企業(yè)行政文書檔案管理制度一、制度總則為規(guī)范企業(yè)行政文書檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀工作，保證檔案的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理效率，依據(jù)國家《檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)各部門在行政文書檔案形成、處理、歸檔全流程中的管理活動，涵蓋人事、財務(wù)（非涉密部分）、合同、會議、印章、證照等各類行政文書檔案。二、制度適用情境與范圍（一）日常行政文書處理各部門在日常工作中形成的請示、報告、通知、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等文件，需按本制度進行歸檔管理。（二）專項工作文件歸檔企業(yè)組織或參與的各類專項工作（如審計、評估、項目申報、制度建設(shè)等）中形成的方案、報告、佐證材料等，需在專項結(jié)束后及時歸檔。（三）基礎(chǔ)資料維護企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、各類資質(zhì)證書、印章使用登記表、員工名冊等基礎(chǔ)行政資料的更新與存檔管理。（四）歷史檔案梳理對已超過保管期限或需重新分類的歷史檔案，依據(jù)本制度進行鑒定、整理或銷毀處理。三、檔案管理全流程操作指引（一）第一步：明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)一級分類：按部門劃分為“綜合管理部”“人力資源部”“財務(wù)部”“業(yè)務(wù)部”等（根據(jù)企業(yè)實際部門設(shè)置調(diào)整）。二級分類：按文件類型劃分為“綜合類”（通知、會議紀(jì)要等）、“人事類”（勞動合同、入職登記表等）、“合同類”（各類行政合同、協(xié)議）、“證照資質(zhì)類”（營業(yè)執(zhí)照、許可證等）、“專項工作類”（審計報告、項目材料等）。三級分類：按保管期限劃分為“永久”（如公司章程、重要合同）、“長期”（10年以上，如員工檔案、年度財務(wù)報表）、“短期”（3-5年，如日常通知、會議記錄）。（二）第二步：檔案收集與初步整理責(zé)任主體：各部門指定檔案聯(lián)絡(luò)員（由部門負責(zé)人或資深員工兼任），負責(zé)本部門檔案的日常收集與初步整理。收集范圍：凡在日常工作中具有查考、利用價值的紙質(zhì)文件、電子文件（需備份至指定服務(wù)器）、圖片、音視頻等材料均需納入收集范圍。整理要求：紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，對破損文件進行修補，按“一事一檔”或“一類一檔”原則排序，編寫頁碼；電子文件：按“部門-文件類型-日期”命名（如“綜合管理部-綜合類-20240301-關(guān)于的通知”），保證格式統(tǒng)一（PDF/Word等），避免使用特殊字符。（三）第三步：檔案歸檔登記歸檔時間：日常文件：每月最后一個工作日前完成上月文件歸檔；專項工作文件：專項結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成歸檔；年度匯總文件：次年1月15日前完成上一年度檔案匯總歸檔。登記流程：檔案聯(lián)絡(luò)員填寫《檔案歸檔登記表》（詳見模板一），注明檔案編號、名稱、形成部門、形成日期、保管期限、份數(shù)、備注等信息；部門負責(zé)人審核簽字后，將檔案及登記表一并提交至綜合管理部檔案管理員。（四）第四步：檔案保管與維護存放要求：紙質(zhì)檔案：存入符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的鐵皮柜，柜身標(biāo)注部門及檔案類型，庫房保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防盜、防蟲、防潮設(shè)備；電子檔案：存儲于企業(yè)內(nèi)部專用服務(wù)器，定期（每月）進行備份，備份介質(zhì)（如移動硬盤）與服務(wù)器分地存放。定期檢查：檔案管理員每季度對庫存檔案進行一次全面檢查，查看有無破損、受潮、蟲蛀等情況，發(fā)覺問題及時處理并記錄。（五）第五步：檔案借閱與利用借閱權(quán)限：部門內(nèi)部借閱：由檔案聯(lián)絡(luò)員登記后直接借閱；跨部門借閱：需經(jīng)借閱部門負責(zé)人簽字，綜合管理部備案；外部單位借閱：需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由檔案管理員全程陪同，借閱材料不得帶離企業(yè)。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（詳見模板二），注明檔案編號、名稱、借閱用途、歸還時間；檔案管理員核對檔案信息，確認無誤后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過7個工作日，確需延期的需提前申請。（六）第六步：檔案鑒定與銷毀鑒定周期：檔案達到保管期限前3個月，由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門組成鑒定小組進行鑒定。鑒定流程：鑒定小組對到期檔案進行價值評估，確定“繼續(xù)保管”“銷毀”或“降期保管”；對需銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》（詳見模板三），經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2名以上人員共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)（紙質(zhì)檔案需碎紙?zhí)幚?，電子檔案需徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)）；銷毀過程需形成《檔案銷毀清單》，由監(jiān)銷人簽字存檔。四、常用管理表格模板模板一：檔案歸檔登記表檔案編號檔案名稱形成部門形成日期保管期限份數(shù)備注（如頁數(shù)、載體）歸檔人審核人歸檔日期ZH-2024-0012024年度行政工作計劃綜合管理部2024-01-05長期2紙質(zhì)共15頁*明*華2024-01-30RL-2024-002勞動合同變更協(xié)議人力資源部2024-02-20永久1紙質(zhì)+電子*麗*剛2024-02-28模板二：檔案借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱日期歸還日期業(yè)務(wù)部*強2024-03-102024-03-15檔案信息檔案編號檔案名稱借閱用途HT-2023-005項目采購合同項目審計資料整理審批意見部門負責(zé)人：_________（簽字）綜合管理部：_________（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)：模板三：檔案銷毀審批表檔案編號檔案名稱保管期限形成日期銷毀原因TZ-2020-0012020年年度工作總結(jié)短期2020-12-20保管期滿無繼續(xù)利用價值鑒定意見鑒定小組組長：_________（簽字）成員：_________、_________日期：審批意見綜合管理部負責(zé)人：_________（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)：_________（簽字）日期：監(jiān)銷記錄監(jiān)銷人：_________、_________銷毀方式：碎紙?zhí)幚礓N毀日期：五、執(zhí)行要點與風(fēng)險防范（一）責(zé)任落實明確各部門負責(zé)人為本部門檔案管理第一責(zé)任人，檔案聯(lián)絡(luò)員負責(zé)具體執(zhí)行，綜合管理部負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)，保證責(zé)任到人、流程閉環(huán)。（二）保密管理規(guī)范涉及企業(yè)商業(yè)秘密、員工個人信息的檔案，需在文件首頁標(biāo)注“內(nèi)部資料，注意保密”，借閱需經(jīng)部門負責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳。（三）定期培訓(xùn)與考核綜合管理部每半年組織一次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋制度解讀、操作規(guī)范、應(yīng)急處理等；將檔案管理納入部門年度績效考核，對歸檔不及時、保管不當(dāng)?shù)惹闆r進行通報。（四）應(yīng)急措施完善制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)情況，明確應(yīng)急響應(yīng)流程（如檔案轉(zhuǎn)移、搶救優(yōu)先級