工會(huì)檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范工會(huì)檔案的收集、整理、保管、利用與處置，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《工會(huì)法》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》及本單位實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所稱(chēng)工會(huì)檔案，是指工會(huì)在組織建設(shè)、民主管理、勞動(dòng)保護(hù)、生活保障、文體宣傳、財(cái)務(wù)資產(chǎn)、法律維權(quán)、幫扶救助、評(píng)先評(píng)優(yōu)、會(huì)議活動(dòng)等工作中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子數(shù)據(jù)等各種載體歷史記錄。第三條檔案管理堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、集中保管、信息共享”原則，實(shí)行“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的崗位責(zé)任制，納入工會(huì)年度目標(biāo)考核，與業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同驗(yàn)收。第四條工會(huì)檔案是工會(huì)資產(chǎn)的重要組成部分，任何部門(mén)或個(gè)人不得據(jù)為己有、擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造、倒賣(mài)。違者按程序移交紀(jì)檢或人事部門(mén)處理，造成損失的依法賠償。第二章組織與職責(zé)第五條成立工會(huì)檔案管理工作小組，由分管副主席任組長(zhǎng)，辦公室主任、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)、經(jīng)審主任、組織部長(zhǎng)、女工部長(zhǎng)、保障部長(zhǎng)為成員，每季度召開(kāi)一次例會(huì)，研究解決重大問(wèn)題。第六條工會(huì)辦公室設(shè)專(zhuān)職檔案員一名，各部室設(shè)兼職檔案員一名，形成“1+N”網(wǎng)絡(luò)。專(zhuān)職檔案員享受中層副職經(jīng)濟(jì)待遇，兼職檔案員每年給予60學(xué)時(shí)繼續(xù)教育學(xué)時(shí)認(rèn)定及1200元績(jī)效補(bǔ)貼。第七條專(zhuān)職檔案員職責(zé)：（一）起草檔案工作計(jì)劃、制度、標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)書(shū)；（二）指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各部室立卷歸檔，審核歸檔質(zhì)量；（三）負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房日常管理，做好八防（防火、防盜、防潮、防光、防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防污染）；（四）組織檔案數(shù)字化、全文識(shí)別、備份、異質(zhì)異地保存；（五）開(kāi)展檔案編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定、開(kāi)放、利用、銷(xiāo)毀；（六）對(duì)接地方檔案館、上級(jí)工會(huì)檔案部門(mén)，完成移交進(jìn)館。第八條兼職檔案員職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料平時(shí)積累、預(yù)立卷、歸檔移交；（二）填寫(xiě)《部門(mén)歸檔說(shuō)明書(shū)》《檔案交接文據(jù)》，確保材料完整、字跡工整、簽章齊全；（三）配合專(zhuān)職檔案員完成檔案數(shù)字化掛接、OCR校對(duì)、開(kāi)放審核；（四）每年12月20日前完成年度歸檔清零，無(wú)正當(dāng)理由拖延的，取消部室評(píng)先資格。第三章歸檔范圍與保管期限第九條工會(huì)檔案設(shè)置九大類(lèi)，實(shí)行“類(lèi)別—年度—保管期限”三級(jí)分類(lèi)，保管期限分永久、30年、10年三類(lèi)，具體判定執(zhí)行《工會(huì)文件材料歸檔范圍與保管期限表》（附件1），遇爭(zhēng)議由檔案工作小組投票決定，三分之二以上通過(guò)生效。