建群規(guī)則制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，結(jié)合《XX集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《XX集團(tuán)信息安全管理辦法》等母公司規(guī)定，并針對公司內(nèi)部即時通訊群組管理存在的專項(xiàng)風(fēng)險防控需求，制定。旨在規(guī)范公司各部門、下屬單位及全體員工即時通訊群組的使用行為，明確管理職責(zé)，防范信息安全風(fēng)險、泄密風(fēng)險及合規(guī)風(fēng)險，確保企業(yè)信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，促進(jìn)業(yè)務(wù)高效合規(guī)開展。第二條本制度適用于公司全體員工，以及公司各部門、下屬單位及全體員工在日常工作中創(chuàng)建、使用、管理的即時通訊群組（以下簡稱“群組”）。群組涵蓋但不限于工作溝通群、項(xiàng)目協(xié)作群、客戶服務(wù)群、臨時討論群等各類基于即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┙⒌脑诰€交流平臺。第三條本制度中下列用語的含義：（一）“群組專項(xiàng)管理”是指公司對即時通訊群組的全生命周期管理，包括群組建立審批、成員管理、信息流轉(zhuǎn)監(jiān)控、風(fēng)險預(yù)警處置、合規(guī)培訓(xùn)宣貫及持續(xù)改進(jìn)等管理活動。（二）“群組風(fēng)險”是指因群組使用不當(dāng)或管理缺失可能導(dǎo)致的敏感信息泄露、違規(guī)操作、網(wǎng)絡(luò)攻擊、輿情擴(kuò)散等風(fēng)險事件。（三）“群組合規(guī)”是指群組的使用行為符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部管理制度的要求，保障信息安全、業(yè)務(wù)合規(guī)及員工合法權(quán)益。第四條群組專項(xiàng)管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則。（一）全面覆蓋：所有群組的管理納入統(tǒng)一規(guī)范，不留管理空白。（二）責(zé)任到人：明確各級管理主體及崗位人員的職責(zé)權(quán)限，確保責(zé)任落實(shí)。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險場景，強(qiáng)化風(fēng)險防控措施。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估管理效果，優(yōu)化制度流程，適應(yīng)動態(tài)變化的需求。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對群組專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)第一責(zé)任人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管信息技術(shù)、風(fēng)控及業(yè)務(wù)管理的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督落實(shí)。第六條設(shè)立群組專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括信息技術(shù)部、風(fēng)控合規(guī)部、人力資源部及各主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌公司群組專項(xiàng)管理工作，制定管理制度及年度計(jì)劃；（二）決策審批重大風(fēng)險處置方案及專項(xiàng)管理優(yōu)化方向；（三）監(jiān)督各部門群組專項(xiàng)管理執(zhí)行情況，定期評估成效；（四）組織跨部門協(xié)調(diào)，解決管理中的重大問題。第七條各部門負(fù)責(zé)人為本部門群組專項(xiàng)管理的首要責(zé)任人，承擔(dān)本部門群組合規(guī)使用的主體責(zé)任。信息技術(shù)部作為牽頭部門，負(fù)責(zé)以下職責(zé)：（一）制定群組專項(xiàng)管理制度，組織培訓(xùn)宣貫；（二）建立群組分級分類清單，動態(tài)管理群組信息；（三）提供技術(shù)支持，實(shí)施群組安全防護(hù)及風(fēng)險監(jiān)控；（四）配合處置風(fēng)險事件，優(yōu)化系統(tǒng)功能。第八條風(fēng)控合規(guī)部作為專責(zé)部門，負(fù)責(zé)以下職責(zé)：（一）審核群組使用場景的合規(guī)性，監(jiān)督禁止性行為；（二）開展專項(xiàng)風(fēng)險排查，發(fā)布風(fēng)險預(yù)警；（三）評估違規(guī)事件的處置效果，推動制度完善；（四）與司法機(jī)關(guān)協(xié)作，處理涉及法律的群組風(fēng)險事件。