PAGE公共衛(wèi)生文書處理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織公共衛(wèi)生文書的管理，確保文書處理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、高效化，提高公共衛(wèi)生工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及公共衛(wèi)生相關(guān)的各類文書處理工作，包括但不限于文件、報(bào)告、記錄、通知、函件等。（三）基本原則1.合法性原則：文書處理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文書內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰明確，避免模糊、歧義或錯誤信息。3.及時性原則：及時處理各類公共衛(wèi)生文書，確保信息傳遞的時效性，避免因延誤導(dǎo)致工作失誤或影響公共衛(wèi)生工作的正常開展。4.保密性原則：對于涉及公共衛(wèi)生敏感信息的文書，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、文書分類與編號（一）文書分類1.法律法規(guī)類：收集、整理與公共衛(wèi)生相關(guān)的國家法律法規(guī)、部門規(guī)章、地方法規(guī)等文件。2.政策文件類：包括國家及地方政府出臺的公共衛(wèi)生政策、規(guī)劃、指導(dǎo)意見等。3.工作文件類：本公司/組織內(nèi)部制定的關(guān)于公共衛(wèi)生工作的制度、流程、方案、通知等文件。4.報(bào)告記錄類：公共衛(wèi)生工作中的各類監(jiān)測報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作記錄、檢查記錄等。5.函件類：與外部機(jī)構(gòu)（如政府部門、合作單位、相關(guān)企業(yè)等）往來的涉及公共衛(wèi)生事務(wù)的函件。（二）文書編號1.為便于文書的識別、查詢和管理，對各類文書進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號格式為：[年份][類別代碼][流水號]。2.年份：用公元紀(jì)年全稱，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)文書分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如“FL”代表法律法規(guī)類，“ZC”代表政策文件類，“GZ”代表工作文件類，“BG”代表報(bào)告記錄類，“HJ”代表函件類。4.流水號：按照文書生成的先后順序依次編排，從“001”開始。三、文書起草（一）起草職責(zé)1.根據(jù)公共衛(wèi)生工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)文書的起草工作。涉及多個部門的文書，由主辦部門牽頭組織起草，并征求相關(guān)部門意見。2.起草人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和文字表達(dá)能力，熟悉公共衛(wèi)生業(yè)務(wù)，確保文書內(nèi)容符合實(shí)際工作要求。（二）起草要求1.內(nèi)容要求文書應(yīng)主題明確，重點(diǎn)突出，邏輯清晰，圍繞公共衛(wèi)生工作的目標(biāo)、任務(wù)、措施等方面進(jìn)行闡述。引用法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。涉及的數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)真實(shí)可靠，有充分的依據(jù)。提出的工作要求和措施應(yīng)具有可操作性，明確責(zé)任部門、工作流程、時間節(jié)點(diǎn)等。2.格式要求文書標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映文書主題。一般采用宋體二號字，加粗，居中排列。正文應(yīng)采用宋體小四號字，1.5倍行距，段落首行縮進(jìn)2個字符。文書如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及序號，并按照附件順序依次編號。附件格式應(yīng)與正文保持一致。四、文書審核（一）審核流程1.文書起草完成后，應(yīng)提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要對文書內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等進(jìn)行審核，并提出修改意見。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^的文書，提交至公司/組織的公共衛(wèi)生管理部門進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)從公共衛(wèi)生工作的整體角度出發(fā)，對文書的政策符合性、與其他工作的協(xié)調(diào)性等進(jìn)行審核，并進(jìn)一步完善文書內(nèi)容。3.對于涉及重要事項(xiàng)、重大決策或可能對公司/組織產(chǎn)生較大影響的公共衛(wèi)生文書，還需提交至公司/組織的管理層進(jìn)行終審。終審主要對文書的必要性、可行性、風(fēng)險評估等進(jìn)行審核，確保文書符合公司/組織的整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。（二）審核要點(diǎn)1.合法性審核：審核文書內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否存在違法違規(guī)條款。2.準(zhǔn)確性審核：檢查文書中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、表述等是否準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯誤信息或誤導(dǎo)性內(nèi)容。3.規(guī)范性審核：對文書的格式、字體、排版、編號等進(jìn)行審核，確保符合本制度及職場公文排版格式的要求。4.協(xié)調(diào)性審核：審核文書與公司/組織內(nèi)部其他相關(guān)制度、文件的協(xié)調(diào)性，避免出現(xiàn)矛盾或沖突。同時，審核文書與外部政策環(huán)境、行業(yè)動態(tài)的適應(yīng)性，確保公司/組織的公共衛(wèi)生工作與外部要求保持一致。5.可行性審核：評估文書提出的工作要求和措施是否具有可操作性，是否能夠在實(shí)際工作中有效實(shí)施?？