機(jī)關(guān)檔案管理制度與操作指南第一章總則第一條制定目的與依據(jù)為規(guī)范本機(jī)關(guān)檔案管理工作，提高檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施條例、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)工作實際，特制定本制度與操作指南。第二條適用范圍本制度與操作指南適用于本機(jī)關(guān)各處室、直屬單位（以下統(tǒng)稱“各部門”）在各項工作中形成的，具有查考、利用和保存價值的各種形式和載體的文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等管理工作。第三條管理原則機(jī)關(guān)檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。堅持黨管檔案工作，實行統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程。檔案管理工作應(yīng)納入機(jī)關(guān)整體工作規(guī)劃，與業(yè)務(wù)工作同部署、同實施、同檢查、同考核。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制機(jī)關(guān)應(yīng)明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將檔案工作納入機(jī)關(guān)年度工作計劃和考核范圍。定期聽取檔案工作匯報，研究解決檔案工作中的重大問題，保障檔案工作所需人員、經(jīng)費、場地和設(shè)施設(shè)備。第五條檔案管理部門職責(zé)機(jī)關(guān)檔案管理部門（或指定的負(fù)責(zé)檔案工作的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，下同）是機(jī)關(guān)檔案工作的職能管理部門，主要職責(zé)包括：（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度和工作細(xì)則；（二）負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)各類檔案的統(tǒng)一接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和銷毀工作；（三）指導(dǎo)和督促機(jī)關(guān)各部門做好文件材料的形成、積累、收集、預(yù)歸檔工作；（四）組織開展檔案信息化建設(shè)，推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型；（五）組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育，提高機(jī)關(guān)人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平；（六）負(fù)責(zé)對所屬單位檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；（七）按規(guī)定向同級國家檔案館移交檔案。第六條各部門檔案工作職責(zé)機(jī)關(guān)各部門應(yīng)明確一位負(fù)責(zé)人分管本部門檔案工作，并指定專人（兼職或?qū)Ｂ殻?dān)任檔案員，具體負(fù)責(zé)：（一）本部門文件材料的收集、整理、預(yù)歸檔，并按規(guī)定向機(jī)關(guān)檔案管理部門移交；（二）嚴(yán)格執(zhí)行本機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，確保本部門形成的文件材料真實、完整、規(guī)范；（三）協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用和編研工作。第三章文件材料的收集與歸檔第七條歸檔范圍機(jī)關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的文件材料，均屬歸檔范圍。主要包括：（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）機(jī)關(guān)工作中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；（四）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。具體歸檔范圍和不歸檔范圍，由機(jī)關(guān)檔案管理部門會同各業(yè)務(wù)部門制定《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，并報同級檔案行政管理部門審核同意后施行。第八條歸檔要求（一）應(yīng)歸檔的文件材料，必須齊全、完整、準(zhǔn)確。手續(xù)完備，格式規(guī)范。（二）電子文件的歸檔，應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔。（三）錄音、錄像、照片、實物等特殊載體文件材料，應(yīng)同時收集文字說明材料。第九條歸檔時間（一）文書檔案：一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。（二）專門檔案（如會計檔案、人事檔案、基建檔案、科研檔案等）：應(yīng)按照相應(yīng)專業(yè)檔案管理規(guī)定的時限進(jìn)行歸檔。（三）重大活動、重要會議形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或會議閉幕之日起三個月內(nèi)完成歸檔。（四）電子文件應(yīng)隨辦隨歸，或定期批量歸檔。第四章檔案的整理第十條整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第十一條分類方法機(jī)關(guān)檔案應(yīng)按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》推薦的分類方法進(jìn)行分類，可采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限或年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）等方法。分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定。第十二條整理步驟與要求（一）組件（卷）：將歸檔文件材料按件或按卷進(jìn)行整理。文書檔案一般以“件”為單位進(jìn)行整理。（二）分類：按照確定的分類方案對歸檔文件材料進(jìn)行分類。（三）排列：在分類的基礎(chǔ)上，按照一定的順序?qū)ξ募牧线M(jìn)行系統(tǒng)排列。（四）編號：對排列后的文件材料編制檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性原則。（五）編目：依據(jù)檔號順序，逐件（卷）編制檔案目錄。目錄項目應(yīng)規(guī)范、完整。（六）裝盒（裝訂）：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表。第十三條特殊載體檔案的整理照片、錄音、錄像、實物、電子等特殊載體檔案，應(yīng)按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保其整理規(guī)范、著錄準(zhǔn)確，并與相關(guān)的文書檔案建立有機(jī)聯(lián)系。第五章檔案的保管第十四條庫房管理（一）檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防高濕、防光、防塵等“九防”條件。（二）檔案庫房應(yīng)保持整潔、安靜。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、存放易燃易爆物品及與檔案無關(guān)的雜物。（三）建立庫房管理制度，實行專人負(fù)責(zé)。