某化工公司檔案管理工作制度第一章總則

1.1制定依據與目的

本制度依據《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第10號）、《化工行業(yè)檔案管理辦法》（HG/T23006-2019）及《聯合國關于跨國公司行為守則》等相關國際公約制定，結合某化工公司“價值創(chuàng)造、風險防控、效率提升”的核心導向，旨在規(guī)范公司檔案管理行為，防范操作風險與合規(guī)風險，提升檔案信息資源利用效率，支撐企業(yè)國際化戰(zhàn)略實施。當前企業(yè)檔案管理存在分散存儲、檢索困難、安全風險突出、數字化程度不高等痛點，核心目標是實現檔案管理的標準化、規(guī)范化、數字化與國際化，確保檔案信息資產保值增值。

1.2適用范圍與對象

本制度適用于某化工公司總部各部門、下屬子公司及所有關聯單位（含外包服務提供商、合作單位），覆蓋生產經營、技術研發(fā)、安全環(huán)保、法律合規(guī)等全業(yè)務領域檔案，涉及正式員工、外包人員及合作方相關人員。例外適用場景包括但不限于：涉及商業(yè)秘密的絕密級檔案、第三方提供且明確無需歸檔的臨時性資料、符合當地法律豁免要求的檔案（需提供合規(guī)證明）。重大事項審批權限由董事會或總經理辦公會專項決議。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：嚴格遵守國家及行業(yè)檔案管理法律法規(guī)，確保檔案全生命周期合法合規(guī)。

1.3.2權責對等原則：檔案管理職責與崗位權限匹配，確保責任主體明確可追溯。

1.3.3風險導向原則：聚焦高價值、高風險檔案管理，實施差異化管控措施。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化流程設計，提升檔案檢索與利用效率，支持業(yè)務快速響應。

1.3.5持續(xù)改進原則：定期評估檔案管理績效，動態(tài)優(yōu)化制度與流程。

1.3.6國際化適配原則：在多法域環(huán)境下統(tǒng)一檔案管理標準，確保屬地合規(guī)性。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司基礎性專項管理制度，與《公司內部控制基本規(guī)范》《財務檔案管理辦法》《合同管理辦法》等制度形成協同機制。若存在沖突，以本制度為準，重大事項由內控部協調解決并報總經理辦公會備案。

第二章組織架構與職責分工

2.1管理組織架構

公司檔案管理實行“董事會領導、管理層負責、內控部監(jiān)督、各部門執(zhí)行”的四級管控架構。董事會負責檔案管理戰(zhàn)略決策，董事會下設檔案管理專項委員會（由獨立董事或外部專家組成）提供專業(yè)咨詢。管理層通過總經理辦公會統(tǒng)籌推進檔案管理工作，設立檔案管理辦公室（掛靠內控部）作為執(zhí)行協調機構。各部門及子公司設立檔案聯絡員（原則上由行政或法務崗兼任），形成分層級、全覆蓋的管理網絡。

2.2決策機構與職責

2.2.1股東會：審議檔案管理重大政策、年度預算及跨法域合規(guī)方案。

2.2.2董事會：批準檔案管理戰(zhàn)略、重大投入計劃，審批絕密級檔案處置方案。

2.2.3總經理辦公會：決策檔案信息化建設方案、跨部門協作機制及風險管控措施。

2.3執(zhí)行機構與職責

2.3.1內控部（主責）：統(tǒng)籌檔案管理制度建設，監(jiān)督執(zhí)行情況，組織專項審計。

2.3.2科技部（配合）：負責檔案數字化系統(tǒng)建設與維護，提供技術支持。

2.3.3各業(yè)務部門：負責本部門檔案的日常管理，確保歸檔及時性、完整性。

2.3.4人力資源部（配合）：將檔案管理納入員工績效考核，開展培訓考核。

2.4監(jiān)督機構與職責

2.4.1內控部：實施月度例行檢查，季度風險評估，每年組織全面審計。

2.4.2審計部：每季度抽查檔案管理合規(guī)性，重點核查高價值檔案（如專利、環(huán)保報告）。

2.4.3法務合規(guī)部（配合）：監(jiān)督涉外檔案的屬地合規(guī)性，提供法律支持。

2.5協調與聯動機制

建立檔案管理聯席會議制度，由內控部牽頭，科技部、人力資源部及各業(yè)務部門聯絡員參與，每月召開例會。涉外業(yè)務增設屬地合規(guī)協調小組，由法務部牽頭，科技部、外事部門及子公司負責人組成，確保檔案管理符合當地法律要求。

