國有企業(yè)人事檔案管理制度第一章總則1.1制度定位人事檔案是國有企業(yè)干部員工“第二身份證”，是組織選拔、任用、考核、薪酬、退休、審計(jì)、巡視巡察、法律訴訟、歷史研究的核心憑證。本制度以《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》為底線，結(jié)合企業(yè)行業(yè)特性、混合所有制改革實(shí)踐、數(shù)字化治理需求，重塑“收、管、存、用、毀”全生命周期閉環(huán)，確保“材料真實(shí)、管理規(guī)范、利用便捷、安全保密”。1.2適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部、全資及控股子公司、分公司、項(xiàng)目部、境外機(jī)構(gòu)、離退休中心、勞務(wù)派遣歸口管理部門，以及借調(diào)、掛職、人才聯(lián)盟、柔性引進(jìn)等“非標(biāo)準(zhǔn)勞動(dòng)關(guān)系”人員。1.3管理原則（1）黨管檔案：黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，組織部牽頭，人事、紀(jì)檢、審計(jì)、工會(huì)、信息化、保密辦分線負(fù)責(zé)。（2）“誰用人、誰建檔、誰負(fù)責(zé)”：用人主體對(duì)材料真實(shí)性負(fù)第一責(zé)任，檔案部門負(fù)管理責(zé)任。（3）“一人一檔、檔隨人走、人檔統(tǒng)一”：杜絕“無頭檔案”“口袋檔案”“陰陽檔案”。（4）“最小必要、分級(jí)授權(quán)、全程留痕”：任何調(diào)閱、復(fù)制、外借、數(shù)字化操作必須留痕，敏感信息脫敏處理。（5）“紙質(zhì)+電子”雙套制：紙質(zhì)檔案法律憑證地位不變，電子檔案用于高效流轉(zhuǎn)，二者通過“檔號(hào)+區(qū)塊鏈哈?！苯壎?。第二章組織體系與職責(zé)2.1黨委組織部（1）制定檔案宏觀政策、年度計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（2）對(duì)二級(jí)單位開展“雙隨機(jī)一公開”飛行檢查，檢查結(jié)果納入黨委書記年度考核。（3）建立“檔案造假一票否決”機(jī)制，對(duì)涂改造假責(zé)任人先停職、后調(diào)查、再移交紀(jì)檢。2.2人事檔案中心（掛靠人力資源部）（1）集中保管總部中層及以上干部、高級(jí)專家、境外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人檔案。（2）統(tǒng)一制定檔號(hào)規(guī)則、目錄模板、數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、庫房“七防”規(guī)范。（3）運(yùn)營“人事檔案管理系統(tǒng)（HR-AMS）”，與SAP-HCM、OA、審計(jì)系統(tǒng)打通。2.3二級(jí)單位人力資源科（1）負(fù)責(zé)本單位員工原始材料收集、鑒別、整理、歸檔、移交。（2）每季度向檔案中心報(bào)送《材料收集進(jìn)度紅綠燈表》，連續(xù)兩次亮紅燈，單位績效降檔。2.4紀(jì)檢、審計(jì)、巡視辦（1）對(duì)擬提拔人選“凡提四必”中“檔案必審”負(fù)專責(zé)，3個(gè)工作日內(nèi)出具《檔案審核意見書》。（2）對(duì)離任審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、專項(xiàng)巡視所需檔案，優(yōu)先保障、限時(shí)調(diào)閱。2.5信息化與保密辦（1）每年組織一次“檔案數(shù)據(jù)安全攻防演練”，模擬勒索病毒、社工攻擊、內(nèi)部泄密場(chǎng)景。（2）對(duì)涉密檔案實(shí)行“三員分立”：系統(tǒng)管理員、安全保密員、審計(jì)員，權(quán)限互斥。第三章材料收集與鑒別3.1材料范圍（1）履歷類：1999版《干部履歷表》及后續(xù)歷次修正表；員工入職登記表；個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)報(bào)告表。（2）考核鑒定類：年度考核、任期考核、專項(xiàng)考核、掛職鍛煉鑒定、援疆援藏鑒定；績效考核強(qiáng)制分布結(jié)果。（3）學(xué)歷學(xué)位類：從“中?！