2026年古籍修復(fù)公司發(fā)票管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司發(fā)票的領(lǐng)購(gòu)、開具、取得、保管、核銷全流程管理，防范發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)，確保發(fā)票使用符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理要求，結(jié)合古籍修復(fù)行業(yè)“項(xiàng)目化開票、專項(xiàng)資金發(fā)票管控、文物修復(fù)服務(wù)發(fā)票規(guī)范”的特點(diǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》《增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定》《企業(yè)所得稅稅前扣除憑證管理辦法》等相關(guān)法規(guī)，制定本制度。第二條本制度所指發(fā)票涵蓋增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、電子發(fā)票、定額發(fā)票等各類法定涉稅憑證，適用于公司所有經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的發(fā)票開具、收取、報(bào)銷及管理工作，涉及財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部、修復(fù)工坊、行政部等所有相關(guān)部門及人員。第三條發(fā)票管理遵循“合法合規(guī)、全程管控、票款一致、溯源可查”的核心原則，發(fā)票的開具需與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)相符，發(fā)票的取得需確保真實(shí)、完整、有效，所有發(fā)票管理環(huán)節(jié)均需形成書面記錄，確保每一張發(fā)票的流轉(zhuǎn)均可追溯。第四條財(cái)務(wù)部稅務(wù)專員為發(fā)票管理的歸口責(zé)任人，負(fù)責(zé)發(fā)票的領(lǐng)購(gòu)、保管、核銷，指導(dǎo)各部門規(guī)范開具和取得發(fā)票，審核發(fā)票合規(guī)性；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)票管理工作負(fù)監(jiān)督責(zé)任，定期檢查發(fā)票使用和保管情況；各部門負(fù)責(zé)人為本部門發(fā)票取得、報(bào)銷的第一責(zé)任人，確保本部門業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的發(fā)票真實(shí)合規(guī)。第五條發(fā)票管理實(shí)行分級(jí)審核制度：金額較大的古籍修復(fù)項(xiàng)目發(fā)票（含專用發(fā)票）由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后開具/報(bào)銷；普通業(yè)務(wù)發(fā)票由稅務(wù)專員審核后開具/報(bào)銷；所有發(fā)票的作廢、紅沖均需經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自處理發(fā)票。第二章發(fā)票領(lǐng)購(gòu)與保管規(guī)范第六條發(fā)票領(lǐng)購(gòu)管理：（1）稅務(wù)專員根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)需求，憑稅務(wù)登記證件、發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿等資料向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)申領(lǐng)發(fā)票，領(lǐng)購(gòu)前需核對(duì)上期發(fā)票使用情況，確保無(wú)違規(guī)使用記錄；（2）領(lǐng)購(gòu)發(fā)票時(shí)需現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)發(fā)票種類、數(shù)量、號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)缺聯(lián)、缺號(hào)、破損等問(wèn)題，簽字確認(rèn)后方可領(lǐng)回；（3）領(lǐng)購(gòu)發(fā)票后需在當(dāng)日內(nèi)錄入發(fā)票管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、領(lǐng)購(gòu)日期、領(lǐng)購(gòu)數(shù)量等信息，做到賬實(shí)相符。第七條發(fā)票保管要求：（1）發(fā)票需存放于財(cái)務(wù)部專用保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜鑰匙由稅務(wù)專員專人保管，密碼由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人掌握，實(shí)行“雙人雙控”管理；（2）空白發(fā)票與發(fā)票專用章分開保管，發(fā)票專用章由出納專人保管，嚴(yán)禁空白發(fā)票與印章由同一人保管；（3）電子發(fā)票需存儲(chǔ)于專用加密硬盤中，定期備份，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止電子發(fā)票數(shù)據(jù)丟失或篡改；（4）每日下班前稅務(wù)專員需盤點(diǎn)空白發(fā)票數(shù)量，核對(duì)臺(tái)賬記錄，發(fā)現(xiàn)缺失、損毀立即上報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人并追查原因。第八條發(fā)票移交管理：（1）稅務(wù)專員崗位調(diào)整或離職時(shí)，需辦理發(fā)票移交手續(xù)，移交內(nèi)容包括空白發(fā)票、已開具發(fā)票存根、發(fā)票管理臺(tái)賬、電子發(fā)票數(shù)據(jù)等，移交清單需經(jīng)交接雙方、監(jiān)交人（財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人）簽字確認(rèn)；（2）臨時(shí)委托他人代領(lǐng)或保管發(fā)票時(shí)，需出具書面委托函，明確委托范圍和責(zé)任，委托結(jié)束后立即收回發(fā)票及相關(guān)資料，注銷委托函。