PAGE公司財務制度采購流程一、總則（一）目的本財務制度采購流程旨在規(guī)范公司采購活動中的財務行為，確保采購業(yè)務的合法性、合規(guī)性、合理性，提高采購資金使用效益，保障公司資產(chǎn)安全，促進公司健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本流程適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類物資采購、服務采購等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：采購流程應符合公司內(nèi)部制定的各項規(guī)章制度，做到流程規(guī)范、手續(xù)完備。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購資金的最大使用效益。4.公開透明原則：采購過程應保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門檢查。二、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)年度工作計劃和業(yè)務需求，提前編制采購預算。采購預算應明確采購項目、數(shù)量、規(guī)格、預計金額等詳細信息。2.采購預算編制應遵循“以收定支、收支平衡、略有結(jié)余”的原則，確保采購資金來源合理、可靠。3.預算編制過程中，各部門應充分考慮市場價格波動因素，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，合理確定采購預算金額。（二）預算審批1.采購預算編制完成后，由部門負責人審核簽字，報公司財務部門進行初步審核。2.財務部門審核重點包括預算金額的合理性、資金來源的可靠性以及與公司整體預算的協(xié)調(diào)性等。審核通過后，提交公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財務狀況等因素，對采購預算進行最終審批。審批通過后的采購預算作為年度采購活動的控制依據(jù)。（三）預算執(zhí)行與調(diào)整1.各部門應嚴格按照批準的采購預算組織實施采購活動，不得擅自突破預算。2.在預算執(zhí)行過程中，如因市場價格大幅波動、業(yè)務需求變化等原因?qū)е略A算無法滿足采購需求時，需及時提出預算調(diào)整申請。3.預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預算安排等內(nèi)容，并按照預算審批流程進行審批。未經(jīng)批準，不得擅自調(diào)整預算。三、采購申請與審批（一）采購申請1.各部門因業(yè)務需要進行采購時，應填寫《采購申請表》?！恫少徤暾埍怼窇ú少忢椖棵Q、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、需求時間、用途說明等詳細信息。2.采購申請應明確采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等，并說明選擇該采購方式的理由。3.對于涉及固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等大額采購項目，采購申請前應進行必要的可行性研究和論證，確保采購項目符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求。（二）審批流程1.《采購申請表》由部門經(jīng)辦人填寫后，依次提交部門負責人、分管領導審批。2.部門負責人主要審核采購申請的必要性、合理性以及與部門工作計劃的一致性等。分管領導重點審查采購項目的合規(guī)性、預算安排以及對公司整體業(yè)務的影響等。3.經(jīng)部門負責人和分管領導審批通過后的《采購申請表》提交至公司采購部門。采購部門根據(jù)采購申請的內(nèi)容，組織實施采購活動。四、采購方式選擇（一）公開招標1.公開招標是指采購人以招標公告的方式邀請不特定的供應商參加投標的采購方式。2.達到下列標準之一的貨物、工程和服務采購項目，應當采用公開招標方式：貨物采購單項或批量金額達到[具體金額標準]以上；工程采購單項合同金額達到[具體金額標準]以上；服務采購單項合同金額達到[具體金額標準]以上。3.采用公開招標方式采購的，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。（二）邀請招標1.邀請招標是指采購人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓虆⒓油稑说牟少彿绞健?.符合下列情形之一的貨物、工程和服務采購項目，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式費用占采購項目總價值的比例過大的。3.采用邀請招標方式采購的，應從符合相應資格條件的供應商中，通過隨機方式選擇三家以上供應商，并向其發(fā)出投標邀請書。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應資格條件的多家供應商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應商的采購方式。2.符合下列情形之一的貨物、工程和服務采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。3.采用競爭性談判方式采購的，應成立談判小組，與不少于三家的供應商進行談判。談判小組應按照談判文件規(guī)定的談判程序、評定成交的標準等事項進行談判，確定成交供應商。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應商進行采購的方式。2.符合下列情形之一的貨物、工程和服務采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采用單一來源采購方式采購的，應在采購活動開始前，將采購項目信息和單一來源采購理由報公司管理層批準，并在公司內(nèi)部進行公示。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優(yōu)供應商的一種采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.采用詢價方式采購的，應向不少于三家的供應商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購人根據(jù)供應商的報價情況，選擇最優(yōu)供應商成交。