PAGE待付賬財(cái)務(wù)制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司待付賬的財(cái)務(wù)管理流程，確保公司資金的合理使用與安全，提高財(cái)務(wù)透明度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，保障公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常開(kāi)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及待付賬業(yè)務(wù)的部門和人員，包括但不限于采購(gòu)部門、銷售部門、項(xiàng)目部門等。3.基本原則合法性原則：待付賬業(yè)務(wù)的處理必須符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求。準(zhǔn)確性原則：對(duì)待付賬的記錄、核算應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)處理待付賬業(yè)務(wù)，避免因拖延導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加或影響公司正常運(yùn)營(yíng)。權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門和人員在待付賬管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰、分工合理。二、待付賬的定義與范圍1.定義待付賬是指公司因購(gòu)買商品、接受服務(wù)、進(jìn)行項(xiàng)目合作等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而產(chǎn)生的，尚未支付但已確認(rèn)的債務(wù)。2.范圍采購(gòu)業(yè)務(wù)：包括原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)等，已收到貨物或服務(wù)，但尚未支付貨款。服務(wù)費(fèi)用：如咨詢服務(wù)費(fèi)、技術(shù)服務(wù)費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、租賃費(fèi)等，已接受服務(wù)但款項(xiàng)未付。項(xiàng)目合作款項(xiàng)：與合作伙伴簽訂項(xiàng)目合同后，按照合同約定應(yīng)支付的項(xiàng)目進(jìn)度款、尾款等。其他應(yīng)付款項(xiàng)：如員工借款、押金退還等，雖不屬于上述業(yè)務(wù)范疇，但也作為待付賬進(jìn)行管理。三、待付賬的確認(rèn)與記錄1.確認(rèn)依據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)：以收到供應(yīng)商提供的發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證作為待付賬確認(rèn)的依據(jù)。發(fā)票應(yīng)清晰注明商品或服務(wù)的名稱、數(shù)量、金額、稅率等信息；送貨單應(yīng)記錄貨物的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、送貨日期等；驗(yàn)收單應(yīng)由驗(yàn)收部門簽字確認(rèn)，證明貨物已驗(yàn)收合格。服務(wù)費(fèi)用：以服務(wù)提供方開(kāi)具的發(fā)票、服務(wù)合同、服務(wù)報(bào)告等作為確認(rèn)依據(jù)。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與服務(wù)合同約定的服務(wù)內(nèi)容、金額等一致；服務(wù)報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明服務(wù)的完成情況、成果等。項(xiàng)目合作款項(xiàng)：根據(jù)項(xiàng)目合同約定的付款節(jié)點(diǎn)和條件，以項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算單等作為確認(rèn)待付賬的依據(jù)。項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，說(shuō)明項(xiàng)目已完成的階段和工作量；驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)由雙方共同簽字，確認(rèn)項(xiàng)目已通過(guò)驗(yàn)收；結(jié)算單應(yīng)明確項(xiàng)目的總金額、已支付金額、待支付金額等。其他應(yīng)付款項(xiàng)：根據(jù)相關(guān)借款協(xié)議、押金收據(jù)等原始憑證進(jìn)行確認(rèn)。借款協(xié)議應(yīng)明確借款金額、借款期限、還款方式等；押金收據(jù)應(yīng)注明押金金額、收取日期、退還條件等。2.記錄要求財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的待付賬臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆待付賬的發(fā)生日期、供應(yīng)商名稱或債權(quán)人、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、到期日、付款狀態(tài)等信息。臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對(duì)于每筆待付賬，應(yīng)同時(shí)在會(huì)計(jì)憑證中進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，按照會(huì)計(jì)科目分類核算，確保財(cái)務(wù)報(bào)表能夠真實(shí)反映公司的待付賬情況。待付賬記錄應(yīng)與相關(guān)原始憑證進(jìn)行妥善保管，按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的期限進(jìn)行存檔，以便日后查閱和核對(duì)。四、待付賬的審批流程1.采購(gòu)業(yè)務(wù)待付賬審批采購(gòu)部門在收到貨物或服務(wù)并取得相關(guān)憑證后，應(yīng)填寫《采購(gòu)待付賬審批表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)業(yè)務(wù)的基本情況，包括供應(yīng)商名稱、采購(gòu)項(xiàng)目、金額、付款期限等。將《采購(gòu)待付賬審批表》及相關(guān)憑證提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同、預(yù)算等情況，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。審核通過(guò)后，將審批表及憑證提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)核對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性，以及金額的準(zhǔn)確性，并對(duì)付款期限進(jìn)行監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，將審批表提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、業(yè)務(wù)需求等因素進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，方可安排付款。