機(jī)關(guān)單位電子文件管理規(guī)范一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范機(jī)關(guān)單位電子文件管理工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用與安全，提高行政效率和管理水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合機(jī)關(guān)單位工作實(shí)際，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)單位在履行職能過(guò)程中形成、接收、處理、保存和利用電子文件的各項(xiàng)管理活動(dòng)。法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（三）基本原則電子文件管理應(yīng)遵循以下原則：1.全程管理原則：對(duì)電子文件的形成、辦理、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、利用和銷(xiāo)毀等全過(guò)程進(jìn)行規(guī)范管理。2.真實(shí)完整原則：確保電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息真實(shí)可靠，要素齊全，符合形成時(shí)的原始狀態(tài)。3.安全保密原則：建立健全安全保密制度，落實(shí)安全保密責(zé)任，保障電子文件不丟失、不泄露、不被篡改。4.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的文件格式、元數(shù)據(jù)方案和管理流程。5.便捷利用原則：在安全保密的前提下，優(yōu)化電子文件的檢索和利用服務(wù)，滿(mǎn)足機(jī)關(guān)單位履職需要。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理體制機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立健全“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)”的電子文件管理體制。單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)本單位電子文件管理工作負(fù)總責(zé)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和牽頭管理部門(mén)。（二）部門(mén)職責(zé)1.辦公廳（室）或指定的牽頭管理部門(mén)：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查本單位電子文件管理工作；制定和完善相關(guān)管理制度和工作細(xì)則；組織開(kāi)展電子文件管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的形成、辦理、審核和整理工作，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，并按照規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門(mén)或指定機(jī)構(gòu)移交歸檔電子文件。3.檔案管理部門(mén)：負(fù)責(zé)接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用本單位歸檔的電子文件；指導(dǎo)和協(xié)助各業(yè)務(wù)部門(mén)做好電子文件的形成和預(yù)歸檔工作；研究和解決電子文件長(zhǎng)期保存問(wèn)題。4.信息技術(shù)部門(mén)：負(fù)責(zé)為本單位電子文件管理提供必要的信息技術(shù)支持和保障，包括軟硬件系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和安全防護(hù)，確保電子文件管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。5.保密工作部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)電子文件管理中的保密工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保國(guó)家秘密和工作秘密的安全。三、電子文件的形成與辦理（一）文件格式與元數(shù)據(jù)1.電子文件的形成應(yīng)優(yōu)先采用國(guó)家或行業(yè)推薦的開(kāi)放、通用、穩(wěn)定的文件格式，確保其長(zhǎng)期可讀性。如確需使用專(zhuān)用格式，應(yīng)同時(shí)保存其讀取工具或轉(zhuǎn)換為通用格式。2.電子文件形成時(shí)應(yīng)同步采集和著錄必要的元數(shù)據(jù)，包括文件編號(hào)、標(biāo)題、作者、形成日期、機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、關(guān)聯(lián)文件等，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）起草與審核1.電子文件的起草、修改、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)在符合安全保密要求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行。2.辦理過(guò)程中，應(yīng)保留必要的修改痕跡和審批信息，確保電子文件形成過(guò)程的可追溯性。（三）命名與存儲(chǔ)1.電子文件應(yīng)按照統(tǒng)一、規(guī)范的規(guī)則進(jìn)行命名，命名應(yīng)能反映文件的特征和內(nèi)容，便于識(shí)別和管理。2.電子文件形成后應(yīng)及時(shí)存儲(chǔ)在指定的、安全的存儲(chǔ)介質(zhì)或系統(tǒng)中，避免個(gè)人私自保存或存儲(chǔ)在非涉密、非可控設(shè)備上。四、電子文件的歸檔（一）歸檔范圍與時(shí)間1.凡是反映本單位職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件，均屬于歸檔范圍。具體歸檔范圍由檔案管理部門(mén)會(huì)同各業(yè)務(wù)部門(mén)共同確定。2.電子文件應(yīng)在辦理完畢后，按照規(guī)定的時(shí)限及時(shí)歸檔。對(duì)于周期性或階段性工作形成的電子文件，可按周期或階段進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子文件應(yīng)是經(jīng)過(guò)審核、簽發(fā)的正式版本，其內(nèi)容、元數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整。2.歸檔電子文件應(yīng)進(jìn)行整理、組卷（件），并編制歸檔說(shuō)明。3.對(duì)于有紙質(zhì)或其他載體形式的文件，若以電子文件為歸檔主體，應(yīng)明確紙質(zhì)或其他載體文件的處置方式；若電子文件與紙質(zhì)文件并存，應(yīng)建立兩者之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。（三）歸檔方式1.電子文件歸檔可采用在線(xiàn)歸檔或離線(xiàn)歸檔方式。鼓勵(lì)通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)歸檔。2.