企業(yè)行政后勤管理手冊一、手冊核心價值與適用范圍本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政后勤管理全流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作提升工作效率、保障資源合理配置、優(yōu)化員工辦公體驗，適用于各類企業(yè)行政部、后勤部及相關(guān)崗位人員（如行政專員、后勤主管、資產(chǎn)管理員等），涵蓋辦公環(huán)境、物資采購、固定資產(chǎn)、會務(wù)服務(wù)、車輛調(diào)度及后勤保障六大核心模塊，為企業(yè)行政后勤工作提供系統(tǒng)化指引。二、辦公環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）核心目標(biāo)營造整潔、有序、高效的辦公環(huán)境，提升員工工作舒適度與企業(yè)形象。（二）操作步驟辦公區(qū)域規(guī)劃與布局根據(jù)部門職能及人員數(shù)量，合理劃分辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等功能區(qū)域，繪制《辦公區(qū)域布局圖》并報行政主管*審批。標(biāo)準(zhǔn)配置辦公工位（含桌、椅、文件柜、電源插座等），新員工入職前1個工作日完成工位準(zhǔn)備。日常清潔與維護外部保潔團隊每日17:00-19:00進行公共區(qū)域清潔（走廊、樓梯、衛(wèi)生間等），每周五下午進行全面深度清潔，填寫《辦公環(huán)境清潔記錄表》（含清潔時間、區(qū)域、執(zhí)行人、檢查人簽字）。各部門負責(zé)本區(qū)域內(nèi)工位整潔，禁止堆放與工作無關(guān)的私人物品，行政部每周一上午進行例行檢查，結(jié)果納入部門月度考核。綠植與設(shè)施養(yǎng)護辦公區(qū)域綠植按季度更換（綠蘿、吊蘭等易養(yǎng)護品種），每周澆水1次，枯萎或損壞綠植及時更換，記錄《綠植養(yǎng)護臺賬》?？照{(diào)、照明、水電等設(shè)施出現(xiàn)故障時，員工通過OA系統(tǒng)提交《維修申請單》，行政部接單后2小時內(nèi)響應(yīng)，24小時內(nèi)修復(fù)（特殊情況需提前告知）。（三）配套表格表2-1辦公環(huán)境清潔記錄表清潔日期清潔區(qū)域清潔內(nèi)容執(zhí)行人檢查人異常情況說明2023-10-09公共走廊地面拖洗、垃圾桶清理張三李四無2023-10-091號會議室桌面消毒、白板擦拭王五李四無表2-2維修申請單申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期市場部趙六2023-10-09設(shè)備名稱故障描述期望修復(fù)時間緊急程度（□普通■緊急）3號會議室空調(diào)制冷效果差2023-10-10■緊急審批人：行政主管*處理結(jié)果：已聯(lián)系維修師傅，今日17:00前修復(fù)處理人：錢七處理日期：2023-10-09（四）關(guān)鍵要點嚴禁在辦公區(qū)域吸煙、使用明火或違規(guī)電器（如電爐、熱得快等），保證用電安全。重要會議或接待活動前1小時，需對對應(yīng)區(qū)域進行專項清潔與物品整理。綠植養(yǎng)護需避開員工工位，避免花粉過敏或占用辦公空間。三、物資采購全流程管理規(guī)范（一）核心目標(biāo)規(guī)范物資采購申請、審批、執(zhí)行、驗收及入庫流程，保證采購合規(guī)、成本可控、物資及時供應(yīng)。（二）操作步驟需求提報與審批部門根據(jù)實際需求（如辦公用品、設(shè)備耗材、后勤物資等），填寫《物資采購申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及緊急程度，部門負責(zé)人*簽字確認后提交至行政部。行政部匯總需求，按采購金額分級審批：5000元以下由行政主管審批；5000-20000元由行政總監(jiān)審批；20000元以上需報總經(jīng)理*審批。審批通過后進入采購環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行通用物資（如A4紙、筆、文件夾等）通過定點供應(yīng)商采購，行政部每季度對供應(yīng)商價格、質(zhì)量、服務(wù)進行評估，更新《合格供應(yīng)商名錄》。