珠寶公司銷(xiāo)售合同規(guī)范制度第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)合同法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)配套指引、《珠寶玉石首飾行業(yè)規(guī)范》等國(guó)內(nèi)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)參照《聯(lián)合國(guó)國(guó)際貨物銷(xiāo)售合同公約》（CISG）、《歐盟通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例》（GDPR）等國(guó)際公約與規(guī)則，結(jié)合公司國(guó)際化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求，旨在規(guī)范珠寶公司銷(xiāo)售合同全生命周期管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，提升運(yùn)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造與合規(guī)經(jīng)營(yíng)。針對(duì)當(dāng)前業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，如合同模板固化不足、審批流程冗長(zhǎng)、履約風(fēng)險(xiǎn)管控滯后、跨國(guó)業(yè)務(wù)合規(guī)性欠缺等問(wèn)題，本制度聚焦流程標(biāo)準(zhǔn)化、風(fēng)險(xiǎn)精準(zhǔn)防控、效率優(yōu)化提升，構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán)。

1.2適用范圍與對(duì)象

本制度適用于公司所有涉及珠寶產(chǎn)品銷(xiāo)售的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于線上平臺(tái)交易、線下門(mén)店銷(xiāo)售、批發(fā)采購(gòu)、跨境電商、定制服務(wù)等。適用對(duì)象涵蓋銷(xiāo)售部、市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、內(nèi)控部、供應(yīng)鏈部等相關(guān)部門(mén)，以及所有參與合同管理、審批、執(zhí)行、歸檔等環(huán)節(jié)的正式員工、外包團(tuán)隊(duì)及合作單位。例外適用場(chǎng)景包括小額即時(shí)交易（單筆金額低于人民幣1萬(wàn)元的非定制業(yè)務(wù)）、內(nèi)部調(diào)撥等，此類(lèi)業(yè)務(wù)可簡(jiǎn)化流程但需經(jīng)財(cái)務(wù)部備案。重大合同（單筆金額超過(guò)人民幣500萬(wàn)元或涉及跨國(guó)交易的合同）需經(jīng)董事會(huì)專(zhuān)項(xiàng)審批。

1.3核心原則

本制度遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：確保所有合同條款符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，涉外業(yè)務(wù)需適配目標(biāo)市場(chǎng)法律要求；

（2）權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門(mén)、崗位的合同管理職責(zé)，審批權(quán)限與責(zé)任后果相匹配；

（3）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：重點(diǎn)關(guān)注高價(jià)值、高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)（如大額定制、跨境采購(gòu)），實(shí)施差異化管控；

（4）效率優(yōu)先原則：通過(guò)數(shù)字化工具優(yōu)化審批流程，減少不必要環(huán)節(jié)，合同審批時(shí)效目標(biāo)控制在3個(gè)工作日內(nèi)；

（5）持續(xù)改進(jìn)原則：基于業(yè)務(wù)變化、風(fēng)險(xiǎn)暴露及內(nèi)外部審計(jì)結(jié)果，定期優(yōu)化制度與流程。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司基礎(chǔ)性專(zhuān)項(xiàng)管理制度，與《公司內(nèi)部控制手冊(cè)》《財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理辦法》《國(guó)際業(yè)務(wù)合規(guī)操作指引》等制度形成協(xié)同。如存在沖突，以本制度為準(zhǔn)，重大事項(xiàng)由法務(wù)部牽頭協(xié)調(diào)，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)裁決。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司銷(xiāo)售合同管理實(shí)行“董事會(huì)-總經(jīng)理-業(yè)務(wù)部門(mén)-監(jiān)督部門(mén)”四級(jí)管理架構(gòu)。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大合同戰(zhàn)略決策與風(fēng)險(xiǎn)授權(quán)；總經(jīng)理辦公會(huì)審議金額超過(guò)人民幣100萬(wàn)元的合同；業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同具體執(zhí)行；內(nèi)控部、審計(jì)部、合規(guī)部實(shí)施全流程監(jiān)督。決策層與執(zhí)行層通過(guò)合同審批委員會(huì)（由法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、銷(xiāo)售部核心成員組成）實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)前置管控，監(jiān)督層通過(guò)獨(dú)立抽查、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)確保制度落地。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

