PAGE衛(wèi)生院檔案室上墻制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室形成的各類檔案，包括但不限于醫(yī)療文書、行政管理文件、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。3.基本原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、便于查找利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。二、檔案管理職責(zé)1.檔案室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。指導(dǎo)和監(jiān)督各科室的檔案收集、整理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率。2.各科室兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案資料的齊全完整。按照檔案管理要求，定期將本科室整理好的檔案移交檔案室。協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)反饋檔案利用情況。接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。三、檔案收集1.收集范圍上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。衛(wèi)生院制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等行政管理文件。醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、護(hù)理記錄、手術(shù)記錄等醫(yī)療文書檔案。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、憑證、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。職工的人事檔案材料，包括入職登記表、履歷表、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄、職稱評(píng)定材料等。設(shè)備采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄等設(shè)備檔案?；?xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等基建檔案。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防丟失或損壞。收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。四、檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)生院實(shí)際情況，將檔案分為行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類、設(shè)備類、基建類等六大類。每大類下再根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類目。2.整理方法歸檔文件應(yīng)按年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。對(duì)破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。整理好的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容，便于查閱。五、檔案保管1.保管場所檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案安全。檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.保管方式檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，便于查找和管理。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行異地備份保管，以防自然災(zāi)害或其他突發(fā)事件造成檔案損失。3.檔案清查檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。清查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案鑒定1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)檔案的完整與安全為前提的原則。根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩種。對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案應(yīng)列為永久保管；對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為定期保管。3.鑒定程序檔案室定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成由檔案室人員和相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員參加的鑒定小組。鑒定小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。對(duì)擬銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。七、檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況。檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。檔案利用的人次、卷次、效果等情況。2.統(tǒng)計(jì)方法檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄。定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門報(bào)告。3.統(tǒng)計(jì)要求統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，不得延誤。八、檔案利用1.利用范圍本單位工作人員因工作需要查閱檔案。外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明材料，按照法定程序辦理查閱手續(xù)。2.利用方式檔案查閱應(yīng)在檔案室進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)檔案資料。查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，并注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、利用和公開。3.利用反饋檔案利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在查閱登記表上簽字。檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并向相關(guān)科室反饋利用效果，以便改進(jìn)檔案管理工作。九、檔案保密1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和查閱人員的保密教育。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得在私人交往和通信中涉及檔案機(jī)密。2.保密措施檔案室應(yīng)設(shè)置保密專柜，對(duì)保密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放。對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、設(shè)置訪問權(quán)限等保密措施，防止電子檔案