1、相關(guān)負(fù)責(zé)人綜合部參加會(huì)議的人員確定會(huì)議候選人制定議事日程確定會(huì)議議程得到批準(zhǔn)達(dá)成決議主持會(huì)議安排會(huì)議地點(diǎn)信息存檔發(fā)送會(huì)議記錄整理會(huì)議記錄發(fā)布會(huì)議信息執(zhí)行準(zhǔn)備會(huì)議資料確定參加會(huì)議組織注意事項(xiàng)會(huì)議組織流程圖一、會(huì)議的安排(a)，準(zhǔn)備會(huì)議信息1、會(huì)議主持人、會(huì)議負(fù)責(zé)人、會(huì)議普通人事等，有條件地為每個(gè)人準(zhǔn)備區(qū)分參加者角色的資料，資料根據(jù)個(gè)人角色個(gè)別準(zhǔn)備。2、會(huì)議資料多的時(shí)候，要按照會(huì)議議事日程順序排出會(huì)議資料，最好裝訂書籍，編頁碼，讓與會(huì)者容易閱讀。3.會(huì)議參加者需要不同角色的不同數(shù)據(jù)時(shí)，為了便于參與者接收，應(yīng)該將信息放在公文包中顯示。4.要給參加者送紀(jì)念品或禮物等會(huì)議資料，同時(shí)放在資料公文包里，分給

2、參加者。(b)，會(huì)議通知會(huì)議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知僅適用于出席人數(shù)少的非正式會(huì)議，書面會(huì)議通知應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1、電話通知：接電話的時(shí)間，要做好姓氏記錄，通知必須設(shè)置記錄簿，及時(shí)記錄，閱覽。2、正式書面會(huì)議通知應(yīng)包括簡短的會(huì)議議程說明、與會(huì)者、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。3、書面會(huì)議通知應(yīng)通過OA系統(tǒng)、電子郵件、網(wǎng)站發(fā)布等正式渠道傳遞給與會(huì)者，必要時(shí)還應(yīng)通過其他電話通知與會(huì)者。(c)，準(zhǔn)備會(huì)議議程1、正式會(huì)議開始時(shí)，通常需要說明會(huì)議的整個(gè)進(jìn)程，并將會(huì)議分為工作報(bào)告階段、討論階段和工作準(zhǔn)備階段等幾個(gè)內(nèi)容。會(huì)議流程簡介是要整理成正式文件，整理成會(huì)議主管的資料，一般沒有會(huì)議主管的話，會(huì)議

3、組織負(fù)責(zé)人可以介紹會(huì)議流程。2、計(jì)劃會(huì)議議程時(shí)，應(yīng)考慮會(huì)議時(shí)間，盡可能安排在正常工作期間(例如9: 00-1133600或15:0-1733600)舉行會(huì)議，如果是使用多天會(huì)議或晚餐時(shí)間的會(huì)議，則應(yīng)考慮是否安排吃飯。(d)，會(huì)場布置1、應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)和與會(huì)者人數(shù)。例如，提供信息的聚會(huì)，如果人數(shù)很多，最好是沒有桌子的劇場式或有桌子的教室式安排。在解決問題的會(huì)議上，如果沒有幾個(gè)與會(huì)者，每個(gè)與會(huì)者都可以圍坐在桌子旁，和其他人進(jìn)行多種對(duì)話。在教育會(huì)議期間，如果出席者不多，坐在馬蹄鐵桌外，與會(huì)者和議長之間的溝通很容易，與會(huì)者和與會(huì)者之間的溝通也很容易。但是，如果數(shù)字很多，最好將與會(huì)者按組、按組聚集在一

4、張桌子周圍。這項(xiàng)安排的好處在于便于小組討論和合并討論。2、正式會(huì)議一般需要安排與會(huì)者的座位，準(zhǔn)備與會(huì)者的銘牌，在會(huì)議開始前排準(zhǔn)備座位和名牌。3.對(duì)于已經(jīng)準(zhǔn)備好座位的會(huì)長，會(huì)議展臺(tái)應(yīng)該在會(huì)議前放在座位上。4、需要視頻放映或視頻會(huì)議的時(shí)候，要好好調(diào)試會(huì)場的投影儀、音響臺(tái)、窗簾、麥克風(fēng)等設(shè)備。5、注意各會(huì)場的環(huán)境因素(如溫度、照明等)，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整好。6、會(huì)議組織者必須準(zhǔn)備相機(jī)、相機(jī)、錄音筆等會(huì)議記錄工具，以便在會(huì)議后輕松進(jìn)行會(huì)議總結(jié)工作。7、如果不是長時(shí)間的會(huì)議(超過一個(gè)半小時(shí)的會(huì)議)，盡可能提供茶點(diǎn)，以免分散與會(huì)者的注意力。8、會(huì)議(標(biāo)志)標(biāo)志： (必須反映本次會(huì)議的內(nèi)容)。9、橫幅(會(huì)議標(biāo)

