珠寶公司費用管控管理規(guī)定第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本規(guī)定依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)會計準則》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當競爭法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照《珠寶玉石質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心檢驗規(guī)則》《國際商會跟單信用證統(tǒng)一慣例》（UCP600）等行業(yè)標準及國際公約，結(jié)合公司《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及國際化經(jīng)營戰(zhàn)略需求制定。針對珠寶公司費用管控中存在的審批隨意、風險累積、效率低下等痛點，旨在規(guī)范費用管理行為，防控財務(wù)風險與合規(guī)風險，提升資源配置效率，實現(xiàn)價值創(chuàng)造與精細化管理目標。

1.2適用范圍與對象

本規(guī)定適用于公司所有子公司、事業(yè)部及部門，覆蓋正式員工、外包服務(wù)商、合作單位等關(guān)聯(lián)人員。適用范圍包括但不限于差旅費、業(yè)務(wù)招待費、采購費、維修費、折舊攤銷等費用類別的申請、審批、報銷與核算。例外適用場景包括緊急采購、搶險救災(zāi)等特殊業(yè)務(wù)，需經(jīng)總經(jīng)理特別授權(quán)后方可豁免部分流程，但須在事后3個工作日內(nèi)補辦手續(xù)。審批權(quán)限由財務(wù)部根據(jù)金額、業(yè)務(wù)類型及風險等級制定細則，報總經(jīng)理辦公會備案。

1.3核心原則

本規(guī)定遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：費用管理活動須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度，涉外業(yè)務(wù)需符合當?shù)胤煞ㄒ?guī)；

（2）權(quán)責對等原則：審批權(quán)限與責任主體明確對應(yīng)，禁止越權(quán)審批；

（3）風險導向原則：重點管控高風險領(lǐng)域，如大額采購、涉外費用等；

（4）效率優(yōu)先原則：優(yōu)化流程節(jié)點，推行電子化審批，審批時限原則上不超過3個工作日；

（5）持續(xù)改進原則：基于業(yè)務(wù)變化、風險暴露及審計結(jié)果動態(tài)優(yōu)化制度；

（6）國際化適配原則：跨境費用管理需結(jié)合當?shù)囟愂諈f(xié)定與外匯管制要求。

1.4制度地位與銜接

本規(guī)定為基礎(chǔ)性專項制度，與《公司財務(wù)管理辦法》《內(nèi)部控制手冊》《采購管理辦法》等制度形成管理閉環(huán)。沖突時，以本規(guī)定為準；若涉及國際業(yè)務(wù)，需優(yōu)先適用當?shù)胤蓛?yōu)先原則，具體由合規(guī)部協(xié)調(diào)處理。

第二章組織架構(gòu)與職責分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司費用管控實行“決策層—執(zhí)行層—監(jiān)督層”三級管理架構(gòu)。決策層由董事會及總經(jīng)理辦公會組成，負責重大費用預算審批與政策制定；執(zhí)行層由財務(wù)部、各業(yè)務(wù)部門及行政部承擔，分別負責預算執(zhí)行、審批操作與報銷執(zhí)行；監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計部及合規(guī)部組成，負責全過程風險監(jiān)控與專項審計。各層級職責邊界清晰，執(zhí)行層對監(jiān)督層負責雙重匯報。

2.2決策機構(gòu)與職責

董事會負責審定年度費用預算總額及重大費用標準（金額超過500萬元）；總經(jīng)理辦公會負責季度預算調(diào)整、單項費用超預算30%以上的審批，決策事項需經(jīng)三分之二以上成員同意。重大事項決策須同步開展風險評估，高風險項目需提交合規(guī)部備案。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責

（1）財務(wù)部：主責費用預算編制、審批流轉(zhuǎn)、賬務(wù)處理及異常監(jiān)控，設(shè)立費用管理崗（1名），對應(yīng)低風險控制點（如預算超支預警），防控措施為每月出具預算執(zhí)行分析報告；

（2）業(yè)務(wù)部門：主責費用申請的真實性審核，對應(yīng)中風險控制點（如招待費真實性），防控措施為建立供應(yīng)商回單留存制度；

（3）行政部：主責差旅費標準制定與報銷審核，對應(yīng)高風險控制點（如超額招待費），防控措施為嵌入OA系統(tǒng)智能校驗功能?？绮块T協(xié)同需通過“費用申請單”聯(lián)動觸發(fā)，責任主體為發(fā)起部門。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責

