供應(yīng)商信息與合同管理標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用工作情境與目標(biāo)二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）供應(yīng)商信息收集與建檔信息收集啟動(dòng)：采購(gòu)專員根據(jù)新供應(yīng)商引入需求（如新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、現(xiàn)有供應(yīng)商替換等），向供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商信息收集函》，明確需提供的資料清單（包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品/服務(wù)目錄、法定代表人證件號(hào)碼明、開(kāi)戶行信息等）。信息審核與錄入：收到供應(yīng)商反饋資料后，采購(gòu)專員需核對(duì)資料的真實(shí)性、完整性和有效性（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、資質(zhì)是否符合行業(yè)要求），確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)《供應(yīng)商基本信息登記表》（見(jiàn)表1），同步錄入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，分配唯一供應(yīng)商編碼。信息分級(jí)與分類：根據(jù)供應(yīng)商提供的業(yè)務(wù)類型（如原材料供應(yīng)商、服務(wù)外包商、設(shè)備供應(yīng)商等）、合作重要性（戰(zhàn)略級(jí)、核心級(jí)、普通級(jí)）進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，便于后續(xù)差異化管理和資源調(diào)配。（二）合同條款擬定與審核合同模板選擇：根據(jù)合作類型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同、框架協(xié)議等），從企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同庫(kù)中選取對(duì)應(yīng)模板，若涉及特殊業(yè)務(wù)（如定制化服務(wù)、長(zhǎng)期合作），可在模板基礎(chǔ)上補(bǔ)充個(gè)性化條款。核心條款填寫(xiě)：采購(gòu)專員結(jié)合供應(yīng)商信息及談判結(jié)果，填寫(xiě)《合同核心條款信息表》（見(jiàn)表2），明確合作雙方基本信息、合作范圍、合同金額、付款方式、交付/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等關(guān)鍵內(nèi)容，保證條款清晰、無(wú)歧義。多部門(mén)聯(lián)合審核：法務(wù)審核：法務(wù)專員重點(diǎn)檢查條款的合規(guī)性（如是否符合《民法典》《招投標(biāo)法》等法律法規(guī)）、法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任是否明確、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰），提出修改意見(jiàn)并反饋采購(gòu)專員。業(yè)務(wù)部門(mén)審核：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、市場(chǎng)部）確認(rèn)合作內(nèi)容、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付周期等是否滿足業(yè)務(wù)需求，簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)合同金額、付款方式、發(fā)票類型等是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，評(píng)估資金支付風(fēng)險(xiǎn)。條款修訂與定稿：采購(gòu)專員根據(jù)各部門(mén)審核意見(jiàn)修改合同條款，經(jīng)最終確認(rèn)后形成合同終稿，同步更新至合同管理系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)供應(yīng)商信息。（三）合同審批與簽署審批流程發(fā)起：采購(gòu)專員在合同管理系統(tǒng)中提交審批申請(qǐng)，附合同終稿、供應(yīng)商資料及審核意見(jiàn)，按審批權(quán)限逐級(jí)提交（如部門(mén)經(jīng)理→分管總監(jiān)→總經(jīng)理）。簽署與歸檔：審批通過(guò)后，由授權(quán)簽署人（如法定代表人或其委托人）與供應(yīng)商正式簽署合同（一式三份：企業(yè)留存、供應(yīng)商留存、財(cái)務(wù)備案），簽署完成后3個(gè)工作日內(nèi)將合同原件移交檔案管理部門(mén)，完成電子化歸檔，并在供應(yīng)商信息中關(guān)聯(lián)合同編號(hào)及存檔路徑。（四）合同執(zhí)行與跟蹤交付與驗(yàn)收：供應(yīng)商按合同約定交付產(chǎn)品/服務(wù)，需求部門(mén)依據(jù)《合同核心條款信息表》中的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫(xiě)《驗(yàn)收確認(rèn)單》，明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）及處理意見(jiàn)（如退換貨、整改）。履約跟蹤：采購(gòu)專員定期跟蹤合同履行情況（如交付進(jìn)度、質(zhì)量反饋、付款節(jié)點(diǎn)等），對(duì)異常情況（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及時(shí)記錄，并與供應(yīng)商溝通解決方案，形成《履約跟蹤記錄表》。