公司行政制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)相關(guān)準(zhǔn)則制定，同時(shí)參照集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的指導(dǎo)意見，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理實(shí)際需求，旨在規(guī)范行政事務(wù)運(yùn)行秩序，防控專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能。制度的制定與執(zhí)行，兼顧國家法律法規(guī)的強(qiáng)制性要求與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律，通過系統(tǒng)性制度設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)行政管理的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化與合規(guī)化。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋行政事務(wù)管理的全流程，包括但不限于辦公用品采購、辦公環(huán)境維護(hù)、會(huì)議組織、印章管理、檔案管理、后勤保障等場景。各部門及員工應(yīng)嚴(yán)格遵照本制度履行職責(zé)，確保行政管理工作符合制度要求。第三條本制度下列術(shù)語的含義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”指以風(fēng)險(xiǎn)防控為核心，通過制度、流程、技術(shù)等手段對(duì)特定行政領(lǐng)域?qū)嵤┑娜^程管理，包括但不限于采購管理、檔案管理、印章管理等專項(xiàng)領(lǐng)域的規(guī)范化運(yùn)作。其外延涵蓋業(yè)務(wù)操作、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、合規(guī)審查、責(zé)任追究等管理環(huán)節(jié)。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指在行政事務(wù)管理過程中可能出現(xiàn)的操作風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)等，具有可識(shí)別性、可控制性及一定程度的潛在危害性。（三）“XX合規(guī)”指行政事務(wù)管理活動(dòng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部制度要求的狀態(tài)，是企業(yè)管理合法性的基本保障。第四條專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則，即行政管理各環(huán)節(jié)均須納入制度管控范圍，不留管理盲區(qū)；（二）責(zé)任到人原則，即明確各層級(jí)、各崗位的行政管理職責(zé)，確保責(zé)任可追溯；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則，即聚焦高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域與關(guān)鍵環(huán)節(jié)，優(yōu)先配置管控資源；（四）持續(xù)改進(jìn)原則，即根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度，提升管理適應(yīng)性。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司行政管理制度建設(shè)及執(zhí)行負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)審批重大制度修訂及專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)處置方案；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌專項(xiàng)管理工作的日常推進(jìn)，督導(dǎo)各部門落實(shí)制度要求。第六條設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)專項(xiàng)管理工作，審批重大風(fēng)險(xiǎn)處置方案，監(jiān)督評(píng)價(jià)制度執(zhí)行效果，確保管理工作的系統(tǒng)性、權(quán)威性。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)跨部門專項(xiàng)管理工作的協(xié)同推進(jìn)，解決管理中的重大問題；（二）決策審批，對(duì)重大制度修訂、重大風(fēng)險(xiǎn)處置方案進(jìn)行集體審議；（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)，定期組織對(duì)專項(xiàng)管理工作的有效性進(jìn)行評(píng)估，提出改進(jìn)要求。第八條牽頭部門職責(zé)如下：（一）制度建設(shè)，負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度體系的頂層設(shè)計(jì)、修訂與發(fā)布；（二）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，組織開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，建立風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫；（三）監(jiān)督考核，定期檢查制度執(zhí)行情況，對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行考核；（四）培訓(xùn)宣貫，組織全員專項(xiàng)管理制度培訓(xùn)，提升員工合規(guī)意識(shí)。第九條專責(zé)部門職責(zé)如下：（一）業(yè)務(wù)合規(guī)審核，對(duì)采購、檔案等專項(xiàng)業(yè)務(wù)操作進(jìn)行合規(guī)性審查；（二）流程優(yōu)化，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際持續(xù)優(yōu)化專項(xiàng)管理流程；（三）風(fēng)險(xiǎn)處置，牽頭制定并執(zhí)行專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)如下：（一）落實(shí)要求，確保本領(lǐng)域?qū)ｍ?xiàng)管理制度在本單位有效執(zhí)行；（二）風(fēng)險(xiǎn)防控，開展日常風(fēng)險(xiǎn)自查，及時(shí)上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)隱患；（三）記錄歸檔，妥善保存專項(xiàng)管理相關(guān)記錄，支持監(jiān)督考核。