（1）內(nèi)控部：每季度開展費用合規(guī)性檢查，對應(yīng)內(nèi)控關(guān)鍵環(huán)節(jié)“預算控制”，核查標準為審批流程完整性，發(fā)現(xiàn)問題需形成《內(nèi)控缺陷報告》并推動整改；

（2）審計部：每年開展專項審計（至少一次），覆蓋金額占比不低于20%，審計結(jié)果納入部門績效考核；

（3）合規(guī)部：負責涉外費用（如跨國差旅）的合規(guī)性審查，對應(yīng)內(nèi)控關(guān)鍵環(huán)節(jié)“國際業(yè)務(wù)合規(guī)”，核查標準為當?shù)赝鈪R管制要求。監(jiān)督結(jié)果需納入《風險控制報告》，作為制度優(yōu)化依據(jù)。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“費用管理聯(lián)席會議”機制，由財務(wù)部牽頭，每季度召開一次，解決跨部門爭議。信息系統(tǒng)對接需通過ERP接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動校驗，如：系統(tǒng)自動比對預算額度、合同編號等關(guān)鍵信息，異常觸發(fā)人工復核。涉外業(yè)務(wù)需增設(shè)屬地法務(wù)部會簽環(huán)節(jié)，確保合規(guī)性。

第三章費用預算管理標準

3.1管理目標與核心指標

設(shè)定年度費用預算執(zhí)行偏差率≤5%，預算編制準確率≥95%，審批平均時長≤2小時，核心KPI包括：預算完成率、費用合規(guī)率、報銷及時率。統(tǒng)計口徑以ERP系統(tǒng)財務(wù)報表為準。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

（1）預算編制：按“零基預算+滾動調(diào)整”模式，銷售費用按業(yè)務(wù)量測算，管理費用按部門人數(shù)測算，風險系數(shù)按行業(yè)特性調(diào)整；

（2）預算調(diào)整：一般調(diào)整需經(jīng)財務(wù)部測算，報總經(jīng)理辦公會審批；重大調(diào)整需提交董事會審議；

（3）風險控制點：高、中、低風險項分別為：超預算50%以上、預算內(nèi)異常波動、常規(guī)費用超標準10%以上，對應(yīng)防控措施為：分級審批、異常預警、系統(tǒng)自動攔截。

3.3管理方法與工具

采用“PDCA+風險矩陣”管理方法，高費用項目需進行風險矩陣評估（風險值≥7需額外審核）。工具應(yīng)用要求：

（1）ERP系統(tǒng)：實現(xiàn)預算自動預警、費用歸集與多維度分析；

（2）OA系統(tǒng)：嵌入電子簽批，審批節(jié)點自動流轉(zhuǎn)；

（3）CRM系統(tǒng)：關(guān)聯(lián)客戶招待費，需提供業(yè)務(wù)背景說明。

第四章費用申請與審批流程

4.1主流程設(shè)計

費用申請按“提交—初審—復核—終審—支付”五步走，具體操作如下：

（1）提交：申請人通過OA系統(tǒng)填寫《費用申請單》，附件上傳需符合“單據(jù)齊全+掃描清晰”標準，對應(yīng)低風險點（如發(fā)票完整性），防控措施為系統(tǒng)自動校驗；

（2）初審：部門負責人審核真實性，對應(yīng)中風險點（如招待費合理性），防控措施為抽查業(yè)務(wù)記錄；

（3）復核：財務(wù)部審核預算額度與合規(guī)性，對應(yīng)高風險點（如超額招待費），防控措施為系統(tǒng)限制超額申請；

（4）終審：分管領(lǐng)導審批，金額超過50萬元需總經(jīng)理辦公會審議；

（5）支付：財務(wù)部審核通過后3個工作日內(nèi)完成支付，電子發(fā)票需同步歸檔至ERP系統(tǒng)。

4.2子流程說明

（1）采購類費用：需同步《采購合同》或《供應(yīng)商報價單》，審批路徑增加采購部會簽環(huán)節(jié)；

（2）差旅費：參照《差旅費管理辦法》，系統(tǒng)自動校驗機票/酒店與預算匹配度；

（3）招待費：金額超過1萬元的需附《招待事項說明》，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人簽字確認。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）預算校驗：系統(tǒng)自動比對申請金額與預算額度，差異超過20%需財務(wù)部人工干預；

