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文檔簡(jiǎn)介

某珠寶公司客戶檔案管理制度第一章總綱

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》《數(shù)據(jù)安全法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《珠寶玉石行業(yè)規(guī)范》GB/T31732-2015、《個(gè)人數(shù)據(jù)保護(hù)通用規(guī)范》GB/T35273-2017及《聯(lián)合國(guó)跨國(guó)公司行為守則》等法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際公約,結(jié)合公司國(guó)際化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求,針對(duì)客戶檔案管理中存在的信息泄露、使用不規(guī)范、管理效率低下等問(wèn)題,旨在規(guī)范客戶檔案管理行為,防控?cái)?shù)據(jù)安全與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn),提升客戶服務(wù)價(jià)值與運(yùn)營(yíng)效率,實(shí)現(xiàn)客戶資源的可持續(xù)利用。

1.2適用范圍與對(duì)象

本制度適用于公司所有部門及關(guān)聯(lián)人員,包括但不限于市場(chǎng)營(yíng)銷部、零售門店、電商中心、會(huì)員管理部、信息技術(shù)部、內(nèi)控合規(guī)部、人力資源部及所有接觸客戶檔案信息的正式員工、外包服務(wù)商(如CRM系統(tǒng)服務(wù)商)與合作單位(如第三方物流、數(shù)據(jù)分析機(jī)構(gòu))。例外適用場(chǎng)景包括經(jīng)客戶明確授權(quán)的臨時(shí)性數(shù)據(jù)訪問(wèn)(如聯(lián)合營(yíng)銷活動(dòng)),此類場(chǎng)景需通過(guò)《授權(quán)委托書》備案,審批權(quán)限歸屬業(yè)務(wù)發(fā)生部門負(fù)責(zé)人及合規(guī)部。

1.3核心原則

本制度遵循以下核心原則:

(1)合規(guī)性原則:嚴(yán)格遵守國(guó)內(nèi)外數(shù)據(jù)保護(hù)法律法規(guī),確保客戶檔案全生命周期合法合規(guī);

(2)權(quán)責(zé)對(duì)等原則:明確各層級(jí)、部門及崗位的職責(zé)權(quán)限,確保權(quán)責(zé)匹配;

(3)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則:聚焦高敏感度客戶信息(如高凈值客戶、跨境交易客戶)與高風(fēng)險(xiǎn)操作(如批量導(dǎo)出、跨境傳輸),強(qiáng)化管控;

(4)效率優(yōu)先原則:通過(guò)數(shù)字化工具優(yōu)化流程,避免不必要的人工干預(yù),保障業(yè)務(wù)敏捷性;

(5)持續(xù)改進(jìn)原則:基于內(nèi)外部審計(jì)、監(jiān)管要求及業(yè)務(wù)變化動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度;

(6)國(guó)際化適配原則:在跨國(guó)業(yè)務(wù)中,優(yōu)先執(zhí)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)地與客戶所在地的法律法規(guī),如歐盟GDPR、新加坡PDPA等。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司基礎(chǔ)性專項(xiàng)管理制度,層級(jí)低于公司《內(nèi)部控制基本規(guī)范》但高于各業(yè)務(wù)部門實(shí)施細(xì)則。與公司《財(cái)務(wù)報(bào)銷制度》《信息安全管理制度》《員工手冊(cè)》等制度存在以下銜接關(guān)系:

(1)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度:客戶檔案用于營(yíng)銷費(fèi)用核銷時(shí)需附《客戶服務(wù)確認(rèn)單》(附件2);

(2)信息安全管理制度:客戶檔案電子存儲(chǔ)需符合附件3《系統(tǒng)安全配置標(biāo)準(zhǔn)》;

(3)員工手冊(cè):?jiǎn)T工離職時(shí)需按本制度第6.3條執(zhí)行檔案交接。制度沖突時(shí),以本制度為準(zhǔn),跨境場(chǎng)景以最高合規(guī)要求為準(zhǔn)。

第二章領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.1管理組織架構(gòu)

