行政辦公文檔規(guī)范模板一、引言行政辦公文檔是組織內(nèi)部信息傳遞、事務(wù)處理、決策支持的重要載體，其規(guī)范性直接影響工作效率、信息準(zhǔn)確性及組織形象。為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、提升文檔質(zhì)量，特制定本規(guī)范模板。本模板旨在為各類行政辦公文檔提供通用的格式、結(jié)構(gòu)及撰寫指引，適用于日常通知、報告、請示、函件等常用文書。二、通用規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均設(shè)置為[常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)值]，確保閱讀舒適與內(nèi)容完整。3.頁眉頁腳：*頁眉：可包含組織名稱或部門名稱，文字居中或居左，字號略小于正文。*頁腳：包含頁碼，頁碼居中放置，格式統(tǒng)一（如“-1-”）。若文檔篇幅較短（一頁內(nèi)），頁碼可省略。（二）字體與字號1.標(biāo)題：*一級標(biāo)題：[常用標(biāo)題字體]，[對應(yīng)字號]，加粗，居中或居左。*二級標(biāo)題：[常用標(biāo)題字體]，[對應(yīng)字號]，加粗，居左。*三級及以下標(biāo)題：[常用標(biāo)題字體]，[對應(yīng)字號]，可根據(jù)需要加粗，居左。2.正文：[常用正文字體]，[對應(yīng)字號]，行間距設(shè)置為[常規(guī)行間距值]，段間距設(shè)置為[常規(guī)段間距值]或自動。3.落款、日期、附注：[常用正文字體]，[對應(yīng)字號，通常小于正文]。（三）段落格式1.對齊方式：正文一般采用兩端對齊或左對齊。標(biāo)題采用居中或左對齊（遵循前述標(biāo)題規(guī)范）。2.首行縮進(jìn)：正文段落首行縮進(jìn)[常規(guī)字符數(shù)]字符，或采用段前空兩格的習(xí)慣。3.序號使用：*層級序號依次為：一、（一）、1.、（1）、①等，使用時應(yīng)層級分明，不得越級。*若為并列條目，可使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、再次、最后”等連接詞，或使用項目符號（?、-等）。（四）標(biāo)點符號嚴(yán)格按照國家發(fā)布的《標(biāo)點符號用法》執(zhí)行，確保語句停頓準(zhǔn)確、語意清晰。避免濫用或錯用標(biāo)點。（五）語言表達(dá)1.準(zhǔn)確：用詞精準(zhǔn)，避免歧義，數(shù)據(jù)、事實務(wù)必核實無誤。2.簡潔：開門見山，言簡意賅，避免冗余、空洞的表述。3.規(guī)范：使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語及不規(guī)范簡稱。涉及專業(yè)術(shù)語應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)提法。4.得體：根據(jù)行文對象（上級、平級、下級）和行文目的，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣和表達(dá)方式。（六）署名與日期1.署名：根據(jù)文檔性質(zhì)確定署名單位或個人。正式公文通常署單位全稱并加蓋公章。2.日期：采用中文日期格式，如“YYYY年MM月DD日”。日期一般位于署名下方或文檔右下角。三、主要文檔類型及模板示例（一）通知定義：用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。模板：[發(fā)文單位]關(guān)于[事項]的通知[主送單位/部門：]（若為普發(fā)性通知，此欄可省略或?qū)憽案鞑块T/各單位：”）[發(fā)文事由：簡明扼要地說明發(fā)布通知的原因、依據(jù)或目的。例如：“為確保[某項工作]順利開展…”或“根據(jù)[上級指示/會議決定]…”][具體事項：清晰、分點列出通知的核心內(nèi)容、要求、安排等。每條事項應(yīng)明確具體，具有可操作性。]一、[事項一內(nèi)容]二、[事項二內(nèi)容]（一）[事項二下的子項]（二）[事項二下的子項]三、[事項三內(nèi)容][執(zhí)行要求/希望與號召：提出貫徹執(zhí)行通知的要求，或?qū)ο嚓P(guān)單位/人員提出期望。例如：“請各單位高度重視，認(rèn)真組織落實，并于[日期]前將[相關(guān)材料]報送至[部門]?！盷特此通知。（聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系電話：[電話號碼]）（根據(jù)需要添加）[發(fā)文單位全稱]（蓋章）[YYYY年MM月DD日]（二）報告定義：用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。