項目工程聯(lián)系單標(biāo)準(zhǔn)模板與填寫規(guī)范在項目工程管理過程中，各方之間的溝通協(xié)調(diào)至關(guān)重要，而項目工程聯(lián)系單（以下簡稱“聯(lián)系單”）正是實現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵書面工具。它用于傳遞信息、提出請求、答復(fù)疑問、記錄變更或確認事項，是確保項目順利推進、明確責(zé)任、規(guī)避風(fēng)險的重要依據(jù)。為統(tǒng)一管理、提高效率、保證信息傳遞的準(zhǔn)確性與規(guī)范性，特制定本標(biāo)準(zhǔn)模板與填寫規(guī)范。一、項目工程聯(lián)系單標(biāo)準(zhǔn)模板（一）聯(lián)系單頭部信息區(qū)項目內(nèi)容:---------------:-------------------------------------------------------------------**聯(lián)系單編號**（由發(fā)文單位按內(nèi)部管理規(guī)則統(tǒng)一編制）**工程名稱**填寫項目全稱**合同編號**（如涉及特定合同，填寫對應(yīng)合同編號；無則填寫“無”或留空）**發(fā)件單位**填寫單位全稱，并加蓋單位公章或項目專用章**發(fā)件部門/人**填寫具體部門名稱及經(jīng)辦人姓名**聯(lián)系方式**填寫經(jīng)辦人有效聯(lián)系電話及電子郵箱**收件單位**填寫接收單位全稱**收件部門/人**填寫具體接收部門名稱或指定接收人姓名（如明確）**抄送單位**（如有必要，填寫需要知曉本聯(lián)系單內(nèi)容的其他單位，多個單位間用逗號分隔）**發(fā)文日期**填寫聯(lián)系單發(fā)出的年、月、日（XXXX年XX月XX日）（二）聯(lián)系單主體內(nèi)容區(qū)1.事由：*簡明扼要地概括本聯(lián)系單的核心目的或事項。例如：“關(guān)于XX部位設(shè)計變更的確認請求”、“關(guān)于XX材料進場檢驗結(jié)果的通知”、“關(guān)于XX問題協(xié)調(diào)解決的函”等。2.具體內(nèi)容/問題描述：*詳細、清晰、準(zhǔn)確地闡述需溝通、協(xié)調(diào)、請求或說明的具體內(nèi)容。*若涉及先前溝通，可簡要回顧背景信息。*若為問題，需明確問題發(fā)生的時間、地點、具體表現(xiàn)、已采取措施（如有）及當(dāng)前狀態(tài)。*若為請求，需明確請求對方完成的具體工作、達到的標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)要求。*語言應(yīng)客觀、專業(yè)，避免模糊不清或模棱兩可的表述?？煞贮c闡述，條理清晰。3.相關(guān)附件：*列出與本聯(lián)系單內(nèi)容相關(guān)的附件名稱、數(shù)量。例如：“附件1：XX圖紙（編號XXX）共X張”、“附件2：XX檢測報告復(fù)印件1份”。*所有附件應(yīng)加蓋與正文相同的印章（如需），并隨聯(lián)系單一并送達。（三）聯(lián)系單處理要求區(qū)項目內(nèi)容:---------------:-------------------------------------------------------------------**期望回復(fù)日期**填寫希望收件單位給予書面回復(fù)的最遲日期（XXXX年XX月XX日）（如適用）**回復(fù)方式**□書面回復(fù)（需加蓋公章）□郵件回復(fù)□其他：_________（如適用）**處理意見/要求**（針對發(fā)件單位提出的事項，明確希望對方如何處理或給予何種形式的回復(fù)）（四）聯(lián)系單簽批區(qū)發(fā)件單位簽批姓名：_________職務(wù)：_________日期：_________:--------------------:---------------------------------------------（擬稿人）（審核人）姓名：_________職務(wù)：_________日期：_________（簽發(fā)人）姓名：_________職務(wù)：_________日期：_________**收件單位簽收**（簽收人）姓名：_________職務(wù)：_________日期：_________（聯(lián)系方式）（五）聯(lián)系單流轉(zhuǎn)記錄區(qū)（可選，根據(jù)項目管理需要設(shè)置）序號流轉(zhuǎn)部門/單位接收人接收日期處理意見（簡要）轉(zhuǎn)出日期備注:---:------------:-----:-------:---------------:-------:---二、項目工程聯(lián)系單填寫規(guī)范（一）基本原則1.