1、.,1,中國高校師資培訓(xùn)交流中心主辦 高校辦公室管理實務(wù)培訓(xùn),.,2,目 錄,課 件 內(nèi) 容,.,3,一、辦公室管理的內(nèi)涵及重要性,1.辦公室 2.辦公室含義 3.辦公室的功能 4.辦公室管理的重要性,.,4,1.辦公室的由來,西方古代的辦公室通常是宮殿或大型廟宇中的一部分。通常是一間存放有大量卷軸的房間，并有抄寫員在其中進行工作。對一些考古學(xué)家和大眾媒體而言，這些房間有時也被稱為“圖書館”，因為這個場所通常與記載有文學(xué)作品的卷軸有關(guān)。事實上，除了詩歌或虛構(gòu)的文學(xué)作品之外，自從各種記錄、合約、命令、公告等內(nèi)容都被記載于卷軸上起，這些存放卷軸的房間就有了現(xiàn)代“辦公室”的定義。,.,5,2. 辦公

2、室的含義,（1）廣義：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、等。 （2）狹義：指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所，如校長辦公室等。 （3）特指：黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)，級別高的又稱辦公廳。 （4）專指：某種專門的獨立的工作機構(gòu)，如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室。,辦 公 室,.,6,辦公室的一般含義,辦公室是提供工作辦公的場所，由辦公設(shè)備，辦公人員及其它輔助設(shè)備組成。（此處采納廣義）,辦公設(shè)備,輔助設(shè)備,辦公人員,.,7,3.辦公室的四大功能,辦公室的功能,參謀與 助手,樞紐與 心臟,協(xié)調(diào)與 溝通,形象與 管家,.,8,4.辦公室的基礎(chǔ)管理,辦公室管理即依據(jù)辦公室內(nèi)在活動機理，利

3、用先進的科學(xué)技術(shù)，綜合運用辦公室中的人力資源，從而有效地實現(xiàn)組織目標(biāo)的過程。,.,9,辦公室管理的五大性質(zhì),輔助性,事務(wù)性,綜合性,中樞性,機要性,.,10,辦公室管理的指導(dǎo)思想,(1) 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) (2) 為相關(guān)的各級部門服務(wù) (3) 為同事服務(wù),.,11,辦公室管理四要素,一、是明確的組織目標(biāo) 二、是服從自己目標(biāo)的運轉(zhuǎn)方式 三、是管理人員 四、是先進的科技管理手段,四要素,.,12,辦公室管理的六項原則,第一， 準(zhǔn)確原則 第二，迅速原則 第三，保密原則 第四，密切聯(lián)系群眾原則 第五，一切從實際出發(fā)的原則 第六，協(xié)調(diào)配合原則,.,13,5. 辦公室管理的重要性,學(xué)校的辦公室作為學(xué)校的行政中樞

4、，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。 加強辦公室管理，是優(yōu)化辦公流程、明晰辦公職責(zé)、提高辦公績效、增強辦公科學(xué)化、制度化的有效手段。,很 重 要 哦 加 油 吧！,.,14,6.辦公室管理的必要性,辦公室職能的內(nèi)在要求,實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理和行政管理“兩翼齊飛”的必然要求,提高辦公室工作質(zhì)效的主要途徑,.,15,7.全面推進辦公室管理科學(xué)化,（一）更新觀念，提高認識 （二）明確職責(zé)，細化流程 （三）完善制度，強化考核,.,16,8.案 例 分 析,案例分析目的： 通過具體案例分析，明確辦公室管理的重要性。,.,17,一 1229清華附中工地腳手架倒塌事故,2014年12月29日8時

5、，清華大學(xué)附屬中學(xué)A棟體育館等三項工程，在進行地下室底板鋼筋施工作業(yè)時，上層鋼筋突然坍塌，將進行綁扎作業(yè)的人員擠壓在上下鋼筋之間，塌落面積大約在2000平米，造成10人死亡4人受傷。,.,18,事故分析,事件經(jīng)過 2014年12月29日8時，清華大學(xué)附屬中學(xué)A棟體育館等三項工程，在進行地下室底板鋼筋施工作業(yè)時，上層鋼筋突然坍塌，將進行綁扎作業(yè)的人員擠壓在上下鋼筋之間，塌落面積大約在2000平米，造成10人死亡4人受傷。事發(fā)原因不明。 1 1229清華附中工地腳手架倒塌事故傷亡情況 10人死亡，剩下4名傷者情況穩(wěn)定，并無生命危險，事故發(fā)生后，死傷者家屬已獲通知，大部分死者家屬已經(jīng)抵京。 1229