紤]資源配置、人員能力、時間安排等因素，確保文書目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。五、文書簽署與印發(fā)（一）簽署1.經(jīng)過審核通過的文書，由相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽署。簽署人應(yīng)確保對文書內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性負(fù)責(zé)。2.一般文書由部門負(fù)責(zé)人簽署；涉及多個部門的聯(lián)合發(fā)文，由各部門負(fù)責(zé)人共同簽署；重要文書或涉及公司/組織整體決策的文書，由公司/組織的主要領(lǐng)導(dǎo)簽署。（二）印發(fā)1.文書簽署后，由公司/組織的行政部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)前應(yīng)再次核對文書內(nèi)容，確保無誤。2.對于需要正式蓋章的文書，應(yīng)嚴(yán)格按照印章管理制度進(jìn)行蓋章操作，確保印章使用的規(guī)范性和安全性。3.印發(fā)后的文書應(yīng)及時分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文書名稱、文號、發(fā)放時間、發(fā)放對象等信息。六、文書歸檔與保管（一）歸檔范圍1.本公司/組織在公共衛(wèi)生工作中形成的各類文書，包括起草稿、審核稿、簽署稿、印發(fā)件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.與公共衛(wèi)生工作相關(guān)的外部文件、資料，如法律法規(guī)匯編、政策文件集、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，也應(yīng)納入歸檔范圍。（二）歸檔要求1.文書應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行整理歸檔，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔文件應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有需要補(bǔ)充或更正的內(nèi)容，應(yīng)在備注中注明，并附上相關(guān)說明材料。3.對于電子文檔，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和檢索。同時，應(yīng)定期對電子文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)公共衛(wèi)生文書的重要性和時效性，確定不同文書的保管期限。一般分為短期、中期和長期保管。短期保管期限為13年，中期保管期限為310年，長期保管期限為10年以上。2.具體保管期限如下：法律法規(guī)類、政策文件類文書，一般長期保管。工作文件類中涉及重要決策、長期規(guī)劃等文書，長期保管；一般性工作文件，中期保管。報(bào)告記錄類中具有重要參考價值的監(jiān)測報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，長期保管；日常工作記錄，短期保管。函件類中涉及重要事項(xiàng)或具有長期影響的函件，長期保管；一般性函件，中期保管。（四）保管地點(diǎn)與設(shè)施1.設(shè)立專門的文書檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。七、文書查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱公共衛(wèi)生文書的，應(yīng)填寫《文書查閱申請表》，注明查閱文書的名稱、文號、查閱目的等信息，并提交至文書管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意后，查閱人員可在文書管理部門指定的地點(diǎn)查閱文書。查閱過程中應(yīng)遵守檔案室的管理制度，不得擅自涂改、抽取、損壞文書。如需復(fù)印或摘錄文書內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文書管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.涉及公共衛(wèi)生敏感信息的文書，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露文書內(nèi)容。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱公共衛(wèi)生文書的，應(yīng)填寫《文書借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，并提交至文書管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.經(jīng)審批同意后，借閱人員應(yīng)在文書管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取借閱的文書。借閱人員應(yīng)對借閱的文書妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司/組織。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文書。如逾期未還，文書管理部門應(yīng)及時催還。如發(fā)現(xiàn)借閱的文書有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、文書銷毀（一）銷毀條件與范圍1.對于保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的公共衛(wèi)生文書，經(jīng)文書管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織管理層批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、工作變動等原因，不再適用或已失效的文書，也應(yīng)及時進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.文書管理部門應(yīng)制定文書銷毀清單，詳細(xì)記錄擬銷毀文書的名稱、文號、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清單經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由文書管理部門指定專