第十條永久保存：1.工會(huì)成立、換屆、合并、撤銷(xiāo)文件及印章印模；2.會(huì)員代表大會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì)、主席辦公會(huì)紀(jì)要、記錄、表決票；3.集體合同、工資專(zhuān)項(xiàng)協(xié)議、勞動(dòng)安全衛(wèi)生協(xié)議文本及協(xié)商記錄；4.勞模、五一勞動(dòng)獎(jiǎng)?wù)隆⒐そ惩扑]評(píng)審材料；5.重大維權(quán)案例、群體性事件調(diào)處結(jié)論；6.工會(huì)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、房產(chǎn)土地證、重要捐贈(zèng)憑證；7.外事活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)人視察、題詞、聲像資料。第十一條30年保存：1.年度工作要點(diǎn)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告；2.職工代表大會(huì)提案、答復(fù)、滿(mǎn)意度測(cè)評(píng)；3.困難職工檔案、金秋助學(xué)、送溫暖名冊(cè)；4.勞動(dòng)競(jìng)賽、技術(shù)比武、合理化建議評(píng)審；5.文體活動(dòng)方案、秩序冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、影像；6.宣教稿件、簡(jiǎn)報(bào)、公眾號(hào)原始素材；7.低值易耗資產(chǎn)登記、10萬(wàn)元以上合同、協(xié)議。第十二條10年保存：1.一般性通知、便函、會(huì)議簽到表；2.小型文體活動(dòng)、興趣小組記錄；3.低于固定資產(chǎn)限額耗材領(lǐng)用單；4.重復(fù)性報(bào)表底稿、過(guò)程稿。第十三條不歸檔：1.重份文件、草稿、校對(duì)稿；2.無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性通知；3.私人信件、刊物、廣告、賀年卡；4.上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性文件已公開(kāi)且本單位無(wú)補(bǔ)充意見(jiàn)。第四章平時(shí)積累與預(yù)立卷第十四條各部室設(shè)“待歸檔文件盒”和“兩本賬”，即《收文歸檔登記簿》《發(fā)文歸檔登記簿》，實(shí)行一文一號(hào)、一文一記，確?！凹兄洹?。第十五條文件辦理完畢，承辦人應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)剔除草稿、重復(fù)件，保留定稿、正本、重要過(guò)程稿，用鉛筆在首頁(yè)右上角標(biāo)注“歸檔號(hào)”草案，交兼職檔案員審核。第十六條兼職檔案員每月5日填寫(xiě)《月度歸檔預(yù)報(bào)表》，通過(guò)OA推送專(zhuān)職檔案員，專(zhuān)職檔案員3日內(nèi)完成線上抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題退回整改，整改時(shí)限2個(gè)工作日。第十七條對(duì)聲像、實(shí)物、電子文件實(shí)行“同步積累”：1.照片、錄音、錄像在拍攝后24小時(shí)內(nèi)由拍攝人填寫(xiě)《聲像檔案說(shuō)明》，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、拍攝人、權(quán)利聲明；2.實(shí)物檔案附《來(lái)源說(shuō)明》，包括捐贈(zèng)人、背景、意義、估值；3.電子文件在辦結(jié)當(dāng)日由系統(tǒng)推送自動(dòng)捕獲，形成版式PDF/A，保留元數(shù)據(jù)。第五章整理與編目第十八條工會(huì)檔案以“件”為單位整理，遵循“來(lái)源原則”，同一事由、同一會(huì)議、同一活動(dòng)形成的文件組成一件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，請(qǐng)示與批復(fù)為一件，原件與復(fù)制件分開(kāi)組卷。第十九條裝訂采用“三孔一線”法，棉線直徑0.5毫米，結(jié)頭在背面，文件左側(cè)距邊15毫米，裝訂厚度不超過(guò)20毫米，對(duì)熱敏紙、圖紙、照片采用無(wú)酸紙袋或PP插頁(yè)保護(hù)。