規(guī)范性：嚴格按照本模板格式填寫，不得隨意增刪核心欄目。如需增加補充內(nèi)容，可在“具體內(nèi)容/問題描述”中闡述或另附頁說明，并在聯(lián)系單中注明。2.準(zhǔn)確性：內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，避免猜測、模糊不清或易產(chǎn)生歧義的表述。涉及工程部位、構(gòu)件、材料等，應(yīng)明確其具體名稱、編號或位置。3.完整性：各項信息應(yīng)填寫完整，特別是頭部信息、事由、具體內(nèi)容、簽批等關(guān)鍵部分，不得遺漏。4.清晰性：語言表達應(yīng)簡潔明了、條理清晰，邏輯嚴謹。如需分點說明，建議使用序號。字跡工整（手寫時）或排版規(guī)范（打印時）。5.及時性：在需要溝通協(xié)調(diào)的事項發(fā)生或發(fā)現(xiàn)后，應(yīng)及時發(fā)出聯(lián)系單，避免因延誤造成不必要的損失或影響。6.嚴肅性：聯(lián)系單一旦發(fā)出，即具有一定的嚴肅性和追溯性。填寫人及簽批人應(yīng)對所填內(nèi)容負責(zé)。（二）具體欄目填寫要求1.聯(lián)系單編號：建議采用“項目簡稱-年份-月份-流水號”或公司/項目統(tǒng)一規(guī)定的編碼規(guī)則，確保唯一性和可追溯性。2.工程名稱/合同編號：務(wù)必與合同、招投標(biāo)文件等正式文件保持一致。3.發(fā)件/收件/抄送單位：填寫單位全稱，避免使用簡稱（除非是項目各方均明確認可的標(biāo)準(zhǔn)化簡稱）。4.發(fā)件部門/人、聯(lián)系方式：明確具體經(jīng)辦人及聯(lián)系方式，以便對方及時溝通。5.事由：高度概括，一兩句話點明聯(lián)系單的核心內(nèi)容。例如：“關(guān)于XX區(qū)域土方開挖方案調(diào)整的請示”、“回復(fù)：關(guān)于XX材料品牌確認的函”。6.具體內(nèi)容/問題描述：*背景清晰：必要時簡要說明事項發(fā)生的背景情況。*問題明確：若為提出問題，需清晰描述問題現(xiàn)象、發(fā)生時間、地點、范圍等。*要求具體：若為提出請求或要求，需明確具體內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、完成時限等。*依據(jù)充分：如涉及合同條款、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、會議紀(jì)要等，可簡要提及作為依據(jù)。*邏輯嚴謹：內(nèi)容組織應(yīng)有邏輯性，層次分明。7.相關(guān)附件：如實列出所有附件，附件應(yīng)與聯(lián)系單內(nèi)容緊密相關(guān)，并在附件首頁注明“附件X：XXX（聯(lián)系單編號：XXX）”。8.期望回復(fù)日期、回復(fù)方式：根據(jù)事項緊急程度和復(fù)雜程度，合理設(shè)定期望回復(fù)日期，并明確回復(fù)方式，以便對方配合。9.簽批：發(fā)件單位內(nèi)部簽批手續(xù)應(yīng)齊全，擬稿人、審核人、簽發(fā)人需親筆簽名并注明日期、職務(wù)。收件單位簽收人亦需親筆簽名并注明日期、職務(wù)及聯(lián)系方式。10.流轉(zhuǎn)記錄：如設(shè)置此欄，應(yīng)如實記錄聯(lián)系單的流轉(zhuǎn)過程，確?？勺匪?。（三）注意事項1.份數(shù)：聯(lián)系單一式多份，發(fā)件單位應(yīng)保留正本或副本，并根據(jù)需要發(fā)送給相關(guān)單位。2.傳遞：建議采用可追溯的傳遞方式（如專人送達簽收、掛號信、快遞簽收等），確保聯(lián)系單能準(zhǔn)確送達收件單位。3.存檔：聯(lián)系單及相關(guān)附件、回復(fù)文件等應(yīng)作為項目重要資料妥善保管，按項目檔案管理要求進行歸檔。4.版本控制：如同一事項需多次發(fā)聯(lián)系單，應(yīng)在事由中注明“（續(xù)）”或“第X次”，并引用前次聯(lián)系單編號。5.語氣：行文語氣應(yīng)專業(yè)、禮貌、客觀，即使是提出異議或索賠，也應(yīng)基于事實和合同，避免使