PAGE項目運(yùn)營行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司項目運(yùn)營行政工作，提高行政效率，確保公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項目運(yùn)營行政相關(guān)工作，包括但不限于辦公環(huán)境管理、文件管理、會議組織、辦公用品管理、車輛管理、后勤保障等方面。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行政工作合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化行政流程，提高工作效率，降低運(yùn)營成本，為項目運(yùn)營提供有力支持。3.規(guī)范化原則：建立健全各項行政管理制度和流程，實(shí)現(xiàn)行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)項目運(yùn)營為宗旨，滿足公司各部門及員工的合理需求，營造良好的工作環(huán)境。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，符合安全、消防等相關(guān)要求。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.根據(jù)工作需要，合理配置會議室、洽談室等公共區(qū)域的設(shè)施，如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備等。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各部門的衛(wèi)生責(zé)任區(qū)。2.定期對辦公區(qū)域進(jìn)行清潔消毒，保持地面、桌面、門窗等干凈整潔。3.設(shè)立專門的垃圾存放點(diǎn)，定期清理垃圾，保持環(huán)境整潔。（四）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范措施，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，確保公司財產(chǎn)和員工人身安全。2.制定安全管理制度，定期組織安全檢查，及時消除安全隱患。3.加強(qiáng)員工的安全意識教育，提高員工的安全防范能力。三、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等類別。2.行政文件包括公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.業(yè)務(wù)文件包括項目方案、合同協(xié)議、技術(shù)文檔等。4.財務(wù)文件包括財務(wù)報表、預(yù)算計劃、費(fèi)用報銷等。5.人事文件包括員工檔案、考勤記錄、薪酬福利等。（二）文件編號1.為便于文件管理，對各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.文件編號格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][流水號]。例如：202301A001，表示2023年行政部門的第一份A類文件。（三）文件起草與審核1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.重要文件需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可生效。（四）文件印發(fā)與存檔1.文件經(jīng)審批后，由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)應(yīng)確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行發(fā)放。2.文件印發(fā)后，行政部門應(yīng)及時將文件原件及相關(guān)附件進(jìn)行存檔。存檔應(yīng)按照文件類別、時間順序進(jìn)行分類存放，便于查閱。3.建立電子文件檔案系統(tǒng)，對重要文件進(jìn)行電子存檔，確保文件的安全性和可查閱性。（五）文件借閱與查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱文件應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或傳播文件內(nèi)容。四、會議組織（一）會議分類1.公司會議分為董事會會議、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項目專題會等。2.董事會會議由公司董事會成員參加，主要審議公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等事項。3.總經(jīng)理辦公會由公司高層管理人員參加，主要討論公司日常運(yùn)營管理、重要工作安排等事項。4.部門例會由各部門定期召開，總結(jié)工作進(jìn)展，安排下一階段工作任務(wù)。5.項目專題會針對特定項目問題或事項召開，由相關(guān)部門人員參加。（二）會議通知1.會議組織部門應(yīng)提前發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題及議程等內(nèi)容。2.會議通知應(yīng)通過郵件、即時通訊工具等方式發(fā)送給參會人員，并確保通知傳達(dá)準(zhǔn)確、及時。（三）會議準(zhǔn)備1.會議組織部門應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議室布置、資料準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試等。2.重要會議應(yīng)準(zhǔn)備會議文件，如會議議程、匯報材料、決議草案等，并提前發(fā)放給參會人員。（四）會議記錄與紀(jì)要1.會議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等。2.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。3.會議紀(jì)要應(yīng)明確會議決議事項、責(zé)任部門及完成時間，作為工作執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（五）會議跟進(jìn)與落實(shí)1.