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。第十五條檔案裝具檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜（架）等裝具。不同載體的檔案應(yīng)使用相應(yīng)的專用裝具。第十六條庫房設(shè)備根據(jù)需要配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防盜報警設(shè)備、去濕機(jī)、吸塵器、消毒設(shè)備等，并定期檢查維護(hù)，確保正常運行。第十七條檔案清點與檢查（一）檔案管理人員應(yīng)定期對所保管的檔案進(jìn)行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。（二）定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查，特別是對易損檔案和特殊載體檔案，要加強保護(hù)措施。第十八條檔案保密嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度。檔案管理人員和利用者必須遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。涉密檔案的管理，按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。第六章檔案的利用與服務(wù)第十九條利用原則檔案利用應(yīng)遵循“為機(jī)關(guān)工作服務(wù)、為社會利用服務(wù)”的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，積極提供利用。第二十條利用范圍與手續(xù)（一）本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，須持所在部門介紹信或有效工作證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。查閱涉密檔案，須經(jīng)機(jī)關(guān)分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）外單位人員查閱本機(jī)關(guān)檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱涉密檔案，須按國家保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）檔案利用者應(yīng)在指定的閱檔室查閱檔案。確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還。檔案一般不得帶出機(jī)關(guān)，涉密檔案一律不得帶出閱檔室。第二十一條利用要求（一）查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。（二）不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。確需復(fù)制的，須經(jīng)檔案管理部門同意，并由檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。（三）利用檔案所獲得的信息，不得用于非法目的。第二十二條利用效果反饋檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，了解檔案利用對工作的實際作用，不斷改進(jìn)利用服務(wù)工作。第二十三條檔案編研檔案管理部門應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)工作需要和社會利用需求，積極開展檔案編研工作，編纂檔案資料、參考資料、大事記、組織沿革等，開發(fā)檔案信息資源。第七章檔案的鑒定與銷毀第二十四條鑒定組織機(jī)關(guān)應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定和對已到保管期限檔案的存毀進(jìn)行鑒定。第二十五條保管期限劃分機(jī)關(guān)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》執(zhí)行。第二十六條到期檔案的鑒定與銷毀（一）對于已達(dá)到保管期限的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前組織鑒定。經(jīng)鑒定仍有繼續(xù)保存價值的，應(yīng)重新劃定保管期限；確無保存價值的，應(yīng)予以銷毀。（二）銷毀檔案必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行：由檔案管理部門提出銷毀意見，報鑒定工作小組鑒定，經(jīng)機(jī)關(guān)分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。（三）銷毀檔案時，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。嚴(yán)禁個人私自銷毀檔案。銷毀清冊應(yīng)永久保存。（四）電子檔案的銷毀，除滿足上述紙質(zhì)檔案銷毀的要求外，還應(yīng)確保電子檔案信息從存儲設(shè)備中徹底清除，且無法恢復(fù)。第八章檔案的信息化建設(shè)第二十七條總體要求機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)應(yīng)納入本機(jī)關(guān)信息化發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步實施。遵循國家關(guān)于電子文件和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全。第二十八條基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)配備必要的計算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備等，搭建安全、穩(wěn)定的檔案管理信息系統(tǒng)平臺。第二十九條檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立數(shù)字檔案資源庫。數(shù)字副本應(yīng)符合長期保存和利用的要求。第三十條電子檔案管理（一）機(jī)關(guān)應(yīng)積極推行無紙化辦公，規(guī)范電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔和管理全過程。（二）電子檔案的管理應(yīng)符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同等管理，并逐步實現(xiàn)電子檔案的單套制管理。（三）檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的接收、著錄、存儲、管理、利用、備份、遷移等功能，并與機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等實現(xiàn)互聯(lián)互通。第三十一條信息安全保障建立健全檔案信息安全保密制度，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計、容災(zāi)備份等技術(shù)和管理措施，保障檔案信息系統(tǒng)和數(shù)字檔案資源的安全。第九章監(jiān)督與責(zé)任追究第三十二條監(jiān)督檢查機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)定期對本機(jī)關(guān)及所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤落實。第三十三條責(zé)任追究對在檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，機(jī)關(guān)應(yīng)給予表彰和獎勵。對違反本制度規(guī)定，造成檔案失真、損毀、丟失、泄密或擅自銷毀檔案等行為的，視情節(jié)