董事會(huì)負(fù)責(zé)：

（1）審批金額超過(guò)人民幣1000萬(wàn)元的合同或涉及股權(quán)、資產(chǎn)處置的合同；

（2）制定合同管理戰(zhàn)略，明確重大風(fēng)險(xiǎn)容忍度；

（3）授權(quán)總經(jīng)理辦公會(huì)處理特定金額范圍的合同審批。

總經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)：

（1）審議金額超過(guò)人民幣100萬(wàn)元至1000萬(wàn)元的合同；

（2）決策合同模板更新、重大爭(zhēng)議解決方案；

（3）監(jiān)督合同審批委員會(huì)決議執(zhí)行情況。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）銷(xiāo)售部：主責(zé)合同發(fā)起、客戶信用評(píng)估、履約跟進(jìn)；

（2）法務(wù)部：主責(zé)合同條款合規(guī)性審核、法律風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別；

（3）財(cái)務(wù)部：主責(zé)合同金額復(fù)核、收款風(fēng)險(xiǎn)管控；

（4）供應(yīng)鏈部：主責(zé)定制產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度管控；

（5）IT部：主責(zé)合同管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與運(yùn)維。

跨部門(mén)協(xié)同職責(zé)需通過(guò)《跨部門(mén)協(xié)作備忘錄》明確，如合同金額超過(guò)人民幣200萬(wàn)元需法務(wù)部、財(cái)務(wù)部雙重審核。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：負(fù)責(zé)合同審批流程合規(guī)性檢查，每月抽查10%以上合同；

（2）審計(jì)部：每年開(kāi)展合同管理專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)核查高價(jià)值、跨境合同；

（3）合規(guī)部：負(fù)責(zé)涉外合同法律風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，定期更新目標(biāo)市場(chǎng)合規(guī)指南。

監(jiān)督結(jié)果納入部門(mén)及責(zé)任人績(jī)效考核，重大問(wèn)題提交總經(jīng)理辦公會(huì)決策。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“月度合同管理聯(lián)席會(huì)議”機(jī)制，由法務(wù)部牽頭，銷(xiāo)售部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部參會(huì)，解決跨部門(mén)爭(zhēng)議。涉外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)聯(lián)絡(luò)員”制度，由法務(wù)部指定熟悉目標(biāo)市場(chǎng)法律的人員負(fù)責(zé)對(duì)接當(dāng)?shù)乇O(jiān)管機(jī)構(gòu)。

第三章銷(xiāo)售合同管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）合同簽訂率≥95%；

（2）合同審批時(shí)效≤3個(gè)工作日；

（3）履約糾紛發(fā)生率≤1%；

（4）跨境業(yè)務(wù)合規(guī)差錯(cuò)率≤0.5%。

核心KPI納入《合同管理績(jī)效考核量表》，數(shù)據(jù)由CRM系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，財(cái)務(wù)部每月匯總。

3.2專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

（1）合同模板標(biāo)準(zhǔn)化：按業(yè)務(wù)類(lèi)型（如零售、批發(fā)、定制）制定標(biāo)準(zhǔn)化模板，法務(wù)部定期更新；

（2）條款合規(guī)要求：涉及消費(fèi)者權(quán)益的合同需符合《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》，跨境合同需適配目標(biāo)市場(chǎng)法律；

（3）風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：

-高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（高）：大額定制合同（如金額超過(guò)人民幣50萬(wàn)元）、跨境銷(xiāo)售合同；

-中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：批發(fā)合同（如金額超過(guò)人民幣10萬(wàn)元）、分期付款合同；

