企業(yè)采購合同及合同履行的評估體系通用工具模板一、適用范圍與應用場景本評估體系適用于各類企業(yè)（含生產型企業(yè)、服務型企業(yè)、事業(yè)單位等）的采購管理部門、法務部門、財務部門及相關業(yè)務部門，用于規(guī)范采購合同從簽訂前準備到履行完畢的全流程管理。具體應用場景包括：新供應商合作前的合同風險評估：首次合作或重大采購項目前對供應商資質、合同條款合理性進行綜合評估；合同履行過程中的動態(tài)監(jiān)控：針對長期合同、分期履行的合同，定期跟蹤供應商履約進度、質量及合規(guī)性；合同履行后的績效總結：采購完成后，對合同執(zhí)行效果、供應商表現(xiàn)進行量化評估，為后續(xù)采購決策提供依據(jù)；風險事件處理：當合同履行出現(xiàn)違約、爭議或變更時，通過評估體系快速定位問題、明確責任并提出解決方案。二、評估體系實施流程與操作步驟（一）合同簽訂前評估：風險前置，源頭把控目標：保證合同條款合法合規(guī)、供應商具備履約能力，從源頭降低合同風險。步驟1：采購需求與合同目標確認操作內容：由需求部門（如生產部、行政部）提交《采購需求說明書》，明確采購標的（貨物/服務/工程）、規(guī)格型號、數(shù)量、交付時間、質量標準、預算上限等核心要素；采購部門聯(lián)合財務部門審核需求的合理性與預算匹配度，形成《采購需求評審表》（需需求部門負責人經(jīng)理、采購經(jīng)理經(jīng)理簽字確認）。步驟2：供應商資質與能力審核操作內容：通過供應商庫、公開招標、市場調研等方式篩選候選供應商，要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如ISO認證、行業(yè)準入許可）、過往業(yè)績證明、財務報表（近1-2年）等材料；采購部門組織對供應商進行現(xiàn)場考察或背景調查，重點評估其生產能力、技術實力、質量管控體系、履約記錄（如歷史合同違約率、客戶投訴率），形成《供應商資質評估表》（評估人主管、法務專員專員簽字）。步驟3：合同條款合規(guī)性與完整性審查操作內容：法務部門依據(jù)《民法典》《合同法》及相關行業(yè)法規(guī)，審查合同條款的合法性、完整性，重點核查：標的描述是否清晰（避免模糊表述如“優(yōu)質產品”）；雙方權利義務是否對等（如違約責任、不可抗力條款）；付款方式、交付時間、驗收標準是否明確；爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否清晰；形成《合同條款審查意見表》，對存在風險的條款（如“最終解釋權歸采購方”）提出修改建議，由法務負責人*總監(jiān)簽字確認。步驟4：合同風險評估與分級操作內容：采購部門聯(lián)合法務、財務、需求部門，從“供應商風險”“條款風險”“市場風險”“財務風險”四個維度，對合同風險進行量化評分（1-5分，1分風險最低，5分風險最高），填寫《合同風險評估表》；根據(jù)總分值將風險分為三級：低風險（≤8分）：按標準流程簽訂合同；中風險（9-15分）：要求供應商提供履約保證金（一般為合同金額的10%-30%），增加履約保函；高風險（≥16分）：重新啟動招標流程或終止合作。（二）合同履行中監(jiān)控：動態(tài)跟蹤，及時糾偏目標：保證供應商按合同約定履行義務，及時發(fā)覺并解決履約過程中的問題，保障采購目標實現(xiàn)。步驟1：制定履約跟蹤計劃操作內容：采購部門根據(jù)合同約定，梳理關鍵履約節(jié)點（如交付時間、階段性驗收、付款節(jié)點），制定《合同履約跟蹤計劃表》，明確跟蹤責任人（采購專員*專員）、跟蹤頻率（如周/月）、記錄要求；對于長期合同（如年度框架協(xié)議），需增加“月度履約例會”機制，由采購、需求、法務部門共同參會。步驟2：履約進度與質量監(jiān)控操作內容：供應商按約定提交《履約進度報告》（含生產/服務進展、已完成工作量、未完成原因說明），采購部門核對報告與實際進度是否一致（如通過現(xiàn)場抽檢、物流跟蹤記錄）；需求部門負責對交付標的進行質量驗收，依據(jù)合同約定的質量標準（如國標、行標、樣品標準）填寫《驗收單》，驗收不合格的需書面反饋供應商并明確整改期限，整改后需重新驗收。步驟3：變更與爭議管理操作內容：履約過程中如需變更合同內容（如交付時間、數(shù)量、規(guī)格），由需求部門提交《合同變更申請單》，說明變更原因、影響及雙方協(xié)商結果，經(jīng)采購經(jīng)理*經(jīng)理、法務部門審核后簽訂《補充協(xié)議》；出現(xiàn)爭議時，首先由雙方友好協(xié)商，協(xié)商不成的依據(jù)合同約定的爭議解決方式處理（如提交仲裁/訴訟），同時保存所有溝通記錄、書面函件等證據(jù)。步驟4：資金支付審核操作內容：供應商提交付款申請時，需附《驗收單》《履約進度報告》《發(fā)票》等材料，采購部門核對材料與合同約定是否一致；財務部門審核付款金額、時間是否符合合同條款，保證“無驗收不付款、無審批不付款”，形成《付款審批單》（需采購經(jīng)理經(jīng)理、財務總監(jiān)總監(jiān)簽字）。