（2）發(fā)票審核：財務(wù)部抽查發(fā)票合規(guī)性，異常發(fā)票需退回重填；

（3）重復報銷：系統(tǒng)自動攔截同一發(fā)票重復申請，對應(yīng)高風險點（如虛開發(fā)票），防控措施為納入征信黑名單。

4.4流程優(yōu)化機制

每年6月30日前開展全流程復盤，優(yōu)化重點包括：

（1）高頻業(yè)務(wù)簡化：如小額差旅費（≤500元）免審批，通過系統(tǒng)自動核銷；

（2）跨部門協(xié)同優(yōu)化：通過OA流程嵌入采購部會簽節(jié)點，減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)；

（3）風險點動態(tài)調(diào)整：根據(jù)審計結(jié)果調(diào)整審批權(quán)限，如2023年將招待費審批上限從2萬元降至1萬元。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

按“業(yè)務(wù)類型+金額+崗位層級”分配權(quán)限，具體規(guī)則為：

（1）金額：常規(guī)費用≤5萬元由部門負責人審批，5萬元<金額≤50萬元由分管領(lǐng)導審批，>50萬元需總經(jīng)理辦公會；

（2）崗位層級：基層員工無審批權(quán)，主管可審批≤2萬元的日常費用；

（3）權(quán)限類型：財務(wù)部僅享查詢權(quán)，部門負責人兼有審批權(quán)。

5.2審批權(quán)限標準

（1）審批層級：三層審批制，基層員工→部門負責人→分管領(lǐng)導/總經(jīng)理；

（2）審批時限：常規(guī)審批≤2小時，緊急事項需加急通道，審批通過后24小時內(nèi)通知申請人；

（3）越權(quán)禁止：禁止越級審批，越權(quán)行為需追究審批人責任。

5.3授權(quán)與代理機制

授權(quán)需通過OA系統(tǒng)發(fā)起，授權(quán)范圍需明確到具體費用類型與金額上限，授權(quán)期限最長6個月，到期自動失效。臨時代理需直屬上級簽字，最長15個工作日，代理權(quán)限需在《費用申請單》備注欄說明。

5.4異常審批流程

（1）緊急通道：金額≤50萬元的緊急事項可通過OA系統(tǒng)發(fā)起，經(jīng)總經(jīng)理手機端確認后優(yōu)先處理；

（2）補批流程：超預算費用需提供《預算調(diào)整說明》，經(jīng)財務(wù)部評估后報審批，審批時需附《風險評估報告》；

（3）責任追溯：異常審批需在OA系統(tǒng)全程留痕，審計部每季度抽查異常記錄。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

（1）操作規(guī)范：費用申請需符合“三單匹配”原則（發(fā)票、發(fā)票聯(lián)、報銷單）；

（2）表單填報：電子表單需按模板填寫，附件需符合“掃描清晰+無水印”標準；

（3）痕跡留存：電子審批流自動留存，紙質(zhì)單據(jù)需歸檔至財務(wù)檔案室，雙備份保存。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：財務(wù)部每月出具《費用分析報告》，內(nèi)控部每季度開展“突擊檢查”，覆蓋金額占比不低于30%；

（2）專項監(jiān)督：審計部每年對超預算費用開展專項審計，核查標準為審批流程合規(guī)性；

（3）風險嵌入：內(nèi)控關(guān)鍵環(huán)節(jié)包括“預算控制”“發(fā)票合規(guī)”“審批制衡”，核查標準為制度執(zhí)行率≥95%。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：日常檢查每月≥1次，專項檢查每季度≥1次，重大節(jié)日前開展突擊檢查；

（2）審計范圍：年度審計覆蓋所有子公司，專項審計重點為金額超100萬元的費用項目；

（3）審計報告：審計部需形成《費用審計報告》，明確整改要求，逾期未整改的追究部門負責人責任。

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前由財務(wù)部向總經(jīng)理辦公會提交《費用執(zhí)行報告》，內(nèi)容包含：預算執(zhí)行率、超預算事項清單、風險點匯總、改進建議。報告需經(jīng)分管財務(wù)副總經(jīng)理審核簽字。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

（1）部門考核：費用預算執(zhí)行偏差率、報銷及時率、合規(guī)率，權(quán)重分別為40%、30%、30%；

（2）個人考核：基層員工考核報銷單據(jù)合規(guī)性，主管考核部門費用控制效果，指標與績效獎金掛鉤。

7.2評估周期與方法

考核周期為月度+年度，月度考核由財務(wù)部統(tǒng)計數(shù)據(jù)，年度考核結(jié)合審計結(jié)果，評估方法包括：數(shù)據(jù)統(tǒng)計、現(xiàn)場核查、問卷調(diào)查。