第三章發(fā)票開具規(guī)范第九條發(fā)票開具基本要求：（1）開具發(fā)票需以真實(shí)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)為依據(jù)，內(nèi)容需與古籍修復(fù)項(xiàng)目合同、實(shí)際服務(wù)內(nèi)容一致，不得開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)不符的發(fā)票；（2）發(fā)票項(xiàng)目名稱需規(guī)范：古籍修復(fù)服務(wù)需注明“古籍修復(fù)服務(wù)費(fèi)”，并根據(jù)項(xiàng)目類型標(biāo)注細(xì)分項(xiàng)（如善本修復(fù)、紙張脫酸、裝訂修復(fù)等）；銷售修復(fù)材料需注明具體材料名稱（如古籍修復(fù)專用紙、糨糊等）；（3）發(fā)票填寫需完整準(zhǔn)確：購(gòu)買方信息（名稱、稅號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)）、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等需逐項(xiàng)填寫，字跡清晰、不得涂改。第十條專用發(fā)票開具要求：（1）僅向一般納稅人客戶開具增值稅專用發(fā)票，開具前需核實(shí)客戶一般納稅人資質(zhì)證明，留存復(fù)印件歸檔；（2）珍貴古籍修復(fù)項(xiàng)目專用發(fā)票需單獨(dú)開具，備注欄注明項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)，確保發(fā)票與項(xiàng)目一一對(duì)應(yīng)；（3）專用發(fā)票開具后需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)交付客戶，交付時(shí)要求客戶簽字確認(rèn)，留存交付記錄，防止發(fā)票丟失。第十一條發(fā)票作廢與紅沖：（1）發(fā)票開具當(dāng)日發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的，可在稅控系統(tǒng)中作廢發(fā)票，收回全部聯(lián)次（含電子發(fā)票），加蓋“作廢”章，與存根聯(lián)一并保管；（2）跨月發(fā)現(xiàn)發(fā)票開具錯(cuò)誤或發(fā)生銷售退回、服務(wù)終止的，需按規(guī)定開具紅字發(fā)票，開具前需收回原發(fā)票全部聯(lián)次（電子發(fā)票需確認(rèn)客戶未抵扣），經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后，向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)紅字發(fā)票信息表，憑信息表開具紅字發(fā)票；（3）作廢、紅沖發(fā)票需單獨(dú)裝訂保管，在臺(tái)賬中注明作廢/紅沖原因、原發(fā)票號(hào)碼、紅字發(fā)票號(hào)碼等信息，留存?zhèn)洳椤５谒恼掳l(fā)票取得與審核規(guī)范第十二條發(fā)票取得要求：（1）各部門發(fā)生經(jīng)營(yíng)支出（如采購(gòu)修復(fù)材料、支付專家費(fèi)用、租賃場(chǎng)地等）時(shí)，需向收款方索取合規(guī)發(fā)票，優(yōu)先取得增值稅專用發(fā)票（符合抵扣條件的）；（2）取得的發(fā)票需在業(yè)務(wù)發(fā)生后30日內(nèi)提交財(cái)務(wù)部審核，逾期未提交的需書面說(shuō)明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可延期；（3）禁止取得虛假發(fā)票、作廢發(fā)票、大頭小尾發(fā)票，禁止通過(guò)非正規(guī)渠道購(gòu)買發(fā)票，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即退回并追究相關(guān)人員責(zé)任。第十三條發(fā)票審核標(biāo)準(zhǔn)：（1）形式審核：審核發(fā)票票面信息是否完整，印章是否清晰（加蓋發(fā)票專用章），發(fā)票代碼、號(hào)碼是否有效，發(fā)票字跡是否清晰、有無(wú)涂改痕跡；（2）實(shí)質(zhì)審核：審核發(fā)票內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)合同、付款憑證一致，品名、數(shù)量、金額是否匹配，稅率是否適用正確；（3）特殊發(fā)票審核：采購(gòu)古籍修復(fù)專用材料的發(fā)票需審核材料規(guī)格、型號(hào)是否與采購(gòu)單一致；支付外部專家修復(fù)費(fèi)用的發(fā)票需審核專家身份信息、服務(wù)內(nèi)容是否與項(xiàng)目一致；（4）電子發(fā)票需審核查重記錄，確保無(wú)重復(fù)報(bào)銷情況，留存電子發(fā)票原件及查驗(yàn)截圖。第十四條不合規(guī)發(fā)票處理：（1）審核發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息錯(cuò)誤、印章缺失、內(nèi)容不符等問(wèn)題的，要求收款方重新開具，原發(fā)票退回并注明“作廢”；（2）發(fā)現(xiàn)疑似虛假發(fā)票的，通過(guò)稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)核驗(yàn)，確認(rèn)虛假的立即停止報(bào)銷，上報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人，情節(jié)嚴(yán)重的移交稅務(wù)機(jī)關(guān)處理；（3）無(wú)法取得合規(guī)發(fā)票的支出，需提供其他合法有效憑證（如收款憑證、內(nèi)部憑證等），經(jīng)公司管理層審批后方可入賬，不得擅自以不合規(guī)發(fā)票入賬。