公司客戶檔案管理實(shí)行“董事會(huì)-管理層-執(zhí)行層-監(jiān)督層”四級(jí)管控架構(gòu)。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大原則審批(如跨境數(shù)據(jù)傳輸策略),管理層(總經(jīng)理)統(tǒng)籌實(shí)施,執(zhí)行層(各部門)落實(shí)具體操作,監(jiān)督層(內(nèi)控合規(guī)部、審計(jì)部)實(shí)施常態(tài)化監(jiān)督。層級(jí)關(guān)系體現(xiàn)為:董事會(huì)決策通過(guò)總經(jīng)理推動(dòng),管理層對(duì)執(zhí)行層垂直管理,監(jiān)督層獨(dú)立于業(yè)務(wù)部門,必要時(shí)可越級(jí)核查。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

(1)股東會(huì):審議年度客戶檔案管理戰(zhàn)略與重大投入(如CRM系統(tǒng)升級(jí));

(2)董事會(huì):批準(zhǔn)跨境數(shù)據(jù)傳輸方案、敏感信息處理政策及重大風(fēng)險(xiǎn)容忍度;

(3)總經(jīng)理辦公會(huì):審批年度客戶檔案管理預(yù)算、重大制度修訂及跨部門資源協(xié)調(diào)方案。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

(1)市場(chǎng)營(yíng)銷部:主責(zé)客戶檔案的收集、分類與日常更新,每季度向內(nèi)控合規(guī)部提交《客戶檔案使用報(bào)告》(附件4);

(2)零售門店/電商中心:負(fù)責(zé)客戶信息采集的合規(guī)性審核,確保采集前獲取《客戶授權(quán)書》(附件5),信息采集后24小時(shí)內(nèi)錄入CRM系統(tǒng);

(3)信息技術(shù)部:主責(zé)CRM系統(tǒng)運(yùn)維、數(shù)據(jù)加密與備份,配合內(nèi)控部開展系統(tǒng)安全測(cè)試,每月向合規(guī)部提交《系統(tǒng)日志審計(jì)報(bào)告》;

(4)會(huì)員管理部:主責(zé)會(huì)員檔案的整合與分析,業(yè)務(wù)操作需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核;

(5)內(nèi)控合規(guī)部:主責(zé)制度執(zhí)行監(jiān)督,每季度開展專項(xiàng)檢查,風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)高客戶檔案(如涉及跨境交易)需雙盲核查;

(6)人力資源部:主責(zé)新員工培訓(xùn),確保接觸敏感信息的員工通過(guò)《數(shù)據(jù)保護(hù)合規(guī)考試》(附件6),離職時(shí)強(qiáng)制執(zhí)行檔案清退。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

(1)內(nèi)控部:嵌入至少三個(gè)關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié):客戶信息采集時(shí)的合規(guī)性校驗(yàn)(風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1,中風(fēng)險(xiǎn))、年度客戶檔案盤點(diǎn)(風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2,高風(fēng)險(xiǎn))、跨境數(shù)據(jù)傳輸?shù)暮弦?guī)性評(píng)估(風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3,高風(fēng)險(xiǎn));核查標(biāo)準(zhǔn)見附件7《內(nèi)控檢查清單》;

(2)審計(jì)部:每年至少開展一次專項(xiàng)審計(jì),重點(diǎn)核查敏感信息訪問(wèn)記錄、跨境傳輸備案完整性及異常操作;審計(jì)結(jié)果納入管理層會(huì)議議題;

(3)合規(guī)部:主責(zé)法律法規(guī)跟蹤,協(xié)調(diào)境外數(shù)據(jù)保護(hù)合規(guī)事宜,對(duì)違規(guī)行為啟動(dòng)《違規(guī)處理單》(附件8)。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“三會(huì)兩平臺(tái)”協(xié)調(diào)機(jī)制:

(1)三會(huì):月度客戶數(shù)據(jù)治理會(huì)、季度跨境數(shù)據(jù)合規(guī)會(huì)、年度系統(tǒng)優(yōu)化會(huì);

(2)兩平臺(tái):通過(guò)“CRM系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,通過(guò)“內(nèi)控OA”同步監(jiān)督要求。涉外業(yè)務(wù)增設(shè)屬地合規(guī)協(xié)調(diào)崗,駐外機(jī)構(gòu)需配合本地監(jiān)管機(jī)構(gòu)檢查。

第三章客戶檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

(1)管理目標(biāo):客戶檔案完整率≥99%、合規(guī)使用率100%、數(shù)據(jù)安全事件發(fā)生率≤0.01%;

(2)核心KPI:信息采集及時(shí)率(采集后12小時(shí)內(nèi)錄入)≥95%、檔案更新準(zhǔn)確率≥98%、跨境數(shù)據(jù)傳輸合規(guī)率100%;

