印刷品承印制度第一章總則第一條本制度依據《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當競爭法》《中華人民共和國產品質量法》等國家相關法律法規(guī)，參照行業(yè)通用管理準則，結合集團母公司關于企業(yè)內控管理的規(guī)范性要求，以及公司為防控印刷品承印過程中的專項風險、規(guī)范業(yè)務流程、提升管理效能的內部需求，制定本制度。通過明確管理職責、細化操作標準、完善運行機制，確保印刷品承印活動合法合規(guī)、安全有序，防范經營風險，保障公司資產與聲譽。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在印刷品采購、設計、制作、運輸、交付等全流程管理中的行為規(guī)范。具體覆蓋場景包括但不限于公司內部文件、宣傳資料、合同文本、產品包裝、禮品定制等印刷需求，以及涉及第三方承印商合作的業(yè)務活動。第三條本制度涉及的核心術語定義如下：（一）“印刷品專項管理”指公司為規(guī)范印刷品承印行為、防范潛在風險而建立的全流程管理機制，涵蓋供應商選擇、合同評審、生產過程監(jiān)控、質量檢驗、合規(guī)審查等關鍵環(huán)節(jié)。（二）“專項風險”指在印刷品承印過程中可能引發(fā)的法律、財務、安全、聲譽等方面的潛在危害，如盜版侵權風險、環(huán)境污染風險、數(shù)據泄露風險、安全生產事故風險等。（三）“合規(guī)管理”指公司依據法律法規(guī)、行業(yè)準則及內部制度要求，對印刷品承印活動進行系統(tǒng)性管控，確保業(yè)務行為合法合規(guī)的過程。第四條印刷品專項管理應遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：確保印刷品全生命周期管理納入制度管控范圍，無死角、無盲區(qū)。（二）責任到人原則：明確各級管理人員及崗位的專項管理職責，確保責任可追溯。（三）風險導向原則：聚焦高發(fā)風險點與關鍵管控環(huán)節(jié)，優(yōu)先防范重大風險事件。（四）持續(xù)改進原則：通過動態(tài)評估與優(yōu)化，不斷完善專項管理體系。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司印刷品專項管理工作負總責，承擔最終領導責任；分管領導承擔直接管理責任，負責組織落實專項管理制度，監(jiān)督執(zhí)行情況。第六條設立印刷品專項管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，成員包括牽頭部門負責人、專責部門負責人及業(yè)務部門代表。領導小組主要職能包括：統(tǒng)籌公司印刷品專項管理工作方向、決策重大風險處置方案、審批關鍵制度修訂、監(jiān)督考核各層級履職情況。第七條明確三類主體的具體職責：（一）牽頭部門（如行政管理部）：負責統(tǒng)籌印刷品專項管理制度建設、組織專項風險排查、監(jiān)督制度執(zhí)行、開展培訓宣貫、協(xié)調跨部門協(xié)作。（二）專責部門（如法務合規(guī)部、質量控制部）：分別負責印刷品合同與流程的合規(guī)審核、承印商資質評估、質量標準制定與監(jiān)督、侵權糾紛處置。（三）業(yè)務部門/下屬單位：負責本領域印刷需求的具體落實，落實承印商選擇標準、執(zhí)行審批流程、配合質量檢驗、及時上報異常情況。第八條基層執(zhí)行崗（如采購專員、設計人員、倉庫管理員）應履行以下合規(guī)操作責任：（一）嚴格按流程執(zhí)行印刷品采購與制作申請，杜絕無審批印刷。（二）對承印商資質、報價、質量標準進行初步審核，確保符合公司要求。（三）簽署保密協(xié)議、質量確認單等關鍵文件時，明確自身權責。（四）發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或風險隱患時，及時向專責部門或牽頭部門報告。第三章專項管理重點內容與要求第九條供應商選擇與盡職調查：業(yè)務部門需通過公司合格供應商名錄選擇承印商，禁止直接與未列入名錄的第三方合作。牽頭部門每年對供應商資質（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可、環(huán)保認證等）及履約記錄進行復核，嚴禁選擇存在重大法律風險或質量瑕疵的供應商。第十條合同簽訂與審批規(guī)范：所有印刷品委托合同須由專責部門審核關鍵條款（如保密條款、質量標準、違約責任），金額超過X萬元的合同需經分管領導審批。