一、適用場景與核心價值本合同管理模板適用于各類企業(yè)（含初創(chuàng)公司、中小微企業(yè)、集團化企業(yè)）在采購、銷售、服務、租賃、合作等日常經營活動中合同的起草、審核、簽署及履約管理場景。通過標準化流程與關鍵要素把控，可有效預防合同主體不適格、條款歧義、違約責任不明、履約監(jiān)控缺失等風險，保證合同內容符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)要求，同時提升合同管理效率，降低企業(yè)法律與經營風險。二、合同管理全流程操作指南第一步：合同準備階段——明確需求與基礎信息需求梳理：由業(yè)務部門（如采購部、銷售部、項目部）根據(jù)合作事項，明確合同目的、標的物（或服務內容）、數(shù)量、質量標準、履行期限、價款及支付方式等核心要素，填寫《合同需求確認單》（見模板示例1）。主體背景調查：對方為企業(yè)的，需核實其營業(yè)執(zhí)照（“三證合一”）、法定代表人證件號碼明、經營范圍、資質證書（如行業(yè)特殊許可，如建筑施工資質、食品經營許可證等）；對方為自然人的，需核實其證件號碼件、民事行為能力（如為完全民事行為能力人）；通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢對方涉訴、失信、經營異常等情況，留存查詢記錄。資料收集：業(yè)務部門收集合作方主體資格證明、授權委托書（如簽約代表非法定代表人）、過往履約評價（如有）、技術標準文件（如涉及標的物質量）等資料，與《合同需求確認單》一并提交法務或合同管理部門。第二步：合同起草階段——規(guī)范結構與核心條款模板選擇：根據(jù)合同類型（如采購合同、服務合同）選擇對應的標準模板，若為非標合同（如重大合作項目），需以標準模板為基礎，補充特殊條款。條款填寫：基礎信息：合同名稱（明確合同類型，如“XX設備采購合同”）、合同編號（規(guī)則：年份+部門代碼+序號，如“2024采001”）、簽約主體全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、地址、法定代表人、聯(lián)系方式、簽約日期；核心條款：標的條款：明確標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術參數(shù)（可附技術附件）；服務合同需明確服務內容、范圍、標準；質量條款：約定質量標準（國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準）、驗收方式（如“按XX標準驗收，驗收期X天”）、質量異議期（如“收貨后15日內提出異議”）；價款與支付：明確總價款、是否含稅、稅率、支付方式（銀行轉賬/承兌匯票）、支付節(jié)點（如“預付款30%發(fā)貨前支付，到貨款60%驗收合格后支付，質保金10%1年后無質量問題支付”）、賬戶信息（戶名、賬號、開戶行，需與簽約主體一致）；履行期限與地點：約定起始/截止時間、履行地點（如“交貨地點：甲方XX倉庫”“服務地點：乙方指定場所”）；雙方權利義務：列明主要權利（如“按約定收款”“要求按質交付”）與義務（如“按時付款”“提供必要配合”），避免籠統(tǒng)表述；違約責任：明確違約情形（如逾期交貨、質量不符、逾期付款）對應的違約金計算方式（如“按逾期金額日萬分之五支付”）或損失賠償范圍，上限不超過預估合同總額的30%（避免過高被認定為“違約金過高”）；爭議解決：優(yōu)先約定“合同簽訂地人民法院訴訟管轄”，若選擇仲裁，需明確具體仲裁機構（如“XX市仲裁委員會”）；不可抗力：定義不可抗力事件（如自然災害、戰(zhàn)爭），約定通知義務（事件發(fā)生后X日內書面通知）與免責范圍；其他：保密條款（約定保密范圍、期限）、通知條款（約定書面通知送達地址及視為送達的情形，如“郵寄后3日視為送達”）、合同生效條件（如“雙方簽字蓋章后生效”）、份數(shù)（如“一式X份，雙方各執(zhí)X份，X份留存”）。附件整理：技術標準、圖紙、驗收方案、授權委托書等附件需與合同編號一致（如“附件1：XX設備技術參數(shù)表”），作為合同組成部分。第三步：合同審核階段——多維度風險把控審核主體與職責：業(yè)務部門初審：審核條款是否符合合作需求、標的/服務信息是否準確、價款支付與履約能力匹配；法務/風控部門復審：重點審核合法性（條款是否違反法律強制性規(guī)定）、合規(guī)性（如數(shù)據(jù)安全、反商業(yè)賄賂條款）、嚴謹性（有無歧義、邏輯漏洞）、風險點（如違約責任是否明確、管轄是否利于己方）；財務部門審核：審核價款、支付方式、稅務處理、賬戶信息準確性，評估資金風險；管理層終審：重大合同（如金額超XX萬元、戰(zhàn)略合作類）需由總經理/董事長審批，評估商業(yè)利益與整體風險。審核流程：業(yè)務部門發(fā)起審核→法務/財務/業(yè)務部門依次審核→匯總修改意見→業(yè)務部門與對方協(xié)商調整→最終定稿。審核需留存《合同審核意見表》（見模板示例2），明確審核部門、審核人、審核意見及處理結果。第四步：合同簽署階段——規(guī)范簽署與用印簽署準備：審核通過后，由業(yè)務部門打印合同（一式X份，保證每頁加蓋“騎縫章”，重要合同建議使用防偽紙張），準備簽約所需資料（如法定代表人證件號碼明、授權委托書、營業(yè)執(zhí)照復印件等）。