2.服務(wù)費(fèi)用待付賬審批接受服務(wù)的部門在收到服務(wù)提供方開(kāi)具的發(fā)票及相關(guān)服務(wù)報(bào)告后，應(yīng)填寫《服務(wù)費(fèi)用待付賬審批表》，注明服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、金額、付款原因等。部門負(fù)責(zé)人對(duì)服務(wù)費(fèi)用的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。將審批表及相關(guān)憑證提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門按照與采購(gòu)業(yè)務(wù)待付賬相同的審核流程進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注服務(wù)費(fèi)用是否與合同約定相符，發(fā)票是否合規(guī)等。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門安排付款。3.項(xiàng)目合作款項(xiàng)待付賬審批項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在達(dá)到項(xiàng)目合同約定的付款節(jié)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)填寫《項(xiàng)目合作款項(xiàng)待付賬審批表》，附上項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算單等相關(guān)資料，說(shuō)明項(xiàng)目進(jìn)展情況、應(yīng)支付金額及付款依據(jù)。項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目款項(xiàng)的支付進(jìn)行審核，確認(rèn)項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量符合合同要求，并簽字同意。將審批表及相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目合同和相關(guān)資料進(jìn)行審核，核對(duì)金額計(jì)算是否正確，并檢查是否存在未解決的問(wèn)題或爭(zhēng)議。如有疑問(wèn)，應(yīng)與項(xiàng)目部門溝通核實(shí)。財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮項(xiàng)目整體情況、公司資金安排等因素進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。4.其他應(yīng)付款項(xiàng)待付賬審批涉及其他應(yīng)付款項(xiàng)的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《其他應(yīng)付款項(xiàng)待付賬審批表》，詳細(xì)說(shuō)明款項(xiàng)的性質(zhì)、金額、支付原因等，并附上相關(guān)原始憑證。部門負(fù)責(zé)人對(duì)款項(xiàng)的合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。將審批表及憑證提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的審核流程進(jìn)行審核，確?？铐?xiàng)的支付符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。審核通過(guò)后，根據(jù)金額大小和公司審批權(quán)限規(guī)定，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較小的，可由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；金額較大的，需報(bào)公司總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，進(jìn)行付款處理。五、待付賬的付款管理1.付款計(jì)劃制定財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)待付賬臺(tái)賬，結(jié)合公司資金狀況和業(yè)務(wù)需求，每月末制定次月的付款計(jì)劃。付款計(jì)劃應(yīng)明確每筆待付賬的付款日期、金額、付款方式等信息。在制定付款計(jì)劃時(shí)，應(yīng)優(yōu)先安排到期日臨近且金額較大的待付賬，確保公司按時(shí)履行付款義務(wù)，維護(hù)公司信譽(yù)。同時(shí)，要合理安排資金，避免因集中付款導(dǎo)致資金緊張。付款計(jì)劃應(yīng)提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)審核通過(guò)后，作為次月付款的依據(jù)。2.付款方式選擇根據(jù)與供應(yīng)商或債權(quán)人的約定，以及公司的資金管理政策，選擇合適的付款方式。常見(jiàn)的付款方式包括支票、銀行轉(zhuǎn)賬、商業(yè)匯票、網(wǎng)上支付等。在選擇付款方式時(shí)，應(yīng)考慮以下因素：安全性、便捷性、成本效益、付款期限等。對(duì)于金額較大的付款，應(yīng)優(yōu)先選擇銀行轉(zhuǎn)賬等安全可靠的方式；對(duì)于一些小額、頻繁的付款，可考慮使用網(wǎng)上支付等便捷方式。財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保付款方式的選擇符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，并在付款前與供應(yīng)商或債權(quán)人進(jìn)行溝通確認(rèn)，避免因付款方式不一致導(dǎo)致糾紛。3.付款執(zhí)行財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照付款計(jì)劃和審批后的付款申請(qǐng)，及時(shí)辦理付款手續(xù)。在付款前，應(yīng)對(duì)付款金額、收款方信息、付款方式等進(jìn)行再次核對(duì)確認(rèn)，確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于支票付款，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定填寫支票內(nèi)容，確保支票的真實(shí)性和有效性。支票開(kāi)出后，應(yīng)及時(shí)登記支票使用情況，并跟蹤支票的兌付情況。對(duì)于銀行轉(zhuǎn)賬付款，應(yīng)通過(guò)公司網(wǎng)上銀行系統(tǒng)或前往銀行柜臺(tái)辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。在轉(zhuǎn)賬時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫收款方賬號(hào)、開(kāi)戶行等信息，并保留轉(zhuǎn)賬憑證作為付款依據(jù)。對(duì)于商業(yè)匯票付款，應(yīng)按照商業(yè)匯票的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行承兌、背書等操作，確保匯票的流轉(zhuǎn)合法合規(guī)。