PAGE衛(wèi)生院庫(kù)房購(gòu)進(jìn)制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院庫(kù)房管理，規(guī)范藥品、醫(yī)療器械及其他物資的購(gòu)進(jìn)行為，確保購(gòu)進(jìn)的物資質(zhì)量合格、價(jià)格合理、供應(yīng)及時(shí)，滿足衛(wèi)生院醫(yī)療工作的需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院庫(kù)房所有藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材、辦公用品、后勤物資等的購(gòu)進(jìn)管理。3.基本原則合法性原則：購(gòu)進(jìn)的物資必須符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控物資質(zhì)量，確保購(gòu)進(jìn)的物資安全有效。按需購(gòu)進(jìn)原則：根據(jù)衛(wèi)生院實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理安排購(gòu)進(jìn)計(jì)劃，避免積壓和浪費(fèi)。比價(jià)采購(gòu)原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)計(jì)劃管理1.需求預(yù)測(cè)各科室應(yīng)定期根據(jù)本科室業(yè)務(wù)開(kāi)展情況、患者流量、庫(kù)存狀況等因素，對(duì)所需物資進(jìn)行需求預(yù)測(cè)，并填寫(xiě)物資需求申請(qǐng)表。物資需求申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.計(jì)劃制定庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)收集、匯總各科室提交的物資需求申請(qǐng)表，并結(jié)合衛(wèi)生院庫(kù)存情況、采購(gòu)周期等因素，制定月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。對(duì)于緊急需求的物資，各科室可填寫(xiě)緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，庫(kù)房管理人員應(yīng)優(yōu)先安排采購(gòu)。3.計(jì)劃審批采購(gòu)計(jì)劃報(bào)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)衛(wèi)生院的財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)需求等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，并簽署審批意見(jiàn)。經(jīng)審批后的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得擅自更改。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇建立合格供應(yīng)商名錄，采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，審核內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品注冊(cè)證、質(zhì)量體系認(rèn)證、信譽(yù)狀況等。選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)合法、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并將其納入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評(píng)估定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同履行情況等。評(píng)估方式可采用實(shí)地考察供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、查閱供應(yīng)商提供的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、收集用戶反饋意見(jiàn)、與供應(yīng)商溝通交流等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于存在問(wèn)題的供應(yīng)商及時(shí)提出整改意見(jiàn)，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商檔案管理為每個(gè)合格供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、評(píng)估記錄、合作合同、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、售后服務(wù)記錄等。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，便于查詢和追溯。四、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各科室根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫(xiě)物資采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息，并提交至庫(kù)房管理人員。庫(kù)房管理人員對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括物資需求的合理性、庫(kù)存情況等。如采購(gòu)申請(qǐng)合理且?guī)齑娌蛔?，?kù)房管理人員應(yīng)予以受理，并將采購(gòu)申請(qǐng)錄入采購(gòu)管理系統(tǒng)。2.采購(gòu)詢價(jià)采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，在合格供應(yīng)商名錄中選擇不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)方式可采用電話詢價(jià)、郵件詢價(jià)、傳真詢價(jià)等。詢價(jià)內(nèi)容包括物資價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等。采購(gòu)人員應(yīng)認(rèn)真記錄詢價(jià)結(jié)果，并填寫(xiě)詢價(jià)記錄表。詢價(jià)記錄表應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等信息。3.采購(gòu)比價(jià)采購(gòu)人員對(duì)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行整理和分析，比較各供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮物資質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠提供優(yōu)質(zhì)的物資和良好的服務(wù)。采購(gòu)人員填寫(xiě)采購(gòu)比價(jià)表，詳細(xì)記錄各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及比較結(jié)果，并提交至采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。4.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)比價(jià)表后，如無(wú)異議，采購(gòu)人員應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)將合同副本交至庫(kù)房管理人員和財(cái)務(wù)部門(mén)備案。5.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商確認(rèn)訂單信息，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。6.物資驗(yàn)收物資到貨前，庫(kù)房管理人員應(yīng)通知相關(guān)科室準(zhǔn)備驗(yàn)收工作。物資到貨時(shí)，采購(gòu)人員、庫(kù)房管理人員、使用科室人員等共同對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫(xiě)物資驗(yàn)收單。物資驗(yàn)收單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果等信息。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在物資驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商解決，并做好記錄。7.入庫(kù)管理驗(yàn)收合格的物資，庫(kù)房管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)手續(xù)包括填寫(xiě)入庫(kù)單、登記庫(kù)存臺(tái)賬、更新庫(kù)存管理系統(tǒng)等。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)記錄物資的出入庫(kù)情況，包括入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)數(shù)量、出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存余額等。