PAGE運營管理部資料管理制度一、總則（一）目的為加強運營管理部資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障公司運營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運營管理部全體員工在工作過程中所涉及的各類資料的管理，包括但不限于市場調研資料、業(yè)務運營數據、客戶信息、項目文檔、合同協議等。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保資料的收集、整理、存儲、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.準確性原則：資料內容應真實、準確、完整，如實反映公司運營情況，避免虛假信息和錯誤數據。3.完整性原則：涵蓋運營管理部工作的各個方面，確保各類資料不遺漏，形成完整的資料體系。4.安全性原則：采取有效措施保障資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。5.可追溯性原則：資料應具備清晰的來源和去向記錄，便于查詢和追溯，為公司決策和業(yè)務開展提供有力支持。二、資料的分類與編號（一）資料分類1.市場調研類：包括市場調研報告、行業(yè)動態(tài)分析、競爭對手資料等。2.業(yè)務運營類：如銷售數據、運營指標報表、業(yè)務流程文檔等。3.客戶信息類：客戶基本資料、客戶需求記錄、客戶反饋等。4.項目文檔類：項目策劃書、項目進度報告、項目驗收文檔等。5.合同協議類：各類業(yè)務合同、合作協議、保密協議等。6.行政文件類：部門內部通知、會議紀要、工作計劃與總結等。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別、查詢和管理，對各類資料進行統一編號。編號采用[年份][類別代碼][流水號]的形式。1.年份：用四位數字表示資料形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據資料分類，分別設定對應的類別代碼。例如，市場調研類為“SC”，業(yè)務運營類為“YY”，客戶信息類為“KH”，項目文檔類為“XM”，合同協議類為“HT”，行政文件類為“XZ”。3.流水號：按照資料形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年的市場調研報告，編號為“2023SC001”；一份2023年簽訂的業(yè)務合同協議，編號為“2023HT005”。三、資料的收集與整理（一）收集職責1.各崗位員工負責在日常工作中及時收集與本崗位工作相關的資料，并確保資料的真實性和完整性。2.對于跨部門協作產生的資料，由牽頭部門負責協調相關部門共同收集，并明確各部門的收集職責和時間節(jié)點。（二）收集要求1.收集的資料應來源可靠，具備原始憑證或相關證明材料。2.資料內容應清晰、準確，避免模糊不清或歧義性表述。3.對于電子資料，應確保格式規(guī)范，易于存儲和查閱。（三）整理流程1.收集到的資料首先由收集人進行初步整理，去除無關信息，確保資料內容簡潔明了。2.按照資料分類和編號規(guī)則，對資料進行分類和編號，并建立相應的索引目錄。3.對于同類資料，應按照一定的邏輯順序進行排列，如時間順序、重要程度等。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質資料：設立專門的文件柜，按照資料類別和編號順序進行存放，并建立紙質資料臺賬，記錄資料的名稱、編號、存放位置等信息。2.電子資料：存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照資料類別和編號建立文件夾結構，確保電子資料的存儲路徑清晰、規(guī)范。同時，定期對電子資料進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。（二）保管責任1.各崗位員工負責保管本崗位所產生和收集的資料，并確保資料的安全和完整。2.運營管理部指定專人負責資料存儲設備的日常維護和管理，定期檢查存儲設備的運行狀況，及時處理出現的問題。（三）保密措施1.對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理，采取加密存儲、限制訪問權限等措施，防止信息泄露。2.未經授權，任何人不得擅自查閱、復制、傳播敏感資料。（四）存儲期限1.一般資料的存儲期限為[X]年，自資料形成之日起計算。存儲期限屆滿后，經評估確無保留價值的資料，可按照規(guī)定程序進行銷毀。2.對于涉及重要業(yè)務、法律糾紛、稅務審計等特殊情況的資料，應根據實際需要延長存儲期限，直至相關事項處理完畢。五、資料的查閱與使用（一）查閱權限1.運營管理部內部員工因工作需要查閱資料的，可直接向資料保管人員提出申請，并填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。資料保管人員審核通過后，為其提供查閱服務。2.公司其他部門員工如需查閱運營管理部資料，應經運營管理部負責人批準，并填寫《資料查閱申請表》。資料保管人員在核實查閱人身份和查閱目的后，方可提供查閱服務。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司資料的，須經公司分管領導批準，并簽訂保密協議后，由運營管理部指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《資料查閱申請表》，提交至相應審批人。2.審批人根據查閱人的身份和查閱目的進行審批，批準后簽字確認。3.資料保管人員根據審批通過的申請表，為查閱人提供資料查閱服務，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱資料名稱等信息。4.查閱人查閱完畢后，應及時將資料歸還資料保管人員，并在查閱記錄上簽字確認。（三）使用規(guī)定1.查閱人只能在規(guī)定的查閱場所查閱資料，未經許可不得擅自將資料帶出查閱場所。2.如需復制資料，應經資料保管人員同意，并按照公司相關規(guī)定進行復制操作。復制后的資料應按照原資料的管理要求進行保管。3.使用資料時應嚴格遵守公司的保密制度和相關法律法規(guī)，不得將資料用于任何非法或不當目的。六、資料的借閱與歸還（一）借閱權限1.運營管理部內部員工因工作需要借閱資料的，可向資料保管人員提出申請，并填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、編號、借閱期限等信息。資料保管人員審核通過后，辦理借閱手續(xù)。2.公司其他部門員工如需借閱運營管理部資料，應經運營管理部負責人批準，并填寫《資料借閱申請表》。資料保管人員在核實借閱人身份和借閱目的后，辦理借閱手續(xù)。3.外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司資料的，須經公司分管領導批準，并簽訂保密協議后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，提交至相應審批人。2.審批人根據借閱人的身份和借閱目的進行審批，批準后簽字確認。3.資料保管人員根據審批通過的申請表，辦理資料借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放資料，并要求借閱人在《資料借閱登記表》上簽字確認。4.資料保管人員應在借閱期限屆滿前提醒借閱人歸還資料。（三）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還資料，如需延長借閱期限，應提前向資料保管人員提出申請，并經原審批人批準。2.借閱人歸還資料時，資料保管人員應認真檢查資料的完整性和準確性，如發(fā)現資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人承擔相應責任。3.借閱人歸還資料后，資料保管人員應在《資料借閱登記表》上記錄歸還時間，并注明資料是否完好無損。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料存儲期限屆滿，且經評估確無保留價值的。2.因業(yè)務調整、機構變更等原因，不再需要的資料。3.涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的資料，在保密期限屆滿且不再具有保密價值的情況下，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）銷毀流程1.資料保管人員定期對達到銷毀條件的資料進行清理和統計，填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經運營管理部負責人審核后，報公司分管領導批準。3.批準后的《資料銷毀申請表》交至資料保管人員，由其組織實施資料銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理或化學方法，確保資料無法恢復。4.資料銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并填寫《資料銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。5.資料銷毀工作完成后，《資料銷毀申請表》、《資料銷毀記錄》等相關資料應妥善保存，以備查閱。八、資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.運營管理部定期對資料管理工作進行自查，檢查資料的收集、整理、存儲、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求，發(fā)現問題及時整改。2.公司內部審計部門不定期對運營管理部資料管理情況進行審計，重點檢查資料的真實性、完整性、安全性以及管理制度的執(zhí)行情況，對發(fā)現的違規(guī)問題提出整改意見，并追究相關人員責任。（二）考核辦法1.將資料管理工作納入員工績效考核體