(3)統(tǒng)計(jì)口徑:客戶檔案完整指包含姓名、聯(lián)系方式、消費(fèi)記錄、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等12項(xiàng)核心字段,更新以CRM系統(tǒng)最后修改時(shí)間為準(zhǔn)。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

(1)檔案分類標(biāo)準(zhǔn):按客戶價(jià)值分“核心(高凈值客戶)、重要、一般”;按業(yè)務(wù)場(chǎng)景分“營(yíng)銷、服務(wù)、交易”;跨境客戶需標(biāo)注國(guó)籍與數(shù)據(jù)保護(hù)偏好;

(2)字段規(guī)范:附件9《客戶檔案字段清單》規(guī)定了必填項(xiàng)與可選項(xiàng),禁止采集“宗教信仰”等禁止字段;

(3)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及措施:

-高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1:敏感信息采集(措施:雙面授權(quán),即客戶需簽字并掃碼確認(rèn));

-中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2:?jiǎn)T工離職(措施:30日內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)交及密鑰銷毀);

-低風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3:常規(guī)查詢(措施:需經(jīng)主管審批,記錄查詢IP與時(shí)間)。

3.3管理方法與工具

(1)管理方法:采用“全生命周期管理”+“風(fēng)險(xiǎn)矩陣”方法,通過(guò)PDCA循環(huán)持續(xù)優(yōu)化;

(2)管理工具:CRM系統(tǒng)需具備以下功能:

-權(quán)限管控:基于RBAC模型動(dòng)態(tài)分配權(quán)限;

-操作留痕:自動(dòng)記錄所有變更行為;

-數(shù)據(jù)脫敏:對(duì)非必要場(chǎng)景自動(dòng)屏蔽部分字段;

-合規(guī)報(bào)告:生成《跨境數(shù)據(jù)傳輸合規(guī)證明》(見附件10)。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

客戶檔案管理主流程分為“采集-存儲(chǔ)-使用-共享-歸檔”五個(gè)階段,各階段責(zé)任主體及操作標(biāo)準(zhǔn)如下:

(1)采集階段:門店/電商部按《授權(quán)書》采集,信息技術(shù)部驗(yàn)證授權(quán)有效性(責(zé)任主體:門店+IT,時(shí)限≤2小時(shí));

(2)存儲(chǔ)階段:CRM系統(tǒng)需滿足附件3安全標(biāo)準(zhǔn),數(shù)據(jù)本地化存儲(chǔ)需符合數(shù)據(jù)存儲(chǔ)地法規(guī)(責(zé)任主體:IT,時(shí)限≤數(shù)據(jù)產(chǎn)生后4小時(shí));

(3)使用階段:營(yíng)銷活動(dòng)需通過(guò)《營(yíng)銷方案審批單》(附件11)備案,審批人需評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)(責(zé)任主體:市場(chǎng)營(yíng)銷部+合規(guī)部,時(shí)限≤1個(gè)工作日);

(4)共享階段:第三方合作需簽訂《數(shù)據(jù)共享協(xié)議》(附件12),明確使用范圍與期限(責(zé)任主體:合規(guī)部,時(shí)限≤合作前1周);

(5)歸檔階段:離職客戶檔案需紙質(zhì)歸檔至檔案室,電子檔案按附件13《銷毀標(biāo)準(zhǔn)》處理(責(zé)任主體:人力資源部,時(shí)限≤離職后30日)。

4.2子流程說(shuō)明

(1)跨境數(shù)據(jù)傳輸子流程:需通過(guò)《跨境數(shù)據(jù)傳輸申請(qǐng)表》(附件13)審批,審批鏈為業(yè)務(wù)部門→合規(guī)部→數(shù)據(jù)存儲(chǔ)地監(jiān)管機(jī)構(gòu)(如新加坡DPF)→董事會(huì);

(2)緊急營(yíng)銷使用子流程:需經(jīng)直屬上級(jí)+合規(guī)部雙簽,但單次使用量不超過(guò)近3個(gè)月平均值的20%,審批時(shí)限≤4小時(shí)。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

(1)采集控制:禁止通過(guò)社交媒體批量收集,敏感信息需視頻確認(rèn)(措施:CRM內(nèi)置校驗(yàn)規(guī)則);