-低風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：零售合同、小額批發(fā)合同。

防控措施包括但不限于：定制合同需提供設(shè)計(jì)稿及預(yù)付款憑證，跨境合同需附法律顧問(wèn)意見(jiàn)書(shū)。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（從客戶意向識(shí)別到歸檔銷(xiāo)毀），高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)矩陣評(píng)估；

（2）管理工具：

-ERP系統(tǒng)：自動(dòng)校驗(yàn)合同金額與信用額度；

-CRM系統(tǒng)：記錄客戶合同歷史，自動(dòng)推送續(xù)簽提醒；

-合同管理系統(tǒng)：電子簽章、版本管理、流程審批一體化。

第四章銷(xiāo)售合同業(yè)務(wù)流程

4.1主流程設(shè)計(jì)

（1）合同發(fā)起：銷(xiāo)售部通過(guò)CRM系統(tǒng)提交合同申請(qǐng)，包含客戶信息、產(chǎn)品規(guī)格、金額、付款條件等；

（2）合同審核：法務(wù)部（條款合規(guī)）、財(cái)務(wù)部（金額與信用）、銷(xiāo)售部（履約能力）依次審核；

（3）審批授權(quán)：系統(tǒng)自動(dòng)匹配權(quán)限矩陣，審批路徑可追溯；

（4）合同簽署：通過(guò)電子簽章平臺(tái)或線下簽署，簽署后同步至ERP系統(tǒng)；

（5）歸檔管理：紙質(zhì)合同由檔案室雙人保管，電子合同歸檔至合同管理系統(tǒng)，保留15年。

4.2子流程說(shuō)明

（1）定制合同流程：增加設(shè)計(jì)稿合規(guī)性審核環(huán)節(jié)，由供應(yīng)鏈部確認(rèn)生產(chǎn)能力；

（2）跨境合同流程：增加目標(biāo)市場(chǎng)法律適配審核，由合規(guī)部出具風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告；

（3）分期付款合同流程：增加首付款到賬確認(rèn)節(jié)點(diǎn)，財(cái)務(wù)部需監(jiān)控回款進(jìn)度。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

（1）信用額度校驗(yàn)：ERP系統(tǒng)在合同發(fā)起時(shí)自動(dòng)比對(duì)客戶信用額度，低于預(yù)警線需額外審批；

（2）條款合規(guī)校驗(yàn)：合同管理系統(tǒng)內(nèi)置條款合規(guī)校驗(yàn)規(guī)則，法務(wù)部需對(duì)異常標(biāo)紅條款進(jìn)行人工復(fù)核；

（3）履約確認(rèn)：供應(yīng)鏈部需在發(fā)貨前確認(rèn)定制產(chǎn)品完成度，并發(fā)送電子簽收單。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年6月和12月由內(nèi)控部牽頭開(kāi)展全流程復(fù)盤(pán)，重點(diǎn)關(guān)注審批時(shí)效、風(fēng)險(xiǎn)暴露情況，優(yōu)化建議經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議后執(zhí)行。數(shù)字化工具應(yīng)用不足的業(yè)務(wù)（如部分外包團(tuán)隊(duì)）需優(yōu)先納入優(yōu)化范圍。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按“業(yè)務(wù)類(lèi)型+金額+崗位層級(jí)”設(shè)計(jì)權(quán)限矩陣：

（1）零售合同（金額≤5萬(wàn)元）：銷(xiāo)售主管直接審批；

（2）批發(fā)合同（5萬(wàn)元<金額≤50萬(wàn)元）：銷(xiāo)售經(jīng)理審批，金額超過(guò)20萬(wàn)元需財(cái)務(wù)部會(huì)簽；

（3）定制合同（金額>50萬(wàn)元）：總經(jīng)理審批，金額超過(guò)200萬(wàn)元需董事會(huì)決策；

（4）跨境合同：金額超過(guò)人民幣100萬(wàn)元的需法務(wù)部、合規(guī)部雙重審核，金額超過(guò)200萬(wàn)元需董事會(huì)審批。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）審批層級(jí)：基層員工無(wú)直接審批權(quán)，審批路徑自動(dòng)生成；

