企業(yè)檔案二合一制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等行業(yè)法律法規(guī)，以及集團(tuán)母公司關(guān)于檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見和企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略要求制定。為防控檔案管理風(fēng)險，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提升檔案資源利用效率，特明確企業(yè)檔案二合一制度的管理規(guī)范。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋檔案電子化與紙質(zhì)化管理全流程，包括但不限于檔案的收集、整理、存儲、利用、安全防護(hù)及銷毀等環(huán)節(jié)。第三條本制度下列核心術(shù)語定義如下：（一）檔案二合一管理：指以數(shù)字化技術(shù)為支撐，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案“同步形成、同步管理、同步利用”的復(fù)合型管理模式。（二）檔案管理風(fēng)險：指因檔案管理不規(guī)范、系統(tǒng)漏洞、操作失誤等導(dǎo)致的檔案遺失、損毀、泄密或合規(guī)性失效等問題。（三）檔案合規(guī)：指檔案管理活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保檔案的真實性、完整性、安全性。第四條檔案二合一管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：所有應(yīng)歸檔文件均納入管理范圍，實現(xiàn)全流程閉環(huán)管控。（二）責(zé)任到人：明確各層級管理職責(zé)，確保責(zé)任主體可追溯。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：以風(fēng)險防控為核心，強(qiáng)化過程監(jiān)督與節(jié)點控制。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)業(yè)務(wù)變化和技術(shù)發(fā)展動態(tài)優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對企業(yè)檔案二合一管理工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌制度建設(shè)、資源保障及重大風(fēng)險處置；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常監(jiān)督考核及跨部門協(xié)調(diào)。第六條設(shè)立企業(yè)檔案二合一管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人及下屬單位代表組成。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：統(tǒng)籌制度體系建設(shè)、協(xié)調(diào)跨部門爭議、審批重大管理方案、監(jiān)督考核落實情況。第七條明確三類主體職責(zé)分工：（一）牽頭部門（檔案管理辦公室）：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案二合一制度建設(shè)、風(fēng)險排查、系統(tǒng)運(yùn)維、培訓(xùn)宣貫及年度評估。（二）專責(zé)部門（合規(guī)部、信息技術(shù)部）：分別負(fù)責(zé)檔案合規(guī)審核及系統(tǒng)技術(shù)保障，推動流程優(yōu)化與風(fēng)險處置。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實檔案形成階段的規(guī)范要求，開展日常風(fēng)險防控，定期自查上報問題。第八條基層執(zhí)行崗責(zé)任包括：（一）崗位合規(guī)承諾：簽署《檔案管理操作規(guī)范承諾書》，明確個人操作紅線。（二）風(fēng)險上報義務(wù)：發(fā)現(xiàn)檔案管理隱患或違規(guī)行為時，須在X日內(nèi)逐級上報。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條檔案形成環(huán)節(jié)管控：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，采用統(tǒng)一格式（如PDF/A），標(biāo)注形成時間、責(zé)任主體及密級信息。禁止性行為：嚴(yán)禁未標(biāo)注密級的涉密文件通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸。重點防控點：防止文件篡改，確保元數(shù)據(jù)完整。第十條檔案收集整理規(guī)范：合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：采用企業(yè)檔案分類編碼體系，紙質(zhì)檔案按年度、門類排序，電子檔案按元數(shù)據(jù)索引管理。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自抽取檔案原件或刪除電子文件。重點防控點：防止重復(fù)收集或遺漏歸檔。第十一條檔案存儲安全要求：合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案存放在恒溫恒濕庫房，電子檔案存儲于專用服務(wù)器，雙機(jī)熱備備份。禁止性行為：嚴(yán)禁將涉密檔案存儲于移動設(shè)備。重點防控點：定期檢測存儲環(huán)境及系統(tǒng)穩(wěn)定性。第十二條檔案利用審批流程：合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：查閱需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案保管部門及業(yè)務(wù)部門雙重審核后授權(quán)，電子檔案通過權(quán)限系統(tǒng)訪問。禁止性行為：嚴(yán)禁違規(guī)復(fù)印涉密檔案。重點防控點：記錄每次查閱人、時間及內(nèi)容。第十三條檔案鑒定與銷毀管理：合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：每年開展檔案鑒定，確定保管期限，到期檔案經(jīng)審批后分類銷毀，紙質(zhì)檔案銷毀需雙人監(jiān)督，電子檔案需物理銷毀存儲介質(zhì)。禁止性行為：嚴(yán)禁未履行鑒定程序銷毀檔案。重點防控點：銷毀記錄需存檔備查。第十四條檔案信息安全防護(hù)：合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：電子檔案系統(tǒng)采用加密傳輸、訪問日志審計、操作權(quán)限分級管理。禁止性行為：嚴(yán)禁越權(quán)訪問或共享密級檔案。重點防控點：定期檢測系統(tǒng)漏洞，及時更新防護(hù)策略。第十五條檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：掃描分辨率不低于300dpi，圖像處理符合《CAD電子文件長期保存要求》，元數(shù)據(jù)采集完整率達(dá)100%。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自修改數(shù)字化成果。重點防控點：建立數(shù)字化質(zhì)量抽檢機(jī)制。第十六條檔案備份與恢復(fù)機(jī)制：合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：電子檔案每日報備份，紙質(zhì)檔案異地存放，建立災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自刪除備份文件。重點防控點：每年開展恢復(fù)演練，確保系統(tǒng)可用性。第十七條檔案交接管理規(guī)范：合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：部門間檔案交接需填寫《檔案交接清單》，雙方簽字確認(rèn)，電子檔案通過系統(tǒng)批量轉(zhuǎn)移。禁止性行為：嚴(yán)禁遺漏交接檔案。重點防控點：交接后雙方核對清單存檔。第四章專項管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動態(tài)更新機(jī)制：每年X月由檔案管理辦公室牽頭，結(jié)合法律法規(guī)變化及業(yè)務(wù)需求修訂制度，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后發(fā)布。第十九條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：每季度開展檔案管理風(fēng)險排查，采用“風(fēng)險矩陣評估法”分級（低/中/高），重大風(fēng)險發(fā)布預(yù)警通知，限期整改。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：嵌入業(yè)務(wù)流程，檔案形成、利用、銷毀等環(huán)節(jié)需經(jīng)專責(zé)部門審查，實行“未經(jīng)審查不得實施”原則。第二十一條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門整改，重大風(fēng)險啟動應(yīng)急預(yù)案，明確牽頭部門、處置時限及上報要求。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)包括：一般違規(guī)通報批評，重大違規(guī)扣減績效，情節(jié)嚴(yán)重者按企業(yè)制度處理。第二十三條評估改進(jìn)機(jī)制：每年X月由領(lǐng)導(dǎo)小組組織第三方評估，針對問題優(yōu)化流程，形成改進(jìn)報告。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)須在年度工作會議上部署檔案管理工作，確保資源投入。第二十五條考核激勵機(jī)制：將檔案合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀案例納入評優(yōu)范圍。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：管理層每年參加合規(guī)履職培訓(xùn)，一線員工每月接受操作規(guī)范培訓(xùn)。第二十七條信息化支撐：通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)流程自動化、風(fēng)險實時監(jiān)控，支持移動查閱。第二十八條文化建設(shè)：發(fā)布《檔案管理合規(guī)手冊》，全員簽署承諾書，設(shè)立宣傳月活動。第二十九條報告制度：每月向領(lǐng)導(dǎo)小組報送風(fēng)險事件，每年發(fā)布年度管理報告，內(nèi)