(2)存儲(chǔ)控制:異地災(zāi)備需雙加密,訪問(wèn)日志需保留180天(措施:IT部每月抽查);

(3)使用控制:營(yíng)銷人員操作需經(jīng)“系統(tǒng)驗(yàn)證碼+人臉識(shí)別”雙重認(rèn)證(措施:CRM系統(tǒng)配置)。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年12月開展全流程復(fù)盤,優(yōu)化方向包括:

(1)技術(shù)優(yōu)化:AI智能分類客戶檔案(試點(diǎn));

(2)管理優(yōu)化:簡(jiǎn)化跨境傳輸審批鏈;

(3)效率優(yōu)化:引入自助查詢權(quán)限(僅限一般客戶)。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按“信息類型+使用場(chǎng)景+崗位層級(jí)”分配權(quán)限:

(1)核心客戶信息(姓名+財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)):僅營(yíng)銷總監(jiān)/合規(guī)總監(jiān)可訪問(wèn),需董事會(huì)審批(金額≥500萬(wàn));

(2)一般客戶信息(消費(fèi)記錄):部門經(jīng)理可訪問(wèn)本部門數(shù)據(jù),但需合規(guī)部定期抽查;

(3)跨境數(shù)據(jù)傳輸權(quán)限:僅信息技術(shù)部與合規(guī)部可操作,需跨境數(shù)據(jù)保護(hù)專員(CDPO)備案。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

(1)審批層級(jí):日常使用(如查詢)→部門經(jīng)理;特殊使用(如共享)→合規(guī)部;跨境傳輸→董事會(huì);

(2)時(shí)限要求:常規(guī)審批≤2個(gè)工作日,緊急情況≤4小時(shí)(需加急通道);

(3)越權(quán)處理:禁止越級(jí)審批,越權(quán)操作需立即撤銷并啟動(dòng)調(diào)查。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

(1)授權(quán)條件:需通過(guò)《授權(quán)書》明確授權(quán)范圍、期限(最長(zhǎng)6個(gè)月),經(jīng)直屬上級(jí)+合規(guī)部審核;

(2)代理機(jī)制:臨時(shí)代理需經(jīng)“系統(tǒng)授權(quán)+紙質(zhì)授權(quán)書”,最長(zhǎng)15個(gè)工作日,代理權(quán)限不得轉(zhuǎn)授。

5.4異常審批流程

(1)緊急通道:因系統(tǒng)故障需臨時(shí)導(dǎo)出數(shù)據(jù),需附風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告及技術(shù)部書面說(shuō)明,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn);

(2)補(bǔ)批機(jī)制:審批超期需補(bǔ)辦《補(bǔ)批申請(qǐng)單》(附件14),合規(guī)部核查必要性后方可補(bǔ)批。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

(1)表單規(guī)范:所有操作需通過(guò)《客戶檔案操作日志》(附件15)記錄,紙質(zhì)單據(jù)需雙面打??;

(2)痕跡留存:電子操作需系統(tǒng)自動(dòng)生成日志,紙質(zhì)單據(jù)歸檔至檔案柜;

(3)執(zhí)行不到位判定:連續(xù)兩次未按附件7《內(nèi)控檢查清單》操作,視為未執(zhí)行。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

(1)監(jiān)督范圍:覆蓋全流程,重點(diǎn)核查采集合規(guī)性、跨境傳輸備案完整性;

(2)監(jiān)督方式:日常檢查(內(nèi)控部每月抽查)、專項(xiàng)檢查(審計(jì)部每季度)、突擊檢查(合規(guī)部隨時(shí));

(3)內(nèi)控嵌入環(huán)節(jié):

-風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1:客戶信息采集時(shí)的合規(guī)性校驗(yàn)(措施:CRM系統(tǒng)自動(dòng)攔截禁止字段);

-風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2:離職客戶檔案交接(措施:雙人核對(duì)交接清單);

-風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3:跨境數(shù)據(jù)傳輸(措施:傳輸前合規(guī)性評(píng)估報(bào)告需存檔)。

6.3檢查與審計(jì)

(1)檢查頻次:日常檢查每月≥3次,專項(xiàng)檢查每季度≥1次;

(2)審計(jì)要求:年度審計(jì)需覆蓋100%核心客戶檔案,跨境業(yè)務(wù)占比>50%的機(jī)構(gòu)需增加審計(jì)頻次;