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定成交供應商后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同的簽訂應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體、切實可行。3.對于重大采購合同，在簽訂前應提交公司法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。（二）合同執(zhí)行1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務部門、驗收部門等，以便各部門按照合同要求履行職責。2.供應商應按照采購合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求組織生產(chǎn)、運輸和交貨。采購部門應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.財務部門應按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款前，應審核采購合同執(zhí)行情況、驗收報告等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)完備。（三）合同變更與終止1.在采購合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力、市場變化、雙方協(xié)商一致等原因需要變更合同條款的，應簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、變更后的權(quán)利義務等事項，并按照合同審批流程進行審批。2.如因采購項目取消、供應商違約、不可抗力等原因?qū)е虏少徍贤瑹o法繼續(xù)履行或需要提前終止的，應簽訂書面的合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議應明確終止的原因、雙方的權(quán)利義務、善后處理等事項，并按照公司內(nèi)部規(guī)定進行審批和備案。六、采購驗收管理（一）驗收準備1.采購部門在采購合同約定的交貨時間前，應通知驗收部門做好驗收準備工作。驗收部門應根據(jù)采購合同要求和相關(guān)標準，制定驗收方案，明確驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收方法、驗收時間等。2.驗收人員應熟悉采購合同條款、技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準等要求，具備相應的專業(yè)知識和技能。驗收人員在驗收前應認真查閱采購合同、技術(shù)文件等資料，了解采購項目的詳細情況。（二）驗收實施1.供應商交貨時，驗收人員應按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標準、外觀包裝等方面。2.對于需要進行性能測試、功能驗證等的采購項目，驗收人員應按照相關(guān)標準和方法進行測試和驗證。驗收過程中，應做好驗收記錄，包括驗收時間、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等。3.如發(fā)現(xiàn)采購貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等問題，驗收人員應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商限期整改或更換貨物。如供應商拒絕整改或更換，驗收人員應及時報告采購部門和公司管理層。（三）驗收報告1.驗收完成后，驗收部門應編制《采購驗收報告》?！恫少忩炇請蟾妗窇ú少忢椖棵Q、采購合同編號、供應商名稱、驗收時間、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果、驗收人員簽字等內(nèi)容。2.《采購驗收報告》經(jīng)驗收人員簽字確認后，提交采購部門和財務部門。采購部門應將驗收報告作為辦理采購結(jié)算、支付貨款的重要依據(jù)。財務部門應根據(jù)驗收報告和采購合同約定，審核采購結(jié)算金額，辦理付款手續(xù)。七、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應商的發(fā)票和驗收報告后，應及時填寫《采購付款申請表》?！恫少徃犊钌暾埍怼窇ú少徍贤幪?、供應商名稱、發(fā)票號碼、發(fā)票金額、驗收報告編號、付款金額、付款方式、付款時間等信息。2.《采購付款申請表》由采購部門經(jīng)辦人填寫后，依次提交部門負責人、分管領導審批。部門負責人主要審核付款申請的真實性、合理性以及與采購合同執(zhí)行情況的一致性等。分管領導重點審查付款金額的準確性、付款方式的合規(guī)性以及對公司資金安排的影響等。（二）付款審批1.經(jīng)部門負責人和分管領導審批通過后的《采購付款申請表》提交至公司財務部門。財務部門應按照公司財務管理制度和審批流程，對付款申請進行審核。2.財務部門審核重點包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，驗收報告的完整性、準確性，付款金額與采購合同約定的一致性，付款方式的合規(guī)性等。審核通過后，提交公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)公司資金狀況、財務預算等因素，對采購付款申請進行最終審批。審批通過后，財務部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。（三）付款方式1.公司采購付款方式主要包括支票、匯票、電匯、轉(zhuǎn)賬等。具體付款方式應根據(jù)采購合同約定和公司財務管理制度執(zhí)行。2.對于金額較大的采購項目，原則上應采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，以確保資金安全和支付記錄的可追溯性。3.財務部門在辦理付款手續(xù)時，應嚴格按照審批意見和付款流程進行操作，確保付款金額準確無誤、付款時間符合合同約定。八、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應制定審計計劃，明確審計范圍、審計內(nèi)容、審計方法、審計時間等。審計過程中，應收集相關(guān)證據(jù)，形成審計工作底稿。3.審計部門應根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違反公司采購制度和法律法規(guī)的行為，應依法依規(guī)追究相關(guān)人員