第三章檔案管理標準

3.1管理目標與核心指標

3.1.1目標：檔案完整率100%，保管期滿檔案處置及時率95%，數字化率80%，檢索準確率98%。

3.1.2核心KPI：

-檔案歸檔時效≤5個工作日

-檔案安全事件零發(fā)生

-檔案數字化轉化周期≤30天

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1分類標準：按檔案性質分為經營類（合同、銷售）、技術類（專利、研發(fā)）、安全類（?；返怯洠?、合規(guī)類（環(huán)保審批）四大類，細化三級分類目錄。

3.2.2保管要求：

-重要檔案采用A類庫房（恒溫恒濕、雙電源、溫濕度監(jiān)控），涉密檔案實施物理隔離

-電子檔案存儲需符合ISO27027標準，異地備份比例不低于50%

3.2.3風險控制點及措施：

-高風險點1（涉密檔案管理）：實施“雙人雙鎖”保管，電子涉密檔案采用加密存儲，高風險等級（如專利申請文件）：防控措施：分級授權訪問，離職人員強制脫密培訓

-中風險點2（電子檔案長期保存）：防控措施：建立元數據標準（符合DublinCore），采用WORM存儲介質

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：

-全生命周期管理：從形成到銷毀全流程管控

-風險矩陣法：按價值、敏感性評估管控力度

-PDCA循環(huán)：季度復盤、年度優(yōu)化

3.3.2工具應用：

-ERP系統(tǒng)嵌入檔案管理模塊，實現合同檔案自動關聯

-OA系統(tǒng)電子簽章與電子歸檔無縫對接

-采用RMS（記錄管理系統(tǒng)）實現電子檔案合規(guī)管理

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

檔案管理主流程分為“形成-收集-整理-鑒定-保管-利用-銷毀”七環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責任主體與操作標準如下：

-形成環(huán)節(jié)：業(yè)務部門按檔案目錄要求同步形成檔案，責任人：經辦人、審核人

-收集環(huán)節(jié)：檔案聯絡員每日核對新增檔案，責任人：檔案聯絡員（限時2小時內完成）

-整理環(huán)節(jié)：按分類標準進行組卷、編目，責任人：檔案管理員（限時3個工作日）

-鑒定環(huán)節(jié)：每年6月由內控部牽頭組織專家小組開展價值鑒定，責任人：鑒定小組

-保管環(huán)節(jié)：重要檔案需雙套備份，責任人：庫房管理員

-利用環(huán)節(jié)：通過OA系統(tǒng)或檔案查詢室提供利用，責任人：檔案管理員

-銷毀環(huán)節(jié)：鑒定后編制銷毀清冊，責任人：內控部

4.2子流程說明

4.2.1電子檔案形成流程：業(yè)務系統(tǒng)自動生成檔案元數據，經審批后自動歸檔至RMS系統(tǒng)，需人工干預環(huán)節(jié)：重大合同補充附件掃描（責任人：法務部）。

4.2.2涉外檔案管理流程：境外子公司檔案需經屬地合規(guī)審核（責任人：子公司合規(guī)崗），原件歸檔至當地，電子版同步至總部的國際檔案庫。

4.3流程關鍵控制點

4.3.1控制點1（電子檔案完整性校驗）：

-措施：采用SHA-256哈希算法校驗電子檔案完整性

-責任人：科技部（每月執(zhí)行）

4.3.2控制點2（檔案借閱審批）：

-措施：非涉密檔案三級審批（部門主管→分管副總→總經理），涉密檔案五級審批

-責任人：檔案管理員

4.4流程優(yōu)化機制

建立“月度運行分析-季度流程診斷”機制，由內控部每季度評估流程效率，科技部同步優(yōu)化系統(tǒng)功能，次年1月提交優(yōu)化方案經總經理辦公會審議。

第五章權限與審批管理

5.1權限矩陣設計

按“檔案類型+敏感等級+金額”三維矩陣分配權限：

-經營類檔案：金額≥1000萬元或涉及三方法人以上合作，需法務部審批（權限歸屬）

-技術類檔案：專利文件需科技部加簽（權限交叉驗證）

-敏感等級（紅色）：絕對保密檔案僅限CEO授權查閱

-敏感等級（黃色）：部門負責人可查閱，需經檔案管理員轉交

5.2審批權限標準

5.2.1常規(guī)審批路徑：

-一般檔案歸檔：部門主管審批（限時1個工作日）

-重要檔案查閱：部門主管→檔案管理員→分管副總（限時3個工作日）

5.2.2越權審批處理：需提交書面說明及合規(guī)部意見，審批人承擔連帶責任。

5.3授權與代理機制

授權需通過OA系統(tǒng)備案，授權期限不超過1年，臨時代理需提供授權人親筆信及工作證，代理權限不得用于查閱絕密檔案。

5.4異常審批流程

緊急情況需經總經理特批，但必須同步附《異常情況風險評估報告》，報告需包含：異常原因、風險等級、控制措施、責任主體。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1操作規(guī)范：

