程1.口頭掛失：員工發(fā)現(xiàn)識別卡遺失或嚴(yán)重?fù)p壞后，立即向部門負(fù)責(zé)人口頭報告，并盡快前往行政部辦理正式掛失/補辦手續(xù)。2.填寫申請：員工填寫《識別卡遺失/損壞補辦申請表》，詳細(xì)說明原因，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.繳納費用：員工憑審批后的申請表到財務(wù)部繳納補辦工本費（損壞換卡視情況而定）。4.制作與領(lǐng)?。盒姓吭谑盏嚼U費憑證及申請表后，于3-5個工作日內(nèi)完成新卡制作。員工憑本人有效證件領(lǐng)取新卡，并交回舊卡（損壞換卡時）。（三）員工離職/調(diào)動識別卡回收流程1.離職申請：員工提出離職申請，進(jìn)入離職審批流程。2.物品交接：在離職交接環(huán)節(jié)，人力資源部或所在部門提醒員工辦理識別卡交回手續(xù)。3.交回登記：員工將識別卡交回行政部指定人員，行政部在《離職交接清單》上簽字