大額或?qū)ｍ椢镔Y（如辦公設(shè)備、家具等）需至少3家供應(yīng)商比價，填寫《比價記錄表》，選擇性價比最優(yōu)供應(yīng)商下單，采購合同需經(jīng)法務(wù)部*審核（金額≥50000元）。驗收與入庫物資到貨后，行政部聯(lián)合需求部門共同驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申請一致，填寫《物資驗收單》，驗收合格后入庫；不合格物資需在2小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。倉庫管理員建立《物資臺賬》，及時登記入庫物資信息（入庫日期、物資編碼、數(shù)量、領(lǐng)用部門等），做到賬實相符。領(lǐng)用與盤點員工領(lǐng)用物資需填寫《物資領(lǐng)用登記表》，部門負責(zé)人*簽字確認，倉庫管理員按“先進先出”原則發(fā)放物資。行政部每月25日組織月末盤點，核對臺賬與庫存，編制《物資盤點報告》，盤盈或盤虧需說明原因并報行政總監(jiān)*審批。（三）配套表格表3-1物資采購申請表申請部門需求日期物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）用途緊急程度（□普通■緊急）銷售部2023-10-10筆記本本A5橫格本505.00會議記錄■緊急申請人：孫八部門負責(zé)人簽字：周九行政部審批意見：同意采購，已對接供應(yīng)商，明日到貨審批人：吳十日期：2023-10-09表3-2物資驗收單驗收日期物資名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量實收數(shù)量質(zhì)量情況驗收人供應(yīng)商2023-10-10A4紙80g包1010無破損、受潮鄭十一XX辦公用品公司備注：合格，準(zhǔn)予入庫倉庫管理員：王十二需求部門確認：李十三（四）關(guān)鍵要點采購過程需遵循“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉”原則，嚴禁違規(guī)指定供應(yīng)商或收受回扣。急需物資可啟動“緊急采購流程”，但需在事后3個工作日內(nèi)補齊審批手續(xù)。易損耗物資（如硒鼓、墨水）需建立最低庫存預(yù)警機制，避免短缺影響辦公。四、固定資產(chǎn)全生命周期管理規(guī)范（一）核心目標(biāo)規(guī)范固定資產(chǎn)從購置、入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥到報廢的全流程管理，保證資產(chǎn)安全、完整、高效使用。（二）操作步驟資產(chǎn)購置與登記部門購置固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、家具等），需提交《固定資產(chǎn)購置申請表》，附設(shè)備參數(shù)及報價單，按采購審批流程報批。資產(chǎn)到貨驗收合格后，行政部粘貼“資產(chǎn)標(biāo)簽”（含資產(chǎn)編號、名稱、購置日期、使用部門等信息），錄入《固定資產(chǎn)臺賬》，同步更新電子臺賬（字段：資產(chǎn)編號、名稱、型號、規(guī)格、購置日期、原值、使用人、存放地點等）。領(lǐng)用與調(diào)撥員工領(lǐng)用固定資產(chǎn)需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負責(zé)人*及行政部審批后，辦理領(lǐng)用手續(xù)，使用人簽字確認資產(chǎn)狀態(tài)。部門間資產(chǎn)調(diào)撥需提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請單》，經(jīng)雙方部門負責(zé)人*及行政部審批后，更新臺賬中的“使用部門”及“使用人”信息，保證賬實一致。盤點與維護行政部每半年組織一次全面盤點（6月、12月），每月抽查重點資產(chǎn)（如筆記本電腦、投影儀等），填寫《固定資產(chǎn)盤點表》，對盤盈、盤虧、閑置資產(chǎn)及時上報處理。資產(chǎn)使用人需日常維護（如清潔、定期檢查），出現(xiàn)故障時提交《維修申請單》，人為損壞需照價賠償（自然損耗按報廢流程處理）。報廢與處置固定資產(chǎn)達到使用年限或無法修復(fù)時，使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，附資產(chǎn)現(xiàn)狀說明及維修評估意見，行政部鑒定后報總經(jīng)理*審批。