第二十條檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)—工會(huì)類(lèi)別號(hào)—年度—保管期限—件號(hào)，共15位。例：A302—GH02—2024—Y—001，其中A302為工會(huì)在地方檔案館全宗，GH02為工會(huì)組織建設(shè)類(lèi)，Y代表永久。第二十一條編目使用《工會(huì)檔案管理系統(tǒng)》自動(dòng)生成，必填字段：題名、責(zé)任者、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)、載體、密級(jí)、開(kāi)放狀態(tài)、關(guān)鍵詞、全文掛接路徑。題名采用“〔發(fā)文機(jī)關(guān)〕關(guān)于〔事由〕的〔文種〕”格式，控制在50字以?xún)?nèi)。第二十二條傳統(tǒng)載體檔案同步編制紙質(zhì)《卷內(nèi)目錄》《歸檔文件目錄》一式兩份，一份隨卷，一份裝訂成冊(cè)備查。目錄打印使用70克純木漿靜電紙，激光打印，字跡耐光級(jí)≥6級(jí)。第六章數(shù)字化與數(shù)據(jù)管理第二十三條數(shù)字化范圍：永久、30年檔案100%掃描，10年檔案選擇性掃描，掃描分辨率≥300dpi，彩色，存儲(chǔ)為T(mén)IFF或JPEG2000無(wú)損格式；同時(shí)進(jìn)行OCR識(shí)別，識(shí)別率≥98%，人工校對(duì)兩遍。第二十四條命名規(guī)則：檔號(hào)_頁(yè)碼.tif，例：A302GH022024Y001_001.tif；多卷文件建立文件夾，文件夾名稱(chēng)與檔號(hào)一致；掛接路徑采用UNC統(tǒng)一命名，確保50年內(nèi)不重復(fù)。第二十五條數(shù)據(jù)備份實(shí)行“3—2—1”策略：3份副本，2種介質(zhì)，1份異地。本地磁盤(pán)陣列RAID6，離線LTO9磁帶，異地備份至上級(jí)工會(huì)機(jī)房，距離≥50公里，加密傳輸，AES256位密鑰。第二十六條每年6月、12月進(jìn)行數(shù)據(jù)可讀性檢測(cè)，形成《數(shù)字檔案健康報(bào)告》，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤2小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)修復(fù)，修復(fù)后MD5校驗(yàn)值保持一致。第七章庫(kù)房與實(shí)體保管第二十七條檔案庫(kù)房設(shè)在辦公樓三層?xùn)|側(cè)，建筑面積80平方米，采用無(wú)窗密閉設(shè)計(jì)，雙門(mén)互鎖，甲級(jí)防火門(mén)，耐火極限1.5小時(shí)；庫(kù)內(nèi)安裝七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)，煙感、溫感、紅外三重復(fù)合報(bào)警。第二十八條配置智能密集架，每列長(zhǎng)3.6米，高2.4米，分7層，雙面存放，載重≥80kg/層，運(yùn)行噪音≤50分貝；密集架與消防、安防系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，遇火災(zāi)自動(dòng)開(kāi)啟，方便搶救。第二十九條溫濕度控制：溫度14℃—24℃，相對(duì)濕度45%—60%，日波動(dòng)≤±2℃、±5%；采用恒溫恒濕機(jī)組，每20平方米1個(gè)傳感器，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳省級(jí)檔案監(jiān)測(cè)平臺(tái)，異常短信推送專(zhuān)職檔案員。第三十條防光措施：采用LED冷光源，照度≤50lx，紫外線強(qiáng)度≤20μW/lm；窗戶(hù)貼UV99%防爆膜，配備遮光布簾；檔案盒使用無(wú)酸牛皮紙，PH值7.5—8.5。第三十一條防蟲(chóng)防鼠：庫(kù)房設(shè)不銹鋼擋鼠板，高度0.6米；每月更換一次粘鼠板，每季度投放樟木塊、香葉醇驅(qū)蟲(chóng)包；年度請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公司進(jìn)行一次真空充氮?dú)⑾x(chóng)，溫度35℃、濕度50%、時(shí)間72小時(shí)。第八章利用與開(kāi)放第三十二條工會(huì)檔案自形成之日起滿(mǎn)25年向社會(huì)開(kāi)放，涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密、國(guó)家安全除外；未滿(mǎn)25年需利用，須填寫(xiě)《工會(huì)檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)部室負(fù)責(zé)人、辦公室主任、分管副主席三級(jí)審批。