第九條各業(yè)務(wù)部門及下屬單位（以下簡稱“業(yè)務(wù)單位”）作為群組使用主體，負(fù)責(zé)以下職責(zé)：（一）落實(shí)本部門群組創(chuàng)建、使用及解散的審批流程；（二）開展成員培訓(xùn)，強(qiáng)化合規(guī)意識；（三）開展日常風(fēng)險自查，及時整改問題；（四）配合領(lǐng)導(dǎo)小組及相關(guān)部門開展專項(xiàng)檢查。第十條基層執(zhí)行崗（如群主、群成員）應(yīng)履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）遵守群組使用規(guī)范，未經(jīng)審批不得擅自創(chuàng)建群組；（二）嚴(yán)格執(zhí)行成員準(zhǔn)入制度，禁止邀請非業(yè)務(wù)相關(guān)人員；（三）謹(jǐn)慎處理敏感信息，避免違規(guī)轉(zhuǎn)發(fā)或泄露；（四）及時上報可疑風(fēng)險事件，履行風(fēng)險報告義務(wù)。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條群組建立審批管理。（一）部門內(nèi)部群組由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門協(xié)作群組需經(jīng)信息技術(shù)部及風(fēng)控合規(guī)部聯(lián)合審核；（二）群組命名需明確業(yè)務(wù)屬性，如“XX項(xiàng)目-研發(fā)部-202X年”；（三）臨時群組使用期限不超過3個月，到期后必須解散或轉(zhuǎn)為正式群組，確需延期的須重新審批。第十二條成員管理。（一）群組成員需與群組業(yè)務(wù)直接相關(guān)，禁止跨部門、跨領(lǐng)域隨意拉人；（二）離職員工或崗位變動人員必須立即退出所有群組，禁止泄露群組信息；（三）建立成員動態(tài)管理機(jī)制，定期核對成員資質(zhì)，及時清理不相關(guān)人員。第十三條信息流轉(zhuǎn)管控。（一）禁止在群組中傳輸涉密文件、個人隱私數(shù)據(jù)及商業(yè)秘密；（二）重要文件需通過公司備案系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，群組僅作為輔助溝通工具；（三）涉及重大決策、敏感數(shù)據(jù)的信息傳輸必須使用加密渠道，并記錄傳輸日志。第十四條敏感信息防控。（一）嚴(yán)禁在群組中討論競爭對手信息、客戶核心資料及財務(wù)數(shù)據(jù)；（二）禁止未經(jīng)授權(quán)發(fā)布內(nèi)部政策、薪資標(biāo)準(zhǔn)等敏感信息；（三）涉及法律訴訟、勞動糾紛等敏感話題的討論需經(jīng)風(fēng)控合規(guī)部備案。第十五條違規(guī)行為禁止。（一）嚴(yán)禁利用群組實(shí)施利益輸送、商業(yè)賄賂等違法行為；（二）禁止在群組中傳播謠言、誹謗性言論或不當(dāng)言論；（三）嚴(yán)禁通過群組組織未經(jīng)批準(zhǔn)的集體行動或?qū)剐袨?。第十六條風(fēng)險監(jiān)測處置。（一）信息技術(shù)部通過系統(tǒng)工具實(shí)時監(jiān)控群組高頻關(guān)鍵詞、異常操作及外鏈傳播；（二）發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為立即采取以下措施：封存群組、隔離涉事成員、鎖定可疑信息、上報領(lǐng)導(dǎo)小組；（三）重大風(fēng)險事件需在2小時內(nèi)啟動應(yīng)急響應(yīng)，48小時內(nèi)形成處置報告。第十七條外部人員接入管理。（一）業(yè)務(wù)合作群組需經(jīng)信息技術(shù)部技術(shù)隔離后允許外部人員接入；（二）外部人員參與期間需簽署保密協(xié)議，并限制其文件上傳權(quán)限；（三）合作結(jié)束后立即解除接入權(quán)限，禁止留存群組二維碼或邀請記錄。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動態(tài)更新機(jī)制。（一）信息技術(shù)部每年?duì)款^修訂群組專項(xiàng)管理制度，根據(jù)國家法規(guī)調(diào)整、技術(shù)迭代及業(yè)務(wù)變化及時更新；（二）重大修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并組織全員培訓(xùn)；（三）制度變更需在內(nèi)部管理平臺發(fā)布，并記錄修訂過程。第十九條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制。