（2）審批時(shí)限：合同金額每增加10萬(wàn)元，審批層級(jí)增加一級(jí)，但累計(jì)不超過(guò)3級(jí)；

（3）越權(quán)限制：禁止越級(jí)審批，審批超時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警，需附延期理由說(shuō)明。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

（1）授權(quán)條件：需提供授權(quán)書(shū)，明確授權(quán)范圍、期限（最長(zhǎng)6個(gè)月）；

（2）臨時(shí)代理：最長(zhǎng)15個(gè)工作日，需經(jīng)直接上級(jí)同意并報(bào)法務(wù)部備案；

（3）授權(quán)變更：需撤銷(xiāo)原授權(quán)并提交新授權(quán)書(shū)，系統(tǒng)自動(dòng)失效原授權(quán)。

5.4異常審批流程

（1）緊急審批：金額超過(guò)人民幣1000萬(wàn)元的緊急合同，經(jīng)總經(jīng)理特批可先執(zhí)行后補(bǔ)辦；

（2）權(quán)限外審批：需提交《特殊審批申請(qǐng)表》，附風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，經(jīng)法務(wù)部、合規(guī)部雙重確認(rèn)后提交總經(jīng)理辦公會(huì)；

（3）補(bǔ)批情形：審批超時(shí)未處理，需提供補(bǔ)救措施說(shuō)明，延遲審批需額外審批權(quán)限。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）表單規(guī)范：CRM系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化表單，缺項(xiàng)、錯(cuò)填需退回重填；

（2）信息錄入：合同關(guān)鍵信息需與ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)；

（3）痕跡留存：電子審批需截圖留存，紙質(zhì)審批需掃描歸檔，雙備份機(jī)制由IT部負(fù)責(zé)運(yùn)維。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月抽查5%合同，核查審批流程完整性；

（2）專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督：每年4月開(kāi)展跨境合同專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，核查法律條款適配性；

（3）突擊檢查：合規(guī)部可隨時(shí)抽查合同管理系統(tǒng)操作日志。

6.3檢查與審計(jì)

（1）檢查頻次：日常檢查每月≥5項(xiàng)，專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)每年≥2次；

（2）審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)：重點(diǎn)核查授權(quán)審批、履約跟進(jìn)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等環(huán)節(jié)；

（3）整改要求：審計(jì)報(bào)告需明確整改責(zé)任部門(mén)、時(shí)限（重大問(wèn)題≤30個(gè)工作日），整改結(jié)果由審計(jì)部復(fù)核。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

每月由法務(wù)部提交《合同管理執(zhí)行情況報(bào)告》，內(nèi)容含：

（1）當(dāng)月合同簽訂量、金額、審批時(shí)效等數(shù)據(jù)；

（2）風(fēng)險(xiǎn)事件清單及處理結(jié)果；

（3）制度優(yōu)化建議。報(bào)告需經(jīng)內(nèi)控部審核，總經(jīng)理辦公會(huì)審議。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

（1）銷(xiāo)售部：合同履約率（權(quán)重40%）、審批時(shí)效達(dá)標(biāo)率（權(quán)重20%）；

（2）法務(wù)部：條款合規(guī)差錯(cuò)率（權(quán)重30%）；

（3）財(cái)務(wù)部：回款逾期率（權(quán)重10%）。

7.2評(píng)估周期與方法

考核周期為季度，方法包括：

（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：CRM系統(tǒng)自動(dòng)生成考核指標(biāo)；

（2）現(xiàn)場(chǎng)核查：內(nèi)控部抽查合同執(zhí)行情況；

（3）客戶反饋：銷(xiāo)售部每季度收集客戶投訴數(shù)據(jù)。

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

（1）整改分類(lèi)：一般問(wèn)題（≤7個(gè)工作日）、重大問(wèn)題（≤30個(gè)工作日）、緊急問(wèn)題（24小時(shí)內(nèi)）；