第三十三條利用方式包括閱覽、復(fù)制、摘錄、出具證明、外借。外借僅限工會(huì)系統(tǒng)內(nèi)部單位，借期7天，續(xù)借1次；借出前拍攝封面、封底、騎縫章，歸還時(shí)逐頁(yè)核對(duì)，缺頁(yè)、污損按每頁(yè)200元賠償。第三十四條建立數(shù)字檔案利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”。會(huì)員可通過(guò)“齊魯工惠”APP實(shí)名認(rèn)證后在線申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)身份證、工會(huì)會(huì)員數(shù)據(jù)庫(kù)，3小時(shí)內(nèi)完成授權(quán)，提供水印版PDF下載，水印含利用人姓名、日期、用途、禁止轉(zhuǎn)載聲明。第三十五條編研開(kāi)發(fā)：每年編纂《工會(huì)大事記》《工會(huì)年鑒》《勞模風(fēng)采錄》《維權(quán)案例選編》，通過(guò)電子書(shū)、展板、短視頻多形式傳播；優(yōu)先采用CCBY-NC4.0協(xié)議，鼓勵(lì)二次創(chuàng)作，擴(kuò)大工會(huì)影響。第九章鑒定與銷(xiāo)毀第三十六條檔案鑒定分為初始鑒定、期滿(mǎn)鑒定、開(kāi)放審核。初始鑒定在歸檔前完成，期滿(mǎn)鑒定每5年集中開(kāi)展一次，開(kāi)放審核每年11月進(jìn)行。第三十七條成立鑒定委員會(huì)，由分管副主席、紀(jì)檢委員、法律顧部、職工代表、檔案專(zhuān)家5人組成，實(shí)行一人一票，三分之二以上同意方可銷(xiāo)毀。第三十八條銷(xiāo)毀程序：1.專(zhuān)職檔案員編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明檔號(hào)、題名、年代、頁(yè)數(shù)、銷(xiāo)毀理由；2.鑒定委員會(huì)現(xiàn)場(chǎng)逐卷復(fù)核，在清冊(cè)簽字確認(rèn)；3.紀(jì)檢人員全程錄像，銷(xiāo)毀采用碎漿機(jī)，出漿粒度≤3毫米；4.銷(xiāo)毀后出具《檔案銷(xiāo)毀報(bào)告》，永久保存，錄像保存10年。第三十九條對(duì)涉密檔案銷(xiāo)毀，須送交保密部門(mén)指定的銷(xiāo)毀中心，使用熔漿或焚燒方式，溫度≥850℃，留存《涉密檔案銷(xiāo)毀交接單》。第十章統(tǒng)計(jì)與年報(bào)第四十條建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，包括館藏總量、年度增量、利用人次、數(shù)字化進(jìn)度、鑒定銷(xiāo)毀、庫(kù)房溫濕度、安全事件等7大類(lèi)、56項(xiàng)指標(biāo)。第四十一條每年1月10日前自動(dòng)生成《工會(huì)檔案年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表》，經(jīng)主席辦公會(huì)審議后，報(bào)地方檔案館、上級(jí)工會(huì)備案；數(shù)據(jù)同步上傳全國(guó)工會(huì)檔案統(tǒng)計(jì)直報(bào)系統(tǒng)，確保零差錯(cuò)。第四十二條統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析應(yīng)用：1.利用高頻檔案前20名，優(yōu)先全文識(shí)別、深度開(kāi)發(fā)；2.利用低峰檔案，評(píng)估降密或銷(xiāo)毀可行性；3.數(shù)字化率低于90%的類(lèi)別，列入下一年度重點(diǎn)項(xiàng)目；4.安全事件≥2次的庫(kù)房，啟動(dòng)升級(jí)改造。第十一章獎(jiǎng)勵(lì)與問(wèn)責(zé)第四十三條設(shè)立“工會(huì)檔案工作先進(jìn)個(gè)人”“優(yōu)秀兼職檔案員”獎(jiǎng)項(xiàng)，每年評(píng)選一次，給予1000元獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)證書(shū)、療休養(yǎng)名額；優(yōu)先推薦參評(píng)地方檔案系統(tǒng)先進(jìn)個(gè)人。第四十四條對(duì)有下列表現(xiàn)之一的部門(mén)或個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)：1.歸檔及時(shí)完整，一次驗(yàn)收合格率100%；2.數(shù)字