第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任如下：（一）崗位合規(guī)承諾，簽署《崗位合規(guī)承諾書》，明確自身合規(guī)義務(wù)；（二）風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或風(fēng)險(xiǎn)隱患應(yīng)及時(shí)向?qū)Ｘ?zé)部門報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條采購管理：業(yè)務(wù)操作須遵循“計(jì)劃申請(qǐng)—供應(yīng)商選擇—招標(biāo)/比選—合同簽訂—履約驗(yàn)收”閉環(huán)流程，其中供應(yīng)商選擇須嚴(yán)格開展盡職調(diào)查，包括資質(zhì)審查、信用評(píng)估、同類項(xiàng)目業(yè)績核實(shí)等。禁止關(guān)聯(lián)交易、利益輸送等違規(guī)行為。重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、招標(biāo)程序合規(guī)性、合同履約風(fēng)險(xiǎn)。第十三條檔案管理：檔案收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)須嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案完整性、安全性。電子檔案應(yīng)定期備份，紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存儲(chǔ)，禁止擅自銷毀、篡改。重點(diǎn)防控檔案丟失、泄密、損毀風(fēng)險(xiǎn)。第十四條印章管理：印章使用須履行審批程序，建立印章使用登記臺(tái)賬，禁止未經(jīng)授權(quán)的印章外借或代用。對(duì)印章保管、使用進(jìn)行定期檢查，重點(diǎn)防范印章被盜用、濫用風(fēng)險(xiǎn)。第十五條會(huì)議組織：會(huì)議通知須明確時(shí)間、地點(diǎn)、議題，重要會(huì)議應(yīng)提前進(jìn)行保密提醒。會(huì)議紀(jì)要須完整記錄決議事項(xiàng)及責(zé)任分工，確?？勺匪?。重點(diǎn)防控會(huì)議泄密、決議落實(shí)不到位風(fēng)險(xiǎn)。第十六條辦公環(huán)境維護(hù)：辦公場所設(shè)施設(shè)備須定期檢查維護(hù)，安全出口須保持暢通，禁止占用消防通道。組織定期安全演練，提升員工應(yīng)急處理能力。重點(diǎn)防控火災(zāi)、設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)。第十七條資金管理：行政經(jīng)費(fèi)使用須遵循預(yù)算管理原則，嚴(yán)格審批權(quán)限，禁止超預(yù)算支出、虛列支出。對(duì)大額支出進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，確保資金使用的合規(guī)性。重點(diǎn)防控資金挪用、浪費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)。第十八條信息安全：辦公系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等數(shù)據(jù)管理須落實(shí)訪問權(quán)限控制、操作日志記錄等安全措施，定期開展安全檢查。員工須妥善保管賬號(hào)密碼，禁止非授權(quán)操作。重點(diǎn)防控?cái)?shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)癱瘓風(fēng)險(xiǎn)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門每年至少組織一次制度評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂專項(xiàng)制度，確保制度適用性。修訂后的制度須按程序發(fā)布實(shí)施。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：各部門每月開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，匯總至牽頭部門進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)發(fā)布預(yù)警通知，明確防控措施及責(zé)任部門。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：將專項(xiàng)審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則。專責(zé)部門對(duì)審查結(jié)果負(fù)責(zé)，確保審查質(zhì)量。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組組織協(xié)同處置。制定應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工及上報(bào)要求。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違規(guī)行為界定處罰標(biāo)準(zhǔn)，包括績效扣減、紀(jì)律處分、法律追責(zé)等。聯(lián)動(dòng)績效考核、員工手冊等制度，確保責(zé)任追究的嚴(yán)肅性。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年組織專項(xiàng)管理體系有效性評(píng)估，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查等方式收集反饋，形成評(píng)估報(bào)告，明確優(yōu)化方向。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須履行專項(xiàng)管理推進(jìn)責(zé)任，定期聽取匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決重大問題，確保制度執(zhí)行力度。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門及個(gè)人年度考核，與績效、評(píng)優(yōu)掛鉤，對(duì)表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開展專項(xiàng)培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職培訓(xùn)，一線員工側(cè)重操作規(guī)范培訓(xùn)。每年至少組織兩次全員培訓(xùn)，提升全員合規(guī)意識(shí)。第二十八條信息化支撐：通過信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，提升管理效率。專責(zé)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)維，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。第二十九條文化建設(shè)：發(fā)布專項(xiàng)合規(guī)手冊，組織簽署合規(guī)承諾書，開展合規(guī)文化活動(dòng)，營造全員合規(guī)氛圍。第三十條報(bào)告制度：各部門每月提交專項(xiàng)管理情況報(bào)告，重大風(fēng)