钡健安┦亢蟆彼须A段；2001年后學(xué)歷須附《教育部學(xué)歷證書電子注冊(cè)備案表》；境外學(xué)歷須附《國外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書》。（4）職稱職業(yè)資格類：從初級(jí)工到正高級(jí)職稱；注冊(cè)會(huì)計(jì)師、法律職業(yè)資格、PMP、注冊(cè)結(jié)構(gòu)工程師等“含金量”證書；退出目錄的職業(yè)資格須附國家人社部公告。（5）政審審計(jì)類：入黨志愿書、政審結(jié)論、離任審計(jì)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告、巡視巡察整改報(bào)告。（6）獎(jiǎng)勵(lì)處分類：中央企業(yè)技術(shù)能手、五一勞動(dòng)獎(jiǎng)?wù)隆⑹〖?jí)以上科技獎(jiǎng)勵(lì)；黨紀(jì)政務(wù)處分、解除勞動(dòng)合同證明。（7）工資類：1993年工改以來歷次工資晉級(jí)表、崗位工資套改表、股權(quán)激勵(lì)授予及行權(quán)記錄、企業(yè)年金繳費(fèi)基數(shù)。（8）其他：因私出國（境）審批、護(hù)照收繳記錄、信訪核查結(jié)論、心理健康評(píng)估報(bào)告（副處級(jí)以上）。3.2收集節(jié)點(diǎn)（1）“入職即建檔”：Offer發(fā)放前，背景調(diào)查公司出具《履歷核實(shí)報(bào)告》，缺失材料清單一次性告知候選人，限期補(bǔ)交。（2）“年度對(duì)賬”：每年1月啟動(dòng)“檔案材料對(duì)賬月”，員工本人、直線經(jīng)理、HR三方簽字確認(rèn)《材料缺失確認(rèn)書》。（3）“變動(dòng)即更新”：崗位調(diào)整、職級(jí)晉升、學(xué)歷變更、獎(jiǎng)勵(lì)處分發(fā)生15日內(nèi)完成歸檔。3.3鑒別標(biāo)準(zhǔn)（1）“三看三查”：看印章真?zhèn)?、看筆跡一致性、看紙張老化程度；查發(fā)證機(jī)關(guān)電話回訪、查教育部學(xué)信網(wǎng)、查國家職業(yè)資格網(wǎng)。（2）“五個(gè)一律退回”：涂改出生日期、學(xué)歷學(xué)位造假、獎(jiǎng)勵(lì)拔高、處分未歸檔、考核結(jié)果與會(huì)議紀(jì)要不一致。（3）“雙人雙崗”鑒別：材料鑒別員A、B角交叉審核，出現(xiàn)爭議報(bào)單位黨委研究，結(jié)論存入“鑒別爭議卷”永久保存。第四章分類、編碼與目錄4.1分類表采用“十類法”+“企業(yè)特色類”：第一類履歷材料第二類自傳材料第三類考核鑒定材料第四類學(xué)歷學(xué)位材料第五類職稱職業(yè)資格材料第六類政審審計(jì)材料第七類黨團(tuán)材料第八類獎(jiǎng)勵(lì)處分材料第九類工資任免材料第十類其他可供參考材料第十一類企業(yè)特色類（科技項(xiàng)目、專利、標(biāo)準(zhǔn)制定、市場(chǎng)攻堅(jiān)、數(shù)字化成果）4.2檔號(hào)結(jié)構(gòu)檔號(hào)=“企業(yè)代碼（4位）+機(jī)構(gòu)代碼（3位）+入職年份（4位）+流水號(hào)（6位）+校驗(yàn)位（1位）”，共18位。例：ZGGT2023000158J。4.3目錄級(jí)次（1）案卷級(jí)：封面、背脊、全引目錄、備考表。（2）文件級(jí)：一文一號(hào)，PDF命名規(guī)則“檔號(hào)_分類號(hào)_順序號(hào)_頁數(shù)”。（3）元數(shù)據(jù)：必填18項(xiàng)：標(biāo)題、責(zé)任者、形成時(shí)間、頁數(shù)、密級(jí)、開放標(biāo)識(shí)、數(shù)字化日期、OCR識(shí)別碼、區(qū)塊鏈哈希、脫敏字段、載體類型、原件狀況、鑒定人、審核人、掃描分辨率、色彩模式、文件大小、格式。第五章整理與裝訂5.1整理流程“修整—排序—編頁—裱糊—打碼—掃描—裝訂—質(zhì)檢—入庫”九步閉環(huán)。5.2修整標(biāo)準(zhǔn)（1）裁切：統(tǒng)一A4，允許誤差±1mm；小于A4的用無酸紙托裱。（2）除銹：回形針、大頭針、訂書釘全部拆除，用不銹鋼釘替代。（3）除塵：冷風(fēng)吹掃+軟毛刷，嚴(yán)禁濕布擦拭。5.3裝訂方式（1）處級(jí)及以上：不銹鋼三孔一線，線徑0.5mm，結(jié)頭藏于背后，結(jié)實(shí)度≥7N。