6、清華附中工地腳手架倒塌事故施工單位 該工程的建設(shè)單位是清華大學(xué)，施工單位為北京建工一建工程建設(shè)有限公司，監(jiān)理單位是北京華清技科工程管理有限公司，設(shè)計單位是清華大學(xué)建筑設(shè)計研究院有限,.,19,事故分析,事件處理 1229清華附中工地腳手架倒塌事故進行調(diào)查 市政府成立了事故調(diào)查組，對事故的詳細情況進行調(diào)查。 2014年12月30日，事發(fā)工地周圍拉起多道警戒線，進入工地的兩扇大門緊閉，并有專人把守。工地已停工，3名民警在勘察現(xiàn)場，不時地測量、記錄。 北京市住建委要求各單位要按照建設(shè)工程安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及有關(guān)要求，全面開展施工現(xiàn)場安全質(zhì)量隱患排查工作，發(fā)現(xiàn)隱患應(yīng)立即整改，整改合格并由相關(guān)負責(zé)人及企業(yè)

7、法人簽字確認后方可復(fù)工。北京市建設(shè)工程安全質(zhì)量監(jiān)督總站成立專門檢查組對施工現(xiàn)場進行全面督查，切實保證整改落實到位。,.,20,事故分析,工地整改 在這份下發(fā)給各區(qū)縣住建委、各建設(shè)集團、總公司的通知中，市住建委要求各單位要高度重視安全生產(chǎn)工作，深刻吸取事故教訓(xùn)。 同時，全市所有工地從即日起全面停工整改，各單位要全面開展施工現(xiàn)場安全質(zhì)量隱患的排查，發(fā)現(xiàn)隱患應(yīng)立即整改，整改合格、填寫安全質(zhì)量隱患整改情況記錄表并由相關(guān)負責(zé)人及企業(yè)法人簽字確認后方可復(fù)工。這份表格同時還要報工程所在地區(qū)縣住建委備案。 除了要寫明檢查情況及存在問題和整改情況外，簽字一欄中，技術(shù)負責(zé)人、安全負責(zé)人、項目經(jīng)理、總監(jiān)理工程師、主

8、管安全副總、法人等層層都要簽字確認。這意味著這些人員都要對此負責(zé)。,.,21,事故分析,案件宣判 北京建工一建工程建設(shè)有限公司和創(chuàng)分公司清華附中項目商務(wù)經(jīng)理楊澤中等15人因重大責(zé)任事故罪被公訴至法院。海淀法院對此案進行了宣判。15名責(zé)任人分獲3至6年不等有期徒刑。 法院理查明，北京建工一建工程建設(shè)有限公司和創(chuàng)分公司于2014年6月承建清華附中體育館及宿舍樓建筑工程過程中，于同年12月29日，因施工方安陽誠成建筑勞務(wù)有限責(zé)任公司施工人員違規(guī)施工，致使施工基坑內(nèi)基礎(chǔ)底板上層鋼筋網(wǎng)坍塌。 楊澤中及施工方法定代表人張換豐、施工隊長張煥良等15人因在生產(chǎn)、作業(yè)中違反有關(guān)安全管理的規(guī)定，被法院以重大責(zé)任事

9、故罪，分別判處15人3年至6年不等有期徒刑。,.,22,二、辦公室管理的主要內(nèi)容,.,23,平行信息,平行信息,1. 信息管理：,.,24,信 息 管 理,信息工作的定位 下情上達、上情下達 宣傳工作，展現(xiàn)單位面貌，建樹單位形象 爭取上級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注支持，推動難點問題解決,.,25,信息管理,信息工作的理念 信息工作無小事 主動融入中心工作 為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) 及時準(zhǔn)確質(zhì)量為本,.,26,信 息 管 理,信息的基本要求 基本要求：新、實、準(zhǔn)、快、精、深 新：一是反映的情況必須是新近發(fā)生的；二是反映的事情雖然時過已久，但上級領(lǐng)導(dǎo)并不知道或知之不詳，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未出現(xiàn)，具

10、有一定的前瞻性預(yù)測。 實：一是反映的事物必須真實，確有其事，確有其人；二是事物發(fā)生的程度，必須實事求是地予以表達，不能”拔高”和”掩飾”。 準(zhǔn)：收集反饋各類工作、活動的信息，包括時間、地點、事情經(jīng)過，活動主體以及活動變化的環(huán)境條件、因果關(guān)系、變化制約和影響程度等都要真實可靠，恰到好處，忠于事實。,.,27,信息管理,信息的基本要求 快：一是思想敏銳，反應(yīng)靈敏；二是信息素材收集后，要立即進行篩選、鑒別，提煉信息的精華；三是對經(jīng)過加工的信息要快速傳遞，報送上級有關(guān)部門。 精：一是信息的內(nèi)容要精，一則信息要集中反映一個主題，觀點突出，目標(biāo)明確；二是信息的文字要精，即需對大量的原始信息資料，進行加工提

