公司重要資料檔案管理制度范本一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司重要資料檔案的管理工作，確保檔案的真實性、完整性、安全性和可利用性，有效保護公司知識產(chǎn)權(quán)與商業(yè)秘密，提高經(jīng)營管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)開展、項目實施等活動中形成的，對公司具有查考利用價值、憑證價值或歷史研究價值的各類重要資料檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司重要資料檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責的管理體制，確保檔案管理工作的有序進行。2.安全保密原則：嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，采取有效措施，防止檔案失泄密、丟失、損毀和篡改。3.規(guī)范有序原則：檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)均應(yīng)遵循本制度規(guī)定，做到手續(xù)完備、條理清晰。4.有效利用原則：在確保安全保密的前提下，積極提供檔案利用服務(wù)，為公司決策、經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展等提供支持。二、管理機構(gòu)與職責（一）管理部門公司綜合管理部（或指定專門檔案管理部門，下同）是公司重要資料檔案的歸口管理部門，負責統(tǒng)籌、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全公司的檔案管理工作。（二）部門職責1.貫徹執(zhí)行國家及上級有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理相關(guān)制度與細則。2.負責公司重要資料檔案的接收、整理、分類、編號、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等具體工作。3.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓，提高公司全員檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。4.負責檔案庫房及檔案管理設(shè)備的規(guī)劃、建設(shè)與維護，確保檔案保管條件符合規(guī)定。5.協(xié)調(diào)處理檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，監(jiān)督各部門檔案管理制度的執(zhí)行情況。（三）各業(yè)務(wù)部門職責1.各部門指定專人（兼職檔案員）負責本部門形成的重要資料的收集、初步整理、定期向綜合管理部歸檔，并協(xié)助綜合管理部進行檔案利用工作。2.嚴格遵守本制度及相關(guān)規(guī)定，確保本部門產(chǎn)生的重要資料及時、完整、準確地歸檔。3.配合綜合管理部開展檔案檢查、鑒定等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）歸檔范圍公司在各項工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料，主要包括但不限于：1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等登記資料；公司章程、股東決議、董事會決議、監(jiān)事會決議；各類管理制度、工作細則、工作計劃、總結(jié)報告；重要會議紀要、記錄；人事任免、獎懲、薪酬、勞動合同等人事資料（由人力資源部按規(guī)定管理，檔案管理部門指導(dǎo)）；2.經(jīng)營管理類：各類合同、協(xié)議（包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等）；市場調(diào)研報告、營銷策劃方案；客戶資料、供應(yīng)商資料；招投標文件、中標通知書；3.財務(wù)會計類：各類會計憑證、賬簿、報表；稅務(wù)登記、納稅申報資料；財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告；融資、投資相關(guān)文件；（由財務(wù)部按規(guī)定管理，檔案管理部門指導(dǎo)）4.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項目立項、計劃、總結(jié)報告；技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準；專利申請、商標注冊、軟件著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)文件；科研成果鑒定、獲獎證書；5.項目管理類：項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目預(yù)算、項目進度報告、項目驗收報告、項目總結(jié)等；6.其他類：重要對外往來函件、法律文書（判決書、裁定書、調(diào)解書、律師函等）；榮譽證書、資質(zhì)證明；公司重要宣傳資料等。（二）歸檔要求1.及時性：各項工作中形成的重要資料，應(yīng)在工作完成后或按規(guī)定時限內(nèi)及時整理并移交歸檔。對于周期性或階段性工作，應(yīng)在周期或階段結(jié)束后及時歸檔。2.完整性：歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，每份文件的正件、附件、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件等應(yīng)一并歸檔。3.準確性：歸檔的文件材料應(yīng)真實反映公司各項活動的客觀情況，內(nèi)容準確無誤，手續(xù)完備。4.規(guī)范性：歸檔的文件材料應(yīng)符合檔案整理規(guī)范要求，紙張規(guī)格統(tǒng)一，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。電子文件應(yīng)確保其真實性、完整性、可用性和安全性。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員負責本部門日常工作中形成的重要資料的收集、積累和初步整理（如排序、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄等）。2.按照規(guī)定的時間（如每月、每季度或項目結(jié)束后），各部門將整理好的檔案材料連同《檔案移交清單》一并向綜合管理部移交。3.