5、題、大小，大約3-5天前制作)。10、注意放在講師的行李包(或便攜包)椅子或其他上面，不要直接放在地面上，以反映服務(wù)細(xì)節(jié)的水平。(e)，現(xiàn)場準(zhǔn)備(員工入場)1、會(huì)議開始前，在會(huì)場入口設(shè)置接待處，準(zhǔn)備簽字，簽名參加人員；在入口安排服務(wù)人員，并明確地告訴入場的每個(gè)人員如何坐？坐在哪里？例：投標(biāo)人坐在那兒嗎？旁聽者坐在那里嗎？2、會(huì)議信息少的話，參加人員簽名時(shí)可以發(fā)給參加人員。3、演講稿(不保密的人，參賽代表每人可以有一份)4、會(huì)議日程表5、鉛筆和紙(或其他能和禮物一起參加會(huì)議的筆)6、空調(diào)的溫度問題，如果在高層，溫度升高的話，原來的空調(diào)會(huì)壞，所以開會(huì)前要提前安排，可以提前冷卻或加熱！7、出入口的門

6、窗請(qǐng)注意關(guān)閉，安排全體員工！二、會(huì)議期間(a)會(huì)議記錄1、準(zhǔn)備全時(shí)間會(huì)議記錄，記錄與會(huì)者的發(fā)言(特別是討論性質(zhì)的會(huì)議)，留在內(nèi)容后面。2、專業(yè)照片(照相機(jī)、錄音)，會(huì)議后。(b)會(huì)議服務(wù)1、安排負(fù)責(zé)汽車服務(wù)的專人(會(huì)議組織者或房地產(chǎn)職員)。2、在舉行大型會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí)，分配負(fù)責(zé)操作麥克風(fēng)、音響、投影儀、視頻設(shè)備等的人員。3、服裝(除了演講者以外，服務(wù)人員是唯一移動(dòng)的人，所以是唯一受關(guān)注的人，所以要注意服裝)等：女性的鞋子，走路的時(shí)候不要發(fā)出聲音；動(dòng)作輕、慢、柔軟、不快、重！4、主持人也要避免走得少。特別是有急事的話，可以通過寫紙條來傳達(dá)。(c)跟著車1、外部的領(lǐng)導(dǎo)來了你的單位，外部的領(lǐng)導(dǎo)是客

7、人，倒茶的時(shí)候先給客人倒茶，再給自己單位的領(lǐng)導(dǎo)倒茶；向講臺(tái)上的公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序可以進(jìn)來(特別安排除外)，但是如果有重要領(lǐng)導(dǎo)(例如市場或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo))，就要先取決于領(lǐng)導(dǎo)。2.倒水的順序要服從職位的高低。例如，參加會(huì)議的公司的董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理，那么，應(yīng)該先給董事長倒茶，然后是總經(jīng)理，接下來是副總經(jīng)理。3、記住，不能斟滿茶，這是很忌諱的，充滿了開車的嫌疑。4.如果被水吸，就不會(huì)面向?qū)Ψ?。為了水洗的?dòng)作，要分解。不要舉起杯子，向隊(duì)長潑水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不要直接從桌面沖過去。5、落水的服務(wù)人員最好只安排1人，避免太多吸引會(huì)場參加者的視線。6、確保每個(gè)人都帶著水喝，但在水洗的時(shí)候不要想各就各位。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人、講臺(tái)、主持人、特殊人物，必須保證有水，出席者不一定要照顧。(d)其他1、參加者坐在座位上，提醒所有參加者關(guān)閉或靜音電話。2、會(huì)議時(shí)間長，可以適當(dāng)安排中間休息時(shí)間。三、會(huì)議后(a)整理會(huì)議記錄1、會(huì)議期間整理并記錄文字記錄和圖片、視