報廢資產(chǎn)由行政部統(tǒng)一處置（如回收變賣、捐贈等），處置收入上繳公司財務(wù)，更新臺賬并標(biāo)注“已報廢”狀態(tài)。（三）配套表格表4-1固定資產(chǎn)領(lǐng)用單資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱型號規(guī)格購置日期原值（元）使用部門使用人存放地點領(lǐng)用日期NB-2023-001聯(lián)想筆記本電腦ThinkPadX12023-09-018000.00研發(fā)部陳十四研發(fā)部工位A1012023-10-09領(lǐng)用人簽字：陳十四部門負責(zé)人簽字：吳十五行政部審核：鄭十六表4-2固定資產(chǎn)盤點表盤點日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實盤數(shù)量差異數(shù)量差異原因責(zé)任人處理意見2023-06-30PRN-2022-005惠普打印機110無無無2023-06-30TB-2021-003辦公桌1091部門未及時報調(diào)撥銷售部*更新臺賬信息（四）關(guān)鍵要點固定資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼在顯眼位置，嚴禁私自撕毀、挪用或更換。員工離職時，需將名下固定資產(chǎn)交還行政部，辦理交接手續(xù)后方可辦理離職。閑置資產(chǎn)需及時在內(nèi)部公示，優(yōu)先調(diào)劑使用，避免資源浪費。五、會務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化操作指南（一）核心目標(biāo)規(guī)范會前籌備、會中服務(wù)、會后整理全流程，保證會議順利高效，提升參會體驗。（二）操作步驟會前籌備會議發(fā)起部門需提前2個工作日提交《會議申請表》，注明會議名稱、時間、地點、參會人員、議程、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）及物料（飲用水、資料袋、名牌等）。行政部根據(jù)申請表預(yù)訂會議室（優(yōu)先使用內(nèi)部會議室，外部場地需提前3個工作日考察），確認設(shè)備調(diào)試正常，準(zhǔn)備會議物料（名牌按“部門+姓名”格式打印，資料袋內(nèi)含議程、筆、筆記本等）。會中服務(wù)會議開始前30分鐘，行政部人員到場檢查會場（桌椅擺放、空調(diào)溫度、燈光亮度、設(shè)備運行狀態(tài)），引導(dǎo)參會人員簽到（電子簽到或紙質(zhì)簽到表）。會議期間，安排專人負責(zé)設(shè)備保障（如話筒沒電及時更換電池）、茶水服務(wù)（每30分鐘續(xù)水一次，避免打擾會議），做好《會議服務(wù)記錄》（含會議名稱、服務(wù)時間、服務(wù)內(nèi)容、異常情況）。會后整理會議結(jié)束后，行政部人員清理會場（回收物料、關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅），檢查是否有遺留物品，填寫《會場檢查表》。及時將會議資料（錄音、紀(jì)要、PPT等）歸檔（電子檔存入共享文件夾，紙質(zhì)檔按年度分類存放），重要會議需在24小時內(nèi)整理《會議紀(jì)要》并分發(fā)給參會人員。（三）配套表格表5-1會議申請表會議名稱2023年第三季度銷售總結(jié)會會議時間2023-10-1514:00-16:00會議地點3號會議室（容納50人）參會人員銷售部全體、總經(jīng)理、行政部會議議程1.各區(qū)域銷售匯報；2.Q4目標(biāo)分解；3.總經(jīng)理總結(jié)所需設(shè)備投影儀、麥克風(fēng)、白板、音響所需物料飲用水50瓶、資料袋50份、名牌50個特殊要求提前調(diào)試視頻會議系統(tǒng)（遠程參會人員3名）申請人：銷售部經(jīng)理*審批人：行政主管*行政部對接人：錢十七表5-2會議服務(wù)記錄會議名稱服務(wù)時間服務(wù)內(nèi)容服務(wù)人異常情況2023年第三季度銷售總結(jié)會2023-10-1513:30-14:00會場布置、設(shè)備調(diào)試、名牌擺放孫十八無2023-10-1514:00-16:00茶水服務(wù)、設(shè)備保障孫十八15:20麥克風(fēng)無聲，已更換備用電池（四）關(guān)鍵要點會議室使用遵循“先申請、先使用”原則，部門間沖突時由行政部協(xié)調(diào)安排。