員工健康檔案管理及使用規(guī)范一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司員工健康檔案的建立、管理與使用，保障員工健康權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，促進(jìn)企業(yè)與員工共同發(fā)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在確保員工健康信息的真實(shí)性、完整性、保密性和安全性，同時(shí)充分發(fā)揮健康檔案在員工健康管理、疾病預(yù)防、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)及應(yīng)急處理中的積極作用。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司全體在職員工（包括正式員工、試用期員工及其他形式用工人員，具體以勞動(dòng)合同或用工協(xié)議為準(zhǔn)）。離退休人員及已離職人員的健康檔案管理，參照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.3基本原則員工健康檔案管理遵循以下基本原則：*客觀性原則：檔案信息的收集與記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，實(shí)事求是反映員工健康狀況。*保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家及公司關(guān)于信息保密的規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。*動(dòng)態(tài)管理原則：健康檔案應(yīng)根據(jù)員工健康狀況變化及相關(guān)檢查結(jié)果及時(shí)更新，確保信息時(shí)效性。*合法使用原則：健康檔案的查閱、調(diào)用和披露必須符合法律法規(guī)及本規(guī)范規(guī)定，用于正當(dāng)目的。二、健康檔案的建立與內(nèi)容2.1檔案建立員工自入職之日起，由公司指定部門（通常為人力資源部或行政部，可根據(jù)公司實(shí)際情況確定）負(fù)責(zé)為其建立個(gè)人健康檔案。檔案可采用電子形式、紙質(zhì)形式或兩者結(jié)合的方式進(jìn)行管理，電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)安全和可追溯性。2.2檔案內(nèi)容員工健康檔案應(yīng)包含但不限于以下信息：*個(gè)人基本信息：姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式、所屬部門、崗位等。*健康檢查信息：*入職健康檢查報(bào)告（含各項(xiàng)檢查結(jié)果及結(jié)論）；*歷年定期健康檢查報(bào)告；*職業(yè)健康檢查報(bào)告（如涉及職業(yè)病危害崗位）；*其他重要健康檢查結(jié)果。*健康相關(guān)信息：*既往病史、家族病史（以員工自愿提供為前提，并明確其用途）；*重要疾病診斷、治療及康復(fù)情況記錄；*疫苗接種史（如流感疫苗、新冠疫苗等，根據(jù)公司健康管理需求）；*與工作相關(guān)的意外傷害及事故處理情況記錄。*健康管理記錄：*公司組織的健康促進(jìn)活動(dòng)參與情況；*針對(duì)員工健康問(wèn)題提供的干預(yù)措施及跟蹤記錄；*病假及康復(fù)情況的簡(jiǎn)要記錄（以不侵犯隱私為前提，主要記錄與工作安排相關(guān)的健康狀況）。*其他經(jīng)員工本人同意或法律法規(guī)要求納入的健康相關(guān)信息。三、健康檔案的日常管理3.1檔案保管*紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。*電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的安全服務(wù)器或?qū)I(yè)云存儲(chǔ)平臺(tái)，實(shí)施嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限控制和數(shù)據(jù)加密保護(hù)。*檔案管理人員應(yīng)相對(duì)固定，確保管理的連續(xù)性和責(zé)任的明確性。3.2檔案更新*員工入職時(shí)，由人力資源部（或指定部門）負(fù)責(zé)收集并錄入基礎(chǔ)健康信息及入職體檢報(bào)告。*每年（或按規(guī)定周期）組織員工健康體檢后，應(yīng)及時(shí)將體檢報(bào)告歸入個(gè)人健康檔案。*員工發(fā)生重大健康狀況變化、罹患重要疾病或進(jìn)行重大手術(shù)時(shí)，應(yīng)鼓勵(lì)員工（或其授權(quán)代表）主動(dòng)向指定部門報(bào)備，以便及時(shí)更新檔案信息（尊重員工意愿，不強(qiáng)求）。*員工崗位變動(dòng)、尤其是涉及職業(yè)健康危害因素變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)檔案信息。3.3檔案查閱與借閱*嚴(yán)格控制健康檔案的查閱權(quán)限。原則上，僅限于以下情況并經(jīng)相應(yīng)審批后方可查閱：*公司指定的健康管理負(fù)責(zé)人、醫(yī)務(wù)人員（如有）因工作需要查閱；*人力資源部因員工管理、福利保障等工作需要查閱；*員工本人查閱本人檔案；*法律法規(guī)規(guī)定的其他有權(quán)查閱的情形。