離線(xiàn)歸檔時(shí)，應(yīng)使用符合安全要求的可移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，并對(duì)介質(zhì)進(jìn)行編號(hào)、登記和妥善保管。（四）接收與驗(yàn)收檔案管理部門(mén)或指定機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)接收的歸檔電子文件進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。驗(yàn)收合格后方可接收。五、電子文件的保管與利用（一）保管條件與環(huán)境1.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在符合國(guó)家規(guī)定的、安全可靠的存儲(chǔ)系統(tǒng)中，具備防磁、防潮、防火、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。2.信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（二）備份與恢復(fù)1.建立健全電子文件備份制度，對(duì)重要電子文件實(shí)行定期備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，并進(jìn)行定期檢查和測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的有效性。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進(jìn)行恢復(fù)演練，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地恢復(fù)。（三）長(zhǎng)期保存與遷移1.針對(duì)電子文件易逝性特點(diǎn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同信息技術(shù)部門(mén)制定電子文件長(zhǎng)期保存策略和技術(shù)方案。2.當(dāng)存儲(chǔ)介質(zhì)老化、技術(shù)環(huán)境變化可能影響電子文件可讀性時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移或轉(zhuǎn)換，確保其長(zhǎng)期可用。遷移或轉(zhuǎn)換過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄和驗(yàn)證。（四）利用與共享1.查閱、復(fù)制、摘錄、引用電子文件應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的保密規(guī)定及檔案利用制度，履行必要的審批手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，提供便捷的電子文件檢索和利用服務(wù)。利用過(guò)程中應(yīng)采取必要措施，防止電子文件被篡改、丟失或泄露。3.在確保安全和授權(quán)的前提下，可按照規(guī)定促進(jìn)電子文件在單位內(nèi)部或特定范圍內(nèi)的共享利用，提高行政效率。（五）鑒定與銷(xiāo)毀1.對(duì)于已到保管期限的電子文件，檔案管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行鑒定。對(duì)仍有保存價(jià)值的，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定程序予以銷(xiāo)毀。2.電子文件的銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的、有監(jiān)督的情況下進(jìn)行，確保徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)，并做好銷(xiāo)毀記錄。涉密電子文件的銷(xiāo)毀應(yīng)符合國(guó)家保密規(guī)定。六、安全保密管理（一）分級(jí)保護(hù)根據(jù)電子文件的涉密等級(jí)和敏感程度，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理和保護(hù)。涉密電子文件必須存儲(chǔ)在符合國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn)的涉密信息設(shè)備和信息系統(tǒng)中，嚴(yán)格執(zhí)行涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)和保密管理規(guī)定。（二）身份認(rèn)證與權(quán)限控制電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立嚴(yán)格的用戶(hù)身份認(rèn)證機(jī)制和訪問(wèn)權(quán)限控制制度，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的電子文件。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小權(quán)限原則。（三）病毒防護(hù)與入侵防范應(yīng)建立健全計(jì)算機(jī)病毒防治和網(wǎng)絡(luò)入侵防范體系，定期進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處置安全隱患，防止電子文件被惡意篡改、竊取或破壞。（四）操作審計(jì)與日志管理（五）人員管理與教育加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育和安全意識(shí)培訓(xùn)，使其熟悉電子文件安全保密規(guī)定，掌握必要的安全操作技能，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)安全保密紀(jì)律。七、監(jiān)督與保障（一）制度建設(shè)機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范，結(jié)合自身實(shí)際，制定和完善電子文件管理的具體實(shí)施細(xì)則和操作規(guī)程，形成完備的制度體系。（二）經(jīng)費(fèi)保障機(jī)關(guān)單位應(yīng)將電子文件管理所需經(jīng)費(fèi)（包括軟硬件購(gòu)置與維護(hù)、系統(tǒng)建設(shè)、人員培訓(xùn)、安全保密、長(zhǎng)期保存等）納入本單位年度預(yù)算，確保電子文件管理工作的正常開(kāi)展。（三）人員培訓(xùn)定期組織開(kāi)展電子文件管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和安全教育，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全保密意識(shí)，培養(yǎng)既懂業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型管理人才。（四）監(jiān)督檢查與考核機(jī)關(guān)單位應(yīng)定期對(duì)本單位電子文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，并將電子文件管理工作納入相關(guān)部門(mén)和人員的考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)在電子文件管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人給予表彰，對(duì)違反本規(guī)范造成損失或不良后果的，應(yīng)追究相關(guān)人