辦公家具采購(gòu)管理制度一、總則為加強(qiáng)辦公家具采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，提高資金使用效率，保證辦公家具質(zhì)量，滿足公司辦公需求，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及下屬單位的辦公家具采購(gòu)活動(dòng)。辦公家具采購(gòu)應(yīng)遵循公開、公平、公正、透明的原則，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。同時(shí)，應(yīng)注重采購(gòu)成本控制，在保證質(zhì)量的前提下，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。二、采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）采購(gòu)管理委員會(huì)公司設(shè)立采購(gòu)管理委員會(huì)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門、行政部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。采購(gòu)管理委員會(huì)是公司辦公家具采購(gòu)的決策機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)包括：1.審定公司辦公家具采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.研究決定重大辦公家具采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方式和供應(yīng)商選擇。3.監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的重大問題。4.對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行評(píng)估和考核，提出改進(jìn)意見和建議。（二）采購(gòu)部門采購(gòu)部門是公司辦公家具采購(gòu)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)各部門提出的采購(gòu)需求，編制辦公家具采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算草案。2.按照規(guī)定的采購(gòu)方式和程序，組織實(shí)施辦公家具采購(gòu)活動(dòng)。3.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評(píng)估，建立供應(yīng)商檔案。4.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)和付款等工作。6.整理和保存采購(gòu)文件和資料，建立采購(gòu)檔案。（三）使用部門使用部門是辦公家具的需求提出者和使用者，其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)本部門的工作需要，提出辦公家具采購(gòu)需求，并填寫《辦公家具采購(gòu)申請(qǐng)表》。2.參與采購(gòu)項(xiàng)目的需求調(diào)研和技術(shù)參數(shù)確定，提供相關(guān)的技術(shù)要求和使用意見。3.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商考察和產(chǎn)品選型。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收和使用管理，及時(shí)反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦公家具采購(gòu)資金的管理和核算，其主要職責(zé)包括：1.審核采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排和使用。2.按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，防止資金浪費(fèi)和濫用。4.參與采購(gòu)項(xiàng)目的成本核算和效益分析，為采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)支持。（五）審計(jì)部門審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公家具采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，其主要職責(zé)包括：1.對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算和采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)。2.對(duì)采購(gòu)過程中的招投標(biāo)、詢價(jià)、談判等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)的公平、公正、公開。3.對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、數(shù)量和價(jià)格進(jìn)行審計(jì)，防止出現(xiàn)質(zhì)量問題和價(jià)格欺詐行為。4.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行查處，提出處理意見和建議。三、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購(gòu)計(jì)劃的編制1.各部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)本部門的工作需要和發(fā)展規(guī)劃，提出下一年度的辦公家具采購(gòu)需求，并填寫《辦公家具采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)各部門提出的采購(gòu)需求進(jìn)行匯總和整理，結(jié)合公司的實(shí)際情況和預(yù)算安排，編制年度辦公家具采購(gòu)計(jì)劃草案。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃草案經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審定。采購(gòu)管理委員會(huì)根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際需求，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃草案進(jìn)行審議和調(diào)整，確定年度辦公家具采購(gòu)計(jì)劃。（二）采購(gòu)預(yù)算的編制1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審定后的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格和歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制年度辦公家具采購(gòu)預(yù)算草案。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的總預(yù)算和分項(xiàng)預(yù)算，明確各項(xiàng)采購(gòu)資金的來源和使用方向。2.采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況和發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審批，確定年度辦公家具采購(gòu)預(yù)算。（三）采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的調(diào)整1.采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：使用部門提出調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額，并填寫《辦公家具采購(gòu)計(jì)劃/預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》。采購(gòu)部門對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見。財(cái)務(wù)部門對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，評(píng)估調(diào)整對(duì)預(yù)算的影響。采購(gòu)管理委員會(huì)對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審議和決策。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并按照調(diào)整后的計(jì)劃和預(yù)算執(zhí)行。四、采購(gòu)方式與程序（一）采購(gòu)方式公司辦公家具采購(gòu)可采用以下方式：1.公開招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。公開招標(biāo)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高、供應(yīng)商數(shù)量有限的采購(gòu)項(xiàng)目。邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于采購(gòu)技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購(gòu)項(xiàng)目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的的采購(gòu)項(xiàng)目。競(jìng)爭(zhēng)性談判應(yīng)邀請(qǐng)至少三家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的采購(gòu)項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的采購(gòu)項(xiàng)目。單一來源采購(gòu)應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判，確定采購(gòu)價(jià)格和合同條款。5.詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較小、規(guī)格型號(hào)統(tǒng)一、市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的采購(gòu)項(xiàng)目。詢價(jià)采購(gòu)應(yīng)向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。（二）采購(gòu)程序1.采購(gòu)申請(qǐng)使用部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公家具采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、使用時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)采購(gòu)部門。2.需求調(diào)研與技術(shù)參數(shù)確定采購(gòu)部門接到采購(gòu)申請(qǐng)后，組織相關(guān)人員進(jìn)行需求調(diào)研，了解市場(chǎng)行情和產(chǎn)品信息，確定采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。必要時(shí)，可邀請(qǐng)使用部門和相關(guān)專家參與需求調(diào)研和技術(shù)參數(shù)確定工作。3.采購(gòu)方式選擇采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，按照本制度規(guī)定的采購(gòu)方式，提出采購(gòu)方式建議，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審定。4.供應(yīng)商選擇與資格審查采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)方式，選擇合適的供應(yīng)商，并對(duì)供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查。供應(yīng)商應(yīng)具備以下條件：具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力。有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的良好記錄。參加政府采購(gòu)活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒有重大違法記錄。法律法規(guī)規(guī)定的其他條件。采購(gòu)部門可通過查閱供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明等資料，對(duì)供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查。必要時(shí)，可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。5.采購(gòu)文件編制與發(fā)布采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，編制采購(gòu)文件。采購(gòu)文件應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款方式、投標(biāo)報(bào)價(jià)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購(gòu)文件編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的方式發(fā)布，邀請(qǐng)供應(yīng)商參加投標(biāo)或報(bào)價(jià)。6.開標(biāo)、評(píng)標(biāo)與定標(biāo)（1）開標(biāo)：公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行開標(biāo)。開標(biāo)時(shí)，應(yīng)邀請(qǐng)所有投標(biāo)人參加，當(dāng)眾宣讀投標(biāo)人的名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)等內(nèi)容。（2）評(píng)標(biāo)：評(píng)標(biāo)由采購(gòu)部門組織的評(píng)標(biāo)委員會(huì)負(fù)責(zé)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)由采購(gòu)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員和專家組成。評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)按照采購(gòu)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)投標(biāo)人的投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人。（3）定標(biāo)：采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的評(píng)審意見，提出定標(biāo)建議，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審定。采購(gòu)管理委員會(huì)根據(jù)定標(biāo)建議，確定中標(biāo)供應(yīng)商。7.合同簽訂與履行（1）合同簽訂：采購(gòu)部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核。（2）合同履行：采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤合同的履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提供符合要求的辦公家具。使用部門應(yīng)做好采購(gòu)物資的接收和驗(yàn)收工作。8.驗(yàn)收與付款（1）驗(yàn)收：采購(gòu)物資到貨后，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《辦公家具驗(yàn)收單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后報(bào)采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。（2）付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，一般采用分期付款方式，即合同簽訂后支付一定比例的預(yù)付款，貨物驗(yàn)收合格后支付剩余款項(xiàng)。五、采購(gòu)質(zhì)量與驗(yàn)收管理（一）質(zhì)量要求1.采購(gòu)的辦公家具應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，具有良好的質(zhì)量和性能。2.辦公家具的材質(zhì)、工藝、尺寸等應(yīng)符合采購(gòu)文件和合同約定的要求。3.供應(yīng)商應(yīng)提供辦公家具的質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（二）驗(yàn)收組織與程序1.驗(yàn)收組織：采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)組織使用部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收程序：驗(yàn)收小組應(yīng)按照采購(gòu)文件和合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢查和測(cè)試。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資存在質(zhì)量問題或不符合合同約定的情況，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商限期整改或更換。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組應(yīng)填寫《辦公家具驗(yàn)收單》，經(jīng)小組成員簽字確認(rèn)后報(bào)采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告與存檔驗(yàn)收工作完成后，驗(yàn)收小組應(yīng)編寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)驗(yàn)收情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，與采購(gòu)文件、合同、發(fā)票等相關(guān)資料一并存檔，作為采購(gòu)工作的重要檔案資料。六、采購(gòu)檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、定標(biāo)文件、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等與采購(gòu)活動(dòng)有關(guān)的所有文件和資料。（二）檔案整理與保管采購(gòu)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理和保管工作。采購(gòu)檔案應(yīng)按照采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，并建立檔案目錄。檔案保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[具體年限]。（三）檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得損壞、涂改或丟失檔案資料。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立健全采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)辦公家具采購(gòu)活動(dòng)的全過程監(jiān)督。審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見和建議。同時(shí)，鼓勵(lì)公司員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核指標(biāo)與方法公司建立采