庫(kù)房管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格型號(hào)、批次等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)管理。8.付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和物資驗(yàn)收單，審核無(wú)誤后辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，如采用支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等方式。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)記錄付款信息，并定期與采購(gòu)部門(mén)核對(duì)付款情況。五、質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)進(jìn)的物資必須符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)合同中明確物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。對(duì)于藥品、醫(yī)療器械等特殊物資，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收要求物資到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。驗(yàn)收人員應(yīng)使用專業(yè)的檢測(cè)設(shè)備和工具對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物資質(zhì)量符合要求。在驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商解決，并做好記錄。3.不合格品處理對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或退貨。如因特殊情況需要讓步接收不合格物資，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，并做好記錄。讓步接收的不合格物資應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如隔離存放、標(biāo)識(shí)警示等，防止不合格物資流入使用環(huán)節(jié)。對(duì)不合格物資的處理情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤和記錄，確保不合格物資得到妥善處理。六、價(jià)格管理1.價(jià)格調(diào)查采購(gòu)人員應(yīng)定期對(duì)市場(chǎng)物資價(jià)格進(jìn)行調(diào)查，了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)。價(jià)格調(diào)查可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢、實(shí)地走訪、參加行業(yè)會(huì)議等方式進(jìn)行。采購(gòu)人員應(yīng)收集不同供應(yīng)商的價(jià)格信息，并進(jìn)行分析比較，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。2.價(jià)格談判在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取獲得合理的價(jià)格。價(jià)格談判應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格情況、物資質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素進(jìn)行綜合考慮。采購(gòu)人員應(yīng)在保證物資質(zhì)量的前提下盡量降低采購(gòu)成本，通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格、付款方式、交貨期等條款。3.價(jià)格審批采購(gòu)合同中的價(jià)格應(yīng)報(bào)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格情況、采購(gòu)預(yù)算金額等因素，對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審核，并簽署審批意見(jiàn)。經(jīng)審批后的采購(gòu)價(jià)格應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得擅自更改。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)價(jià)格，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。七、庫(kù)存管理1.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存物資賬實(shí)相符。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)可采用定期盤(pán)點(diǎn)和不定期盤(pán)點(diǎn)相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期盤(pán)點(diǎn)應(yīng)每月或每季度進(jìn)行一次，全面盤(pán)點(diǎn)庫(kù)房所有物資；不定期盤(pán)點(diǎn)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行，如物資收發(fā)頻繁、庫(kù)存積壓等情況時(shí)進(jìn)行重點(diǎn)盤(pán)點(diǎn)。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，庫(kù)房管理人員應(yīng)填寫(xiě)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。2.庫(kù)存預(yù)警庫(kù)房管理人員應(yīng)根據(jù)物資的采購(gòu)周期、使用頻率、庫(kù)存限額等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)可分為最高庫(kù)存、最低庫(kù)存和安全庫(kù)存。當(dāng)庫(kù)存物資達(dá)到或接近預(yù)警指標(biāo)時(shí)，庫(kù)房管理人員應(yīng)及時(shí)發(fā)出庫(kù)存預(yù)警信息，通知采購(gòu)人員和相關(guān)科室。采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)庫(kù)存預(yù)警信息及時(shí)安排采購(gòu)計(jì)劃，確保庫(kù)存物資合理儲(chǔ)備。3.庫(kù)存物資保管庫(kù)房管理人員應(yīng)按照物資的特性和要求，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行分類保管。庫(kù)存物資應(yīng)存放于干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火等適宜的環(huán)境中。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)處理，并做好記錄。八、檔案管理1.檔案分類庫(kù)房購(gòu)進(jìn)檔案應(yīng)分為采購(gòu)計(jì)劃?rùn)n案、供應(yīng)商檔案、采購(gòu)合同檔案、采購(gòu)訂單檔案、物資驗(yàn)收單檔案、入庫(kù)單檔案、付款結(jié)算檔案等類別。2.檔案內(nèi)容采購(gòu)計(jì)劃?rùn)n案應(yīng)包括各科室提交的物資需求申請(qǐng)表、庫(kù)房管理人員制定的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃審批表等。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息表、資質(zhì)證明文件、評(píng)估記錄、合作合同等。采購(gòu)合同檔案應(yīng)包括采購(gòu)合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議等。采購(gòu)訂單檔案應(yīng)包括采購(gòu)訂單、訂單變更記錄等。物資驗(yàn)收單檔案應(yīng)包括物資驗(yàn)收單、驗(yàn)收記錄、不合格品處理記錄等。入庫(kù)單檔案應(yīng)包括入庫(kù)單、庫(kù)存臺(tái)賬等。付款結(jié)算檔案應(yīng)包括付款申請(qǐng)單、付款憑證、對(duì)賬單等。3.檔案保管庫(kù)房購(gòu)進(jìn)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般檔案保管期限為[X]年，重要檔案保管期限為[X]年。檔案保管應(yīng)做到安全、完整、有序，便于查詢和追溯。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔和備份，防止檔案丟失、損壞或泄露。九、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督衛(wèi)生院內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房購(gòu)進(jìn)管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、物資驗(yàn)收情況、庫(kù)存管理情況等。審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。2.外部監(jiān)督：接受衛(wèi)生行政部門(mén)、藥品監(jiān)管