（2）責(zé)任追究：整改不力需通報(bào)批評(píng)，重大問(wèn)題追究直接責(zé)任人和管理責(zé)任；

（3）閉環(huán)管理：內(nèi)控部復(fù)核整改效果，銷(xiāo)號(hào)后納入年度考核。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

（1）建議收集：通過(guò)CRM系統(tǒng)、月度聯(lián)席會(huì)議收集優(yōu)化建議；

（2）評(píng)估流程：法務(wù)部、內(nèi)控部共同評(píng)估建議可行性，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議；

（3）跟蹤機(jī)制：IT部負(fù)責(zé)優(yōu)化措施落地，內(nèi)控部每月跟蹤進(jìn)度。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎(jiǎng)勵(lì)情形：合同提前回款、重大風(fēng)險(xiǎn)化解、流程優(yōu)化貢獻(xiàn)等；

（2）獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)型：年度優(yōu)秀合同管理團(tuán)隊(duì)（獎(jiǎng)金+晉升）、個(gè)人突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)（獎(jiǎng)金+股權(quán)激勵(lì)）；

（3）獎(jiǎng)勵(lì)程序：部門(mén)提名→法務(wù)部復(fù)核→總經(jīng)理審批→財(cái)務(wù)部發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：合同模板使用不規(guī)范、審批超時(shí)未報(bào)備等；

（2）較重違規(guī)：未授權(quán)簽署合同、關(guān)鍵信息錯(cuò)填等；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：故意隱瞞風(fēng)險(xiǎn)、偽造審批記錄等。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰梯度：一般違規(guī)通報(bào)批評(píng)，較重違規(guī)扣罰績(jī)效工資，嚴(yán)重違規(guī)解除勞動(dòng)合同；

（2）處罰程序：調(diào)查取證→告知→審批→執(zhí)行；被處罰人可申請(qǐng)復(fù)核，復(fù)核結(jié)果由人力資源部出具。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰決定后3個(gè)工作日內(nèi)提出；

（2）受理部門(mén)：人力資源部；

（3）復(fù)議流程：人力資源部組織復(fù)核，5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果，全程錄音錄像。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

（1）重大違約預(yù)案：制定《合同違約應(yīng)急處理手冊(cè)》，明確分級(jí)響應(yīng)措施；

（2）跨境糾紛預(yù)案：針對(duì)目標(biāo)市場(chǎng)法律沖突，指定屬地法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)；

（3）資源保障：設(shè)立應(yīng)急專(zhuān)項(xiàng)資金，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。

9.2例外情況處理

（1）例外場(chǎng)景：自然災(zāi)害、疫情等不可抗力導(dǎo)致的合同違約；

（2）審批權(quán)限：需提交《不可抗力申請(qǐng)表》，經(jīng)法務(wù)部、合規(guī)部確認(rèn)后由總經(jīng)理審批；

（3）記錄要求：需附不可抗力證明材料，系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)記例外狀態(tài)。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

（1）責(zé)任主體：市場(chǎng)部牽頭，法務(wù)部、公關(guān)部配合；

（2）溝通口徑：由法務(wù)部根據(jù)《危機(jī)公關(guān)手冊(cè)》制定統(tǒng)一口徑；

（3）善后措施：重大危機(jī)需提交《危機(jī)復(fù)盤(pán)報(bào)告》，優(yōu)化相關(guān)制度。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)忉屢庖?jiàn)需形成書(shū)面文件，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議后發(fā)布。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司內(nèi)部控制手冊(cè)》第5.3節(jié)；

（2）《財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理辦法》第3.2節(jié)；

（3）《國(guó)際業(yè)務(wù)合規(guī)操作指引》第2.1節(jié)。

10.3修訂與廢止程序

（1）修訂條件：法律法規(guī)變化、重大業(yè)務(wù)模式調(diào)整；

（2）審批權(quán)限：修訂案經(jīng)法務(wù)部牽頭，提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議，重大修訂需董事會(huì)批準(zhǔn)；

（3）公示要求：修訂后10個(gè)