公司股東大會(huì)會(huì)議紀(jì)要撰寫規(guī)范一、總則為規(guī)范公司股東大會(huì)會(huì)議紀(jì)要（以下簡(jiǎn)稱“會(huì)議紀(jì)要”）的撰寫工作，確保會(huì)議紀(jì)要的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，使其能夠客觀、全面地反映股東大會(huì)的實(shí)際情況，為公司決策和后續(xù)工作提供有效依據(jù)，并符合相關(guān)法律法規(guī)及公司章程的要求，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司股東大會(huì)會(huì)議紀(jì)要的起草、審核、定稿及歸檔等相關(guān)工作。凡公司召開的股東大會(huì)，均應(yīng)按照本規(guī)范要求撰寫會(huì)議紀(jì)要。二、會(huì)議紀(jì)要的基本構(gòu)成要素會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含但不限于以下核心要素，以全面反映股東大會(huì)的全貌：（一）會(huì)議基本信息1.會(huì)議名稱：應(yīng)明確標(biāo)注股東大會(huì)的全稱，例如“XX股份有限公司第X屆第X次股東大會(huì)”。2.會(huì)議屆次：清晰注明本次股東大會(huì)所屬的屆數(shù)及次數(shù)。3.會(huì)議時(shí)間：需精確到年月日及具體時(shí)段，如“某年某月某日上午/下午X時(shí)X分”。4.會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會(huì)議召開的具體地點(diǎn)，包括會(huì)議室名稱或詳細(xì)地址。5.主持人：記錄會(huì)議主持人的姓名及職務(wù)。6.記錄人：記錄會(huì)議記錄人的姓名及職務(wù)。7.出席人員情況：*出席股東及股東代表（含委托代理人）的姓名或名稱、持股數(shù)量、持股比例，以及出席方式（現(xiàn)場(chǎng)或網(wǎng)絡(luò)）。*出席的董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員名單。*列席會(huì)議的其他人員（如法律顧問、見證律師、保薦代表人等）。8.缺席人員情況：重要缺席人員（如部分董事、監(jiān)事）應(yīng)注明原因（如請(qǐng)假、出差等）。（二）會(huì)議召集與召開程序1.會(huì)議召集人：明確本次股東大會(huì)的召集人（通常為董事會(huì)）。2.會(huì)議通知情況：簡(jiǎn)述會(huì)議通知的發(fā)出時(shí)間、方式及主要內(nèi)容，確認(rèn)通知程序符合法律法規(guī)及公司章程規(guī)定。3.會(huì)議召開的合法性聲明：由主持人或律師就本次股東大會(huì)召集與召開程序的合法性進(jìn)行聲明。（三）會(huì)議議程及審議情況這是會(huì)議紀(jì)要的核心部分，應(yīng)逐項(xiàng)詳細(xì)記錄各議案的審議過程及結(jié)果：1.逐項(xiàng)議案審議：按照會(huì)議議程所列順序，逐項(xiàng)記錄議案名稱。2.議案介紹：簡(jiǎn)要記錄議案的提出人及主要內(nèi)容概述（可注明議案詳細(xì)內(nèi)容已載入會(huì)議資料）。3.審議發(fā)言與質(zhì)詢答復(fù)：客觀記錄股東（或其代表）在審議過程中的主要發(fā)言要點(diǎn)、提出的質(zhì)詢，以及公司董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員或相關(guān)負(fù)責(zé)人的答復(fù)要點(diǎn)。對(duì)于爭(zhēng)議性問題或重要觀點(diǎn)，應(yīng)盡可能準(zhǔn)確反映。4.表決情況：*明確每項(xiàng)議案的表決方式（現(xiàn)場(chǎng)投票、網(wǎng)絡(luò)投票或兩者結(jié)合）。*詳細(xì)記錄每項(xiàng)議案的表決結(jié)果：贊成票數(shù)、反對(duì)票數(shù)、棄權(quán)票數(shù)，以及其所占出席會(huì)議有表決權(quán)股份總數(shù)的比例。*明確表決結(jié)果（通過或未通過）。（四）其他重要事項(xiàng)記錄會(huì)議過程中發(fā)生的、除上述議程外的其他需要記載的重要事項(xiàng)，如股東提出的臨時(shí)提案（如有）及其處理情況，或公司作出的特別說明等。（五）會(huì)議結(jié)束記錄會(huì)議結(jié)束時(shí)間，以及主持人對(duì)后續(xù)工作的安排或聲明（如決議公告、紀(jì)要披露等）。三、會(huì)議紀(jì)要的撰寫要求1.客觀真實(shí)：會(huì)議紀(jì)要必須忠實(shí)于會(huì)議實(shí)際情況，如實(shí)記錄會(huì)議過程、發(fā)言內(nèi)容和表決結(jié)果，不得虛構(gòu)、歪曲或遺漏重要信息。對(duì)股東發(fā)言的記錄應(yīng)保持原意，避免主觀臆斷和個(gè)人評(píng)價(jià)。2.準(zhǔn)確規(guī)范：用詞造句應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、準(zhǔn)確，避免使用模糊、歧義或口語化的表述。涉及法律、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)等專業(yè)術(shù)語時(shí)，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語。數(shù)字、名稱、職務(wù)等關(guān)鍵信息務(wù)必核對(duì)無誤。3.完整全面：應(yīng)涵蓋本規(guī)范第二條所列的各項(xiàng)基本要素，確保會(huì)議的主要信息無缺失。對(duì)各項(xiàng)議案的審議和表決情況要逐一清晰記錄。4.簡(jiǎn)明扼要：在保證內(nèi)容完整準(zhǔn)確的前提下，力求文字簡(jiǎn)練、條理清晰，突出重點(diǎn)，避免冗余和不必要的細(xì)節(jié)描述。對(duì)重復(fù)性發(fā)言或與議題無關(guān)的閑聊可不作記錄。5.及時(shí)高效：會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)盡快整理形成會(huì)議紀(jì)要初稿，確保信息的鮮活度和準(zhǔn)確性，以便及時(shí)提交審核和歸檔。四、會(huì)議紀(jì)要的審核與簽署1.初稿審核：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)由記錄人所在部門負(fù)責(zé)人（通常為董事會(huì)秘書或證券事務(wù)代表）進(jìn)行初步審核。2.定稿審核：初步審核后的紀(jì)要應(yīng)提交會(huì)議主持人（通常為董事長(zhǎng)）審核，并根據(jù)需要征求相關(guān)董事、監(jiān)事及高級(jí)管理人員的意見，確保內(nèi)容無誤。3.簽署：審核無誤的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)由主持人、記錄人簽字確認(rèn)，并加蓋公司公章。五、注意事項(xiàng)1.突出重點(diǎn)：重點(diǎn)記錄與議案審議、表決相關(guān)的核心內(nèi)容，以及對(duì)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展可能產(chǎn)生重要影響的股東意見和公司答復(fù)。2.注重細(xì)節(jié)：對(duì)于表決票數(shù)、比例、關(guān)鍵人物姓名職務(wù)等細(xì)節(jié)信息，務(wù)必反復(fù)核對(duì)，確保準(zhǔn)確無誤。3.法律合規(guī)：會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和格式應(yīng)符合《公司法》、《證券法》等相關(guān)法律法規(guī)以及公司章程、股東大會(huì)議事規(guī)則的規(guī)定。如聘請(qǐng)律師見證，可參考律師出具的法律意見書對(duì)會(huì)議程序和表決結(jié)果的描述。4.保密性：在會(huì)議紀(jì)要正式披露前，相關(guān)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露會(huì)議內(nèi)容。5