（三）合同履行后評估：總結復盤，持續(xù)優(yōu)化目標：評估合同履行效果，總結經(jīng)驗教訓，優(yōu)化供應商管理和采購流程。步驟1：履行數(shù)據(jù)收集與整理操作內容：收集合同履行全過程的記錄，包括《驗收單》《付款審批單》《履約進度報告》《變更協(xié)議》《爭議處理記錄》等；統(tǒng)計關鍵數(shù)據(jù)：交付準時率、驗收合格率、變更次數(shù)、爭議解決時長、實際成本與預算偏差等。步驟2：供應商履約績效評估操作內容：依據(jù)《供應商履約績效評估表》，從“質量（40%）”“交付（30%）”“服務（20%）”“配合度（10%）”四個維度對供應商進行評分（100分制），評分標準示例：質量驗收合格率≥98%：40分；90%-97%：30分；＜90%：0分；交付準時率100%：30分；95%-99%：20分；＜95%：0分；根據(jù)評分結果將供應商分為四級：優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分），錄入供應商管理系統(tǒng)，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。步驟3：合同管理流程復盤操作內容：采購部門組織需求、法務、財務部門召開“合同履行總結會”，討論以下問題：合同簽訂前評估是否充分？（如是否存在遺漏的風險點）；履約過程中監(jiān)控是否到位？（如變更管理是否規(guī)范）；成本控制是否有效？（如實際成本超預算的原因）；形成《合同履行總結報告》，提出改進措施（如優(yōu)化供應商篩選標準、完善合同模板），由采購總監(jiān)*總監(jiān)審批后存檔。三、核心工具表格模板（一）合同風險評估表評估維度評估指標評分標準（1-5分）得分備注（具體風險點）供應商風險資質完整性缺1項關鍵資質扣1分如缺少ISO9001認證過往履約記錄有違約記錄每項扣2分上季度延遲交付1次條款風險付款條件合理性付款節(jié)點模糊扣2分驗收后30日內付款未明確違約責任明確性未約定違約金扣3分僅寫“承擔相應責任”市場風險價格波動風險原材料價格波動＞10%扣2分鋼材價格近期上漲15%財務風險供應商財務狀況資產負債率＞80%扣3分近期資產負債率85%總分風險等級：□低□中□高填寫說明：1.每項指標評分后需注明扣分原因；2.總分由各維度得分匯總得出，風險等級根據(jù)總分確定。（二）供應商履約績效評估表評估維度評估指標權重目標值實際值得分（權重×實際值/目標值）備注質量驗收合格率40%≥98%96%40×96%/98%=39.22批產品輕微瑕疵交付交付準時率30%100%95%30×95%/100%=28.5延遲1天（不可抗力）服務售后響應速度20%≤24小時18小時20×18/24=15及時解決問題配合度變更配合度10%無條件配合配合但有異議10×80%=8對規(guī)格變更提出議價總分100%90.7評級：優(yōu)秀填寫說明：1.實際值優(yōu)于目標值時按100%計算得分（如響應速度≤12小時得20分）；2.總分保留1位小數(shù)，評級依據(jù)標準：優(yōu)秀≥90分，良好80-89分，合格60-79分，不合格＜60分。（三）合同履約跟蹤計劃表合同編號采購標的供應商名稱關鍵履約節(jié)點計劃時間實際時間完成狀態(tài)（□未開始□進行中□已完成□延遲）責任人備注CG-2023001辦公設備采購A科技有限公司合同簽訂2023-01-152023-01-15□已完成*專員首批貨物交付2023-02-012023-02-03□延遲*專員物流延誤最終驗收2023-02-10□未開始*專員待交付后驗收填寫說明：1.關鍵履約節(jié)點根據(jù)合同約定填寫，如“預付款支付”“到貨驗收”“質保期滿”等；2.每周更新實際時間與完成狀態(tài)，延遲需注明原因。四、關鍵注意事項與風險提示（一）合規(guī)性優(yōu)先，杜絕“人情合同”合同條款必須符合國家法律法規(guī)（如《招標投標法》適用于達到招標金額的采購項目），禁止為規(guī)避監(jiān)管而簽訂“陰陽合同”；供應商資質審核需嚴格核驗原件，避免使用過期或偽造證書，必要時可通過“信用中國”等官方渠道查詢企業(yè)信用記錄。（二）動態(tài)調整，避免“一評到底”市場環(huán)境、供應商狀況可能發(fā)生變化，如遇原材料價格暴漲、供應商破產等突發(fā)情況，需重新啟動風險評估；履約過程中如發(fā)覺評估指標不合理（如原質量標準未考慮行業(yè)新規(guī)），應及時調整評估標準并更新表格模板。（三）跨部門協(xié)作，保證信息同步采購、需求、法務、財務部門需建立“合同管理溝通群”，實時共享履約進展、爭議處理等信息，避免因信息不對稱導致決策失誤；重要節(jié)點（如驗收、付款）需各部門共同參與簽字確認，保證責任可追溯。（四）數(shù)據(jù)留存，完善檔案管理所有評估記錄（含《合同風險評估表》《履約績效評估表》《溝通記錄》）需保存至少5年，電子檔案需備份至企業(yè)服務器，紙質檔案需分類歸檔；涉及商業(yè)秘密的合同文件，需標注“保密”字樣，僅限相關人員查閱，防止信息泄露。（五）持續(xù)改進，構建閉環(huán)管理每季度召開“采購合同管理復盤會”，分析評估