PAGE衛(wèi)生司索證制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生司相關(guān)工作的管理，規(guī)范索證行為，確保所涉產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量與安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本索證制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生司在開(kāi)展各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，涉及采購(gòu)食品、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)品、飲用水、消毒產(chǎn)品、化妝品、涉水產(chǎn)品、醫(yī)療器械等與衛(wèi)生健康相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)的索證管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，確保索證工作合法合規(guī)。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則通過(guò)索證管理，有效識(shí)別和控制所涉產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量安全風(fēng)險(xiǎn)。3.可追溯原則索證資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、可追溯，以便在需要時(shí)能夠快速查詢(xún)和核實(shí)相關(guān)信息。二、索證范圍及要求（一）食品1.采購(gòu)食品時(shí)，應(yīng)索取食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等。2.從食品生產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)食品的，應(yīng)索取食品生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件；從食品經(jīng)營(yíng)企業(yè)采購(gòu)食品的，應(yīng)索取食品經(jīng)營(yíng)許可證副本復(fù)印件。3.索取的產(chǎn)品合格證明文件應(yīng)包含產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息，檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)涵蓋食品的各項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)檢測(cè)結(jié)果。（二）食品添加劑1.索證內(nèi)容包括生產(chǎn)許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品合格證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等。2.確保所采購(gòu)的食品添加劑符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的品種和使用范圍，索取的資料應(yīng)能證明其質(zhì)量安全性。（三）食品相關(guān)產(chǎn)品如食品包裝材料、容器、洗滌劑、消毒劑等，應(yīng)索取生產(chǎn)許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明、衛(wèi)生許可證（涉及許可范圍的）、檢驗(yàn)報(bào)告等。（四）飲用水1.對(duì)于集中式供水單位，應(yīng)索取衛(wèi)生許可證、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告（包括水源水、出廠(chǎng)水、管網(wǎng)末梢水等不同環(huán)節(jié)的檢測(cè)結(jié)果）。2.采購(gòu)?fù)把b飲用水時(shí)，除上述資料外，還應(yīng)索取生產(chǎn)企業(yè)的食品生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件、產(chǎn)品合格證明文件等。（五）消毒產(chǎn)品1.索取生產(chǎn)企業(yè)衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品衛(wèi)生安全評(píng)價(jià)報(bào)告、產(chǎn)品標(biāo)簽（含說(shuō)明書(shū)）樣張、檢驗(yàn)報(bào)告等。2.確保消毒產(chǎn)品符合國(guó)家衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定，索證資料應(yīng)能體現(xiàn)產(chǎn)品的安全性和有效性。（六）化妝品1.采購(gòu)化妝品時(shí)，應(yīng)索取生產(chǎn)企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、化妝品生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、檢驗(yàn)報(bào)告、國(guó)產(chǎn)非特殊用途化妝品備案憑證或進(jìn)口非特殊用途化妝品備案憑證（非特殊用途化妝品）、國(guó)產(chǎn)特殊用途化妝品衛(wèi)生許可批件或進(jìn)口特殊用途化妝品衛(wèi)生許可批件（特殊用途化妝品）等。2.所索取的資料應(yīng)能證明化妝品的合法性、質(zhì)量安全性及功效宣稱(chēng)的真實(shí)性。（七）涉水產(chǎn)品1.對(duì)于涉及飲用水衛(wèi)生安全的產(chǎn)品，如管材、管件、防護(hù)材料、水處理劑等，應(yīng)索取衛(wèi)生許可批件、生產(chǎn)企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等。2.確保涉水產(chǎn)品符合相關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，索證資料應(yīng)完整準(zhǔn)確反映產(chǎn)品特性和質(zhì)量狀況。（八）醫(yī)療器械1.采購(gòu)醫(yī)療器械時(shí)，應(yīng)索取醫(yī)療器械注冊(cè)證（備案憑證）、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證（備案憑證）、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等。2.嚴(yán)格按照醫(yī)療器械分類(lèi)管理要求索證，確保所采購(gòu)的醫(yī)療器械合法合規(guī)且質(zhì)量可靠。三、索證程序（一）供應(yīng)商資質(zhì)審核1.建立供應(yīng)商名錄，對(duì)擬合作的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核。