(3)審計(jì)報(bào)告:需明確問(wèn)題、整改時(shí)限及責(zé)任部門,未整改項(xiàng)納入管理層考核。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

(1)報(bào)告周期:月度報(bào)告需在次月5日前提交至合規(guī)部;

(2)報(bào)告內(nèi)容:含數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)事件、改進(jìn)措施;

(3)報(bào)告應(yīng)用:作為績(jī)效考核指標(biāo)及制度修訂依據(jù)。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

(1)考核指標(biāo):客戶檔案完整率(20%)、合規(guī)使用率(30%)、投訴率(30%)、效率指標(biāo)(20%);

(2)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn):按附件16《評(píng)分細(xì)則》執(zhí)行,考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤;

(3)指標(biāo)調(diào)整:每年1月根據(jù)業(yè)務(wù)變化調(diào)整權(quán)重。

7.2評(píng)估周期與方法

(1)評(píng)估周期:月度自評(píng)、季度復(fù)核、年度終審;

(2)評(píng)估方法:數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)(CRM系統(tǒng)自動(dòng)生成)、現(xiàn)場(chǎng)核查(內(nèi)控部抽查門店)、第三方評(píng)估(每年引入外部咨詢機(jī)構(gòu))。

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

(1)整改分類:一般問(wèn)題(≤7個(gè)工作日)、重大問(wèn)題(≤30個(gè)工作日)、緊急問(wèn)題(4小時(shí)內(nèi)啟動(dòng));

(2)整改流程:“發(fā)現(xiàn)-整改-復(fù)核-銷號(hào)”四步閉環(huán),整改方案需經(jīng)合規(guī)部審核;

(3)問(wèn)責(zé)機(jī)制:重大問(wèn)題追究部門負(fù)責(zé)人責(zé)任,連續(xù)兩次未整改的部門取消年度評(píng)優(yōu)資格。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

(1)改進(jìn)建議來(lái)源:審計(jì)報(bào)告、客戶投訴、員工反饋;

(2)改進(jìn)評(píng)估:合規(guī)部組織跨部門評(píng)估,董事會(huì)審議重大優(yōu)化方案;

(3)跟蹤機(jī)制:IT部制定改進(jìn)計(jì)劃,合規(guī)部跟蹤執(zhí)行。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

(1)獎(jiǎng)勵(lì)情形:

-主動(dòng)發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)并阻止的;

-優(yōu)化流程顯著提升效率的;

-客戶滿意度>95%的團(tuán)隊(duì);

(2)獎(jiǎng)勵(lì)類型:精神獎(jiǎng)勵(lì)(表彰信)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)(獎(jiǎng)金)、晉升機(jī)會(huì);

(3)獎(jiǎng)勵(lì)程序:部門提名→合規(guī)部審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)→公示(3個(gè)工作日)。

8.2違規(guī)行為界定

(1)一般違規(guī):未按流程操作,但未造成損失(如忘記記錄操作日志);

(2)較重違規(guī):違反跨境傳輸規(guī)定,但數(shù)據(jù)未泄露;

(3)嚴(yán)重違規(guī):導(dǎo)致客戶信息泄露。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

(1)處罰標(biāo)準(zhǔn):按違規(guī)等級(jí)對(duì)應(yīng)罰款(一般違規(guī)200-500元,較重違規(guī)500-1000元,嚴(yán)重違規(guī)降級(jí));

(2)處罰程序:調(diào)查取證→告知→審批→執(zhí)行,違規(guī)者有權(quán)陳述申辯。

8.4申訴與復(fù)議

(1)申訴條件:收到處罰決定后3個(gè)工作日內(nèi)提出;

(2)申訴流程:合規(guī)部受理→復(fù)核→5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果;

(3)申訴范圍:僅限于程序爭(zhēng)議,不改變處罰內(nèi)容。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

(1)應(yīng)急預(yù)案:針對(duì)系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)泄露制定專項(xiàng)預(yù)案,見附件17《應(yīng)急預(yù)案清單》;

(2)危機(jī)處理:成立應(yīng)急小組(總經(jīng)理任組長(zhǎng),合規(guī)部、IT部、法務(wù)部成員),通過(guò)“公司官網(wǎng)-社交媒體-門店公告”三渠道發(fā)布信息。

9.2例外情況處理

(1)例外場(chǎng)景:自然災(zāi)害、監(jiān)管突擊檢查;

(2)處理要求:通過(guò)《例外

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