（2）普通員工：熱熔膠裝訂+無酸封面，180°展開不斷裂。（3）特殊載體：光盤、芯片、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書采用“異質(zhì)檔案盒”，內(nèi)襯防靜電泡沫。第六章數(shù)字化與數(shù)據(jù)治理6.1掃描參數(shù)紙質(zhì)檔案≥70g/㎡，分辨率≥300dpi，彩色；照片≥600dpi，TIFF格式；大幅面圖紙≥400dpi，分幅掃描后拼接。6.2OCR與NLP（1）建立“電力行業(yè)干部履歷語料庫”，對(duì)1978—2023年常用詞匯、機(jī)構(gòu)簡稱、職務(wù)稱謂進(jìn)行機(jī)器學(xué)習(xí)，識(shí)別準(zhǔn)確率≥98%。（2）敏感詞庫動(dòng)態(tài)更新，包含“副廳級(jí)、正處級(jí)、副處級(jí)、黨委委員、總會(huì)計(jì)師”等涉敏字段，自動(dòng)脫敏為“***”。6.3區(qū)塊鏈存證每頁檔案生成SHA-256哈希，寫入“央企檔案鏈”，區(qū)塊高度、時(shí)間戳、節(jié)點(diǎn)簽名、檔案中心私鑰四重加密，確保不可篡改。6.4數(shù)據(jù)質(zhì)量（1）圖像質(zhì)檢：漏掃率≤0.1%，重掃率≤0.05%，黑邊≤2mm。（2）目錄質(zhì)檢：字段缺失率≤0.01%，邏輯錯(cuò)誤率≤0.005%。（3）建立“數(shù)據(jù)質(zhì)量駕駛艙”，紅黃綠燈實(shí)時(shí)預(yù)警，月度通報(bào)排名與單位工資總額掛鉤。第七章庫房管理7.1選址與建筑（1）獨(dú)立建筑或獨(dú)層設(shè)置，荷載≥12kN/㎡，抗震設(shè)防烈度≥8度。（2）遠(yuǎn)離強(qiáng)震動(dòng)、強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)腐蝕、易燃品倉庫，直線距離≥50米。7.2“七防”指標(biāo)（1）防火：高壓細(xì)水霧+IG541組合，滅火時(shí)間≤60s，耐火極限4小時(shí)。（2）防盜：紅外雙鑒+振動(dòng)電纜+人臉識(shí)別，報(bào)警信號(hào)同步公安110。（3）防水：地面設(shè)1%坡度，排水溝≥300mm，配備自動(dòng)抽水系統(tǒng)。（4）防潮：恒溫恒濕機(jī)組，溫度14℃—16℃，相對(duì)濕度45%—55%，日波動(dòng)±1℃。（5）防光：無紫外線LED燈，照度≤50lx，窗戶貼UV99%防爆膜。（6）防蟲：環(huán)氧乙烷真空充氮?dú)⑾x，每年一次；庫內(nèi)設(shè)置性誘捕器，密度≤1只/㎡/年。（7）防塵：粗效+中效+高效三級(jí)過濾，PM2.5≤35μg/m3。7.3密集架與載具（1）密集架荷載≥80kg/層，層板厚度≥1.2mm，運(yùn)行噪音≤50dB。（2）檔案盒采用無酸紙700g/㎡，pH值7.5—8.5，壽命≥200年。（3）設(shè)置“異地異質(zhì)”災(zāi)備庫，距離≥300公里，磁光電混合存儲(chǔ)，RPO≤15分鐘。第八章利用與審批8.1內(nèi)部利用（1）分級(jí)授權(quán)：普通員工可查看本人非密級(jí)目錄；處級(jí)需組織部審批；副廳級(jí)及以上需黨委書記、董事長雙簽。（2）線上預(yù)約：HR-AMS發(fā)起申請(qǐng)，區(qū)塊鏈記錄審批鏈，平均耗時(shí)≤4小時(shí)。（3）利用方式：原文水印“僅供××使用”，禁止拍照、轉(zhuǎn)錄、外泄；確需打印，使用涉密打印機(jī)，輸出份數(shù)自動(dòng)計(jì)數(shù)。8.2外部利用（1）司法調(diào)閱：憑《調(diào)查令》或《協(xié)助執(zhí)行通知書》，經(jīng)法務(wù)、保密辦、黨委書記三級(jí)審核，2小時(shí)內(nèi)提供。（2）人才流動(dòng)：員工調(diào)出，檔案通過“機(jī)要通道+EMS檔案專遞”，全程GPS定位，簽收后24小時(shí)內(nèi)回傳回執(zhí)。（3）境外機(jī)構(gòu)：派駐“一帶一路”項(xiàng)目人員，檔案數(shù)字化加密后通過“央企跨境數(shù)據(jù)專線”傳輸，符合《數(shù)據(jù)出境安全評(píng)估辦法》。第九章統(tǒng)計(jì)與年報(bào)9.1核心指標(biāo)（1）庫存量：紙質(zhì)檔案總量、電子檔案總量、異質(zhì)載體總量。