審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證（或備案憑證）等相關(guān)資質(zhì)文件的有效性和經(jīng)營(yíng)范圍的符合性。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)等情況，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定供應(yīng)合格產(chǎn)品或服務(wù)的能力。（二）索證資料收集1.在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)意向書(shū)前，要求供應(yīng)商提供完整的索證資料。索證資料應(yīng)加蓋供應(yīng)商公章或業(yè)務(wù)專(zhuān)用章，并確保其清晰、真實(shí)、有效。2.對(duì)于首次合作的供應(yīng)商，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成索證資料的收集和審核；對(duì)于已合作的供應(yīng)商，應(yīng)定期（至少每年一次）更新索證資料，確保其資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量狀況持續(xù)符合要求。（三）索證資料審核1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的審核崗位或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)索證資料的審核工作。審核人員應(yīng)具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)收集到的索證資料進(jìn)行逐一審核，重點(diǎn)檢查資料的完整性、真實(shí)性、有效性以及與采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的符合性。對(duì)于不符合要求的索證資料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（四）索證資料存檔1.將審核通過(guò)的索證資料進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。檔案應(yīng)按照供應(yīng)商名稱(chēng)、產(chǎn)品類(lèi)別、索證資料名稱(chēng)等進(jìn)行清晰分類(lèi)，便于查詢(xún)和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全可靠。紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般不少于產(chǎn)品有效期屆滿(mǎn)后1年。四、索證資料管理（一）資料更新1.當(dāng)供應(yīng)商的資質(zhì)發(fā)生變更（如經(jīng)營(yíng)范圍調(diào)整、生產(chǎn)地址變更、許可證到期換證等）時(shí)，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商提供新的索證資料，并進(jìn)行審核和更新存檔。2.對(duì)于所采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)發(fā)生修訂時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，要求其提供符合新要求的索證資料，并對(duì)已存檔的索證資料進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（二）資料查閱1.建立索證資料查閱制度，明確查閱權(quán)限和流程。相關(guān)部門(mén)或人員因工作需要查閱索證資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后按照規(guī)定進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)妥善保管索證資料，不得擅自復(fù)印、外借或涂改資料內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還資料，并確保資料的完整性和保密性。（三）資料銷(xiāo)毀1.對(duì)于超過(guò)保存期限或已不再使用的索證資料，應(yīng)按照公司檔案銷(xiāo)毀制度進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明資料名稱(chēng)、供應(yīng)商、保存期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保資料徹底銷(xiāo)毀，防止信息泄露。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)妥善保存，以備追溯查詢(xún)。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期對(duì)索證制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括索證資料的完整性、審核的準(zhǔn)確性、存檔的規(guī)范性等。2.設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)索證工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部檢查1.積極配合相關(guān)政府部門(mén)的監(jiān)督檢查，及時(shí)提供索證資料和相關(guān)信息，接受部門(mén)對(duì)索證工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.根據(jù)政府部門(mén)的檢查意見(jiàn)和建議，及時(shí)對(duì)索證制度和工作流程進(jìn)行調(diào)整和完善，確保索證工作符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。六、罰則（一）對(duì)供應(yīng)商的處罰1.若供應(yīng)商提供虛假索證資料或所供產(chǎn)品不符合索證要求，導(dǎo)致衛(wèi)生司相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)出現(xiàn)質(zhì)量安全問(wèn)題的，應(yīng)立即停止合作，并依法追究供應(yīng)商的法律責(zé)任。2.根據(jù)合同約定，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，賠償因產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題給衛(wèi)生司造成的直接和間接損失。3.將供應(yīng)商列入不良記錄名單，限制其在一定期限內(nèi)參與衛(wèi)生司相關(guān)采購(gòu)活動(dòng)。（二）對(duì)內(nèi)部人員的處罰1.對(duì)于在索證工作中違反制度規(guī)定、玩忽職守、徇私舞弊的內(nèi)部人員，