-紙質檔案采用三孔裝訂，電子檔案元數據需符合ISO19005-1標準

-檔案交接需雙簽字確認，紙質交接單需掃描存檔

6.1.2痕跡留存：

-電子檔案操作需記錄IP地址、時間戳、操作人，保存期限5年

-紙質檔案查閱需填寫《檔案查閱登記簿》

6.2監(jiān)督機制設計

6.2.1三位一體監(jiān)督：

-日常監(jiān)督：內控部每月抽查30份檔案，重點核查重大合同歸檔

-專項監(jiān)督：每半年開展一次檔案數字化專項檢查

-突擊檢查：審計部在審計過程中同步核查檔案合規(guī)性

6.3檢查與審計

6.3.1檢查標準：

-重大風險核查清單：包括電子檔案備份有效性、涉密檔案隔離措施等

-審計頻次：財務審計同步審計合同檔案，專項審計每年至少2次

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前提交《檔案管理執(zhí)行報告》，內容含：當期歸檔率、違規(guī)案例、改進措施，報告需經內控總監(jiān)簽發(fā)。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

7.1.1考核指標體系：

|指標名稱|權重|評分標準|

|------------------------|------|---------------------------|

|檔案歸檔及時率|30%|≥95%得滿分，每低1%扣3分|

|檔案完整率|25%|零差錯得滿分，每發(fā)現1處扣2分|

|檔案數字化率|20%|≥80%得滿分，按比例計分|

|合規(guī)檢查達標率|25%|100%得滿分，每發(fā)現1次扣5分|

7.2評估周期與方法

考核周期與月度經營分析會同步開展，方法包括：系統(tǒng)數據統(tǒng)計（60%）、現場核查（40%）。

7.3問題整改機制

7.3.1整改分類：

-一般問題：7個工作日內整改，內控部復核

-重大問題：30個工作日內整改，由總經理辦公會跟蹤

-緊急問題：立即整改，3個工作日內提交整改方案

7.4持續(xù)改進流程

基于PDCA循環(huán)建立“問題收集-分析-優(yōu)化-驗證”閉環(huán)，每年4月編制《年度檔案管理改進計劃》，由科技部牽頭實施。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

8.1.1獎勵情形：

-檔案管理創(chuàng)新：獎勵金額不超過年度績效獎金的30%

-重大風險防控：一次性獎勵5000-10000元

8.1.2程序：申報→部門推薦→內控部評審→總經理辦公會審批→公示→財務發(fā)放

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1違規(guī)分類：

-一般違規(guī)：檔案歸檔超期1個月以下，罰款500元

-較重違規(guī)：涉密檔案未隔離，罰款2000元

-嚴重違規(guī)：造成重大損失，按《員工手冊》處理

8.3處罰程序

8.3.1處罰流程：調查→告知→聽證（嚴重違規(guī)）→審批→執(zhí)行→申訴

8.3.2程序要求：處罰決定需在15個工作日內送達，被處罰人有權在收到通知后3日內申請復議。

8.4申訴與復議

復議由人力資源部組織，需在收到申訴后5個工作日內完成，復議結果需書面通知申訴人。

第九章應急與例外管理

9.1應急預案與危機處理

9.1.1應急預案：

-電子檔案丟失：立即啟動《電子檔案恢復預案》，科技部72小時內恢復

-庫房火災：啟動《檔案庫房消防應急預案》，疏散后72小時內評估損失

9.1.2危機處理：境外子公司檔案違規(guī)披露需立即啟動《危機公關預案》，由法務部協調屬地律師處理。

9.2例外情況處理

例外情況僅限于：并購重組過渡期（最長90天）、自然災害（需附政府證明），需經董事會批準并同步啟動風險評估。

9.3危機公關與善后

9.3.1公關流程：

-信息發(fā)布：由董事會指定發(fā)言人，通過官網發(fā)布統(tǒng)一口徑

-媒體溝通：法務部全程參與，提供法律支持

第十章附則

10.1制度解釋權歸屬

本制度由內控部負責解釋，解釋意見需形成書面文件報總經理辦公會備案。

10.2相關制度索引

-《公司內部控制基本規(guī)范》（文號：內控字〔2020〕05號）第3.2條

-《財務檔案管理辦法》（文號：財辦字〔2019〕12號）第4.5條

-《化工行業(yè)檔案管理辦法》（HG/T23006-2019）第6.3條

10.3修訂與廢止程序

制度修訂需經科技部、人力資源部、法務部會簽，由董事會或總經理辦公會審議，修訂文件需在發(fā)布后30日內完成全員培訓。廢止制度需在《公司公告》上公告30日。

10.4生效與實施日期

本制度自2023年11月1日起生效，實施前完成