PAGE衛(wèi)生院技術(shù)檔案管理制度一、總則1.目的衛(wèi)生院技術(shù)檔案是衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健等業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。建立健全技術(shù)檔案管理制度，旨在加強衛(wèi)生院技術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，為衛(wèi)生院的發(fā)展提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研等活動中形成的技術(shù)檔案的管理。3.管理原則技術(shù)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、科學(xué)分類、方便利用的原則。確保技術(shù)檔案的準確性、系統(tǒng)性和完整性，便于查閱和使用。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善衛(wèi)生院技術(shù)檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院的技術(shù)檔案，對各科室技術(shù)檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。負責技術(shù)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定提供技術(shù)檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。定期對技術(shù)檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。負責技術(shù)檔案信息化建設(shè)，建立技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。2.科室兼職檔案員職責負責本科室技術(shù)檔案的收集、整理、初步分類工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。按照檔案管理部門的要求，定期將本科室整理好的技術(shù)檔案移交至檔案管理部門歸檔。協(xié)助檔案管理部門做好本科室技術(shù)檔案的查閱、借閱等工作，及時提供相關(guān)檔案資料。負責本科室技術(shù)檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的形成與收集1.文件材料的形成衛(wèi)生院各科室在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和衛(wèi)生院的工作要求，及時形成各種文件材料。文件材料的形成應(yīng)做到真實、準確、完整、規(guī)范，符合檔案管理的要求。2.收集范圍醫(yī)療文件材料：包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、手術(shù)記錄、護理記錄、醫(yī)囑單、會診記錄、病例討論記錄等。預(yù)防保健文件材料：包括預(yù)防接種記錄、傳染病報告卡、健康檔案、健康教育資料等。教學(xué)文件材料：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、講稿、實習指導(dǎo)、學(xué)生成績評定等?？蒲形募牧希喊蒲许椖可暾垥?、研究方案、實驗記錄、科研論文、成果鑒定材料等。行政管理文件材料：包括衛(wèi)生院的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。其他文件材料：包括與衛(wèi)生院業(yè)務(wù)活動相關(guān)的各種合同、協(xié)議、證書、榮譽等。3.收集要求各科室兼職檔案員應(yīng)及時收集本科室在業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，確保文件材料的完整性和及時性。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。對破損、褪色的文件材料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案的整理與歸檔1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、系統(tǒng)。2.整理方法對收集到的文件材料進行分類，按照醫(yī)療、預(yù)防保健、教學(xué)、科研、行政管理等類別分別整理。同一類別的文件材料按照年度順序排列，年度內(nèi)按照文件的形成時間先后順序排列。對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件的編號、題名、日期、責任者等信息，確保目錄準確、完整。3.歸檔要求各科室兼職檔案員應(yīng)在每年年底前，將本科室整理好的技術(shù)檔案移交至檔案管理部門歸檔。移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案的類別、年度、數(shù)量等信息，雙方簽字確認。檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)及時進行核對、驗收，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回科室重新整理。五、檔案的分類與編號1.分類方法衛(wèi)生院技術(shù)檔案采用二級分類法，即按照檔案的類別分為醫(yī)療檔案、預(yù)防保健檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、行政管理檔案等一級類目，在一級類目下再按照檔案的具體內(nèi)容分為若干二級類目。醫(yī)療檔案可分為門診病歷檔案、住院病歷檔案、檢查檢驗檔案、手術(shù)檔案等二級類目；預(yù)防保健檔案可分為預(yù)防接種檔案、傳染病檔案、健康檔案等二級類目；教學(xué)檔案可分為教學(xué)計劃檔案、教案檔案、實習檔案等二級類目；科研檔案可分為科研項目檔案、科研論文檔案、成果檔案等二級類目；行政管理檔案可分為規(guī)章制度檔案、工作計劃檔案、工作總結(jié)檔案等二級類目。2.編號規(guī)則技術(shù)檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式，其中年度為公元紀年，用4位數(shù)字表示；類別代碼采用大寫字母表示，具體如下：醫(yī)療檔案：YL預(yù)防保健檔案：YF教學(xué)檔案：JX科研檔案：KY行政管理檔案：XG流水號為3位數(shù)字，從001開始依次編號。例如，2023年形成的醫(yī)療檔案中的第12份檔案，編號為2023YL012。六、檔案的保管與保護1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.保管方式技術(shù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的備份和安全。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，存放整齊，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，定期進行備份，并建立電子檔案索引目錄，便于檢索和利用。3.保護措施定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，對字跡模糊、難以辨認的檔案應(yīng)進行字跡恢復(fù)處理。做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲、防霉藥品，安裝防火、防盜報警裝置。嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。七、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定因工作需要查閱技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱規(guī)定的，予以批準，并安排專人負責查閱服務(wù)。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱規(guī)定的，予以批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，應(yīng)向檔案管理部門繳納一定數(shù)額的押金，押金金額根據(jù)檔案的重要程度和借閱期限確定。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標記、污損等。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對技術(shù)檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對技術(shù)檔案進行定期鑒定，制定檔案鑒定標準和方法，審核鑒定結(jié)果。3.鑒定方法鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管狀況等因素，對檔案進行全面審查和分析。對于具有重要歷史價值、科研價值、醫(yī)療價值等的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已失去保存價值和現(xiàn)實利用價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。鑒定小組應(yīng)填寫《檔案鑒定意見書》，詳細記錄鑒定過程和結(jié)果，經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認后存檔。4.銷毀程序經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門。九、檔案管理人員的職責與培訓(xùn)1.職責要求檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，熱愛檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。負責技術(shù)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作。定期對技術(shù)檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。負責技術(shù)檔案信息化建設(shè)，建立和維護技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。積極開展檔案利用工作，為衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。2.培訓(xùn)計劃檔案管理部門應(yīng)制定檔案管理人員培訓(xùn)計劃，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培