簽署規(guī)范：雙方法定代表人或授權代表簽字，需簽字清晰、非代簽（授權委托書需明確簽署權限）；加蓋公章或合同專用章（“公章”為法定代表機關章，“合同專用章”僅限合同使用，二者效力等同，需保證印章真實有效）；簽署日期：實際簽署日期需晚于或等于最后條款定稿日期，避免倒簽。簽署后留存：業(yè)務部門收回對方已簽署合同原件，與《合同審核意見表》、附件、主體資格證明等資料一并整理，1個工作日內提交檔案管理部門歸檔。第五步：合同履行與歸檔階段——動態(tài)監(jiān)控與規(guī)范存檔履行跟蹤：業(yè)務部門為合同履行第一責任人，按合同約定跟蹤標的交付/服務提供、驗收、付款等進展，填寫《合同履行跟蹤表》（見模板示例3），對逾期、質量異議等問題及時發(fā)函催告，留存溝通記錄（郵件、函件、簽收單等）。驗收與確認：按質量條款約定組織驗收（需有雙方簽字的驗收報告），質保期內出現(xiàn)質量問題，及時通知對方維修/更換，留存相關證據(jù)。歸檔管理：合同履行完畢（或終止）后10個工作日內，業(yè)務部門將合同原件、審核意見、附件、履行記錄（驗收報告、付款憑證、溝通函件等）移交檔案管理部門；電子歸檔：掃描合同及全套資料，加密存儲于企業(yè)指定服務器，保留期限不少于合同履行完畢后5年（重大合同不少于10年）；檔案查閱：建立臺賬，記錄合同編號、名稱、歸檔日期、保管人，查閱需經部門負責人審批，嚴禁外泄。三、合同管理關鍵要素模板示例模板示例1：合同需求確認單項目內容合同名稱（如“XX辦公家具采購合同”）需求部門采購部合作方XX家具有限公司合同目的采購辦公桌椅100套，滿足新辦公區(qū)使用需求標的物詳情辦公桌（規(guī)格：1.2m×0.6m，材質：實木）、辦公椅（可升降，帶扶手）數(shù)量/服務內容辦公桌50套、辦公椅50套質量標準符合GB/T3324-2017《家具通用技術條件》履行期限合同簽訂后30日內交付價款及支付方式總價10萬元（含稅），支付方式：預付30%，到貨驗收合格后付65%，質保金5%1年后付特殊要求需提供3年質保，免費安裝并搬運至指定樓層附件《產品技術參數(shù)表》《安裝服務說明》需求部門負責人*某填報日期2024年X月X日模板示例2：合同審核意見表合同名稱XX辦公家具采購合同合同編號2024采001審核部門法務部審核人*某審核環(huán)節(jié)復審審核日期2024年X月X日審核要點審核意見處理結果責任部門違約責任條款“逾期付款按日萬分之五支付違約金”未約定上限建議補充“上限不超過逾期金額的30%”業(yè)務部門與對方協(xié)商爭議解決條款約定“乙方所在地法院管轄”修改為“合同簽訂地（甲方所在地）法院管轄”業(yè)務部門調整質量異議期未約定補充“收貨后15日內提出異議”業(yè)務部門補充審核結論基本通過，按上述意見修改后提交終審——最終審批人總經理*某審批日期2024年X月X日模板示例3：合同履行跟蹤表合同名稱XX辦公家具采購合同合同編號2024采001履行階段時間節(jié)點進展情況責任人預付款支付2024年X月X日已支付3萬元會計*某標的物交付2024年X月X日（約定）實際交付X月X日采購專員*某驗收情況2024年X月X日驗收合格，簽署《驗收報告》采購經理*某到貨款支付2024年X月X日已支付6.5萬元會計*某質保期2024年X月X日-2027年X月X日無質量問題采購專員*某履行異常記錄（如有）逾期原因、處理措施、結果——四、風險預防與合規(guī)性注意事項1.主體資格審查：嚴防“假主體”“無資質”風險核實合作方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內，經營范圍是否覆蓋合同內容（如特種設備銷售需對應特種設備經營許可證）；簽約非法定代表人時，務必要求提供《授權委托書》，明確授權范圍（如“代表我方簽署XX合同”）及授權期限，避免無權代理；禁止與被列入“失信被執(zhí)行人”“重大稅收違法案件當事人名單”的合作方簽約，若已簽約，需及時評估終止合同可能性。2.條款嚴謹性：避免“模糊表述”“歧義條款”禁止使用“大概”“約”“盡快”等模糊詞匯，價款、數(shù)量、期限等需明確具體數(shù)值（如“預付款30%”改為“預付款人民幣3萬元”）；違約責任需對應具體違約情形，避免籠統(tǒng)約定“違約方承擔一切損失”（如“逾期交貨，每逾期1日按合同總額1%支付違約金，最高不超過20%”）；格式條款（如企業(yè)單方制定的合同）需提示對方注意免除己方責任、加重對方責任的條款，否則可能被認定為無效。3.履約監(jiān)控：留存證據(jù)，防范“口頭承諾”“變更風險”合同履行中，所有變更（如履行期限、標的物調整）需簽訂《補充協(xié)議》，明確變更內容、生效條件，避免僅通過口頭溝通達成一致；驗收、交付、催告等關鍵環(huán)節(jié)需留存書面憑證（如簽收單、驗收報告、催告函），涉及金額較大的建議通過公證固定證據(jù)；質保期內定期跟蹤，發(fā)覺質量問題需在異議期內書面通知對方，并明確要求修復/更換時限，避免超期喪失索賠權。4.合同歸檔：規(guī)范管理，應對“審計”“糾紛”需求合同原件需由檔案管理部門統(tǒng)一保管，業(yè)務部門可留存復印件，嚴禁私自留存原件或外借；電子合同需符合《電子簽名法》要求，使