模板：[發(fā)文單位]關(guān)于[工作/情況]的報告[主送單位/上級領(lǐng)導(dǎo)：][引言/概述：簡要說明報告的背景、目的和主要內(nèi)容梗概。例如：“根據(jù)[要求/安排]，現(xiàn)將我單位[某段時間/某項工作]的開展情況報告如下：”]一、[工作開展情況/主要成績]（一）[具體方面一及成效]（二）[具體方面二及成效]（可附相關(guān)數(shù)據(jù)、案例支撐）二、[存在的問題與不足]（一）[問題一描述及原因分析]（二）[問題二描述及原因分析]（問題應(yīng)客觀、具體，分析應(yīng)深入）三、[下一步工作計劃/改進(jìn)措施]（一）[針對問題一的計劃/措施]（二）[針對問題二的計劃/措施]（計劃應(yīng)切實可行，有明確的方向和初步設(shè)想）[總結(jié)/結(jié)語：對全文進(jìn)行簡要總結(jié)，或提出需上級知曉、支持的事項。例如：“以上為我單位[工作/情況]的簡要報告，請審閱?！被颉皯┱埳霞墝某方面工作]給予指導(dǎo)和支持?！盷（聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系電話：[電話號碼]）（根據(jù)需要添加）[發(fā)文單位全稱]（蓋章，視情況）[YYYY年MM月DD日]（三）請示定義：用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。模板：[發(fā)文單位]關(guān)于[事項]的請示[主送單位/上級領(lǐng)導(dǎo)：][請示事由：闡明為何提出請示，即請示的背景、原因、依據(jù)。應(yīng)簡明扼要，理由充分。例如：“為解決[某問題]，順利推進(jìn)[某工作]，現(xiàn)就[具體事項]請示如下：”][請示事項：清晰、具體地列出請求上級指示或批準(zhǔn)的事項。一項請示應(yīng)集中反映一個問題，提出一項請求。]一、[具體請示事項一，如：關(guān)于[事項內(nèi)容]的請求]二、[具體請示事項二，如：懇請批準(zhǔn)[具體方案/預(yù)算/人員等]][闡述理由/說明情況：詳細(xì)說明提出該請示事項的必要性、可行性、以及可能帶來的效益或解決的問題?？筛綆嚓P(guān)政策依據(jù)、數(shù)據(jù)、論證材料等。][期望批復(fù)：明確表達(dá)希望上級批復(fù)的具體內(nèi)容或傾向。例如：“鑒于以上情況，懇請上級批準(zhǔn)[請示事項核心內(nèi)容]?！被颉耙陨险埵井?dāng)否，請批示?！盷（聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系電話：[電話號碼]）[發(fā)文單位全稱]（蓋章）[YYYY年MM月DD日]（四）函定義：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。模板（商洽函/詢問函）：[發(fā)函單位]關(guān)于商洽[事項]/詢問[問題]的函[收函單位：][開頭：說明發(fā)函的目的和依據(jù)。例如：“為[目的]，根據(jù)[依據(jù)]，現(xiàn)就[商洽事項/詢問問題]致函如下：”][主體：詳細(xì)闡述商洽的具體內(nèi)容、擬達(dá)成的意向，或需要詢問的具體問題。內(nèi)容應(yīng)明確、具體，便于對方理解和回復(fù)。]一、[商洽事項/詢問問題一的具體內(nèi)容]二、[商洽事項/詢問問題二的具體內(nèi)容][結(jié)尾：提出希望或要求。例如：“懇請貴單位研究并給予回復(fù)?！被颉罢堎F單位就上述問題予以函復(fù)為盼?！盷（聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系電話：[電話號碼]）[發(fā)函單位全稱]（蓋章）[YYYY年MM月DD日]模板（復(fù)函）：[發(fā)函單位]關(guān)于[來函事項]的復(fù)函[收函單位：]貴單位《關(guān)于[來函標(biāo)題]的函》（[來函文號，如有]）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)就函中所詢/所商事項答復(fù)如下：[針對來函事項逐一明確答復(fù)。同意的，可說明具體意見；不同意的，應(yīng)說明理由；需進(jìn)一步研究的，可告知進(jìn)展情況和預(yù)計時間。]一、關(guān)于[來函事項一]：[答復(fù)意見]二、關(guān)于[來函事項二]：[答復(fù)意見][結(jié)尾：如無其他事項，可寫“此復(fù)?！盷（聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系電話：[電話號碼]）[發(fā)函單位全稱]（蓋章）[YYYY年MM月DD日]四、附則1.本規(guī)范為通用模板，各部門可根據(jù)實際工作需要，在遵循本規(guī)范核心原則的基礎(chǔ)上，對具體格式細(xì)節(jié)進(jìn)行適