37Specificationformanagementofchildwelfareinstitutions—I 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 4 5 5 5 5 5 5 6 6 6 本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專(zhuān)利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專(zhuān)利的責(zé)任。管期限、文件材料收集與歸檔、歸檔文件整理、檔案保管與保護(hù)、檔案利用與統(tǒng)計(jì)、檔——第2部分：安全管理，目的在于明確兒童福利機(jī)構(gòu)安全管1兒童福利機(jī)構(gòu)管理規(guī)范第1部分：檔案管理4基本要求4.2兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)形成的兒童工作材料做好收4.3兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置檔案室和配備檔案管理人員，并定期開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。24.4兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)遵循一人一檔、動(dòng)態(tài)管理、利用便捷的要求，確保業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整和有效5.1歸檔范圍——反映兒童在兒童福利機(jī)構(gòu)生活期間形成的文件材料；5.2保管期限6.1.2兒童福利機(jī)構(gòu)在兒童工作中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，應(yīng)做到收集6.1.3電子文件材料收集按照GB/T18894執(zhí)行。6.2.1歸檔的兒童工作文件材料應(yīng)做到內(nèi)容完整、簽署手續(xù)6.2.2歸檔的兒童工作文件材料應(yīng)為原件。確需使用復(fù)制件歸檔，加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔案6.2.3電子文件材料應(yīng)與紙質(zhì)文件材料同步收集歸檔，同時(shí)確保內(nèi)容與元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可7.1.1兒童進(jìn)入兒童福利機(jī)構(gòu)以及在兒童?！獋淇急怼⑾嚓P(guān)目錄和文字材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格紙張；——對(duì)有破損、字跡不符合要求的歸檔文件材料及時(shí)進(jìn)行修整，紙張過(guò)3——需蓋章和簽字的材料應(yīng)齊全完整?！獙?shí)物材料遵循“一物一件、按件整理”的原則；——音像材料按照DA/T50和DA/T62規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔；——與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)載體材料一并歸檔。7.3.1兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)歸檔文件——C類(lèi)：監(jiān)護(hù)人喪失監(jiān)護(hù)能力且無(wú)其他人可以擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童；——E類(lèi)：其他兒童。7.6.1檔號(hào)結(jié)構(gòu)按“全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代——類(lèi)別：用五個(gè)不同的大寫(xiě)字母A、B、C、D、E——卷號(hào)：按照類(lèi)別以?xún)和M(jìn)入兒童福利機(jī)構(gòu)時(shí)間先后，用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編列，每個(gè)兒童一個(gè)7.7.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制卷內(nèi)文件目錄，編目做到準(zhǔn)確詳細(xì)，便7.7.2歸檔文件逐件編目，歸檔文件設(shè)置件號(hào)、文號(hào)或編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)——件號(hào)：填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的件號(hào)；——責(zé)任者：填寫(xiě)文件的責(zé)任者，應(yīng)照實(shí)抄錄；——題名：填寫(xiě)文件材料標(biāo)題。文件材料沒(méi)有標(biāo)題或者標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“[]”4——日期：填寫(xiě)文件材料的形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日；——備注：對(duì)需要說(shuō)明情況的文件材料在備注欄內(nèi)標(biāo)注“*”號(hào)，并將需要說(shuō)明的情況填寫(xiě)在備考——卷內(nèi)備考表，置于卷內(nèi)文件之后；——盒內(nèi)歸檔文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出等情況；——檢查人：由歸檔文件質(zhì)量審核者簽名；——時(shí)間：填寫(xiě)歸檔檢查完畢的日期。