7.3問題整改機制

（1）整改分類：一般問題（≤5萬元影響）需7個工作日內(nèi)整改，重大問題（>50萬元影響）需30個工作日內(nèi)整改；

（2）責任追究：逾期未整改的，對部門負責人罰款500-2000元，連續(xù)兩次未整改的直接降級；

（3）閉環(huán)管理：財務(wù)部每月跟蹤整改進度，整改完成后形成《整改完成報告》報總經(jīng)理審批。

7.4持續(xù)改進流程

（1）建議收集：通過OA系統(tǒng)設(shè)立“制度優(yōu)化建議”模塊，每季度收集一次；

（2）評估審批：合規(guī)部牽頭評估建議可行性，報總經(jīng)理辦公會審批；

（3）跟蹤實施：財務(wù)部負責實施，每季度匯報改進效果，未達預期的需重新評估。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

（1）獎勵情形：費用控制先進部門、制度執(zhí)行標兵、風險防控突出貢獻者；

（2）獎勵類型：精神獎勵（通報表揚）+物質(zhì)獎勵（獎金1000-5000元）+晉升優(yōu)先；

（3）申報程序：通過OA系統(tǒng)發(fā)起，經(jīng)部門推薦、財務(wù)部審核、總經(jīng)理辦公會審批，公示期不少于3個工作日。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：費用超標10%以下、單據(jù)輕微瑕疵，如未按要求掃描發(fā)票；

（2）較重違規(guī)：費用超標10%-30%、多次輕微違規(guī)，如虛報差旅住宿標準；

（3）嚴重違規(guī)：超預算30%以上、虛開發(fā)票、泄露公司費用數(shù)據(jù)。

8.3處罰標準與程序

（1）分級處罰：一般違規(guī)通報批評，較重違規(guī)罰款500-2000元，嚴重違規(guī)降級或解除勞動合同；

（2）處罰程序：合規(guī)部調(diào)查取證→告知當事人→審批→執(zhí)行，保障當事人陳述權(quán)；

（3）處罰執(zhí)行：罰款從績效獎金中扣除，解除合同需按《勞動合同法》執(zhí)行。

8.4申訴與復議

（1）申訴條件：收到處罰通知后3個工作日內(nèi)提出；

（2）受理部門：合規(guī)部負責受理，需提交書面申訴材料；

（3）復議流程：合規(guī)部復核→形成《復議決定書》→五個工作日內(nèi)送達，復議結(jié)果為終局。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預案與危機處理

（1）重大風險預案：針對金額超100萬元的超額費用，制定《超額費用應(yīng)急處理預案》，明確：

-緊急啟動條件：預算超支50%以上、合規(guī)風險暴露；

-組織機構(gòu)：成立應(yīng)急小組，由財務(wù)總監(jiān)牽頭，成員包括合規(guī)部、業(yè)務(wù)部門負責人；

-處置措施：緊急削減非核心費用、啟動備用金支付、追加預算；

-資源保障：預留5%的彈性預算用于應(yīng)急。

（2）危機公關(guān)：涉及涉外費用爭議的，需按《危機公關(guān)管理辦法》執(zhí)行，由法務(wù)部制定差異化溝通方案。

9.2例外情況處理

（1）例外場景：自然災(zāi)害、突發(fā)疫情等不可抗力導致費用超標；

（2）審批流程：需提供相關(guān)證明材料，經(jīng)財務(wù)部評估后報總經(jīng)理審批，審批時需附《不可抗力風險評估報告》；

（3）例外跟蹤：財務(wù)部每月匯總例外事項，納入年度預算調(diào)整。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）責任主體：涉外費用危機由法務(wù)部牽頭，結(jié)合當?shù)芈蓭焾F隊處理；

（2）溝通口徑：通過公司官方渠道發(fā)布聲明，避免信息不對稱；

（3）善后措施：費用超標部分需在次年預算中優(yōu)先覆蓋，審計部加強后續(xù)監(jiān)督。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本規(guī)定由財務(wù)部負責解釋，解釋意見需形成書面文件，報總經(jīng)理辦公會備案。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司財務(wù)管理辦法》（文號：企財字〔2023〕15號）；

（2）《內(nèi)部控制手冊》（文號：企內(nèi)控字〔2023〕8號）；

（3）《采購管理辦法》（文號：企采字〔2023〕12號）。

10.3修訂與廢止程序

（1）修訂條件：法律法規(guī)變化、重大業(yè)務(wù)調(diào)整、審計發(fā)現(xiàn)重大缺陷；

（2）審批權(quán)限：修訂稿經(jīng)財務(wù)部起草，合規(guī)部審核，報董事會或總經(jīng)理辦公會審議；