*查閱檔案時(shí)，應(yīng)履行登記手續(xù)，注明查閱人、查閱事由、查閱日期及查閱內(nèi)容摘要。*檔案原則上不得帶出保管場(chǎng)所。確因工作需要借閱的，須經(jīng)更高層級(jí)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，明確借閱期限，并確保檔案在借閱期間的安全與完整。歸還時(shí)應(yīng)進(jìn)行檢查登記。3.4檔案的轉(zhuǎn)移與銷毀*員工離職時(shí)，其健康檔案應(yīng)按公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行封存保管，保管期限參照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。員工本人要求帶走其個(gè)人體檢報(bào)告等原始資料復(fù)印件的，可予以提供，但公司應(yīng)保留副本或復(fù)印件。*檔案保管期限屆滿需要銷毀時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案銷毀程序進(jìn)行，由指定人員監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，確保信息不外泄。四、檔案信息的保密與安全4.1保密義務(wù)所有接觸、管理員工健康檔案的人員（包括但不限于HR人員、檔案管理員、健康管理人員、公司管理層）均對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有嚴(yán)格的保密義務(wù)，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。4.2信息安全*電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，包括身份認(rèn)證、訪問(wèn)日志、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，防止信息被非法訪問(wèn)、篡改或丟失。*定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。*嚴(yán)禁將檔案信息用于與健康管理無(wú)關(guān)的目的，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.3責(zé)任追究對(duì)于違反保密規(guī)定，擅自泄露、篡改、濫用員工健康檔案信息的行為，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理；造成嚴(yán)重后果的，將追究其法律責(zé)任。五、健康檔案的使用5.1使用范圍員工健康檔案的使用應(yīng)限于以下合法目的：*為員工提供個(gè)性化的健康指導(dǎo)與健康促進(jìn)服務(wù)；*評(píng)估員工健康狀況，為員工崗位適配、工作安排提供參考（需符合相關(guān)勞動(dòng)法規(guī)）；*開(kāi)展職業(yè)健康監(jiān)護(hù)，預(yù)防和控制職業(yè)病及職業(yè)相關(guān)疾??；*在員工發(fā)生突發(fā)疾病或意外傷害時(shí)，為醫(yī)療急救提供必要的健康背景信息；*為公司制定整體健康管理策略、改善工作環(huán)境、組織健康干預(yù)活動(dòng)提供數(shù)據(jù)支持；*配合政府衛(wèi)生行政部門或其他有權(quán)機(jī)關(guān)依法開(kāi)展的調(diào)查、統(tǒng)計(jì)或應(yīng)急處置工作；*員工本人查詢自身健康信息。5.2使用規(guī)范*使用檔案信息時(shí)，應(yīng)遵循最小必要原則，即僅獲取與使用目的相關(guān)的最小范圍信息。*未經(jīng)員工本人書面同意，不得將其健康檔案信息用于商業(yè)目的或向第三方（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）披露。*在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析以支持公司健康管理決策時(shí)，應(yīng)采用匿名化或去標(biāo)識(shí)化處理，保護(hù)個(gè)體隱私。六、責(zé)任與監(jiān)督6.1責(zé)任部門公司人力資源部（或指定的行政部、健康管理部門）是員工健康檔案管理的歸口負(fù)責(zé)部門，負(fù)責(zé)本規(guī)范的組織實(shí)施、監(jiān)督檢查及解釋工作。各部門應(yīng)積極配合，協(xié)助做好員工健康信息的收集與更新。6.2員工權(quán)利與義務(wù)*員工有權(quán)知曉本人健康檔案的建立與管理情況，并查閱本人檔案信息。*員工應(yīng)如實(shí)提供建立和更新健康檔案所需的個(gè)人健康信息（法律法規(guī)規(guī)定可拒絕提供的除外），如提供虛假信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。*員工應(yīng)尊重他人隱私，不得打探、傳播其他員工的健康信息。6.3監(jiān)督檢查公司將定期或不定期對(duì)員工健康檔案管理工作的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保本規(guī)范的有效落實(shí)。七、附則7.1本規(guī)范未盡事宜，參照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司其他