PAGE干事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織干事隊伍建設(shè)，規(guī)范干事檔案管理，全面、準(zhǔn)確、動態(tài)地反映干事的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，為干事的選拔任用、培訓(xùn)發(fā)展、考核評價等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有干事人員的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映干事的實際情況，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。2.完整性原則：涵蓋干事從入職到離職全過程的各類信息，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，對干事檔案信息予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)性原則：根據(jù)干事的工作變動和發(fā)展情況，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.個人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.聯(lián)系方式：手機號碼、電子郵箱等。3.入職信息：入職時間、所在部門、崗位、入職方式等。（二）教育背景1.學(xué)歷學(xué)位：從高中及以上學(xué)歷依次填寫，包括畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、入學(xué)時間、畢業(yè)時間等。2.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加過的各類專業(yè)培訓(xùn)、進修課程等，注明培訓(xùn)機構(gòu)、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷：按時間順序記錄在公司/組織及其他單位的工作經(jīng)歷，包括工作單位、部門、職務(wù)、工作起止時間、工作職責(zé)等。2.項目經(jīng)驗：參與的重要項目，描述項目名稱、起止時間、擔(dān)任角色、項目成果等。（四）職業(yè)資格與證書1.專業(yè)資格證書：如執(zhí)業(yè)資格證、職業(yè)技能等級證書等，注明證書名稱、頒發(fā)機構(gòu)、頒發(fā)時間。2.榮譽獎項：獲得的各類榮譽稱號、獎勵，包括獎項名稱、頒獎機構(gòu)、頒獎時間。（五）考核評價1.年度考核結(jié)果：記錄每年的考核等級（優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格）及考核評語。2.專項考核評價：針對特定任務(wù)或項目的考核評價結(jié)果。（六）培訓(xùn)與發(fā)展1.內(nèi)部培訓(xùn)記錄：參加公司/組織內(nèi)部培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果評估等。2.外部培訓(xùn)申請及反饋：申請參加外部培訓(xùn)的相關(guān)材料及培訓(xùn)后的反饋總結(jié)。（七）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃干事個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，包括短期、中期和長期目標(biāo)及行動計劃。（八）違紀(jì)違規(guī)記錄1.違規(guī)違紀(jì)行為：記錄干事違反公司/組織規(guī)章制度、法律法規(guī)等的行為及處理結(jié)果。2.處分決定：包括警告、記過、記大過、降職、撤職、開除等處分的相關(guān)文件。（九）其他重要信息1.工作業(yè)績突出事例：詳細(xì)描述干事在工作中取得的突出業(yè)績及相關(guān)證明材料。2.特殊技能或?qū)ｉL：如語言能力、計算機技能、專業(yè)特長等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.干事入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)為其建立個人檔案，并分配檔案編號。2.檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。（二）資料收集1.干事應(yīng)在入職后[X]個工作日內(nèi)，按照檔案內(nèi)容要求，向人力資源部門提交個人基本信息、教育背景等相關(guān)資料原件及復(fù)印件。2.人力資源部門負(fù)責(zé)收集干事在工作過程中產(chǎn)生的各類考核評價、培訓(xùn)記錄、榮譽證書等資料，并及時歸檔。3.各部門應(yīng)協(xié)助人力資源部門做好干事檔案資料的收集工作，及時將涉及本部門干事的相關(guān)信息傳遞至人力資源部門。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的分類，對收集到的資料進行分類整理，確保同一類資料集中存放。2.每份資料應(yīng)注明日期、來源，并進行編號，以便于查找和核對。（二）歸檔要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行存放，檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、姓名等信息。2.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案索引目錄，方便查詢。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.干事本人有權(quán)查閱自己的檔案，但不得擅自更改檔案內(nèi)容。2.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱干事檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到人力資源部門查閱。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在工作所需內(nèi)容，不得泄露檔案中的其他信息。3.外部單位因特殊原因需要查閱干事檔案的，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由人力資源部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱流程1.因工作需要借閱干事檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。六、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對干事檔案進行更新，確保檔案信息的時效性。2.更新內(nèi)容包括工作經(jīng)歷變動、考核評價結(jié)果、培訓(xùn)記錄等。（二）即時更新1.干事的工作崗位、職務(wù)、聯(lián)系方式等發(fā)生變動時，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)信息告知人力資源部門，以便及時更新檔案。2.干事獲得新的職業(yè)資格證書、榮譽獎項等，應(yīng)在證書頒發(fā)或獲獎后[X]個工作日內(nèi)提交至人力資源部門進行歸檔。（三）檔案維護1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案材料破損、褪色等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護工作，防止檔案信息泄露。七、檔案保管與保密（一）保管要求1.檔案應(yīng)存放在安全、保密的場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并設(shè)置訪問權(quán)限。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自查閱、復(fù)制、傳播干事檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.干事離職或退休后，其檔案應(yīng)在公司/組織保存[X]年，期滿后根據(jù)檔案管理規(guī)定進行銷毀。2.檔案中有嚴(yán)重違紀(jì)違規(guī)記錄或其他不宜長期保存的內(nèi)容，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可提前銷毀。（二）銷毀流程1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的編號、姓名、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采