在付款完成后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)更新待付賬臺(tái)賬，將已付款的待付賬標(biāo)記為“已支付”狀態(tài)，并在會(huì)計(jì)憑證中記錄付款日期、付款金額、付款方式等信息。同時(shí)整理付款相關(guān)憑證，按照會(huì)計(jì)檔案管理要求進(jìn)行歸檔保存。六、待付賬的跟蹤與監(jiān)控1.定期核對(duì)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與采購(gòu)部門、項(xiàng)目部門等相關(guān)業(yè)務(wù)部門核對(duì)待付賬情況，確保雙方記錄一致。核對(duì)內(nèi)容包括待付賬的金額、供應(yīng)商名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、付款期限等信息。每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制待付賬余額調(diào)節(jié)表，對(duì)公司內(nèi)部各部門之間的待付賬差異進(jìn)行分析和調(diào)整，保證待付賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期核對(duì)工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并形成核對(duì)記錄。核對(duì)記錄應(yīng)包括核對(duì)日期、核對(duì)人員、核對(duì)結(jié)果等信息，以備日后查閱。2.到期提醒財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立待付賬到期提醒機(jī)制，在每筆待付賬到期日前一定時(shí)間（如提前3天），通過(guò)郵件、短信等方式向相關(guān)業(yè)務(wù)部門和審批負(fù)責(zé)人發(fā)送到期提醒通知。到期提醒通知應(yīng)明確待付賬的基本信息，包括供應(yīng)商名稱、金額、到期日等，提醒相關(guān)人員及時(shí)辦理付款手續(xù)，避免逾期付款產(chǎn)生不良影響。對(duì)于多次逾期付款的供應(yīng)商或債權(quán)人，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)跟蹤和監(jiān)控，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，采取相應(yīng)的措施，如暫停合作、追究違約責(zé)任等。3.賬齡分析財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)待付賬進(jìn)行賬齡分析，將待付賬按照賬齡分為不同區(qū)間，如1個(gè)月以內(nèi)、13個(gè)月、36個(gè)月、6個(gè)月以上等。通過(guò)賬齡分析，了解待付賬的構(gòu)成和分布情況，評(píng)估公司的付款壓力和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于賬齡較長(zhǎng)的待付賬，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注其原因，分析是否存在合同糾紛、供應(yīng)商問(wèn)題或公司內(nèi)部管理漏洞等。根據(jù)賬齡分析結(jié)果，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提出相應(yīng)的建議和措施，如加強(qiáng)與供應(yīng)商溝通協(xié)商、優(yōu)化付款計(jì)劃、完善內(nèi)部控制等，以合理控制待付賬規(guī)模，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。七、待付賬的清理與核銷1.清理原則定期清理原則：公司應(yīng)定期對(duì)待付賬進(jìn)行清理，原則上每季度進(jìn)行一次全面清理。清理工作應(yīng)由財(cái)務(wù)部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同參與。真實(shí)性原則：待付賬清理應(yīng)基于真實(shí)的業(yè)務(wù)交易和有效的原始憑證，確保清理結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。合法性原則：清理待付賬的過(guò)程和結(jié)果應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求，不得隨意核銷或隱瞞待付賬。2.清理流程財(cái)務(wù)部門根據(jù)待付賬臺(tái)賬，篩選出需要清理的待付賬清單，明確待清理的待付賬明細(xì)，包括供應(yīng)商名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、賬齡等信息。將待付賬清單分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，要求業(yè)務(wù)部門對(duì)每筆待付賬進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生、款項(xiàng)是否應(yīng)支付、是否存在未解決的問(wèn)題等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如10個(gè)工作日）反饋核實(shí)結(jié)果。財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門的反饋情況，對(duì)每筆待付賬進(jìn)行進(jìn)一步審查。對(duì)于已支付但未及時(shí)入賬或記錄錯(cuò)誤的待付賬，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整；對(duì)于確實(shí)無(wú)需支付或因特殊原因無(wú)法支付（如供應(yīng)商破產(chǎn)、合同糾紛等）的待付賬，應(yīng)按照規(guī)定的核銷程序進(jìn)行處理。在清理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的待付賬，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如涉及與供應(yīng)商的溝通協(xié)商，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決方案；如涉及內(nèi)部管理問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)完善相關(guān)制度和流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制。3.核銷程序?qū)τ诖_實(shí)無(wú)需支付或因特殊原因無(wú)法支付的待付賬，由業(yè)務(wù)部門填寫《待付賬核銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明核銷原因、待核銷待付賬的基本情況等，并附上相關(guān)證明材料，如供應(yīng)商破產(chǎn)證明、法院判決書、雙方協(xié)商一致的解除合同協(xié)議等。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)《待付賬核銷申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，確認(rèn)核銷理由充分、證據(jù)確鑿后，簽字同意核銷申請(qǐng)。將《待付賬核銷申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查核銷理由是否符合規(guī)定、證明材料是否真實(shí)有效、核銷金額計(jì)算是否準(zhǔn)確等。