涉及公司機密的會議，需提前通知行政部關(guān)閉錄音、錄像設(shè)備，參會人員嚴禁攜帶手機進入會場（特殊情況需報備）。會議資料需嚴格保密，未經(jīng)允許不得外傳，電子檔需加密存儲。六、車輛調(diào)度與使用管理規(guī)范（一）核心目標(biāo)規(guī)范公司車輛調(diào)度、使用、保養(yǎng)及油耗管理，保證行車安全、提高車輛利用率、控制運輸成本。（二）操作步驟用車申請與審批員工因公用車需提前1個工作日填寫《車輛使用申請表》，注明用車事由、時間、路線、乘車人數(shù)、所需車型（轎車/商務(wù)車/貨車），部門負責(zé)人*簽字后提交至行政部。行政部根據(jù)車輛調(diào)度情況審批：“市區(qū)內(nèi)短途用車”由行政主管審批；“長途用車或節(jié)假日用車”需報行政總監(jiān)審批；緊急用車（如突發(fā)客戶拜訪、緊急物料運輸）可先電話申請，事后24小時內(nèi)補辦手續(xù)。車輛調(diào)度與交接行政部審批通過后，通知駕駛員*準(zhǔn)備車輛，填寫《車輛交接單》（含車輛編號、油量、里程表讀數(shù)、隨車物品、車況等），使用人簽字確認。駕駛員需提前檢查車況（剎車、輪胎、油量、燈光等），保證行車安全；使用人需遵守交通規(guī)則，不得擅自改變路線或搭載無關(guān)人員。費用報銷與保養(yǎng)用車結(jié)束后，使用人填寫《行駛記錄表》（實際行駛里程、加油金額、過路費等），連同發(fā)票（過路費、停車費等）提交行政部審核，財務(wù)部*統(tǒng)一報銷。駕駛員每周上報《車輛油耗記錄表》，行政部每月對油耗進行分析（異常油耗需說明原因）；車輛每行駛5000公里或3個月進行常規(guī)保養(yǎng)，填寫《車輛保養(yǎng)記錄表》，保養(yǎng)前需報行政部審批。違規(guī)處理與停車管理違章駕駛（如超速、闖紅燈、違停等）由責(zé)任人承擔(dān)罰款，因個人原因造成車輛損壞的，需照價賠償（自然損耗或不可抗力除外）。車輛需停放在公司指定停車場或正規(guī)停車位，長時間不用時需鎖好門窗、關(guān)閉電源，鑰匙交還行政部統(tǒng)一保管。（三）配套表格表6-1車輛使用申請表用車部門銷售部申請人劉十九聯(lián)系方式1395678用車事由客戶拜訪用車日期2023-10-10用車時間09:00-17:00乘車人數(shù)3人路線公司→客戶A（XX區(qū)）→客戶B（XX區(qū)）→公司所需車型轎車審批意見：同意用車，車牌號：京A·5，駕駛員：李二十行政部：周二十一部門負責(zé)人：吳二十二表6-2車輛交接單車輛編號京A·5車型帕薩特車況正常（□正常■異常：______）交接時間2023-10-1008:30油量1/2箱里程表讀數(shù)50023km隨車物品滅火器、三角警示牌、急救包使用人簽字：劉十九駕駛員簽字：李二十（四）關(guān)鍵要點車輛僅限因公使用，嚴禁私用或外借，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*書面批準(zhǔn)。駕駛員需持有有效駕駛證，連續(xù)駕駛不得超過4小時，每2小時休息15分鐘，保證行車安全。節(jié)假日期間（含周末），公司車輛原則上封存，確需用車需提前3個工作日申請。七、后勤服務(wù)保障管理規(guī)范（一）核心目標(biāo)規(guī)范員工宿舍、食堂、安保等后勤服務(wù)，保障員工基本生活需求，營造安全、便捷的辦公與生活環(huán)境。（二）操作步驟員工宿舍管理新員工入職可申請宿舍（需提供入職證明、證件號碼復(fù)印件），填寫《住宿申請表》，行政部根據(jù)空床情況安排，發(fā)放《住宿須知》（含作息時間、衛(wèi)生要求、安全規(guī)定等）。員工需保持宿舍整潔，每月最后一天進行衛(wèi)生檢查，評選“文明宿舍”并給予表揚；離職時需在3日內(nèi)清理物品、辦理退宿手續(xù)，鑰匙交還行政部。食堂運營管理食堂每日提供早、中、晚餐（早7:30-8:30，午11:30-12:30，晚17:30-18:30），菜單每周公示（提前1天在食堂門口張貼），保證菜品多樣化、營養(yǎng)均衡。員工通過飯卡就餐（充值地點：行政部），食堂每周收集員工反饋（口味、衛(wèi)生等），每月召開伙食委員會會議，持續(xù)改進服務(wù)質(zhì)量。安保與應(yīng)急管理安保人員24小時值班（門禁管理、巡邏監(jiān)控），員工及訪客需憑工牌/登記信息進入，外來車輛需登