（2）數(shù)字化率：頁數(shù)數(shù)字化率≥98%，容量數(shù)字化率≥99%。（3）利用率：年度調(diào)閱人次、調(diào)閱時(shí)長、調(diào)閱目的分布。（4）缺失率：學(xué)歷缺失率≤0.5%，政審材料缺失率≤0.1%。（5）差錯(cuò)率：整理差錯(cuò)率≤0.02%，數(shù)字化差錯(cuò)率≤0.01%。9.2分析應(yīng)用（1）建立“干部成長路徑模型”，通過檔案數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)“35歲正處、40歲副廳”潛力人選，為年輕干部工程提供數(shù)據(jù)支撐。（2）與薪酬系統(tǒng)對(duì)接，驗(yàn)證“學(xué)歷提升—職稱晉升—工資跳檔”一致性，發(fā)現(xiàn)異常波動(dòng)，觸發(fā)審計(jì)。9.3報(bào)送時(shí)限每年3月31日前向國家檔案局、國務(wù)院國資委報(bào)送《國有企業(yè)人事檔案年度報(bào)表》，同步抄送上級(jí)黨委組織部。第十章保密與安全10.1密級(jí)劃分（1）絕密：未公開的中央管理干部考察、巡視問題線索、國家安全事項(xiàng)。（2）機(jī)密：副廳級(jí)及以上任免、薪酬、審計(jì)、心理健康評(píng)估。（3）秘密：處級(jí)及以下考核、工資、處分、出國（境）審批。10.2保密技術(shù)（1）紙質(zhì)：RFID電子標(biāo)簽+電磁屏蔽袋，非法出庫即報(bào)警。（2）電子：AES256加密+量子密鑰分發(fā)，密鑰每24小時(shí)更新一次。（3）傳輸：SSL/TLS1.3+國密SM2雙證書，傳輸通道零緩存。10.3監(jiān)督檢查（1）每季度開展一次保密自查，使用“檔案保密檢查工具箱”，自動(dòng)生成《風(fēng)險(xiǎn)隱患整改清單》。（2）對(duì)違反保密規(guī)定人員，實(shí)行“一案雙查”，既查當(dāng)事人，也查領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，3年內(nèi)不得晉升。第十一章離任審計(jì)與責(zé)任追究11.1離任審計(jì)檔案清單（1）任職期間全部考核表、工資表、獎(jiǎng)勵(lì)處分、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告。（2）因私出國（境）記錄、護(hù)照收繳記錄、配偶子女移居國（境）外情況。（3）重大項(xiàng)目決策、招投標(biāo)、合同審批、資金支付、后評(píng)估報(bào)告。11.2責(zé)任追究（1）檔案造假：一律移交紀(jì)檢，給予黨紀(jì)政務(wù)處分，3年內(nèi)禁止行業(yè)從業(yè)。（2）管理失職：二級(jí)單位年度績效降檔，單位負(fù)責(zé)人扣減年薪10%。（3）泄密事件：按《保密法》頂格處罰，涉嫌犯罪移送司法機(jī)關(guān)。第十二章培訓(xùn)與人才梯隊(duì)12.1培訓(xùn)體系（1）入職培訓(xùn)：新員工“檔案第一課”，學(xué)時(shí)2小時(shí)，考試合格率100%。（2）專業(yè)培訓(xùn)：檔案管理員每年不少于90學(xué)時(shí)，與“檔案職稱評(píng)審”掛鉤。（3）高端培訓(xùn)：與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院共建“央企檔案碩士班”，學(xué)制3年，學(xué)費(fèi)企業(yè)承擔(dān)80%。12.2專家?guī)旖ⅰ?00+100+1000”人才梯隊(duì)：100名國家級(jí)檔案專家、100名企業(yè)首席檔案官、1000名青年業(yè)務(wù)骨干，實(shí)行“項(xiàng)目+課題+津貼”機(jī)制。第十三章績效考核與激勵(lì)13.1考核指標(biāo)（1）數(shù)字化進(jìn)度：月度排名，前三名單位獎(jiǎng)勵(lì)工資總額0.3%。（2）數(shù)據(jù)質(zhì)量：差錯(cuò)率最低單位，年度評(píng)優(yōu)加分5%。（3）創(chuàng)新應(yīng)用：區(qū)塊鏈、AI識(shí)別、知識(shí)圖譜等創(chuàng)新項(xiàng)目，按節(jié)支創(chuàng)效金額5%獎(jiǎng)勵(lì)團(tuán)隊(duì)。13.2職業(yè)通道檔案管理員