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門(mén)收到供應(yīng)商合規(guī)發(fā)票及《驗(yàn)收確認(rèn)單》后，按合同約定的付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）辦理支付手續(xù)，并在合同系統(tǒng)中更新付款狀態(tài)。（五）供應(yīng)商評(píng)估與信息更新績(jī)效評(píng)估：合同到期前30天，采購(gòu)部門(mén)組織需求部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度績(jī)效評(píng)估，填寫(xiě)《供應(yīng)商年度績(jī)效評(píng)估表》（見(jiàn)表3），評(píng)估維度包括產(chǎn)品質(zhì)量（如合格率、退貨率）、交付及時(shí)性（如延遲交付次數(shù)）、服務(wù)響應(yīng)（如問(wèn)題解決效率）、合作配合度（如溝通順暢性）等，采用量化評(píng)分（如100分制）并結(jié)合定性評(píng)價(jià)。結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)（A級(jí)：優(yōu)秀，優(yōu)先續(xù)約；B級(jí)：合格，維持合作；C級(jí)：待改進(jìn)，約談?wù)模籇級(jí)：不合格，終止合作），并更新供應(yīng)商信息庫(kù)中的績(jī)效等級(jí)。信息動(dòng)態(tài)更新：若供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如名稱變更、股權(quán)結(jié)構(gòu)變動(dòng)、資質(zhì)升級(jí)/降級(jí)等），采購(gòu)專員需及時(shí)收集最新資料，更新《供應(yīng)商基本信息登記表》及合同關(guān)聯(lián)信息，保證信息時(shí)效性。三、核心模板表格設(shè)計(jì)表1：供應(yīng)商基本信息登記表供應(yīng)商全稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址經(jīng)營(yíng)范圍法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系方式（固話/手機(jī)）電子郵箱開(kāi)戶銀行銀行賬號(hào)主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)清單資質(zhì)證書(shū)（編號(hào)及有效期）合作歷史（合作起始時(shí)間、累計(jì)合作金額、主要合作項(xiàng)目）備注（如特殊合作條款、風(fēng)險(xiǎn)提示）錄入人錄入日期最后更新人最后更新日期表2：合同核心條款信息表合同編號(hào)合同名稱甲方（采購(gòu)方）名稱甲方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼乙方（供應(yīng)商）名稱乙方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼簽訂日期合同生效日期合作期限合作類型（采購(gòu)/服務(wù)/框架）合作范圍及內(nèi)容合同總金額（大寫(xiě)）合同總金額（小寫(xiě)）付款方式□預(yù)付款%□進(jìn)度款%□尾款%交付/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)違約責(zé)任（甲方/乙方）爭(zhēng)議解決方式□協(xié)商□仲裁□訴訟關(guān)聯(lián)供應(yīng)商編碼關(guān)聯(lián)供應(yīng)商信息表編號(hào)擬定人審核人批準(zhǔn)人簽署日期表3：供應(yīng)商年度績(jī)效評(píng)估表供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編碼評(píng)估周期評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（100分制）得分產(chǎn)品質(zhì)量（30分）合格率≥98%（30分），95%-97%（20分），＜95%（0分）交付及時(shí)性（25分）按時(shí)交付率100%（25分），90%-99%（15分），＜90%（0分）服務(wù)響應(yīng)（20分）24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)（20分），48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)（10分），超時(shí)（0分）合作配合度（15分）溝通順暢、積極配合（15分），需協(xié)調(diào)（8分），不配合（0分）合規(guī)性（10分）無(wú)違約記錄（10分），1次違約（5分），≥2次違約（0分）總分定性評(píng)價(jià)（優(yōu)勢(shì)與改進(jìn)建議）評(píng)估部門(mén)意見(jiàn)采購(gòu)經(jīng)理*：需求部門(mén)*：法務(wù)專員*：財(cái)務(wù)專員*：最終評(píng)級(jí)□A級(jí)（優(yōu)秀）□B級(jí)（合格）□C級(jí)（待改進(jìn)）□D級(jí)（不合格）更新人更新日期四、使用關(guān)鍵要點(diǎn)提示信息真實(shí)性核查：供應(yīng)商資料收集時(shí)，需通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)有效性，避免虛假信息導(dǎo)致的合作風(fēng)險(xiǎn)。合同條款合規(guī)性：嚴(yán)禁在合同中設(shè)置“霸王條款”，違約責(zé)任需對(duì)等，爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)，保證法律效力。審批權(quán)限管控：嚴(yán)格執(zhí)行合同審批流程，超越權(quán)限的合同不得簽署，涉及重大金額（如超過(guò)年度采購(gòu)預(yù)算10%）或高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)（如獨(dú)家采購(gòu)）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。執(zhí)行過(guò)程留痕：合同履行中的驗(yàn)收單、溝通記錄、付款憑證等需同步存檔電子版，保證可追溯性，