綜合管理部檔案管理員對移交的檔案材料進行核查，核對無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認，各執(zhí)一份。四、檔案的整理與保管（一）檔案整理1.分類：檔案應(yīng)按照年度、部門（或業(yè)務(wù)類別）、文件類型等進行科學分類，便于管理和檢索。分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定。2.編號：檔案應(yīng)按照分類方案進行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和可追溯性。3.排列：同一類別、同一編號的檔案應(yīng)按照形成時間或邏輯關(guān)系進行有序排列。4.編目：對整理好的檔案應(yīng)編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄信息應(yīng)規(guī)范、準確。（二）檔案保管1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。2.裝具要求：檔案應(yīng)使用符合國家標準的檔案盒、檔案柜等裝具進行存放，做到整齊有序。3.管理制度：建立健全檔案庫房管理制度，嚴格執(zhí)行庫房出入登記制度。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房應(yīng)履行相應(yīng)手續(xù)。4.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，進行定期備份，并采取有效的安全保密措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法訪問、篡改。五、檔案的利用（一）利用范圍與權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱與其工作職責相關(guān)的檔案。查閱涉密檔案或重要敏感檔案，須經(jīng)部門負責人及綜合管理部負責人（或公司分管領(lǐng)導(dǎo)）批準。2.公司外部單位或人員查閱公司檔案，須持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及綜合管理部負責人（或公司分管領(lǐng)導(dǎo)）批準，并由相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員陪同。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱人、查閱事由、查閱檔案名稱/編號、查閱時間等信息，并按權(quán)限履行審批手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案查閱申請表》提供相應(yīng)檔案。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在指定的閱檔室進行。確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)綜合管理部負責人（或公司分管領(lǐng)導(dǎo)）批準，嚴格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。檔案借出期限一般不超過規(guī)定時間，特殊情況需延期的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。嚴禁撕毀、污損檔案。3.查閱涉密檔案，必須嚴格遵守國家及公司保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.未經(jīng)批準，不得將檔案帶出閱檔室或借閱范圍。5.復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并由檔案管理人員負責復(fù)制、摘錄，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。6.查閱完畢，檔案管理人員應(yīng)核對檔案材料無誤后，在《檔案查閱申請表》或《檔案借閱登記簿》上注明歸還日期。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負責對已到保管期限的檔案進行價值鑒定。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期（如每三至五年）對檔案進行鑒定，提出繼續(xù)保管、限期保管或銷毀的意見。（二）檔案銷毀1.對經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀清冊》，詳細列明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、形成時間、保管期限等內(nèi)容，報檔案鑒定小組審核，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定兩人以上負責監(jiān)銷，確保檔案材料徹底銷毀。監(jiān)銷人在檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期和方式。3.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。4.嚴禁個人私自銷毀任何檔案材料。七、檔案的保密與信息化管理（一）檔案保密1.檔案管理人員及所有接觸檔案的人員必須嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，嚴守檔案秘密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.涉密檔案的管理應(yīng)嚴格按照國家及公司有關(guān)涉密文件管理規(guī)定執(zhí)行，采取特殊的保密措施。3.發(fā)生檔案失泄密事件，應(yīng)立即報告并采取補救措施，并按公司規(guī)定追究相關(guān)人員責任。（二）檔案信息化管理1.積極推進檔案管理信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用。2.電子檔案的形成、積累、歸檔應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進行，并確保其真實性、完整性、有效性和安全性。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定、安全可靠。4.電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。5.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限管理，防止非授權(quán)訪問和操作。八、責任追究對于違反本制度規(guī)定，造成檔案失泄密、丟失、