（一）信息技術(shù)部每月開展群組安全掃描，重點(diǎn)排查系統(tǒng)漏洞、弱密碼及異常訪問；（二）風(fēng)控合規(guī)部每季度組織業(yè)務(wù)部門開展風(fēng)險自查，形成風(fēng)險清單；（三）發(fā)現(xiàn)以下情形需立即發(fā)布預(yù)警：群組數(shù)環(huán)比增長超過20%、涉密文件傳輸量異常、系統(tǒng)檢測到高危操作。第二十條合規(guī)審查機(jī)制。（一）新創(chuàng)建的群組必須經(jīng)過合規(guī)審查，未經(jīng)審批不得正式上線；（二）涉及合同簽訂、資金審批、采購招標(biāo)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)場景的群組需附合規(guī)證明材料；（三）違規(guī)創(chuàng)建的群組將按“誰審批誰負(fù)責(zé)”原則追究責(zé)任，并列入年度考核扣分項(xiàng)。第二十一條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制。（一）一般風(fēng)險事件由業(yè)務(wù)單位自行處置，信息技術(shù)部提供技術(shù)支持；（二）重大風(fēng)險事件需啟動以下流程：領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭處置、跨部門協(xié)同配合、形成書面報告；（三）風(fēng)險事件處置需遵循“最小化影響”原則，優(yōu)先保障業(yè)務(wù)連續(xù)性。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制。（一）違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：擅自創(chuàng)建群組扣50分，泄露敏感信息扣100分，導(dǎo)致重大損失的按《員工違規(guī)行為處理辦法》處理；（二）處罰方式包括：績效扣減、降級處理、紀(jì)律處分及司法移送；（三）每月發(fā)布違規(guī)案例通報，警示全員。第二十三條評估改進(jìn)機(jī)制。（一）領(lǐng)導(dǎo)小組每半年開展一次管理效果評估，考核內(nèi)容包括群組合規(guī)率、風(fēng)險處置效率及系統(tǒng)防護(hù)能力；（二）評估結(jié)果需形成書面報告，明確改進(jìn)方向；（三）優(yōu)化方向包括：完善技術(shù)工具、優(yōu)化審批流程、強(qiáng)化培訓(xùn)宣貫。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障。（一）公司主要負(fù)責(zé)人每年聽取一次群組專項(xiàng)管理匯報，研究解決重大問題；（二）各部門設(shè)立合規(guī)專員，負(fù)責(zé)本部門群組日常管理；（三）成立專項(xiàng)管理突擊小組，重大風(fēng)險事件時負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。第二十五條考核激勵機(jī)制。（一）將群組專項(xiàng)管理納入部門年度考核，占比不低于10%；（二）考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先直接掛鉤，優(yōu)秀部門獎勵5萬元，不合格部門通報批評；（三）個人考核不合格者需參加強(qiáng)制性再培訓(xùn)，連續(xù)兩次不合格的直接解除勞動合同。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。（一）新員工入職必須參加群組合規(guī)培訓(xùn)，考核合格后方可使用相關(guān)工具；（二）信息技術(shù)部每季度組織技術(shù)培訓(xùn)，提升員工風(fēng)險識別能力；（三）通過內(nèi)網(wǎng)發(fā)布合規(guī)手冊，定期推送典型案例，強(qiáng)化警示教育。第二十七條信息化支撐。（一）部署群組管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動審批、風(fēng)險監(jiān)測及日志留存；（二）開發(fā)智能審核工具，對敏感詞匯、外鏈傳播等進(jìn)行實(shí)時攔截；（三）建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期備份群組重要信息，確?？勺匪荨５诙藯l文化建設(shè)。（一）發(fā)布《群組合規(guī)行為十項(xiàng)準(zhǔn)則》，張貼在辦公區(qū)域顯著位置；（二）組織年度合規(guī)承諾活動，全員簽署《合規(guī)承諾書》；（三）設(shè)立合規(guī)獎勵基金，鼓勵員工舉報風(fēng)險事件。第二十九條報告制度。（一）風(fēng)險事件上報流程：基層員工→部門負(fù)責(zé)人→信息技術(shù)部→領(lǐng)導(dǎo)小組，每環(huán)節(jié)需在1小時內(nèi)傳遞；（二）年度管理情況需在次年1月15日前提交，內(nèi)容包括：群組數(shù)量統(tǒng)計(jì)、風(fēng)險事