公司內(nèi)部通訊錄及管理辦法一、總則1.1制定目的為保障公司內(nèi)部信息溝通的順暢與高效，規(guī)范內(nèi)部通訊錄的管理與使用，確保員工信息的準(zhǔn)確性、安全性和時(shí)效性，特制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于公司全體在職員工，以及因工作需要接觸和使用公司內(nèi)部通訊錄的相關(guān)人員。1.3基本原則公司內(nèi)部通訊錄信息管理應(yīng)遵循以下原則：*真實(shí)準(zhǔn)確：確保所收錄信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，杜絕虛假或誤導(dǎo)性信息。*及時(shí)更新：?jiǎn)T工信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)并更新，保障通訊錄的時(shí)效性。*安全保密：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，妥善保管和使用通訊錄信息，防止信息泄露。*便捷高效：通訊錄的設(shè)計(jì)與管理應(yīng)便于員工查詢和使用，提升工作溝通效率。1.4定義二、通訊錄內(nèi)容與規(guī)范2.1信息內(nèi)容通訊錄應(yīng)至少包含以下員工基礎(chǔ)信息：*基礎(chǔ)信息：姓名（中文名，如有必要可加注英文名）、所屬部門、現(xiàn)任崗位、員工編號(hào)。*聯(lián)系方式：辦公固定電話、公司內(nèi)部短號(hào)（如有）、公司分配的電子郵箱地址。*辦公信息：辦公區(qū)域位置或工位號(hào)。*其他信息：經(jīng)公司批準(zhǔn)并根據(jù)工作需要，可酌情列入的其他信息，如緊急聯(lián)系人（僅限內(nèi)部應(yīng)急使用）等。2.2信息規(guī)范性*員工姓名應(yīng)使用全名，與身份證及公司人事檔案記錄一致。*部門及崗位名稱應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)范的全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。*聯(lián)系方式應(yīng)確保暢通有效，格式統(tǒng)一。三、信息管理與維護(hù)3.1信息采集與錄入*新員工入職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)采集其基礎(chǔ)信息，并及時(shí)錄入通訊錄系統(tǒng)。*員工應(yīng)積極配合信息采集工作，提供真實(shí)、完整的個(gè)人信息。3.2信息更新*當(dāng)員工發(fā)生以下信息變動(dòng)時(shí)，應(yīng)在變動(dòng)發(fā)生后的規(guī)定時(shí)限內(nèi)（通常為變動(dòng)之日起一個(gè)工作日內(nèi)）主動(dòng)向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一報(bào)送至人力資源部門，或由員工本人按公司規(guī)定流程直接提交更新申請(qǐng)：*部門或崗位發(fā)生調(diào)整；*辦公電話、工位發(fā)生變更；*公司電子郵箱變更；*其他已收錄于通訊錄且發(fā)生變動(dòng)的重要信息。*人力資源部門在收到信息更新申請(qǐng)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（通常為一個(gè)工作日內(nèi)）完成通訊錄信息的核實(shí)與更新工作。*通訊錄應(yīng)定期進(jìn)行整體核對(duì)與梳理，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.3信息保密與安全*電子版本通訊錄應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的安全服務(wù)器或內(nèi)部共享平臺(tái)，并設(shè)置適當(dāng)?shù)脑L問(wèn)權(quán)限控制。*員工應(yīng)妥善保管自己的通訊錄訪問(wèn)賬號(hào)及密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用。*打印的紙質(zhì)版通訊錄（如確有必要），應(yīng)妥善保管，使用完畢后按公司保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨意丟棄。*嚴(yán)禁將通訊錄信息用于任何商業(yè)活動(dòng)或非法目的。3.4信息查閱權(quán)限*員工原則上可查閱公司所有在職員工的公開基礎(chǔ)信息（如姓名、部門、崗位、辦公電話、郵箱）。*對(duì)于部分敏感或僅限特定范圍知悉的信息，公司將根據(jù)實(shí)際工作需要設(shè)置查閱權(quán)限。四、通訊錄使用規(guī)范4.1使用范圍通訊錄信息僅限于公司內(nèi)部工作溝通與業(yè)務(wù)聯(lián)系使用。4.2使用行為*員工在使用通訊錄信息時(shí)，應(yīng)尊重他人隱私，僅為工作目的進(jìn)行聯(lián)系。*未經(jīng)對(duì)方同意，不得擅自將通訊錄中的個(gè)人聯(lián)系方式提供給無(wú)關(guān)第三方（即使是公司內(nèi)部其他非必要人員）。*嚴(yán)禁利用通訊錄信息進(jìn)行騷擾、恐嚇或其他不當(dāng)行為。4.3版本管理*電子通訊錄應(yīng)采用集中管理模式，由人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布更新版本。*員工在收到通訊錄更新通知后，應(yīng)及時(shí)更新個(gè)人保存的通訊錄版本，避免使用過(guò)時(shí)信息。*建議員工優(yōu)先使用公司統(tǒng)一維護(hù)的在線通訊錄或最新版本的離線通訊錄。五、責(zé)任與監(jiān)督5.1員工責(zé)任*員工對(duì)本人提供信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并對(duì)個(gè)人信息的變動(dòng)負(fù)有及時(shí)上報(bào)的義務(wù)。*員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法關(guān)于通訊錄使用和信息保密的各項(xiàng)規(guī)定。5.2部門責(zé)任*各部門負(fù)責(zé)人為本部門員工信息準(zhǔn)確性和及時(shí)更新的第一責(zé)任人，應(yīng)督促本部門員工按規(guī)定及時(shí)上報(bào)信息變動(dòng)情況。5.3人力資源部門責(zé)任*人力資源部門是公司內(nèi)部通訊錄的歸口管理部門，負(fù)責(zé)通訊錄的建立、維護(hù)、更新、發(fā)布和日常管理工作。*負(fù)責(zé)對(duì)本辦法的宣傳、解釋和培訓(xùn)工作。*監(jiān)督檢查本辦法的執(zhí)行情況。5.4違規(guī)處理*對(duì)于違反本辦法規(guī)定，提供虛假信息、未及時(shí)更新信息、泄露通訊錄信息或不當(dāng)使用通訊錄信息，給公司或他人造成不良影響或損失的，公司將視情節(jié)輕重，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度予以批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)直至紀(jì)律處分。六、附則6.1解釋權(quán)本辦法由公司人力資源部門負(fù)責(zé)