各部門應(yīng)按照會議決議事項，制定具體的工作計劃，并明確責(zé)任人及時間節(jié)點(diǎn)。2.行政部門負(fù)責(zé)對會議決議事項的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報進(jìn)展情況。3.對未按時完成會議決議事項的部門，應(yīng)進(jìn)行督促和問責(zé)，確保會議決議得到有效落實(shí)。五、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括辦公用品的種類、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.辦公用品采購應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的采購流程，進(jìn)行詢價、比價、議價等環(huán)節(jié)，確保采購價格合理。3.采購的辦公用品應(yīng)及時入庫，并進(jìn)行驗(yàn)收登記。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等，確保與采購合同一致。（二）辦公用品發(fā)放1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取。2.行政部門應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、辦公用品名稱、數(shù)量等信息。（三）辦公用品庫存管理1.行政部門應(yīng)建立辦公用品庫存管理制度，定期對庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括庫存數(shù)量、質(zhì)量狀況、存放位置等。2.對庫存積壓或過期的辦公用品，應(yīng)及時進(jìn)行清理和處理。清理處理方式包括報廢、捐贈、調(diào)劑等。3.根據(jù)辦公用品的使用情況和庫存數(shù)量，及時調(diào)整采購計劃，確保庫存合理。六、車輛管理（一）車輛配置與調(diào)度1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置車輛，包括轎車、商務(wù)車、貨車等。2.行政部門負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度管理，根據(jù)工作需要安排車輛使用。車輛調(diào)度應(yīng)遵循先急后緩、合理安排的原則。3.員工因工作需要申請用車，應(yīng)填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至行政部門。行政部門根據(jù)車輛情況進(jìn)行調(diào)度安排，并及時通知申請人。（二）車輛使用與維護(hù)1.車輛使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，確保車輛安全。2.車輛使用后，應(yīng)及時將車輛歸還至指定地點(diǎn)，并做好車輛清潔工作。3.行政部門應(yīng)定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括車輛檢查、維修、保養(yǎng)等，按照車輛使用說明書和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。4.車輛發(fā)生故障或事故時，使用人員應(yīng)及時報告行政部門，并配合做好相關(guān)處理工作。（三）車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、保險費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)、停車費(fèi)等。行政部門應(yīng)建立車輛費(fèi)用管理制度，對車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)一核算和管理。2.車輛燃油費(fèi)實(shí)行定額管理，根據(jù)車輛型號和使用情況確定每月燃油定額。使用人員應(yīng)在定額范圍內(nèi)使用燃油，超出部分需說明原因并經(jīng)審批。3.車輛維修保養(yǎng)費(fèi)應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行報銷，維修保養(yǎng)前需提交維修申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行維修。4.行政部門應(yīng)定期對車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，控制車輛費(fèi)用支出，降低運(yùn)營成本。七、后勤保障（一）餐飲管理1.公司如有食堂，應(yīng)建立食堂管理制度，確保食品安全衛(wèi)生。食堂應(yīng)配備合格的廚師和工作人員，嚴(yán)格遵守食品加工操作規(guī)范。2.食堂應(yīng)制定每周食譜，合理搭配菜品，滿足員工營養(yǎng)需求。3.員工應(yīng)遵守食堂就餐規(guī)定，文明就餐，愛護(hù)食堂設(shè)施和環(huán)境。（二）宿舍管理1.公司為員工提供宿舍的，應(yīng)制定宿舍管理制度，加強(qiáng)宿舍安全管理。宿舍應(yīng)配備必要的生活設(shè)施，如床鋪、桌椅、衣柜等。2.員工應(yīng)遵守宿舍管理規(guī)定，保持宿舍整潔衛(wèi)生，不得在宿舍內(nèi)從事違法違規(guī)活動。3.行政部門應(yīng)定期對宿舍進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保員工住宿安全和舒適。（三）通訊管理1.公司應(yīng)建立通訊管理制度，規(guī)范員工通訊費(fèi)用報銷。員工因工作需要使用手機(jī)、固定電話等通訊工具，應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷。2.行政部門負(fù)責(zé)對員工通訊費(fèi)用進(jìn)行審核和統(tǒng)計，確保通訊費(fèi)用合理支出。（四）其他后勤服務(wù)1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，提供其他必要的后勤服務(wù)，如快遞收發(fā)、飲用水供應(yīng)、綠植