合同中應明確印刷數(shù)量、成品標準、交貨期、知識產權歸屬等核心內容，并留存歸檔備查。第十一條生產過程質量控制：承印商應建立完整的質量管理體系，公司專責部門定期抽查生產現(xiàn)場（如設備維護記錄、原材料檢驗報告），重點防范盜版盜印、質量低劣等風險。對涉及公司商標、核心信息的印刷品，必須實施加密碼、水印等防偽措施。第十二條信息安全與保密管理：印刷內容涉及商業(yè)秘密或敏感信息的，須在合同中約定保密級別與責任，承印商需簽署保密承諾書。廢料、殘次品應按公司保密規(guī)定處置，禁止外泄或非法利用。第十三條環(huán)境保護與合規(guī)要求：承印商必須符合環(huán)保標準，使用環(huán)保油墨與原材料。公司定期審核其排污許可證、廢棄物處理方案，禁止選擇存在嚴重環(huán)境污染行為的供應商。第十四條成品檢驗與驗收流程：專責部門制定統(tǒng)一的檢驗標準，業(yè)務部門在收貨時核對數(shù)量、外觀、規(guī)格，對不合格品及時退回并要求重印。檢驗記錄需雙人簽字確認，作為質量追溯依據。第十五條關聯(lián)交易與利益沖突防控：禁止利用印刷品承印業(yè)務謀取私利，如向特定供應商給予不正當優(yōu)惠。業(yè)務部門在提出需求時需如實說明關聯(lián)關系，專責部門定期排查潛在利益輸送風險。第十六條運輸與交付管理：對高價值或敏感類印刷品，需采用公司備案的物流服務商，全程跟蹤運輸狀態(tài)。交付時需核對收貨人信息，確保物品安全。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制：牽頭部門每年結合法規(guī)變化、業(yè)務調整、風險案例，對制度進行評估修訂，確保與外部環(huán)境同步。重大調整需經領導小組審議通過。第十八條風險識別預警機制：專責部門每季度組織專項風險排查，采用風險矩陣法對供應商資質、質量隱患、環(huán)保合規(guī)等進行分級評估，發(fā)布預警通知至相關單位。第十九條合規(guī)審查機制：將印刷品承印審查嵌入以下關鍵節(jié)點：（一）需求提報階段：業(yè)務部門需提交《印刷品需求申請表》，包含用途、數(shù)量、標準等。（二）合同簽訂前：專責部門審核合同條款。（三）生產過程：定期派員抽檢承印現(xiàn)場。（四）成品交付后：完成質量驗收，存檔記錄?！拔唇浐弦?guī)審查的印刷品不得實施”。第二十條風險應對機制：（一）一般風險：由業(yè)務部門/下屬單位自行處置，事后上報專責部門備案。（二）重大風險：啟動應急預案，領導小組協(xié)調資源，必要時暫停相關業(yè)務，按流程上報公司管理層。責任部門需制定整改方案，限期完成。第二十一條責任追究機制：明確違規(guī)情形及處罰標準：（一）未按流程選擇供應商，處X至X萬元罰款。（二）因管理疏忽導致侵權糾紛，追究相關責任人經濟賠償及紀律處分。處罰結果與績效考核、評優(yōu)評先掛鉤。第二十二條評估改進機制：每年由領導小組牽頭開展專項管理有效性評估，通過問卷調查、案例分析等方式收集反饋，形成《評估報告》，提出優(yōu)化建議并納入次年工作計劃。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：公司主要負責人每半年聽取一次專項管理情況匯報，分管領導每月組織例會，確保制度有效落地。第二十四條考核激勵機制：將印刷品專項合規(guī)情況納入部門年度考核指標，占比不低于X%。對表現(xiàn)突出的部門/個人予以獎勵，連續(xù)兩次考核不合格的，取消評優(yōu)資格。第二十五條培訓宣傳機制：（一）管理層：每年開展合規(guī)履職培訓，重點講解法律法規(guī)與責任義務。（二）業(yè)務人員：每半年進行操作規(guī)范培訓，強調風險點與防范措施。（三）全員：通過內網、宣傳欄等渠道普及制度知識，增強合規(guī)意識。第二十六條信息化支撐：依托ERP系統(tǒng)實現(xiàn)印刷品需求、供應商、合同、驗收等全流程線上管理，設置風險預警模塊，實現(xiàn)數(shù)據實時監(jiān)控與自動留痕。第二十七條文化建設：編制《印刷品專項合規(guī)手冊》，發(fā)布典型案例與警示教育內容；組織簽署《合規(guī)承諾書》，在辦公區(qū)設置宣傳標語，營造“人人講合規(guī)”的氛圍。第二十八條報告制度：（一）風險事件報告：重大風險事件須在X小時內上報至專責部門，24小時內形成初步處置方案。（二）年度管理報告：每年X月X日前提