——案卷題名：簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地概括卷內(nèi)文件內(nèi)容，應(yīng)包括責(zé)任者、核心事項(xiàng)、文件名稱(chēng)/類(lèi)型等關(guān)鍵——起止日期：填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成的最早日期和最晚日期，格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”；——頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的總頁(yè)數(shù)，以卷內(nèi)文件材料的實(shí)際有效頁(yè)碼總數(shù)為準(zhǔn)，空白頁(yè)不計(jì)——保管期限：填寫(xiě)案卷對(duì)應(yīng)的保管期限；——密級(jí)：填寫(xiě)案卷所含文件的最高密級(jí)；7.8.1.2檔案盒封面填寫(xiě)內(nèi)容包括兒童福利機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、全宗號(hào)、門(mén)類(lèi)代碼、類(lèi)別、兒童姓名（身份證注：包含鑒于兒童每年都要有新的內(nèi)容需要補(bǔ)充到檔案中，因此歸檔文件7.8.2.1確保檔案材料齊全完整，兒童進(jìn)入兒童福利機(jī)構(gòu)、在兒童福利機(jī)構(gòu)、離開(kāi)兒童福利機(jī)構(gòu)三個(gè)7.8.2.2永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。裝訂后應(yīng)結(jié)實(shí)整齊美觀、不掉頁(yè)不倒頁(yè)，且避免57.8.3.3頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)編制，不能出現(xiàn)漏號(hào)或重號(hào)，有圖文的編頁(yè)碼，沒(méi)有內(nèi)容的空白頁(yè)面不編頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)在文件正面右上角或背面左上角的空白位置進(jìn)行編制，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”編制，字跡應(yīng)8.1.1歸檔文件裝盒后，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，通過(guò)后即可交由業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)責(zé)任部門(mén)8.1.2在裝訂形成檔案后，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查完成后，按照兒童的去向，將檔案移8.1.3定期清理核對(duì)庫(kù)藏檔案，做到賬物相符。庫(kù)藏檔案文件數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說(shuō)明。8.2.1做好防火、防盜、防潮、防蛀、防塵、防磁、防日光、防高溫、防有害氣體等措施。9檔案利用與統(tǒng)計(jì)9.1檔案利用——兒童成年后持身份證件，可利用本人檔案；——兒童監(jiān)護(hù)人持身份證件、戶(hù)口簿、收養(yǎng)登記證（能夠反映監(jiān)護(hù)關(guān)系的證明材料），可利用被——人民檢察院、人民法院、公安部門(mén)、安全部門(mén)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因辦案需要，持單位介紹信——律師憑律師執(zhí)業(yè)證書(shū)、律師事務(wù)所證明，持受理案件法院出具的案件受理通知書(shū)或者開(kāi)庭傳——其他單位和個(gè)人確因工作需要申請(qǐng)查閱業(yè)務(wù)檔案的，業(yè)務(wù)檔案保管部門(mén)確認(rèn)其使用目的合理6拍照或造成污染、損毀；不應(yīng)擅自公開(kāi)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容，損害兒童的合9.1.4兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)歸還的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，對(duì)檔案摘抄件或者復(fù)印（復(fù)制）件加蓋標(biāo)有“業(yè)務(wù)檔案摘抄件”或者“業(yè)務(wù)檔案復(fù)?。◤?fù)制）件”的印章。9.2檔案統(tǒng)計(jì)9.2.1檔案管理人員應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定對(duì)業(yè)務(wù)檔案9.2.2建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，內(nèi)容包括但不限于：庫(kù)藏情況、年度出入庫(kù)情況、利用情況、專(zhuān)兼職管理10.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T31的11.1兒童轉(zhuǎn)入其他福利機(jī)構(gòu)時(shí)，其檔案一并移交，11.3業(yè)務(wù)檔案移交前由雙方工作人員當(dāng)場(chǎng)核對(duì)無(wú)誤后填寫(xiě)移交清11.4業(yè)務(wù)檔案交接過(guò)程中，交接雙71兒童基本信息表、門(mén)診病歷或者住院病歷、體格檢查表、出院2屬于無(wú)法查明父母或者其他監(jiān)護(hù)人的被遺棄3屬于無(wú)法查明父母或者其他監(jiān)護(hù)人的打拐解拐解救兒童臨時(shí)照料通知書(shū)、DNA信息比對(duì)結(jié)護(hù)人的證明，兒童福利機(jī)構(gòu)發(fā)布的尋親公告，民政456父母一方死亡或者失蹤的，還應(yīng)當(dāng)?shù)怯洷４?89康復(fù)計(jì)劃方案、康復(fù)評(píng)估報(bào)告、康復(fù)階段性記錄89家庭寄養(yǎng)基本信息表、寄養(yǎng)家庭申請(qǐng)表、寄養(yǎng)家庭議、護(hù)理醫(yī)療康復(fù)記錄或者相關(guān)治療記錄、兒童福兒童需求預(yù)估記錄表、綜合評(píng)估表、社會(huì)工作被拐騙的結(jié)案證明，人民法院撤銷(xiāo)宣告失蹤或者宣告能夠反映原監(jiān)護(hù)關(guān)系的材料等，同時(shí)登記保存父母、依法具有監(jiān)護(hù)資格的人提交的戶(hù)口簿、居民身份證復(fù)兒童原戶(hù)籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處或者有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的情況報(bào)告，同時(shí)監(jiān)護(hù)人或者其他