11、煉；三是向上級提供的信息篇幅數(shù)量要精。 深：一是要根據(jù)決策需求和重點工作，深入進行調(diào)查研究，信息要有分析、有觀點、有建議；二是從各類信息載體提供的大量一般信息資料中，分析、挖掘能夠正確地闡述事物發(fā)展變化趨勢的典型素材，進而進行邏輯推理、高度綜合、歸納、整理，力求實現(xiàn)信息從較低層次到較高層次的升華和增值。,基本要求：新、實、準(zhǔn)、快、精、深,.,28,信 息 管 理,信息的來源 文件堆里挖信息；翻閱材料篩信息； 講話稿中撿信息；領(lǐng)導(dǎo)口中理信息； 聯(lián)系上下摸信息；會議之中捕信息； 參與活動追信息；重大事件搶信息； 深入基層拾信息；關(guān)注新聞抓信息； 跟蹤問效知信息；情況反饋傳信息； 利用網(wǎng)絡(luò)選信息；與

12、外聯(lián)系通信息。,.,29,信 息 管 理,信息的報送 一是緊緊圍繞工作中心 二是全力提高信息報送意識 三是注重溝通聯(lián)系 四是加強信息指導(dǎo),.,30,2. 政務(wù)管理：,.,31,辦 好 文文書管理,（一） 文件管理制度 （二） 文書管理制度 （三） 檔案管理制度,.,32,辦好文文書書寫,一、文章標(biāo)題要簡要 二、文章內(nèi)容要詳實 三、文章標(biāo)點要準(zhǔn)確 四、文章字體要選好,.,33,會議規(guī)范管理(組織會議的一般流程） 會議報批、會議內(nèi)容、參加人員、 會議議程、會議文件、會議記錄、 會議紀(jì)要、會議服務(wù),辦 好 會,.,34,辦 好 事,日常事務(wù)管理 （一） 接待管理 （二） 報刊收發(fā)整理（門衛(wèi)） （三）

13、 后勤管理（食堂、車輛、環(huán)境衛(wèi)生） （四）辦公用品管理制度 （五） 文化宣傳管理（公司宣傳欄） （六） 其他事務(wù),.,35,接待管理位次的秘密,.,36,接待管理位次的秘密,.,37,接待管理位次的秘密,（三）行進中的位次： 走動中，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)，中央高于兩側(cè)，前方高于后方。 （四）會客時的位次： 談?wù)旅鎸γ婢妥骈T為上，背門為下）。 非正式并排就坐。 （五）談判時的位次： 客方面對門，主人背對門； 居中是主談，右側(cè)是二把手，左側(cè)是三把手。,.,38,接待管理位次的秘密,（六）簽定儀式的位次： 雙方主簽面門坐， 客居右來主居左， 其他分別站兩邊。 （七）宴會的位次 多桌：中央高于外側(cè) 右側(cè)

14、高于左側(cè) 內(nèi)側(cè)高于外側(cè) 同桌：面對房門是主位 主賓一般坐右手 高低遠近依次坐,.,39,舉輕若重,建章立制,舉重若輕,3.建章立制,“立規(guī)矩”,1. 制度有和無不一樣 2. 制度應(yīng)具體可操作 3. 制度需要不斷完善 4. 制度的關(guān)鍵在執(zhí)行,.,40,4. 品質(zhì)管理,.,41,辦公室管理工作的特點和優(yōu)勢：,工作的接觸面廣、層次高; 各方面信息集中、數(shù)量大； 碰到的熱點、難點問題多； 得到的鍛煉、培養(yǎng)機會多。,榮譽感,責(zé)任感,使命感,.,42,辦公室管理工作的要求,有位有為，有為有位。 不缺位、不錯位、不越位。 在日常的辦文、辦會和辦事中，要努力探索和把握辦公室工作的規(guī)律，通過工作方式的創(chuàng)新，在做

15、好日常性工作的同時，從瑣碎的事務(wù)性工作中解脫出來，給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“高參”。,做 到 位,.,43,辦公室管理工作的要求,培養(yǎng)一支學(xué)習(xí)型的團隊。在工作中要勤于思考，在忙碌之余要善于總結(jié)。 培養(yǎng)一支作風(fēng)過硬的團隊。要有高度的責(zé)任感和使命感，樹立快、準(zhǔn)、嚴(yán)、細、實的工作作風(fēng)。,培養(yǎng)人,.,44,辦公室管理工作的要求,綜合協(xié)調(diào) 行政樞紐 參謀助手（急領(lǐng)導(dǎo)所急，想領(lǐng)導(dǎo)所想； “高參”和“勤務(wù)兵”） 窗口服務(wù),定好位,.,45,辦公室管理工作應(yīng)處理的關(guān)系,1、管理與服務(wù)的關(guān)系 2、主動與被動的關(guān)系 3、重點與一般的關(guān)系 4、超前與滯后的關(guān)系,.,46,辦公人員的職業(yè)素質(zhì),.,47,三、5S管理具體含義及要求,.,48,.,49,.,50,.,51,.,52,.,53,.,54,.,55,.,56,.,57,.,58,.,59,.,60,.,61,.,62,.,63,.,64,.,65,.,66,.,67,.,68,.,69,.,70,.,71,.,72,.,73,.,74,.,75,.,76,.,77,.,78,.,79,.,80,.,81,.,82,.,83,.,84,.,85,三、辦公人員的職業(yè)素質(zhì),高校辦公人員素質(zhì)的重要性: 高校