第五章發(fā)票報(bào)銷與歸檔規(guī)范第十五條發(fā)票報(bào)銷流程：（1）經(jīng)辦人整理發(fā)票及相關(guān)憑證（合同、付款申請(qǐng)單、驗(yàn)收單等），填寫費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交財(cái)務(wù)部；（2）稅務(wù)專員審核發(fā)票合規(guī)性，核對(duì)報(bào)銷金額與發(fā)票金額一致后，提交財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；（3）審批通過(guò)后，出納按規(guī)定支付款項(xiàng)，會(huì)計(jì)將發(fā)票作為記賬憑證附件入賬；（4）涉及古籍修復(fù)項(xiàng)目的發(fā)票報(bào)銷，需附項(xiàng)目成本核算單，確保發(fā)票與項(xiàng)目成本匹配。第十六條發(fā)票歸檔管理：（1）已開具發(fā)票的存根聯(lián)、記賬聯(lián)需按發(fā)票號(hào)碼順序裝訂，每月歸檔一次，標(biāo)注歸檔期間、發(fā)票起止號(hào)碼，由稅務(wù)專員保管；（2）已報(bào)銷的發(fā)票作為記賬憑證附件，隨會(huì)計(jì)憑證一并裝訂，按會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定保管，保管期限不少于10年；（3）電子發(fā)票需打印紙質(zhì)版歸檔，同時(shí)保存電子版源文件，紙質(zhì)版與電子版一一對(duì)應(yīng)，標(biāo)注電子發(fā)票存儲(chǔ)路徑；（4）發(fā)票歸檔后需建立檢索目錄，方便查閱，查閱發(fā)票需填寫查閱申請(qǐng)單，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后方可查閱，嚴(yán)禁私自查閱、復(fù)制發(fā)票。第十七條發(fā)票核銷管理：（1）稅務(wù)專員按稅務(wù)機(jī)關(guān)要求，定期核銷已使用完畢的發(fā)票存根，核銷前需核對(duì)發(fā)票開具金額、稅額與納稅申報(bào)數(shù)據(jù)一致；（2）核銷時(shí)需攜帶發(fā)票存根、發(fā)票管理臺(tái)賬、納稅申報(bào)表等資料，按稅務(wù)機(jī)關(guān)流程辦理核銷手續(xù)；（3）核銷完成后將核銷憑證歸檔，更新發(fā)票管理臺(tái)賬，注明核銷日期、核銷結(jié)果。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十八條監(jiān)督檢查機(jī)制：（1）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人每月對(duì)發(fā)票管理情況進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)核查空白發(fā)票保管、發(fā)票開具合規(guī)性、發(fā)票報(bào)銷審核等情況，形成檢查記錄；（2）每季度配合公司內(nèi)部審計(jì)開展發(fā)票專項(xiàng)檢查，排查發(fā)票管理漏洞，提出整改要求；（3）接受稅務(wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票檢查，如實(shí)提供發(fā)票管理資料，配合核查發(fā)票使用情況。第十九條責(zé)任追究原則：（1）實(shí)事求是原則：根據(jù)發(fā)票管理違規(guī)行為的性質(zhì)、后果，客觀認(rèn)定責(zé)任主體和責(zé)任大?。唬?）分級(jí)追責(zé)原則：輕微違規(guī)（如臺(tái)賬記錄不完整、發(fā)票保管不規(guī)范）給予口頭警告、限期整改；一般違規(guī)（如開具信息錯(cuò)誤發(fā)票、取得不合規(guī)發(fā)票）給予書面警告、經(jīng)濟(jì)處罰；重大違規(guī)（如虛開發(fā)票、丟失空白發(fā)票造成損失）給予降薪、調(diào)崗、撤職，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)處理；（3）連帶責(zé)任原則：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門發(fā)票違規(guī)行為承擔(dān)連帶管理責(zé)任，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)票管理整體違規(guī)行為承擔(dān)監(jiān)督責(zé)任。第二十條違規(guī)行為處理：（1）未按規(guī)定保管發(fā)票導(dǎo)致丟失、損毀的，由責(zé)任人承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用及相關(guān)罰款，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金；（2）開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符發(fā)票的，責(zé)令立即整改，責(zé)任人承擔(dān)稅務(wù)處罰風(fēng)險(xiǎn)，扣除季度績(jī)效獎(jiǎng)金；（3）取得虛假發(fā)票報(bào)銷的，追回報(bào)銷款項(xiàng)，給予責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)合同；（4）泄露發(fā)票管理信息、篡改電子發(fā)票數(shù)據(jù)的，按公司保密制度追究責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的依法索賠。第七章附則第二十一條培訓(xùn)要求：財(cái)務(wù)部每年組織不少于2次發(fā)票管理制度培訓(xùn)，內(nèi)容包括發(fā)票開具、取得、保管規(guī)范，最新稅收政策對(duì)發(fā)票管理的要求等，確保相關(guān)人員熟知發(fā)票管理規(guī)定。第二十二條制度更新：財(cái)務(wù)部每年結(jié)合國(guó)家發(fā)票管理法規(guī)調(diào)整、公司經(jīng)營(yíng)模式變化，對(duì)本制度進(jìn)行評(píng)估修訂，修訂內(nèi)容經(jīng)公司管理層審批后發(fā)布實(shí)施。第二十三條特殊情